Referat af organisationsmøde 15. november 2011 Bestyrelsesmøde i Lejerbo, Vordingborg den 15. november 2011 kl. 11.30 på Lejerbos kontor Til stede var bestyrelsesmedlemmerne Jes Hansen, John Jensen og Lis Nygaard. Fra administrationen deltog forvaltningsdirektør Lis Fonnesbech-Wulff, forretningsfører Michael Keis, projektleder Anders Svendborg Andersen, økonomikonsulent Nikolaj Kjærgaard Ammitzbøll samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Der var afbud fra bestyrelsesmedlem Anny Borch Jensen. Bestyrelsesmedlem Qaali Schmidt-Sørensen mødte ikke op. Formand Jes Hansen åbnede mødet og bød velkommen. Han ønskede tillykke til både Lis Nygaard og John Jensen med deres runde fødselsdage og udleverede en gavekurv til begge. Dagsorden for mødet: 1. Meddelelser fra administrationen 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 3. Udlejningssituationen 4. Nybyggeri/renovering 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 vedrørende frist for indsendelse af regnskabsmateriale til kommunen. 6. Eventuelt Ad 1. Meddelelser fra administrationen Lis Fonnesbech-Wulff oplyste, at mange kommuner nu er kommet i gang med de dialogmøder, som hvert år skal holdes mellem kommunen og hver enkelt boligorganisation. I ca. halvdelen af de kommuner, hvor Lejerbo er repræsenteret, er der holdt møder. Det er en forudsætning for dialogmøderne, at organisationsbestyrelserne forholder sig strategisk til alle væsentlige områder i deres boligorganisationer, dvs. økonomi, bygningsdrift, udlejning, beboerdemokratiet samt tryghed og trivsel i boligområderne. Bestyrelserne skal være med til at fastsætte mål, lave aftaler med kommunerne og følge op på, hvor langt man er nået i målopfyldelsen. Til hjælp for organisationsbestyrelserne vil årsregnskaberne fremover blive suppleret med en særlig beretning, der giver organisationsbestyrelserne et overblik over udviklingen i både organisationens og afdelingernes egenkapital og i de væsentligste driftsudgifter. Materialet vil også indeholde skemaer til brug for bestyrelsernes vurderinger og målsætninger på de andre ikke økonomiske områder. På nybyggeri-siden har der et par år været stilstand, men i løbet af 2010 kom der gang i tilsagnene igen. Det skyldes, at vi fik nye finansieringsregler, der giver en lavere starthusleje, og at kommunernes andel i form af grundkapital i 2010 var sat ned fra 14 % til 7 %. I Lejerbo har vi fået tilsagn til at opføre over 600 nye boliger. Det er betydelig flere end vi har opnået de seneste år. Det er ikke kun nybyggeriet, der er godt gang i. I 2010 har Lejerbo afleveret renoveringsarbejder for næsten 1 mia. kr. I år har vi renoveringsarbejder under udførelse for yderligere 1 mia. kr. og sager under projektering for ca. ½ mia. kr. Det er selvfølgelig i høj grad byggeafdelingen, der arbejder på renoveringsprojekterne, men også
regionskontorer, lokalinspektører og varmemestre bidrager på denne måde til at vores boliger fortsat er tidssvarende og attraktive. Efter boligaftalen 2010 mellem regeringen, Dansk Folkeparti og De Radikale er der de kommende 3 år sat ekstra midler fra Landbyggefonden af til renoveringsarbejder. Oven i de årlige 2,6 mia. kr. lægges i årene 2013 til 2016 i alt 5 mia. kr. Boligaftalen er netop blevet justeret, så de ekstra 5 mia. kr. fremskyndes til 2011/2012. Det er derfor væsentligt, at alle organisationer og afdelinger netop nu får klarlagt renoveringsbehovet og truffet beslutninger om at komme i gang, så man kan få del i de ekstra midler. På udlejningsområdet har vi de seneste år igen oplevet en stigning i antallet af ledige boliger, der giver lejetab. Aktuelt har Lejerbo i alt 106 ledige tabsgivende familieboliger. Udviklingen er lidt i bedring, men i nogle områder må vi konstatere, at der ikke længere er brug for de boliger, vi har. Derfor er der også i Lejerbo overvejelser i gang om nedrivning af én eller flere boligblokke. Vi har tidligere orienteret om det meget store IT-projekt i Lejerbo, hvor vi lægger alle vores hovedprocesser økonomi, udlejning, drift og vedligeholdelse, byggestyring, løn, forbrugsregnskaber ind i samme IT-system. Projektet startede sidste sommer og forventes afsluttet 1. maj 2012. Både tidsplan og budget er hidtil overholdt. Vi går nu ind i projektets sidste halvår, og skal i gang med den spændende og kritisk fase, hvor alle tilpasninger og nyudviklinger skal testes. I 2010 igangsatte vi også det elektroniske fraflytningssystem Infoserver, som nu har ændret navn til E-moove. Også her er vi ved at afslutte sidste fase. Ved udgangen af 2011 er stort set alle afdelinger tilsluttet. Samtidig har vi fået den sidegevinst, at der kommer plantegninger på alle boliger på hjemmesiden. Brugen af det elektroniske fraflytningssystem giver allerede nu væsentlige besparelser både i håndværkerudgifter og arbejdstimer. Det er blot ét af de tiltag, som Lejerbos indkøbsfunktion har igangsat med mærkbare økonomiske fordele for afdelingerne. Vores skøn er, at de efterhånden mange landsdækkende indkøbsaftaler har givet en samlet udgiftsreduktion på ca. 20 mill. kr. årligt. Flere af de andre store administrations- og boligorganisationer er blevet opmærksomme på vores resultater, og har udtrykt ønske om at blive koblet på Lejerbos indkøbsaftaler. Vi er gået i gang med at undersøge, hvordan det kan organiseres. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode (2011/2012) kr. 3.574 til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Vordingborg. Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at beløbet deles i 6 andele, hvoraf formanden får 2 andele og de andre bestyrelsesmedlemmer hver får 1 andel. Med mindre organisationsbestyrelsen meddeler andet, vil administrationen udbetale beløbet efter denne fordelingsnøgle ved regnskabsårets udløb. Det er desværre ikke lykkedes at få etableret et repræsentantskab, idet der ikke er nogen beboere, der ønsker at være med. I henhold til vedtægternes er det repræsentantskabet for Lejerbo Vordingborg, der skal tage stilling til valg af revisor men da der ikke er noget repræsentantskab, er det i stedet organisationsbestyrelsen, der skal tage stilling til valg af revisor. Administrationen skal opfordre til, at organisationsbestyrelsen genvælger KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab som revisor. Bestyrelsen genvalgte KPMG Statsautoriseret Revisionspartnerselskab som revisor.
Michael Keis orienterede om det afholdte afdelingsmøde den 3. november. Der mødte 3 personer frem til afdelingsmødet og han oplevede at alle tre var meget engagerede. Ingen ønskede at være formand, men alle 3 ville gerne være kontaktpersoner. Det lykkedes således heller ikke i år at få valgt en egentlig bestyrelse. Formanden fandt, at det var positivt, at de fremmødte giver udtryk for deres interesse. Han bad om, at man inviterer dem til 1. spadestik på det nye byggeri på Vintersbølle Strand. Ad 2. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Nikolaj Kjærgaard Ammitzbøll henviste til det udsendte regnskabsmateriale omfattende regnskab og revisionsprotokol for perioden 1/7 2010 til 30/6 2011, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2010 for forretningsførerorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/7 2012 til 30/6 2013. Desuden er udsendt en CD rom indeholdende dels årsregnskab for afdelingen for perioden 1/7 2010 til 30/6 2011, dels budget for afdelingen for perioden 1/7 2012 til 30/6 2013 og dels tilstandsrapport for afdelingen. Som følge af ændringer i lovgivningen om regnskabsaflæggelse og revision har revisionen opdateret redegørelsen for ansvarsforhold for regnskabsaflæggelse og revisionens mål og omfang, jfr. revisionsprotokollat af 24. august 2011. Revisionsprotokollatet skal godkendes og underskrives af bestyrelsen på mødet. Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingens forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra afdelingen. Michael Keis supplerede, at afdelingens regnskab ser fint ud i år. Det opsamlede underskud er væk og driften er fin. Afdelingen er blevet pålagt at betale udgifter til rengøring af fællesarealer, og disse udgifter er nu med i driften. Det 3 fremmødte personer på afdelingsmødet godkendte både regnskab og budget. I beretningen forrest i regnskabet - side 2 - er redegjort for boligorganisationens og afdelingernes økonomiske udvikling i regnskabsåret. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens supplerende oplysninger i revisionsprotokollen. Revisionen har på side 46 bemærkninger til det mindre underskud i organisationen på 654 kr. På side 2 i beretningen forrest i regnskabet har administrationen oplyst, at underskuddet er overført til arbejdskapitalen. Bestyrelsen tog bemærkningerne til efterretning. Nedenstående oversigt er et uddrag af det udsendte afdelingsbudget og viser lejestigningen for den kommende periode. Afd. nr. Afd. navn Gældende 820-0 Plejeboliger Vintersbølle Strand leje Kommende leje Ændring pr. m² Ændring i % 999,71 999,71 Uændret Uændret Der var ikke yderligere bemærkninger til dette punkt, og det konkluderedes,
at beretningen blev godkendt, at de i denne indeholdte forslag og anmodninger blev imødekommet, at årsregnskab og revisionsprotokol blev godkendt og underskrevet, at budget for boligorganisationen samt afdelingernes budgetter blev godkendt. Ad 3. Udlejningssituationen Michael Keis meddelte, at udlejningen i Vordingborg sker uden problemer. Det er plejeboliger med anvisning fra Vordingborg kommune. Generelt orienterede han om, at der er ledige boliger i udkanten af Vordingborg, men ikke inde i selve Vordingborg by. Vintersbølle Strand ligger i udkanten, men vi forventer ikke der bliver problemer med udlejningen af boligerne, idet vi mener, de er konkurrencedygtige både på huslejen, på energi og på udsigten. Formanden orienterede om, at der vil blive holdt informationsmøde for beboerne i området, når byggeriet går i gang. Ad 4. Nybyggeri/renovering Anders Svendborg Andersen orienterede om: Projektet på Christian Winthers Vej i Vordingborg. Lejerbo Vordingborg er af kommunen blevet bedt om, at se på muligheden for at etablere almene boliger på Christian Winthers Vej på et tomt byggefelt lige ved banegården. Der blev skitseret på forskellige løsninger med mellem 17-22 boliger på grunden inklusiv de omkringliggende grunde. Ved økonomiske beregninger viste det sig hurtigt, at det var meget svært at få økonomien i et sådant projekt til at hænge sammen. Dog er der en del ubekendte faktorer, der spiller ind, såsom ukendt omfang af jordforurening og ukendt salgspris af grundene. Ved økonomiske beregninger på projekter i området med flere boliger 55-75 ser det dog ud til, at økonomien kan hænge sammen, hvis der gives tilladelse til at bygge i mere end 2 etager. Lokalplanen giver i dag kun mulighed for at bygge i to etager. Dog er der ved møde i kommunen givet udtryk for, at der kan ses velvilligt på en evt. dispensation på dette område. Ved selvsamme møde i kommunen blev der givet (endnu) et ønske om, at Lejerbo Vordingborg ser nærmere på mulighederne. Det blev besluttet, at kommunen undersøger muligheden for at inddrage en grund, der støder op til banegårdens parkeringsplads, og Lejerbo undersøger de aktuelle salgspriser på 3 omkringliggende grunde, der ville skulle inddrages i projektet. Udlejningssituationen taget i betragtning vil det være sandsynligt, at der kunne udlejes ca. 30 familieboliger, hvilket skulle afspejles i efterfølgende beregninger. Lejerbo Vordingborg ønsker så energirigtigt byggeri som muligt, hvilket vil være opnået
med konceptet 0-energiboliger, som dog kun opføres i to plan, som standart. Bestyrelsen drøftede nærmere projektet og informationsbehovet til kommunen. Det blev aftalt, at Anders Svendborg Andersen skitserer lidt på grundene og at projektet præsenteres ved det kommende dialogmøde med kommunen. Bestyrelsen fandt endvidere, at det var en god ide, at boligselskaberne og kommunen mødtes for en dialog. Anders Svendborg Andersen orienterede herefter vedrørende: Afd. 919-0 - Vintersbølle Strand. Der blev godkendt et skema A i 2010 (med kommunal grundkapital på 7%). Efterfølgende er der udarbejdet et projekt, holdt udbud og indgået kontrakt med entreprenør Jørgen Borggaard, dog med forbehold for at skema B godkendes i kommunen. Under udarbejdelsen af projektet har kommunen krævet flere justeringer (såsom genetablering af murede facader efter efterisoleringen), hvilket har afstedkommet en meget stram økonomi i forhold til det godkendte skema A. Efter licitationen og indsendelsen af skema B har kommunens jurist ikke været i stand til at få sagen på byrådsmødet før flere måneder senere, da hun har haft store udfordringer med udarbejdelse af indstillingen. At sagens opstart udskydes pga. sen godkendelse af skema B vil få yderligere økonomiske konsekvenser. (formentlig i størrelsesordenen 150-250.000) Entreprenøren er klar til at starte sagen op lige så snart han får besked (lige efter godkendt skema B). Anders Svendborg Andersen oplyste, at vi nu har fået orientering om, at sagen indbringes på økonomiudvalgsmøde i morgen den 16. november og kommer på byrådsmødet den 24. november. Bestyrelsen bad om at blive holdt orienteret om udfaldet. Bestyrelsen, Anders Svendborg Andersen og Michael Keis aftalte herefter procedure omkring 1. spadestik samt informationsholder. Der satses på spadestik den 1. december kl. 14. Ad 5. Orientering om ændring af vedtægternes 6, 14, stk. 4 samt 22 Lis Fonnesbech-Wulff orienterede om, at vi i forbindelse med organisationsmødet sidste år gjorde opmærksom på, at driftsbekendtgørelsen var blevet ændret, således at regnskaber skulle indsendes til kommunen 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Driftsbekendtgørelsen er imidlertid nu ændret tilbage igen til, at indsendes af regnskabsmateriale til kommunen igen er 6 måneder. Som følge af ovenstående skal der i vedtægterne ske følgende ændringer: I 6 skal stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. I 14, stk. 4, skal der stå 5 måneder i stedet for 4 måneder. I 22 skal der stå 6 måneder i stedet for 5 måneder. Vi vil dog fortsat bestræbe os på at kunne indsende det godkendte regnskab til kommunen
inden for de 5 måneder, da det alligevel er fristen for indberetning af regnskabet til Landsbyggefonden. Det vil sige, at organisationsmøde og repræsentantskabsmøde stadig skal holdes inden udgangen af november måned. Bestyrelsen godkendte de ændrede vedtægter. Ad 6. Eventuelt Ingen bemærkninger. Mødet hævet.