Notat Vedrørende: Redegørelse styringsdialog Møllevænget & Storgaarden 2015 Sagsnavn: Møllevænget & Storgaarden styringsdialog 2015 Sagsnummer: 03.11.00-S55-2-15 Skrevet af: Lene Holdtdal Pedersen E-mail: lhp@randers.dk Forvaltning: Sekretariatet Dato: 29-09-2015 Sendes til: Møllevænget & Storgaarden, RandersBolig Deltagere: Møllevænget & Storgaarden: Formand Kaj Herholdt Madsen, næstformand Lars Krogsdorf-Jensen, John Holse Pedersen, Preben Søndergaard og Elsebeth Andersen Administrationen: Kontorchef Susanne Kyra Jensen, sekretariatschef Ulla Gregor, chefkonsulent Jørgen Henriksen, forvalter Karin Jensen og teamleder økonomi Jette Halkjær. Randers Kommune: Socialchef Torben Rugholm, Social og arbejdsmarked, Sekretariatschef Lars Peter Salhøj, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger. Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde d. 29. september 2015 med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi 3. Afdelingernes økonomi 4. Afdelinger til nærmere drøftelse 5. Skærpet tilsyn 6. Boligsocial styringsdialog 7. Eventuelt Punkt 6 blev behandlet som første punkt af hensyn til socialchef Torben Rugholms deltagelse i andet møde senere. Formålet med afholdelse af styringsdialogmøde er at skabe dialog mellem kommune og boligorganisation. Tilsynet vil efter mødet udarbejde redegørelse, som sendes til boligorganisationen til kommentering. Den endelige redegørelse uploades på Almenstyringsdialog.dk og kommunens hjemmeside, som påkrævet i lovgivningen.
Boligorganisationens økonomi Regnskabet, der ligger til grund for styringsrapport og dette dialogmøde, er gennemgået løbende i forbindelse med statusmøder på genopretningsplanen og det skærpede tilsyn, som Tilsynet fortsat fører med boligorganisationen. Der vil derfor være nogle gentagelser, men det er vigtigt at få ført til referat, hvordan der er taget hånd om sagen. Resultatet i regnskab 2013/2014 er negativt med et underskud på 26.272 kr. Underskuddet skyldes tilskud fra arbejdskapitalen til lønudgifter i afd. 2 og 3 samt betaling af faktura vedrørende servitut over skel. Selve driften af boligorganisationen er dermed i positiv balance. Der er fortsat behov for fokus på konsolidering af boligorganisationens og afdelingernes økonomi. Dispositionsfonden: Dispositionsfonden udgør 25 mio. kr. Den disponible del af dispositionsfonden er negativ med 22,7 mio. kr., hvilket er en forbedring i forhold til sidste år, hvor den var negativ med 31,5 mio. kr. Der er udgifter til tab ved lejeledighed på 850.000 kr. og til tab ved fraflytning på ca. 2.1 mio. kr. Der er tale om et stort samlet tab, der udgør stort set samme beløb, som der samlet set blev indbetalt til dispositionsfonden i regnskabsåret. Tabet er dog reduceret væsentligt i forhold til sidste år, særligt på tab ved lejeledighed, hvilket Tilsynet ser meget positivt på. Der kræves dog fortsat stort fokus på yderligere nedbringelse af lejetab, da dette stadigt er for højt. 14 afdelinger har fået indfriet lån i 2014/2015, hvorfor der nu resterer 3 afdelinger med lån i dispositionsfonden. Boligorganisationen følger planen for genopretningen af dispositionsfonden og forventer, at dispositionsfonden er positiv i 2016/2017. Dette er blandt andet en følge af, at repræsentantskabet har besluttet at opkræve 1000 kr. ekstra pr. lejemål pr. år til dispositionsfonden. Når dispositionsfonden er genoprettet, vil den ekstra opkrævning bortfalde. Administrationen oplyser, at der ikke er grundlag for at fravige tidligere givne fritagelser for indbetaling af udamortiserede ydelser, da betingelserne herfor ikke opfyldt, så længe der fortsat foreligger kapitaltilførselsordninger på afdelingerne. Der er ikke søgt om yderligere fritagelser. Likviditet: Der er i alt likviditet på 90 mio. kr., hvormed der er en positiv udvikling siden sidste år, hvor likviditeten var på 60 mio. kr. Revisor bemærker, at der dog fortsat er betydelig usikkerhed om, hvorvidt der er uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler. Der arbejdes fortsat med at forbedre likviditeten yderligere ved ekstra henlæggelser, og risikoen for at boligorganisationen eller afdelingerne vælter, vurderes i ledelsesberetningen at være meget lille. Boligorganisationen oplyser på mødet, at likviditeten allerede nu er forbedret yderligere, så der er samlet likviditet for ca. 120 mio. kr., hvoraf ca. 108 mio. kr. er fri likviditet.
Arbejdskapital: Arbejdskapitalen har udviklet sig positivt i regnskabsåret, hvor den disponible del nu udgør 5,9 mio. kr. Der er bundne midler i arbejdskapitalen på 4 mio. kr., som udgør lån til RandersBolig. Der opkræves fortsat særligt bidrag. Der forventes afviklet yderligere på lånet i Randers Bolig i indeværende regnskabsår, og derfor forventes arbejdskapitalen væsentligt forbedret - med ca. 1,4 mio. kr. i regnskabsåret 2014/2015. Trækningsretten: Trækningsretten beløber sig til 22 mio. kr., hvoraf 8,7 mio. kr. er bundet. Boligorganisationen har fokus på brug af trækningsretten, hvortil der indbetales 4,6 mio. kr. årligt. Boligorganisationen har vedtaget en politik for anvendelse af trækningsretten, hvor bestyrelsen forventeligt én gang årligt vil prioritere hvilke arbejder, der skal udføres. Da afdelingerne selv skal dække 1/3 af udgifterne ved anvendelse af trækningsretten, vil der være afdelinger, der som følge af usikker økonomi, ikke er i stand til at afholde udgiften. I boligorganisationen er der besluttet en politik, der tilsiger, at renoveringssager gennemgås en gang årligt med prioritering af sagerne, og hvor det kommende års renoveringssager besluttes. Boligforeningen har budgetteret med anvendelse af ca. 1 mio. kr. af trækningsretten til renovering i indeværende regnskabsår. Revisionspåtegnings forbehold: Revisionsprotokollatet indeholder forbehold for, at tidligere administrationsbygning ikke er udskilt i særlig afdeling. Boligorganisationen oplyser, at der er oprettet en særskilt afdeling pr. 30. september 2015. Revisionsprotokollatet påpeger endvidere, at stammapper skal oprettes og genskabes. Boligorganisationen oplyser, at stammapper anvendes, hvilket administrationen oplyser, at revisor er oplyst om og er tryg ved. Der er dog et ønske om at finde en samlet løsning i RandersBolig med henblik på at sikre en let opdatering. Der arbejdes med dette. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Tab ved lejeledighed er halveret siden sidste regnskab, og er nu på 852.000 kr., hvilket Tilsynet ser meget positivt på. Boligorganisationen har fokus på yderligere nedbringelse af lejetabet, og der gøres en ekstra indsats for at hindre lejeledighed ved bl.a. bredere udbud til flere på ventelisten ved ledige lejemål, hvor der er forventning om, at der kan opstå vanskeligheder med at genudleje. Der er et stort tab på fraflytninger på i alt 3.139.000 kr. mod 2.981.000 kr. sidste år. Dispositionsfonden har i regnskabsåret haft en udgift på 2,1 mio. kr. til dækning af dette, resten er dækket af de enkelte afdelinger samt inddrevne restancer via Intrum Justitia. 37 afdelinger har tab, heraf 22 afdelinger med mere end 2 % af årslejen. 4 afdelinger står for 33 % af tabet i regnskabsåret. Dispositionsfonden dækkede i regnskabsåret et samlet tab på ca. 3 mio. kr. Der er tale om et meget stort tab, som udgør en udfordring for dispositionsfonden, da det næsten svarer til, hvad der indbetales til dispositionsfonden på årsbasis. RandersBolig oplyser, at der er i det kommende
regnskab forventes, at dispositionsfonden skal dække et samlet tab på 1,5 mio. kr., hvilket er en halvering i forhold til 2013/2014. Boligorganisationen begynder hermed at kunne mærke effekten af den særlige indsats til reducering af udsættelsessager med RandersBoligs ansættelse af den boligsociale medarbejder og stramning af procedurer for inddrivelse, samt opstrammende procedurer i Boligbutikken. Tilsynet finder dette meget positivt, da det e r et område af stor betydning for boligorganisationens økonomi. Renoveringsprojekter Der foreligger ikke midler i dispositionsfonden udover trækningsretsmidler til finansiering af renoveringsprojekter, hvorfor nødvendige renoveringer skal finansieres via afdelingens egen opsparing/henlæggelser eller ekstern finansiering. Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter. RandersBolig har stor fokus på muligheden for anvendelse af sociale- og arbejdsklausuler. RandersBoligs byggeadministrator, Kuben Management, anvender ikke klausuler i deres nuværende standardkontrakter ved renovering. RandersBolig vil snarest præsentere boligorganisationens hovedbestyrelse for oplæg vedrørende fremtidig brug af klausuler ved udbud. Det er således et område, der er fokus på. Beboerdemokrati Beboerdemokratiet er generelt velfungerende, der er kommet mere ro på bestyrelsesarbejdet, og der er beboerdemokrati i over 90 % af afdelingerne. Der er skabt gode kontakter og forbindelser, og afdelingerne udviser større tillid til hovedorganisationen og administrationen. Der er stort fremmøde til de udbudte kurser i bestyrelsesarbejde og budgetcaféer. Momsfri administration i RandersBolig Effekten af den momsfrie administration i RandersBolig ser meget lovende ud, og der er udsigt til afvikling af boligorganisationens indskud i RandersBolig i 2016/2017, hvilket er tidligere end oprindeligt planlagt. Den indtægt, der vil være på sparet moms i en eventuelt resterende periode, forventes anvendt til konsolidering af boligorganisationens økonomi. Forvaltningsrevision Der arbejdes fortsat med udvikling af forretningsgange, som er et stort fokuspunkt i RandersBolig. RandersBoligs bestyrelse har netop godkendt oplæg til efterprøvelse af visse forretningsgange (varmeregnskaber, inkassosager mv.) Der udtaget 5 forretningsgange årligt til efterprøvelse. RandersBolig har ligeledes fokus på intern efteruddannelse.
Revisor gør i protokollatet opmærksom på, at boligorganisationen har behov for at sætte egne mål ud fra egne visioner. Møllevænget og Storgaarden er først nu i stand til at formulere egne visioner og mål samt lave en strategi for opnåelsen heraf. Gennem udarbejdede forretningsgange samt revisionen heraf kan det efterses, at boligorganisationens strategi og mål opnås. Afdelingernes økonomi Samlet set har de 52 afdelinger et overskud på 279.000 kr. Antallet af afdelinger med underskud er steget fra 17 til 29, hvilket skyldes ekstra opkrævninger til dispositionsfonden. Disse opkrævninger lægges ind i budgettet for 2015/2016. Der er fortsat fokus på genopretning af afdelingernes økonomi, og der er i budget 2015/2016 kun 8 afdelinger, der fortsat har behov for trappestigning i de årlige henlæggelser, hvilket tilsynet ser positivt på. Der foreligger nu gennemarbejdede drifts- og vedligeholdelsesplaner og gennemføres markvandringer i samtlige afdelinger., hvilket tilsynet også finder meget positivt. Der er flere afdelinger med væsentlige overskudssaldi, hvilket skyldes tilbagebetaling af ejendomsskat og besparelser på vedligeholdelse. De forventes alle afviklet inden for 3 år i henhold til lovgivningen. Henlæggelser: Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget væsentligt i regnskabsåret, og alle afdelinger har kunnet dække årets forbrug. Størstedelen af afdelingerne har øget deres henlæggelser samlet set. Tilsynet ser positivt på, at størstedelen af afdelingerne nu har rimelige henlæggelser til planlagt vedligeholdelse, og der i budget for 2015/2016 alene er 8 afdelinger, der har behov for trappestigninger på henlæggelserne. Driftscenter/lokalkontor: Der udføres opgørelse for lokalkontoret i selvstændig bogføringskreds for at kunne budgettere og følge budgettet for enheden. Alle afdelinger skal deltage i finansieringen af driftskontoret med en minimumdel. Det er derfor vigtigt, at afdelingerne kan se, hvad de får for pengene ved indbetaling til driftscenter, hvorfor der føres særskilt regnskab. Der er ikke tale om en sideaktivitet efter sideaktivitetsbekendtgørelsen. Afdelingerne udtrykker generelt større tilfredshed og positive toner vedr. lokalkontoret, og samarbejdet er velfungerende. Diverse bemærkninger fra revisionsprotokollatet: Det er positivt, at alle afdelinger nu har en drifts- og vedligeholdelsesplan. Der er dog fortsat flere afdelinger, der har forkert startsaldi for henlæggelseskonto til finansiering af den 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplan. RandersBolig oplyser, at der er tale om en regnskabsteknisk detalje i
forbindelse med konvertering af kontoplaner, da der har været variationer i kontoplanerne hos RandersBolig. Kontoplanerne er nu sammenkørt, og der anvendes samme kontoplan i alle afdelinger, hvorfor problemet er løst. Der er 8 afdelinger med væsentlige overskudssaldi på over 10 % af årslejen. Dette er en følge af tidligere års budgetlægning hvor der ikke blev anvendt specifikationer for udgiftsposter. Med budgetlægningen fra 2014/2015 anvendes der specifikationer ved budgetlægningen og fra 2015/2016 forventes der fuldt kvalificerede budgetter. Revisor har bemærket, at antenneregnskaber bør udarbejdes. RandersBolig oplyser, at der er fokus på det, og at der bliver etableret særskilte antenneregnskaber fremover, samt at der nu foreligger antenneregnskaber frem til 31. december 2014. 5 afdelinger har fortsat renteswap (9,10,24,31 og 49). Der holdes fortsat øje med disse låntyper, men der er endnu ikke udsigt til, at en omlægning er mulig. Revisor har bemærket, at der ved forbedringsarbejder skal indhentes ekstern finansiering. Boligorganisationen er opmærksom på denne udfordring. Tilsynet bemærker endeligt, at det er positivt, at RandersBoligs og Bysekretariatets øgede fokus har elimineret risikoen for negativt mellemværende med boligorganisationen. Afdelinger til nærmere drøftelse Afdelinger med markering af væsentlige problemer: Afdelingerne 1, 4 (67), 9, 13, 24, og 44(43) har markeret for væsentlige problemer i deres styringsrapporter. Boligorganisationen oplyser, at afd. 43/44 (Villabyen) står foran fremtidige udfordringer i forhold til renovering af lejemålene, da der er behov for klimaskærme, isolering, nyt tag mv. Afdelingen er på renoveringsoversigten, og boligorganisationen oplyser, at der forventes en debat om, hvorvidt den nuværende boligform er tidssvarende. Beboerne i flere af afdelingerne i Nordbyen oplever problemer med trafikforholdene i området, da der køres for stærkt, og der opleves problemer med parkering. Afdelingerne drøfter muligheden for at etablere parkeringskontrol på de private fællesveje for at afhjælpe problemet. Det blev aftalt, at tilsynet etablerer kontakt til Randers Kommunes vejafdeling vedrørende mulighed for trafiktælling/måling i området, samt mulighed for parkeringskontrol på de offentlige vejarealer i området. Afdeling 10, Højgaarden: Afdelingen har en høj fraflytningsprocent og opsamlet underskud. Den høje fraflytningsprocent skyldes, at der er en skæv beboersammensætning med et forholdsvist højt antal ældre beboere. Der
har været fraflytning fra 3 beboere grundet dødsfald. Der er ikke lejeledighed i afdelingen. Det opsamlede underskud skyldes ekstra opkrævning til dispositionsfonden. Afdelingen fungerer hensigtsmæssigt og vurderes ikke at være problematisk. Afdeling 22, garageanlæg: Afdelingen har et stort akkumuleret underskud. Bestyrelsen har besluttet, at der på kort sigt skal etableres parkeringskontrol, og at priserne på p-pladserne skal stige for at forsøge at mindske underskuddet. Anlægget har et stort behov for vedligeholdelse, og det overvejes, hvorvidt anlægget skal nedrives på sigt, og afdelingen likvideres pga. den urentable drift. Dette er ikke afklaret endnu. Afdeling 23, Østervold: Afdelingen har et højt henlæggelsesniveau, som hovedsagligt skyldes, at afdelingen er meget sparsommelig. Afdelingen er meget lille, hvorfor der kræves en forholdsmæssigt større ballast i dispositionsfonden. Der vil komme et vedligeholdelsesbehov i fremtiden, som afdelingen sparer op til. Afdeling 34 og 36, Mariagervej (LBF 35 og 38): Afdelingerne har et stort henlæggelsesniveau, der er tilpasset forventet konkret forbrug. Afdelingerne sparer op i egne midler i stedet for ekstern lånehjemtagelse. Der er tale om to mindre afdelinger, hvorfor der kræves en forholdsmæssigt større ballast i afdelingernes henlæggelser. Afdeling 40 og 69, Adelgade/Stemannsgade: Afdeling 69 består af ungdomsboliger. Afdelingen har et opsamlet underskud og strukturelle problemer. Der er realiseret tab på lejeledighed på over 10 %. Lejetab skyldes forskydninger i fraflytning/overtagelse, men boligorganisationen oplyser, at der sker genudlejning. Afdeling 40 består af 3 lejemål, hvor ét har været langtidsledigt. Der er dog i dag udlejning af alle lejemål i afdelingen. Der gives tilskud til lejen fra dispositionsfonden. Underskuddet afvikles i overensstemmelse med den 10-årige plan. Afdeling 56, Møllehuset: Afdelingen er nu i økonomisk balance. I kapitalstøttesagen er alle lån og tilskud indkommet til afdelingen med undtagelse af tilskud fra BRF, som dog har godkendt tilskuddet. Kapitalstøttesagen forventes dermed at falde på plads inden for kort tid. Der forventes snarest en større udbetaling af midler til afdelingen (ca. 2,5 mio. kr.), der skal gå til underskudsafvikling i den tidligere afdeling 30 (der nu er afdeling 56), samt dække låneydelser ved forudgående renoveringer. Boligorganisationen har indledt voldgiftsag mod rådgiver som følge af byggeskade (vandindtrængen ved østgavl). Der arbejdes i øjeblikket på afklaring af, hvilke afværgeforanstaltninger, der skal etableres for at minimere skadens omfang, og til sikring af genudlejning af lejemålene.
Der er en høj fraflytningsprocent i afdelingen, som kan skyldes det kommende renoveringsarbejde. Der er ligeledes lejere, som har efterspurgt reduktion af lejen pga. gener, primært med fugt og vandindtrængen. Afdeling 57, Spindervej: Samlet overskridelse på byggeriet på,8 mio. kr., der skyldes entreprenørens konkurs. 4,4 mio. kr. er dækket af entreprenørens garanti, hvorefter det reviderede endelige byggeregnskab viser en samlet overskridelse på 5,4 mio. kr. Tabet dækkes via dispositionsfonden, jf. genopretningsplanen, og der ydes lån fra dispositionsfonden til afdelingens fortsatte drift. RandersBolig oplyser, at byggeregnskabet er færdigt, og der alene mangler revisoraccept. Der har været udfordringer pga. ændringer i Bossinf., men skema C forventes fremsendt til Tilsynet snarest. Skærpet tilsyn Tilsynet og RandersBolig afholdte møde i maj 2015 vedr. status for genopretningsplanen, hvor det blev aftalt, at status skulle drøftes igen på styringsdialogmødet i efteråret 2015. RandersBolig oplyser, at Møllevænget & Storgaarden er i balance. Genopretningsplanen følges, og der opkræves fortsat 1000 kr. pr. lejemålsenhed. Der forventes udbetalinger til afdeling 56 som planlagt, og der er fremgang i egenkapitalen. Der er fortsat problem vedr. udlån til afdeling 33, men Nykredit har oplyst, at de forventeligt vil yde lån til afdelingen primo 2016, da der på det tidspunkt er afdrages nok på eksisterende lån til, at der er plads til hjemtagelse af nyt lån inden for 80 % af ejendommens værdi. Andre afdelingers problemer vurderes at være sædvanlige. Tab er samlet set nedbragt og genopretningsplanen følges. RandersBolig ønsker på baggrund af den positive fremgang, at Tilsynet ophæver det skærpede tilsyn på nuværende tidspunkt. Tilsynet fastholder dog det skærpede tilsyn til revurdering i foråret 2016 (ultimo februar), når det endelige regnskab for 2014/2015 foreligger. Hovedbestyrelsen håber at kunne orientere om status på det skærpede tilsyn på repræsentantskabsmøde den 15. marts 2016. Tilsynet forventer, at det skærpede tilsyn kan ophæves i foråret 2016 på baggrund af de gode takter. Tilsynet indkalder Susanne Kyra Jensen, Karin Jensen og Jette Halkjær til opfølgningsmøde i februar 2016. Tilsynet anerkender den store indsats, som boligorganisationen har lagt til bedring af Møllevænget & Storgaardens økonomiske situation. Det foreløbige resultat er meget flot, og tilsynet ser positivt på boligorganisationens fremtid. Boligsocial dialog Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedr. udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Boligforeningen har ikke de billige boliger, som kommunen
efterspørger til henvisning til bl.a. unge hjemløse. Boligforeningerne er forpligtet til at vedligeholde og istandsætte boligmassen, hvormed lejeniveauet som en naturlig følge deraf stiger. RandersBolig opfordrer til, at Randers Kommune gør tiltag til ændring i beboersammensætningen via kommunens anvisningsret. RandersBolig vil gerne lave udlejningsaftaler med Randers Kommune på afdelingsniveau. Randers Byråd har ikke tidligere været interesseret i vedtagelse af en konkret fordelingsnøgle ud fra et diskriminationskriterium. Torben Rugholm oplyser, at bl.a. den nuværende flygtningesituation medfører, at Nordbyens udfordringer vanskeligt kan reddes på den korte bane med denne fordelingsmodel. Socialafdelingen og Møllevænget & Storgaarden har til hensigt at indgå i yderligere dialog vedr. mulige løsninger på ovenstående problemstilling. Eventuelt Mødedeltagerne var enige om, at dialogen mellem Møllevænget & Storgaarden og Randers Kommune er forbedret væsentlig, og at alle ser frem til et konstruktivt samarbejde for fremtiden.