Hellerup 10.01.2008 DUAB-retningslinie nr. 1 til afdelingsbestyrelserne: Ejendomsinspektørernes opgaver i DUAB s afdelinger Kære afdelingsbestyrelse DUAB s organisationsbestyrelse har besluttet disse retningslinier, som har betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Retningslinierne beskriver de opgaver, jeres ejendomsinspektør løser og hvordan samarbejdet mellem afdelingsbestyrelsen og ejendomsinspektøren bør foregå. Retningslinierne her er nr. 1 i en række af DUAB-retningslinier, som forklarer de forskellige arbejdsopgaver i DUAB og i afdelingerne. Retningslinierne gennemgår de regler, som er fastlagt i bl.a. lovgivningen, DUAB s vedtægter og administrationsaftalen med UngesBoligService.dk, men kommer også med forslag til, hvad I som afdelingsbestyrelse selv kan vælge at gøre. Retningslinierne er en vejledning til afdelingsbestyrelserne i deres løbende arbejde ikke en fortolkning af lovgivning, vedtægter osv. Hvis der opstår tvivl om forhold, der er omtalt i retningslinierne, er det derfor altid lovgivningen, DUAB s vedtægter, indgåede kontrakter og konkrete beslutninger truffet i DUAB s repræsentantskab og organisationsbestyrelse, der gælder. DUAB s organisationsbestyrelse har startet arbejdet med at lave retningslinierne, fordi vi gerne vil gøre det lettere for afdelingsbestyrelserne, ejendomsinspektørerne og UngesBoligService.dk at løse deres opgaver og samarbejde, samtidig med at vi sikrer at vi får en fælles forståelse for, hvem der gør hvad og hvordan det skal gøres. Retningslinierne har været sendt til gennemlæsning i afdelingsbestyrelserne, inden de blev endelig godkendt af organisationsbestyrelsen. Vi vil gerne takke de afdelingsbestyrelser, der kom med kommentarer og forslag, for deres bidrag. Retningslinierne kommer ud til jer efterhånden som vi får dem udarbejdet, så vi kan lære af jeres erfaringer med at bruge dem, når vi skal lave de næste retningsliner eller samle op på dem, vi allerede har lavet. Hvis I har spørgsmål eller kommentarer til retningslinierne, så skriv til Gregers Andersen, gan@ungesboligservice.dk. Vi kommer også gerne ud til et afdelingsbestyrelsesmøde eller afdelingsmøde og gennemgår dem sammen med jer. Med venlig hilsen - DUAB s organisationsbestyrelse Denne retningslinie er vedtaget af DUAB s organisationsbestyrelse den 8. januar 2008. 1
Overskrifter: 1. Hvem er ejendomsinspektøren og hvad laver han? 2. Hvem bestemmer, hvad jeres ejendomsinspektør laver? 3. Hvilke konkrete opgaver løser ejendomsinspektøren normalt? 4. Ejendomsinspektørens hjælp til opstart af nye afdelingsbestyrelser 5. Ejendomsinspektørens deltagelse på afdelingsmøder 6. Ejendomsinspektørens deltagelse i afdelingsbestyrelsens møder 7. Hvad gør vi, hvis vi ikke er tilfredse med ejendomsinspektørens arbejde? 1. Hvem er ejendomsinspektøren og hvad laver han? Til hver afdeling i DUAB er der tilknyttet en ejendomsinspektør, der er ansvarlig for den daglige drift af ejendommen - et fælles begreb for afdelingens bygninger, installationer og udenomsarealer. Nogle ejendomsinspektører arbejder for flere forskellige afdelinger i løbet af sin arbejdsuge, mens andre kun har én afdeling. Det afhænger af hvor mange opgaver der skal løses i den enkelte afdeling. I DUAB s samlede administrationsaftale ( 2, B 1-8) med vores administrationsselskab UngesBoligService.dk og i den generelle stillingsbeskrivelse for ejendomsinspektørerne er det fastlagt på forhånd, at ejendomsinspektøren har et stort ansvar for at UngesBoligService.dk leverer væsentlige dele af den aftalte service til afdelingen. De væsentligste af disse på forhånd fastlagte opgaver er: At hjælpe med til at sørge for, at afdelingens husorden bliver overholdt (du kan læse mere om husordenen i DUAB-retningslinie nr. 3). At stå for snerydning, renholdelse og pasning af afdelingens bygninger og udenomsarealer. Det konkrete arbejde kan alt efter omstændighederne enten udføres af ejendomsinspektøren selv, af en anden ejendomsfunktionær, som er ansat af afdelingen, eller af personer udefra (det der kaldes fremmed hjælp), som bestilles til at løse den konkrete opgave. At sørge for, at ejendommen bliver drevet økonomisk og forsvarligt på en måde, der overholder lovgivningens krav og tager hensyn til, at bygningerne og de tekniske installationers standard skal være i orden. Det betyder konkret, at det er ejendomsinspektørens ansvar at gøre projektlederen i UngesBoligService.dk og afdelingsbestyrelsen opmærksom på eventuelle skader på bygninger og installationer (varmeanlæg, ventilationsanlæg osv.), så der kan afsættes penge til den nødvendige vedligeholdelse i afdelingens budget. At sørge for, at ejendommen har tilknyttet tilstrækkeligt med velkvalificerede ejendomsfunktionærer/fremmed hjælp på den måde, der bedst sikrer en økonomisk forsvarlig drift af ejendommen. Det kan fx være at beslutte, om det er mest økonomisk fornuftigt at ansætte en ejendomsfunktionær eller det bedre kan betale sig at bestille et 2
firma udefra til at passe afdelingens udenomsarealer. Det hænger også sammen med det maskinel, der skal benyttes til at løse opgaven, da det er afdelingen, der skal købe, vedligeholde og afsætte henlæggelser i budgettet til fornyelser af maskinellet, hvis det skal bruges af afdelingens egne ejendomsfunktionærer. Ejendomsinspektøren tager også stilling til, hvordan man sikrer at opgaverne bliver løst i situationer med ferie eller sygdom. At sørge for, at nybyggede afdelinger overgår fra byggefasen til almindelig drift så gnidningsløst som muligt. Det betyder blandt andet, at ejendomsinspektøren hjælper afdelingsbestyrelsen i en nybygget afdeling i gang med deres arbejde. At informere afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk løbende om de sager og situationer, der opstår i afdelingen og sørge for, at erfaringer fra afdelingens historie gives videre til nye afdelingsbestyrelser og nye ejendomsinspektører. 2. Hvem bestemmer, hvad jeres ejendomsinspektør laver? De overordnede aftaler bestemmer ikke detaljerne i, hvordan den enkelte ejendomsinspektør løser sine opgaver og hvilke andre ting han i øvrigt laver i afdelingen. Det afgøres af konkrete forhandlinger og aftaler mellem afdelingen, ejendomsinspektøren og UngesBoligService.dk. Ejendomsinspektøren er ansat i den eller de afdelinger, han arbejder i, men arbejdsgiverfunktionen varetages af DUAB s administrationsselskab UngesBoligService.dk, som også ansætter, flytter og afskediger ejendomsinspektørerne og kontrollerer, at de udfører deres arbejde tilfredsstillende. Hvis UngesBoligService.dk ansætter eller afskediger en ejendomsinspektør, skal de orientere afdelingsbestyrelserne i de afdelinger, ejendomsinspektøren arbejder for. Ejendomsinspektørens arbejdsleder i dagligdagen er projektlederen i UngesBoligService.dk. Projektlederen har det samlede ansvar for den tekniske drift og vedligeholdelse af de ejendomme, som administreres af UngesBoligService.dk. Sammen med ledelsen i UngesBoligService.dk har ejendomsinspektøren ansvaret for den daglige ledelse i afdelingen. Det betyder, at ejendomsinspektøren skal sørge for, at andre ejendomsfunktionærer og firmaer udefra, fx rengøringsfirmaer, løser deres opgaver i afdelingen. Men ejendomsinspektøren har også løbende kontakt med afdelingsbestyrelsen omkring, hvordan han løser sine opgaver i afdelingen, så de bliver til mest mulig gavn for afdelingens beboere. Det er afdelingsbestyrelsen, der sikrer at beboernes ønsker og behov bliver hørt. Derfor er den bedste måde at beslutte, hvad jeres ejendomsinspektør skal lave i afdelingen, at der er et godt samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen, ejendomsinspektøren og UngesBoligService.dk i dagligdagen, så man i fællesskab aftaler hvilke opgaver, der skal løses og hvordan det kan gøres. I praksis foregår det sådan, at afdelingsbestyrelsen sammen med ejendomsinspektøren vurderer, hvor mange timer om ugen, de har brug for ejendomsinspektørens arbejde og hvilke arbejdsopgaver, der skal udføres inden for det timetal, der er aftalt. Lønudgifterne til ejendomsinspektørens timer betales nemlig af afdelingens beboere, fordi det er en del af afdelingens samlede driftsbudget. Det er beboerne selv, der på afdelingsmødet vedtager afdelingens budget og dermed bestemmer, hvor mange timer de vil betale for at 3
ejendomsinspektøren skal arbejde der, og dermed hvilke opgaver det er muligt for ham at løse i afdelingen. Da det normalt er afdelingsbestyrelsen, der har den daglige kontakt med ejendomsinspektøren og beboerne, er det ofte afdelingsbestyrelsen, der kommer med forslag til beboermødet om at ændre på ejendomsinspektørens timetal eller opgaver. I praksis sker det oftest ved, at afdelingsbestyrelsen kommer med sine forslag, når den aftaler med UngesBoligService.dk, hvordan udkastet til afdelingens budget skal se ud. På den måde bliver der lavet beregninger på, hvor mange timer det vil kræve, hvis ejendomsinspektøren skal løse en ny opgave, eller hvordan man kan omfordele hans timer, så han gør mere af noget og mindre af noget andet. I sidste ende er det beboerne, der skal godkende ændringerne i forbindelse med, at de vedtager afdelingens budget på afdelingsmødet. Så afdelingsbestyrelsen kan ikke beslutte ændringer, som koster flere lønkroner til ejendomsinspektøren eller som gør at nogle opgaver ikke bliver løst som det oprindeligt var aftalt i afdelingens budget, uden først at få det godkendt på et afdelingsmøde. Hvis jeres afdelingsbestyrelse gerne vil ændre i ejendomsinspektørens opgaver, bør I fortælle det til UngesBoligService.dk på et tidspunkt, hvor det passer med, at det kan komme med i afdelingens budget for næste år. Den oplagte mulighed er i forbindelse med den årlige markvandring i maj-juni, hvor afdelingsbestyrelsen inviteres til at tage en runde i afdelingen sammen med ejendomsinspektøren og projektlederen fra UngesBoligService.dk for at vurdere, hvilke nyanskaffelser og vedligeholdelsesarbejder, der skal afsættes penge til i afdelingens budget. I kan også komme med jeres forslag i perioden lige efter markvandringen, hvor der er sat tid af til dialog mellem afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk, før de færdiggør budgetforslaget og sender det til jer. Nogen gange kan en afdelingsbestyrelse opleve, at der opstår et uforudset behov for at ændre på ejendomsinspektørens opgaver eller timetal i løbet af året, efter at budgettet er vedtaget. Hvis det sker, skal afdelingsbestyrelsen kontakte UngesBoligService.dk for at aftale hvad der kan gøres og hvordan. I begge disse situationer bør I tage ejendomsinspektøren med på råd, inden I kommer med forslag, så I kan få hans bud på, hvordan tingene bedst kan gøres. Som afdelingsbestyrelse bør I fra starten sætter jer ind i, hvilke arbejdsopgaver det er aftalt at ejendomsinspektøren skal løse for jeres afdeling, så I ved hvilke forventninger I med rimelighed kan have. Det kan I læse i jeres ejendomsinspektørs stillingsbeskrivelse, som I kan få fra ejendomsinspektøren selv eller ved at henvende jer til UngesBoligService.dk. Hvis I aftaler med UngesBoligService.dk, at jeres ejendomsinspektør skal løse flere eller andre opgaver for jeres afdeling, bør I huske at få en kopi af den nye stillingsbeskrivelse. Det er en god ide at afdelingsbestyrelsen tager en snak med ejendomsinspektøren med jævne mellemrum for at I kan få afstemt jeres forventninger til hinanden. Ud over at det generelt er godt for samarbejdsklimaet, at man snakker sammen og viser interesse for hinanden, kan det også give jer et overblik over, hvornår ejendomsinspektøren forventer at have tid til at løse større og mere tidskrævende opgaver for jer, som kræver langtidsplanlægning. En måde at sikre kontakten og dialogen er at invitere ejendomsinspektøren med på jeres bestyrelsesmøder, når der er brug for det (se afsnit 6). 4
3. Hvilke konkrete opgaver løser ejendomsinspektøren normalt? Hvordan ejendomsinspektørens arbejdsopgaver præcist ser ud i jeres afdeling afhænger som sagt af, hvad afdelingen har aftalt med ejendomsinspektøren og UngesBoligService.dk. Her er en liste med de opgaver, en ejendomsinspektør typisk arbejder med: Lave aftaler med håndværkere og andre firmaer om indkøb og om løsning af arbejdsopgaver, der skal udføres i ejendommen. Ejendomsinspektøren indhenter tilbud i samarbejde med projektlederen i UngesBoligService.dk og afdelingsbestyrelsen og sørger for, at afdelingerne får løst opgaven til den bedst mulige pris og kvalitet (læs mere i DUAB-retningslinie nr. 6: Indgåelse af aftaler mellem afdelingen og 3. part). Ejendomsinspektøren kontrollerer, at fakturaer til afdelingen fra håndværkere og andre er korrekte og at udgifterne ender på de rigtige konti i afdelingens regnskab. Foretage fraflytningssyn og indflytningssyn, som det er fastlagt i lovgivningen og i reglerne fra UngesBoligService.dk, når en beboer flytter til eller fra afdelingen. Ved indflytning sørger ejendomsinspektøren for, at der senest 14 dage efter indflytning bliver afholdt et indflytningssyn sammen med den nye lejer. I forbindelse med indflytningssynet skal inspektøren sammen med den nye lejer lave en indflytningsrapport, som beskriver lejlighedens tilstand og hvad der skal ordnes. Ved fraflytning sørger ejendomsinspektøren for, at den lejer, der flytter, indkaldes til et flyttesyn, hvor de sammen laver en udflytningsrapport. Hvis fraflytteren ikke deltager i synet eller ikke vil underskrive udflytningsrapporten, fastsætter ejendomsinspektøren selv prisen på hvad der skal laves, før lejligheden kan udlejes igen og sender udflytningsrapporten til den ejendomsadministrator på UngesBoligService.dk s hovedkontor i Hellerup, som administrerer afdelingen. Ejendomsinspektøren sørger for, at der bliver aflæst forbrugsmålere og at aflæsningerne skrives på udflytningsrapporten. Behandle forsikringssager når der opstår skader i ejendommen og hjælpe med at udfylde skadeanmeldelser ved skader hvor der skal udbetales forsikring. Behandle henvendelser fra afdelingens beboere, fx ved at videresende og kommentere nogle former for beboerklager (læs mere i DUAB-retningslinie nr. 4: Behandling af beboerklager i DUAB). Sikre, at den del af afdelingens budget, der handler om daglig drift og vedligeholdelse af ejendommen, overholdes. Hvis der opstår et akut behov for at foretage større reparationer eller udskiftninger, inddrager ejendomsinspektøren afdelingsbestyrelsen i beslutningen om, hvad der skal gøres. I nogle tilfælde kan ejendomsinspektøren selv tage beslutningen, hvis det haster, fx hvis der skal betales for at få lavet en undersøgelse af, hvorfor en tilstoppet kloak skaber oversvømmelse i kælderen, så man hurtigt kan finde ud af hvordan problemet løses. Servicering af beboerne, fx ved at uddele meddelelser fra DUAB og UngesBoligService.dk, sikre at vand-, varme- og energiforsyningen virker samt renholdelse, snerydning og saltning i tilfælde af glat føre. Hjælpe projektlederen i UngesBoligService.dk med at lave vurderinger af bygninger og udenomsarealers tilstand, når der skal laves vedligeholdelsesplaner og budget for afdelingen. Deltage i byggebestyrelsesmøder. Ved større renoveringssager, hvor afdelingen optager lån for at løse opgaven, vil der altid være en byggebestyrelse. Det kan også være 5
aktuelt på større vedligeholdelsesopgaver, der er budgetteret med i afdelingens langtidsplan (læs mere om byggesager og vedligeholdelsesopgaver i DUAB-retningslinie nr. 6). Deltage på afdelingsmøder (se afsnit 5 nedenfor). Deltage i arbejdet i en række af de udvalg, afdelingen kan nedsætte, fx. IT-udvalg eller gårdudvalg. Medvirke til, at afdelingens husorden overholdes. Sikre at ejendommen overholder brandvæsnets krav til brandsikkerhed. Behandle akutte skader i afdelingens bygninger. Rådgive og hjælpe afdelingsbestyrelsen og UngesBoligService.dk ved nyanskaffelser og vedligeholdelse. Det kan fx være om energibesparende foranstaltninger, renovation eller omlægning af afdelingens gård- eller haveanlæg. Sørge for, at afdelingens affaldsanlæg er indrettet sådan, at beboerne kan sortere deres affald sådan som afdelingsmødet har besluttet (glascontainere er dog kommunens ansvarsområde). Sørge for energimærkninger, tilse afdelingens installationer og holde øje med afdelingens løbende forbrug af el, vand og varme. Opbevare afdelingsbestyrelsens pengekasse og udbetale penge fra den, når afdelingsbestyrelsen beder om det, og opbevare kvitteringer på hvad afdelingsbestyrelsen har brugt sit rådighedsbeløb på (læs mere i DUAB-retningslinie nr. 5 Sådan bruges afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb) og sende dem til UngesBoligService.dk, når afdelingsbestyrelsens kasserer har udfyldt kasserapporten. Det er ikke sikkert, at det er aftalt, at jeres ejendomsinspektør løser alle disse opgaver i jeres afdeling. Men I kan bruge denne liste som inspiration til at gennemtænke, hvad I gerne vil have gjort og til at få ideer til, hvad der måske kan gøres anderledes. I skal være opmærksomme på, at ejendomsinspektøren ikke er ansat til at løse småting for den enkelte beboer i deres egen lejlighed. Ejendomsinspektøren skal sørge for, at lyset i opgangen og det samlede afløbssystem virker men han skal ikke skifte pærer i den enkelte beboers lejlighed eller rense deres håndvaske, hvis de stopper til. Derfor er det vigtigt, at beboerne ved, at de selv er ansvarlige for at tingene i deres lejlighed fungerer, så de ikke tror at ejendomsinspektøren løser alle hverdagens små problemer. 4. Ejendomsinspektørens hjælp til opstart af nye afdelingsbestyrelser Grundlæggende er det beboernes eget ansvar at sørge for, at der er en afdelingsbestyrelse og at den fungerer. Det er den afgående afdelingsbestyrelses opgave at overlevere sine erfaringer til den næste afdelingsbestyrelse på en god måde. Men det er også en af ejendomsinspektørens opgaver at hjælpe med til, at erfaringerne fra før bliver givet videre til jer og UngesBoligService.dk og til den nye ejendomsinspektør, hvis der sker udskiftninger. 6
Som nystartet afdelingsbestyrelse bør I fra starten mødes med ejendomsinspektøren for at få overblik over, hvad der foregår og er foregået i afdelingen. Ejendomsinspektøren kender afdelingsbestyrelsens opgaver og ved en del om, hvilke regler I skal følge og hvorfor. Han har ofte arbejdet i afdelingen i mange år og kender dens historie, hvilke aftaler der er indgået om fx internet- og TV-forbindelser, hvilke problemer man før er løbet ind i og hvordan man har løst dem. De erfaringer er med til at give jer et godt grundlag for at træffe beslutninger og kan spare jer for at begå fejl, der allerede er begået af andre før. Som ny afdelingsbestyrelse bør I tage stilling til, hvordan I sikrer at den viden, afdelingsbestyrelsen har brug for, er tilgængelig for jer og for dem der kommer efter jer. Nogle steder samler afdelingsbestyrelsen deres erfaringer (fx referaterne fra afdelingsbestyrelsens møder) i en mappe sammen med de aftaler, afdelingen har indgået, så afdelingsbestyrelsen kan slå op i dem, når den har brug for at finde svar på spørgsmål om hvad man har gjort før. Andre steder foregår det meste af overleveringen mundtligt, sådan at afdelingsbestyrelsen kontakter ejendomsinspektøren for at få svar, når der opstår spørgsmål. Det er op til jer at afgøre hvordan I helst vil have overleveringen til at foregå men hvis I ikke overtager en måde at overlevere fra jeres forgængere, som I er tilfredse med, så brug noget tid sammen med ejendomsinspektøren på at finde ud af, hvordan det skal foregå, så I får lavet nogle aftaler der er langtidsholdbare. På den måde er I med til at sikre, at vigtig viden ikke går tabt. I kan også kontakte UngesBoligService.dk eller DUAB s organisationsbestyrelse, hvis I vil have gode råd til, hvordan man laver en god overlevering. 5. Ejendomsinspektørens deltagelse på afdelingsmøder Det er normalt i mange afdelinger, at ejendomsinspektøren deltager i afdelingsmøderne for at kunne svare på spørgsmål fra beboerne og afdelingsbestyrelsen om den daglige drift af ejendommen og rådgive om muligheder for forbedringer eller fornyelser. I nogle tilfælde fremlægger han også budgettet til godkendelse, hvis det er aftalt med afdelingsbestyrelsen. Hvis I vil have ejendomsinspektøren med til afdelingsmødet, så husk at aftale det med ham i god tid i forvejen. 6. Ejendomsinspektørens deltagelse i afdelingsbestyrelsens møder Afdelingsbestyrelsen kan skrive i sin forretningsorden (læs mere i DUAB-procedure 2: Afdelingsbestyrelsens forretningsorden), at ejendomsinspektøren kan indkaldes til at deltage i punkter på bestyrelsesmødet, hvis han skal orientere eller rådgive bestyrelsen om konkrete sager eller hvis der skal træffes beslutninger, der påvirker ejendomsinspektørens arbejdsopgaver. Da mange af ejendomsinspektørerne har flere afdelinger, de skal passe, er det vigtigt at I husker at aftale i god tid med ham, hvornår I forventer at han skal deltage i møder, så det ikke støder sammen med møder i andre afdelinger. 7
7. Hvad gør vi, hvis vi ikke er tilfredse med ejendomsinspektørens arbejde? Normalt kan de fleste uenigheder mellem en afdelingsbestyrelse og ejendomsinspektøren løses gennem en fornuftig samtale, hvis man generelt har et godt forhold til hinanden. Men hvis der opstår utilfredshed med ejendomsinspektøren i jeres afdeling, og I ikke selv kan løse problemet gennem en samtale, skal I henvende jer til projektlederen i UngesBoligService.dk, som så vil forsøge at løse problemet i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og afdelingens beboere. I kan også bede DUAB s organisationsbestyrelse om hjælp og rådgivning, hvis I har brug for det. 8