Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post Denne vejledning beskriver proceduren for sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af juridiske enheder med et CVRnummer for tilslutning til den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. Der vil typisk være tale om erhvervsvirksomheder, men også foreninger og øvrige organisationer med et CVRnummer er omfattet. Version: 2.0 Udarbejdet: oktober 2013 Udarbejdet af: KL, Erhvervsstyrelsen og Digitaliseringsstyrelsen.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 2 1.1. Målgruppe for vejledningen... 2 1.2. Yderligere hjælp... 3 2. Sagsbehandling af anmodninger... 4 2.1. Vigtige fakta om fritagelse... 4 2.2. Arbejdsgangsbeskrivelse for sagsbehandling af anmodning om fritagelse... 5 2.2.1. Er blanketten FD 005 udfyldt?... 6 2.2.2. Har den fremmødte gyldig legitimation? (Tegningsberettiget)... 6 2.2.3. Er FD 005 korrekt udfyldt? (Tegningsberettiget)... 7 2.2.4. Har den fremmødte gyldig legitimation? (Fuldmagtshaver)... 7 2.2.5. Er FD 005 korrekt udfyldt? (Fuldmagtshaver)... 8 2.2.6. Tildel eller afvis fritagelse... 10 2.2.7. Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen... 10 2.2.8. Fritagelse registreres i Digital Post... 11 2.2.9. Uåbnet post... 11 2.2.10. Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser... 12 2.2.11. Arkivér den underskrevne blanket FD 005... 13 3. Registrering af virksomheder, der har opnået fritagelse... 14 3.1. Registrering af fritagelsen i Digital Post... 14 3.1.1. Forudsætninger for at få adgang til Digital Post Administrationsportalen... 14 3.1.2. Log på Administrationsportalen... 14 3.1.3. Administrationsportalen... 14 3.1.4. Fritagelsesmodulet opret fritagelse... 15 3.1.5. Fritagelsesmodulet forlæng fritagelse... 20 3.1.6. Fritagelsesmodulet udskriv ny kvittering til en fritaget virksomhed... 20 4. Håndtering af uåbnet post... 22 5. Bilag I FD 005... 23 5.1. FD 005 side 1... 23 5.2. FD 005 side 2... 24 6. Bilag II indhold af kvittering ved tildeling af fritagelse... 25 7. Bilag III indhold af kvittering ved afslag på tildeling af fritagelse... 26 S i d e 1
1. Indledning og læsevejledning Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post. Loven betyder, at alle juridiske enheder med et CVR-nummer fra 1. november 2013 er forpligtet til at have en digital postkasse tilknyttet CVR-nummeret, hvor de kan modtage post fra offentlige myndigheder via den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post. Juridiske enheder med CVR-nummer er typisk erhvervsvirksomheder, men kan også være foreninger og øvrige organisationer, herunder offentlige myndigheder. I det følgende vil begrebet virksomheder blive anvendt til at betegne alle juridiske enheder med et CVR-nummer. Loven giver de berørte virksomheder mulighed for at anmode om fritagelse ved personligt fremmøde i den kommune, hvor virksomheden har hjemstedsadresse. Det forventes, at mindre end 1.000 virksomheder vil være berettiget til fritagelse for Digital Post, men det er selvsagt umuligt at sige, hvor mange der vil anmode om fritagelse. Denne vejledning har til formål at beskrive, hvilke betingelser der skal være opfyldt, for at virksomheden kan fritages for tilslutning til Digital Post, proceduren for behandling af ansøgningen, samt hvordan en fritagelse registreres. I forhold til første version af vejledningen er de væsentligste tilføjelser i denne version: Henvisning til Erhvervsstyrelsen, hvis virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem er handicappet eller sidder i fængsel. Se afsnit 2.1 Beskrivelse af, hvordan fritagne virksomheders uåbnede post kan videresendes. Se afsnit 3.1.4. Forlængelse af fritagelse. Se afsnit 3.1.5. Udlevering af ny kvittering til fritagne virksomheder. Se afsnit 3.1.6. Vejledningen er inddelt i tre hovedafsnit: Sagsbehandling af anmodninger: Afsnittet beskriver trin for trin, hvordan ansøgninger om fritagelse skal sagsbehandles. Registrering af virksomheder, der har opnået fritagelse: Afsnittet beskriver, hvordan man registrerer de virksomheder, der måtte opnå fritagelse. Håndterning af uåbnet post: Afsnittet beskriver, hvordan man fremsender evt. uåbnet post i virksomhedens digitale postkasse med fysisk brev via fjernprint. Den funktionalitet der skal håndtere en sådan fremsendelse er dog ikke udviklet endnu. Afsnittet vil blive opdateret i en senere version af denne vejledning. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er udarbejdet til brug for det personale, der skal behandle virksomheders ansøgninger om fritagelse for obligatorisk Digital Post. S i d e 2
1.2. Yderligere hjælp Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til kommunerne, som gengiver og uddyber bestemmelserne i bekendtgørelsen om fritagelse. Vejledningen har titlen: Vejledning til kommunerne om bekendtgørelse om fritagelse af juridiske enheder med CVR-nummer samt fysiske personer med erhvervsaktiviteter for tilslutning til Digital Post. Desuden har Erhvervsstyrelsen udarbejdet en vejledning til virksomheder, som forklarer betingelserne for fritagelse og fremgangsmåden ved anmodning om fritagelse mm. Vejledningen har titlen: Vejledning om fritagelse af virksomheder, foreninger og andre med CVR-nummer fra Digital Post. Du finder begge vejledninger her: http://www.virk.dk/sites/digitalpost/forside/om-digital-post/lovgivning/fritagelse.html Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en vejledning til projektledere, der skal sikre, at kommunen bliver klar til at håndtere fritagelsesopgaven. Vejledningen er ikke et PDFdokument, men er oprettet som html-sider på www.digst.dk. Du finder vejledningen her: http://www.digst.dk/loesninger-og-infrastruktur/digital-post/kom-godt-igang/fritagelse S i d e 3
2. Sagsbehandling af anmodninger Virksomheder har fra d. 1. september 2013 kunnet anmode om fritagelse for tilslutning til Digital Post. I dette afsnit beskrives trin for trin, hvordan anmodninger om fritagelse sagsbehandles. 2.1. Vigtige fakta om fritagelse Hvad dækker begrebet virksomheder i denne vejledning? Det dækker alle juridiske enheder erhvervsvirksomheder, foreninger og øvrige organisationer med CVR-nummer. Hvem kan anmode om fritagelse? Det kan en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, som er en person i virksomhedens ledelse, der kan skrive under med bindende virkning for virksomheden. Det kan fx være en direktør for et selskab, en ejer af en enkeltmandsvirksomhed eller en formand for en forening. Hvad er betingelsen for fritagelse? Virksomheden kan kun blive fritaget i kommunens borgerservice, hvis det ikke er muligt at få etableret en internetforbindelse med en beregnet downstreamhastighed på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via fastnet eller trådløst net for max. 3.000 kr. på virksomhedens hjemstedsadresse. Hvis én af teleudbyderne i området kan levere dette, kan virksomheden ikke blive fritaget. Borgerservicemedarbejderen skal henvise den fremmødte til at kontakte Erhvervsstyrelsen, hvis den fremmødte oplyser, at virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem har et handicap, som bevirker, at den pågældende ikke kan anvende en computer, og der er ingen andre, der kan modtage posten digitalt for virksomheden. Det samme gælder, hvis virksomhedens ejer eller ledelsesmedlem er indsat i et fængsel, hvor den pågældende ikke har adgang til computer med internetforbindelse, og der er ingen andre, der kan modtage posten digitalt for virksomheden. Hvordan kan virksomheder undersøge, om det er muligt at få internetforbindelse på virksomhedens adresse? Man går ind på følgende link: http://erhvervsstyrelsen.dk/soeg_bredbaand Her klikker man på "Søg på bredbånd". Man kommer nu ind på en hjemmeside, hvor man kan finde teleudbyderne i et givent område. Her angiver virksomheden sit postnummer under "Dækning". Derefter vises udbydere af bredbånd i området, og hvad oprettelsesprisen er. Virksomheden skal herefter kontakte teleudbyderne og spørge, om de kan levere 512 kbit/s (0,5 Mbit/s) på virksomhedens adresse. S i d e 4
I vejledningen: Vejledning om fritagelse af virksomheder, foreninger og andre med CVR-nummer fra Digital Post er det også forklaret, hvordan man kan finde frem til teleudbyderne i et givent område. Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. Hvem kan aflevere blanketten med fritagelsesanmodningen i borgerservice? Blanketten skal afleveres ved personligt fremmøde i borgerservice i den kommune, hvor virksomheden har hjemstedsadresse. Kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune bestemmer, hvor i kommunen anmodninger om fritagelse kan afleveres og behandles. Den tegningsberettigede kan selv aflevere blanketten, eller den tegningsberettigede kan give fuldmagt til en tredjemand til at aflevere blanketten. Fuldmagtshaveren kan fx være en medarbejder i virksomheden, eller det kan være en person eller et firma uden for virksomheden (fx en advokat eller et advokatfirma). 2.2. Arbejdsgangsbeskrivelse for sagsbehandling af anmodning om fritagelse Der er følgende trin i sagsbehandlingen af virksomheders anmodninger om fritagelse for obligatorisk tilslutning til Digital Post. Nedenfor gennemgås de enkelte trin i detaljer. S i d e 5
2.2.1. Er blanketten FD 005 udfyldt? En tegningsberettiget repræsentant (se afsnit 2.1.) for den virksomhed, der ønsker at anmode om fritagelse, eller en fuldmagtshaver (se afsnit 2.1.) møder personligt frem på den eller en af de adresser, hvor kommunen har valgt, at anmodninger kan sagsbehandles. Herefter i vejledningen betegnes den fremmødte tegningsberettigede repræsentant for virksomheden eller fuldmagtshaver blot fremmødte. Spørg den fremmødte, om blanketten til anmodning om fritagelse FD 005 (herefter betegnet FD 005) allerede er udfyldt. 2.2.1.1. Hvis FD 005 ikke er udfyldt Oplys om reglerne for fritagelse. Se reglerne i afsnit 2.1. Spørg, om virksomheden har undersøgt, om virksomheden er berettiget til fritagelse. Se, hvordan dette undersøges, i afsnit 2.1. Hvis fremmødte stadig fastholder at ville anmode om fritagelse, så udleverer du FD 005 Anmodning om fritagelse for Digital Post for virksomheder. Du kan hente blanketten på KL s hjemmeside www.kl.dk/blanketter under området Fællesoffentlig Digitalisering. Efter publicering senest 1. september 2013 vil blanketten blive medtaget i kommunernes blanketsystemer. Udlevér evt. også: Vejledning om fritagelse af virksomheder mv., der har et CVR-nummer, for tilslutning til den fællesoffentlige digitale postløsning Digital Post. Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. 2.2.1.2. Hvis FD 005 er udfyldt Start sagsbehandlingen. Spørg, om fremmødte er: tegningsberettiget repræsentant for virksomheden gå til afsnit 2.2.2 eller tredjemand (fuldmagtshaver) gå til afsnit 2.2.4. 2.2.2. Har den fremmødte gyldig legitimation? (Tegningsberettiget) Hvis den fremmødte er en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, skal den pågældende dokumentere sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket, fx. ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort. Den pågældende skal ikke forevise dokumentation for at være tegningsberettiget for virksomheden, men skal i blanketten skrive under på at være tegningsberettiget og på at være berettiget til at anmode om fritagelse på virksomhedens vegne. S i d e 6
Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.3. 2.2.3. Er FD 005 korrekt udfyldt? (Tegningsberettiget) Når du har fastslået, at den fremmødte person har gyldig legitimation, gennemgås FD 005 for at sikre, at den er korrekt udfyldt og underskrevet. Hvis den fremmødte er en tegningsberettiget repræsentant for virksomheden, udfyldes kun den nederste del erklæring og underskrift på første side af FD 005. Se afsnit 5.1 bilag I. Sektionen er markeret med rød. Du undersøger, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved at indtaste CVR-nummeret i fritagelsesmodulet i Digital Post Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf, stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten. Se afsnit 3.1.4.2. Fornavn og efternavn på den fremmødte. Oplys om, at det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Der skal være angivet en dato for udfyldningen af blanketten. Den fremmødte persons underskrift. Hvis FD 005 er korrekt udfyldt, gå til afsnit 2.2.6.1. Hvis FD 005 ikke er korrekt udfyldt, vil den muligvis kunne rettes på stedet. Hvis dette er tilfældet, rettes oplysningerne, så FD 005 bliver korrekt udfyldt, Sagsbehandlingen fortsættes. Hvis du vurderer, at FD 005 ikke kan rettes på stedet, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis fremmødte ikke under strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet, gå til afsnit 2.2.6.2. 2.2.4. Har den fremmødte gyldig legitimation? (Fuldmagtshaver) Hvis den fremmødte er en tredjemand (fuldmagtshaver), skal personen dokumentere sin identitet, som den fremgår af den udfyldte blanket. Det kan fx. ske ved forevisning af sundhedskort, pas eller kørekort. S i d e 7
Hvis fuldmagtshaver er en virksomhed (fx en advokatvirksomhed) 1, skal den fremmødte person tillige forevise dokumentation for sit tilhørsforhold til denne virksomhed. Følgende dokumentation accepteres: Visitkort eller adgangskort til virksomheden, hvis dette indeholder: o navn på den fremmødte person (fx en advokat) og o virksomhedens navn, som det fremtræder i CVR-registeret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Hvis den fremmødte ikke har gyldig legitimation, afviser du anmodningen og beder den fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles. Hvis fremmødte har gyldig legitimation, går du videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 2.2.5. 2.2.5. Er FD 005 korrekt udfyldt? (Fuldmagtshaver) Når du har fastslået, at den fremmødte person har gyldig legitimation, gennemgås FD 005 for at sikre, at den er korrekt udfyldt og underskrevet. Hvis den fremmødte er fuldmagtshaver, udfyldes kun anden side af FD 005. Se afsnit 5.2 bilag I. Side to af FD 005 består af to dele: Første del, som udfyldes af en tegningsberettiget repræsentant for den virksomhed, der søger fritagelse. Første del skal i sagens natur være udfyldt før fuldmagtshaverens personlige fremmøde. Se afsnit 5.2 bilag I. Den relevante sektion er markeret med blå. Anden del, som udfyldes af fuldmagtshaver. Se afsnit 5.2 bilag I. Den relevante sektion er markeret med grøn. I første del undersøger du, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på fuldmagtshaver. Dette kan enten være et personnavn eller et virksomhedsnavn: o Hvis der er tale om en person, skal der opgives fornavn og efternavn. Du oplyser, at det skal være samme navne, som optræder i Folkeregistret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. o Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens navn opgives. Du oplyser, at det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. 1 Hermed menes, at virksomhed A kan give fuldmagt til, at virksomhed B indleverer anmodningen om fritagelse på virksomhed A s vegne. Et eksempel på dette kunne være en andelsforening, der overlader indgivelsen af anmodningen til et advokatselskab eller et administrationsselskab. Den fremmødte fysiske person skal derfor dokumentere sit tilhørsforhold til den virksomhed (fx advokatselskabet eller administrationsselskabet), der har fået fuldmagt til at indlevere anmodningen. S i d e 8
o Hvis der er tale om en virksomhed, skal virksomhedens CVR-nummer opgives. Du behøver dog ikke tjekke CVR-nummeret. Adresse på fuldmagtshaver. Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være samme navn, som optræder i CVR-registeret. CVR-nummeret på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Dette tjekkes ved at indtaste CVR-nummeret i Digital Post Administrationsportalen og se, om det virksomhedsnavn, som fremgår heraf, stemmer overens med det virksomhedsnavn, der er angivet i blanketten. Se afsnit 3.1.4.2. Fornavn og efternavn på den person (fuldmagtsgiveren), som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. Fuldmagtsgiveren skal være tegningsberettiget for den virksomhed, der ønskes fritaget, og det skal være samme navne, som optræder i Folkeregisteret. Du skal ikke tjekke, om navnet er korrekt, og om personen er tegningsberettiget for virksomheden, men blot tjekke, at personen har angivet fornavn og efternavn og skrevet under i blanketten på at være tegningsberettiget. Der skal være opgivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. Indleveringen af blanketten kan godt ske på en senere dato. Underskriften fra den person, som giver fuldmagt til fuldmagtshaveren. Hvis denne del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. I anden del undersøger du, om følgende oplysninger er korrekt angivet: Navnet på den virksomhed, der anmoder om fritagelse. Det skal være det samme navn, som optræder i CVR-registeret. Dette tjekkes under registrering af en evt. fritagelse. Se afsnit 3.1.4.2. Fornavn og efternavn på den fremmødte fuldmagtshaver eller person fra den fuldmagtshavende virksomhed (fx en advokat fra en advokatvirksomhed). Det skal være samme navne, som optræder i Folkeregisteret. Du behøver dog ikke tjekke, om dette er tilfældet. Der skal være angivet en dato for udfyldningen af denne del af blanketten. Fuldmagtshavers underskrift eller underskrift fra den fremmødte person fra den fuldmagtshavende virksomhed. Hvis hele FD 005 er korrekt udfyldt gå til afsnit 2.2.6.1. Hvis anden del af FD 005 ikke er korrekt udfyldt, vil den muligvis kunne rettes på stedet. Hvis dette er tilfældet, rettes oplysningerne, så FD 005 bliver korrekt udfyldt. Sagsbehandlingen fortsættes. Hvis du vurderer, at anden del af FD 005 ikke kan rettes på stedet, afviser du anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Hvis den tegningsberettigede for den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under strafansvar har erklæret at leve op til fritagelseskriteriet, gå til afsnit 2.2.6.2. S i d e 9
2.2.6. Tildel eller afvis fritagelse 2.2.6.1. Tildel fritagelse Du understreger, at oplysningerne i blanketten er givet under strafansvar, og fortæller, at det kan føre til politianmeldelse, hvis der er afgivet urigtig erklæring i blanketten. Du fortæller, at Erhvervsstyrelsen fører kontrol med, om de fritagne virksomheder opfylder betingelserne for fritagelse. Det vil navnlig ske, hvis der er givet fritagelse til virksomheder i et område, hvor undersøgelser har vist, at der ikke er problemer med internetdækningen. Du spørger, om virksomheden har undersøgt, om det er muligt at få etableret en internetforbindelse med en beregnet downstreamhastighed på mindst 512 kbit/s (0,5Mbit/s) via fastnet eller trådløst internet for max. 3.000 kr. på virksomhedens hjemstedsadresse. Hvis én af udbyderne i området kan levere dette, kan virksomheden ikke blive fritaget. Hvis fremmødte meddeler, at man ikke har undersøgt dette, afbrydes sagsbehandlingen, så virksomheden kan undersøge dette. I afsnit 2.1 ovenfor er det forklaret, hvordan man kan finde frem til teleudbyderne og etableringspriser mv. i virksomhedens område. Hvis FD 005 er korrekt udfyldt som beskrevet i afsnit 2.2.3 og 2.2.5, og den fremmødte oplyser, at virksomheden har sikret sig, at den opfylder betingelserne for fritagelse, tildeles fritagelse uden yderligere prøvning i kommunen. Du meddeler fremmødte, at virksomheden har fået tildelt fritagelse. Se yderligere meddelelse i 2.2.10.1. Gå til afsnit 2.2.7. 2.2.6.2. Afslå fritagelse Hvis den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke under strafansvar kan erklære at leve op til fritagelseskriteriet, kan virksomheden ikke opnå fritagelse. Dette afslag kan på begæring meddeles skriftligt. Dette forventes dog normalt ikke at være nødvendigt, da ansøgningsprocessen typisk kan afbrydes på det tidspunkt, hvor det viser sig, at den virksomhed, som ønskes fritaget, ikke lever op til fritagelseskriteriet. Du meddeler fremmødte, at: Fritagelse ikke kan tildeles, og hvorfor dette er tilfældet. Afgørelsen ikke kan indbringes for anden administrativ myndighed. 2.2.7. Udfyld de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen 2.2.7.1. Fritagelse tildeles Hvis fritagelse tildeles, udfylder du de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen. S i d e 10
Hvis anmodningen om fritagelse er sket via en tegningsberettiget, udfyldes det område, der er forbeholdt kommunen på side 1 i FD 005. Se lilla markering i afsnit 5.1 i bilag I. Hvis anmodningen om fritagelse er sket via en fuldmagtshaver, udfyldes det område, der er forbeholdt kommunen på side 2 i FD 005. Se lilla markering i afsnit 5.2 i bilag I.. Du tilføjer følgende oplysninger: Kommunens navn og adresse. Dato for modtagelsen af anmodningen. Sæt flueben ved at ID er forevist Dine initialer. Sagsidentifikation (journalnummer). Gå til afsnit 2.2.8. 2.2.7.2. Fritagelse afslås Hvis fritagelse afslås, og fremmødte, insisterer på at få et skriftligt afslag, udfylder du de dele af FD 005, der er forbeholdt kommunen. Du følger i så fald beskrivelsen i 2.2.7.1. Hvis fritagelse afslås, og fremmødte ikke ønsker et skriftligt afslag, gemmes FD 005 ikke, og du behøver derfor ikke udfylde de dele af blanketten, der er forbeholdt kommunen. Gå til afsnit 2.2.10.2. 2.2.8. Fritagelse registreres i Digital Post Hvis fritagelse tildeles, registreres fritagelsen i Digital Post. De trin, du skal igennem for at foretage denne registrering, er beskrevet i afsnit 3.1. 2.2.9. Uåbnet post Efter 1. november 2013 vil de virksomheder, der ikke allerede selv har oprettet en digital postkasse på Virk.dk, blive tildelt en sådan automatisk. Derefter vil virksomheden begynde at modtage post fra det offentlige digitalt. Hvis virksomheden opnår fritagelse efter 1. november, vil der derfor kunne ligge uåbnet post i den digitale postkasse. Er dette tilfældet, skal du oplyse den fremmødte om, at: Der på tidspunktet for registrering af fritagelsen for tilslutning til Digital Post er uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse Det er muligt at få den uåbnede post videresendt på papir til virksomhedens adresse. Den uåbnede post kan indeholde et brev med en frist, som er begyndt at løbe fra det tidspunkt, hvor brevet blev modtaget i virksomhedens digitale postkasse. Hvis det er tilfældet, kan det være nødvendigt, at virksomheden kontakter den myndighed, som har afsendt brevet. S i d e 11
Du skal herefter spørge virksomheden, om denne ønsker at få videresendt den uåbnede post på papir til virksomhedens adresse. Hvordan dette gøres, er beskrevet i afsnit 3.1.4.2. og 4. Gå til afsnit 2.2.10.1 2.2.10. Aflever afgørelseskvittering og vigtige meddelelser 2.2.10.1. Afgørelse tildeles - afgørelseskvittering Afgørelsen om fritagelse udleverer du skriftligt til den fremmødte person på en af følgende måder: Print en afgørelseskvittering i forbindelse med registreringen af fritagelsen i Digital Post, og udlevér denne. Se afsnit 3.1.4.4. Udlevér afgørelseskvitteringen på anden måde efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Anvendes denne måde, skal afgørelseskvitteringen som minimum indeholde de oplysninger, der er angivet i afsnit 6 bilag II. Husk at informere den fremmødte om følgende: Fritagelsen gælder fra registreringsdatoen til d. 1. november i det 2. kalenderår efter registreringen. Den eksakte udløbsdato for fritagelsen står i afgørelseskvitteringen. Forud for den 1. november, i det år hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil virksomheden modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. Det er endnu ikke besluttet, hvordan denne underretning vil ske. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med fritagelser. Hvis der er afgivet urigtig erklæring i blanketten til anmodning om fritagelse, indgiver Erhvervsstyrelsen politianmeldelse for at få de pågældende straffet, jf. straffelovens 163. Desuden kan fritagelsen til enhver tid inddrages, hvis Erhvervsstyrelsen konstaterer, at forudsætningerne for fritagelsen ikke var til stede på anmodningstidspunktet. Myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når udløbsdatoen er overskredet, med mindre virksomheden har ansøgt om og opnået forlængelse af fritagelsen. Det er virksomheden selv, der har ansvaret for at forny fritagelsen. Hvorvidt der ligger uåbnet post i den fritagne virksomheds digitale postkasse på registreringstidspunktet. Se afsnit 3.2.7. Gå til afsnit 2.2.11.1. 2.2.10.2. Fritagelse afslås evt. afgørelseskvittering Hvis fritagelse afslås, og virksomheden ønsker at få udleveret et skriftligt afslag, gives dette. Udlevér det skriftlige afslag efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse. Afgørelseskvitteringen skal som minimum indeholde de oplysninger, der er angivet i afsnit 7 bilag III. S i d e 12
Gå til afsnit 2.2.11.2. 2.2.11. Arkivér den underskrevne blanket FD 005 2.2.11.1. Fritagelse tildeles - arkivering Hvis fritagelse tildeles, gemmer du den underskrevne blanket FD 005. Det er vigtigt, at den underskrevne blanket arkiveres, så den senere let kan fremfindes. Dette vil være vigtigt i forbindelse med Erhvervsstyrelsens kontrol med fritagelserne, hvor Erhvervsstyrelsen kan anmode om en kopi af blanketten fx til brug for en evt. politianmeldelse. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. 2.2.11.2. Fritagelse afslås evt. arkivering Hvis virksomheden har fået en afgørelseskvittering om afslag på anmodningen, gemmes en kopi af afgørelseskvitteringen og den underskrevne blanket FD 005. Hvis der ikke gives en skriftlig afgørelseskvittering om afslag på anmodningen, gemmes FD 005 ikke. Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette. S i d e 13
3. Registrering af virksomheder, der har opnået fritagelse Hvis en virksomhed har opnået fritagelse, skal fritagelsen registreres elektronisk i Digital Post, og en kopi af den underskrevne blanket til anmodning om fritagelse skal arkiveres efter kommunens nærmere retningslinjer. 3.1. Registrering af fritagelsen i Digital Post 3.1.1. Forudsætninger for at få adgang til Digital Post Administrationsportalen For at kunne registrere fritagelsen elektronisk i Digital Post, skal du have en medarbejdersignatur og være oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder i Digital Post Administrationsportalen (herefter blot Administrationsportalen ). Du kan let finde ud af, om disse forudsætninger er til stede, ved at prøve at logge på Administrationsportalen: Hvis systemet ikke kan finde en medarbejdersignatur, er det fordi du ikke har en sådan. Bed om at få tildelt en medarbejdersignatur og blive oprettet som bruger i Administrationsportalen med rollen Myndighedsmedarbejder. Hvis du har en medarbejdersignatur, men Administrationsportalen ikke giver dig adgang, er det, fordi du ikke er oprettet som bruger. Bed om at blive oprettet som bruger med rollen Myndighedsmedarbejder. 3.1.2. Log på Administrationsportalen Du logger på Administrationsportalen via dette link: https://ekstranet.e-boks.dk Du logger ind med din medarbejdersignatur og får adgang til Administrationsportalen. 3.1.3. Administrationsportalen S i d e 14
Figur 6. Figur 6 viser de dele af Administrationsportalen, du kan se med rollen Myndighedsmedarbejder. Hvis du kan se flere faneblade end de to, der er vist i figur 6 ( Forside og Sagsbehandling ), har du fået tildelt en anden rolle. Som myndighedsmedarbejder har du mulighed for at foretage en række handlinger vedr. adgange, NemSMS og fritagelse. I denne vejledning vil vi fokusere på fritagelse. Klik på linket Gå til fritagelse, som er markeret med rød boks i figur 6. Det modul, du skal registrere fritagelse i, kommer nu frem. 3.1.4. Fritagelsesmodulet opret fritagelse 3.1.4.1. Trin ét i registreringen - Søg S i d e 15
Figur 7. Rød markering i figur 7: Vælg Virksomhed (CVR-nr.) Blå markering i figur 7: Skriv CVR-nummeret på den virksomhed, der skal fritages i dette eksempel er Digitaliseringsstyrelsens CVR-nummer indtastet. Grøn markering i figur 7: Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, sættes der flueben her. Du går til næste trin ved at klikke på knappen Næste markeret med lilla i figur 7. 3.1.4.2. Trin to i registreringen Fritag S i d e 16
Figur 8. Orange markering i figur 8: Hvis den virksomhed, der har opnået fritagelse, har uåbnet post liggende i sin digitale postkasse, vil der komme en advarsel herom. Sker dette, tilbyder du, at denne post fremsendes som papirpost. Dette gøres ved at sætte flueben ved fremsend post. Se også afsnit 4 om håndtering af uåbnet post. Rød markering i figur 8: Det virksomhedsnavn, der er knyttet til det CVR-nummer, som blev opgivet i trin ét, vises. Tjek, at dette navn stemmer overens med det navn, der er angivet i FD 005. Hvis der er uåbnet post i virksomhedens digitale postkasse på fritagelsestidspunktet, vil Uåbnet post være sat til Ja, og der vil, som nævnt ovenfor, ligeledes komme en tydelig advarsel herom. Se også afsnit 4 om håndtering af uåbnet post. Blå markering i figur 8: Hvis der er tale om fritagelse via fuldmagt, vil der stå Ja her. Grøn markering i figur 8: Under Fritagelse vises, om der findes en nuværende fritagelse eller ej. Hvis nej vil du skulle markere Opret midlertidig fritagelse. Du går til næste trin ved at klikke på knappen Næste markeret med lilla i figur 8. 3.1.4.3. Trin tre i registreringen Godkendelse S i d e 17
Figur 9. Grøn markering i figur 9: Under virksomhed fremgår det, hvilken virksomhed der er ved at blive fritaget. Hvis der er uåbnet post, vil dette være markeret som Der er ulæst post/post på vej: Ja. Orange markering i figur 9: Hvis der er uåbnet post, og der er sat flueben ved fremsend post, vil denne boks blive vist. Fremsendes posten ikke, vil boksen ikke blive vist. Blå markering i figur 9: Her vil det fremgå, om anmodningen om fritagelse er foretaget ved fuldmagt eller ej. Rød markering i figur 9: Under Fritagelse viser datoen, hvornår fritagelsen udløber. Fritagelsen bliver registret, når du klikker på knappen Godkend, markeret med lilla i figur 9. 3.1.4.4. Kvitteringsside S i d e 18
Figur 10. Når fritagelsen er registeret, vises en kvitteringsside som illustreret i figur 10. Du kan printe en kvittering (se også afsnit 2.2.10) ved at klikke på linket Kvittering, som vist med rød markering i figur 10. Figur 11. S i d e 19
Figur 11 viser et eksempel på en kvitteringsside. Kvitteringen dannes i PDF-format. I eksemplet står Digitaliseringsstyrelsen som afsender, men det vil selvsagt være den registrerende kommune, der står som afsender, når registreringen sker i virkeligheden. 3.1.5. Fritagelsesmodulet forlæng fritagelse Hvis en fritagelse skal forlænges gøres det på stort set samme måde, som når der skal oprettes en fritagelse. Du følger altså vejledningen i afsnit 3.1.4. Den eneste afvigelse fra denne vejledning er, at det i trin to i registreringen, Fritag, nu er forlængelse, der skal tildeles, og ikke fritagelse. Dette er illustreret i figur 12. Figur 12. Grøn markering i figur 12: Som det ses i figur 12, er der for dette CVR-nummer allerede oprettet en fritagelse (sammenlign evt. med figur 8). Skal fritagelsen forlænges, sættes der flueben ved Forlæng midlertidig fritagelse. Ellers foregår oprettelsen af forlængelse på samme måde som oprettelsen af fritagelse. 3.1.6. Fritagelsesmodulet udskriv ny kvittering til en fritaget virksomhed Hvis en virksomhed allerede er blevet fritaget og møder op for at få en (ny) kvittering - evt. fordi virksomheden har forlagt den kvittering, virksomheden fik ved oprettelsen af fritagel- S i d e 20
sen - gøres det indledningsvist på samme måde, som når der skal oprettes en fritagelse. Du følger altså vejledningen i afsnit 3.1.4. Når du når til i trin to i registreringen Fritag, kommer der et link til kvitteringssiden frem. Dette er illustreret med lilla markering i figur 12. Du klikker på dette link og får adgang til samme kvitteringsside som vist i figur 11. Når kvitteringen er udskrevet og afleveret, lukkes registreringsmodulet ved at klikke på knappen Annuller. S i d e 21
4. Håndtering af uåbnet post Efter 1. november 2013 vil de virksomheder, der ikke allerede selv har oprettet en digital postkasse på Virk.dk, blive tildelt en sådan automatisk. Derefter vil virksomheden begynde at modtage post fra det offentlige digitalt. Hvis virksomheden efter 1. november opnår fritagelse, vil der derfor kunne ligge uåbnet post i den digitale postkasse. Se afsnit 3.1.4.2. Er dette tilfældet, skal du oplyse den fremmødte om, at: Der på tidspunktet for registrering af fritagelsen for tilslutning til Digital Post er uåbnet post i virksomhedens digitale postkasse. Det er muligt at få den uåbnede post videresendt på papir til virksomhedens adresse. Du skal dernæst spørge fremmødte, om virksomheden ønsker at få videresendt den uåbnede post til virksomhedens adresse. Videreforsendelse sker via en fjernprintløsning, hvor posten printes og kuverteres i et centralt printcenter, hvorefter den sendes med papirpost til virksomheden. Fremsendelsen er en del af fritagelsesregistreringsforløbet, som er beskrevet i afsnit 3.1.4. S i d e 22
5. Bilag I FD 005 5.1. FD 005 side 1 S i d e 23
5.2. FD 005 side 2 S i d e 24
6. Bilag II indhold af kvittering ved tildeling af fritagelse Udleveres en afgørelseskvitteringen efter kommunalbestyrelsens nærmere bestemmelse, skal denne indeholde følgende oplysninger: Dato for registrering af fritagelsen. Den fritagne virksomheds navn og CVR-nummer. At virksomheden er fritaget for tilslutning til Digital Post i henhold til Bekendtgørelse om fritagelse af juridiske enheder med CVR-nummer samt fysiske personer med erhvervsaktiviteter for tilslutning til Digital Post. At fritagelsen løber fra den [indsæt dato] og udløber den 1. november [indsæt årstal]. Fritagelsen udløber 1. november i det andet kalenderår efter datoen for registrering af fritagelsen. At virksomheden forud for den 1. november i det år, hvor virksomhedens fritagelse udløber, vil modtage besked om udløb af fritagelsesperioden. At fritagelsen ikke omfatter post, som ifølge anden lovgivning skal sendes med Digital Post. I de tilfælde, hvor fritagelsen ikke gælder, vil afsenderen af posten informere herom. At myndigheder kan sende post til virksomhedens digitale postkasse, når fritagelsesperioden er udløbet, medmindre virksomheden inden da har ansøgt om og opnået forlængelse af fritagelsen. Det er virksomhedens eget ansvar at få fornyet fritagelsen. Sagsbehandlerens navn og underskrift (kommunen bestemmer, hvordan sagsbehandlerens underskrift skal gives). S i d e 25
7. Bilag III indhold af kvittering ved afslag på tildeling af fritagelse Afleveres en skriftlig afslag til fremmødte, skal afslaget som minimum indeholde følgende oplysninger: Dato for afgørelsen. Virksomhedens navn og CVR-nummer. At virksomheden ikke kan fritages for tilslutning til Digital Post i henhold til Bekendtgørelse om fritagelse af juridiske enheder med CVR-nummer samt fysiske personer med erhvervsaktiviteter for tilslutning til Digital Post. Begrundelsen for afslaget. Sagsbehandlerens navn og underskrift (kommunen bestemmer, på hvilken måde sagsbehandlerens underskrift skal gives). S i d e 26