Referat fra bestyrelsesmøde nr. 6-2011/12 Tid: Tirsdag den 1. november 2011 kl. 19 00-21 00 Sted: Central Åderupvej Tilstede: Lindy Nymark Christensen, Kristoffer Petersen, Lars Fischer og Peter Frederiksen Afbud: Søren Hartmann, Per Andersen og Rebecca Hindholm havde meldt afbud Mødeleder: Formand Lindy Nymark Christensen Referent: Jens Andersen Åben dagsorden 19. Godkendelse af bestyrelsesmødereferat 2011-10-11: Godkendelse af referat nr. 5-2011/12 fra den 11. oktober 2011. Godkendt, med den tilføjelse til pkt. 2, at direktøren uden bestyrelsens forudgående godkendelse kan påtage sige frivilligt arbejde af lignende karakter. 20. Orientering fra formand og direktør: Plan for den 15. november 2011 udsendes snarest til bestyrelsen. Lindy Nymark Christensen orienterede om: Per Andersen har meddelt, at han udtræder af bestyrelsen og at Kommunen snarest vil udpege et nyt medlem. Per Andersen overdrager sit bestyrelsesmateriale til det nye medlem. Formand og næstformands forestående deltagelse i Investeringskonference vedrørende Maglemølle mv. den 4. november 2011. Bestyrelsesmedlemmers deltagelse i Dansk Fjernvarmes årsmøde den 27. og 28. oktober 2011 i Aalborg. Tidsplan for besigtigelse af egne anlæg og bestyrelsesmøde den 15. november 2011 udsendes snarest. Det er ikke lykkes at aftale et møde med Affaldplus, hvorfor skrivelser vedrørende renteberegning og varmeregnskab 2010 fremsendes til Affaldplus. Jens Andersen orienterede om de forestående forhandlinger om ny gaskontrakt. Side 1 af 5
21. Godkendelse af bestyrelsesmedlemmers valgbarhed: Punkt genoptaget fra sidste møde. I henhold til vedtægtens 8.6 er enhver andelshaver valgbar, som har stemmeret, og enhver person, som er tilknyttet selskaber, institutioner eller lignende, som er andelshaver og har stemmeret. Der foreligger nu et juridisk responsum i sagen som vedlægges dagsordenen. Bestyrelsen afgør i tvivlsspørgsmål om valgbarhed. Administrationen indstiller sagen til nærmere drøftelse. Bilag 1 notat af 19. oktober 2011 Bilag 2 mail af 19. oktober 2011 Rebecca Hindholm har ved skrivelse af 1. november 2011 anmodet om at udtræde af bestyrelsen. Bestyrelsen imødekommer Rebecca Hindholms ønske om at udtræde og 1. suppleant Jens Møller indkaldes som nyt medlem af bestyrelsen. Vedlagt 2 nye bilag 2a og 2b. 22. Vedtægtsændringer: Formandskabet ønsker en revision af vedtægterne således de er mere tidssvarende. Formandskabet foreslår, at der nedsættes et udvalg af bestyrelsens medlemmer, der ud fra en mere detaljeret gennemgang kommer med oplæg til nye vedtægter til bestyrelsens behandling. Inden arbejdet igangsættes ønskes en tilkendegivelse fra bestyrelsen om den faste afgift skal beregnes ud fra en beregnet radiatoreffekt eller pr. m². om at formanden vælges direkte af generalforsamlingen om hvorledes valgsystemet til bestyrelsen generelt skal udformes, herunder om der skal være stemmebegrænsning Der nedsættes en vedtægtsgruppe bestående af formand, næstformand, Lars Fischer og direktør. Udfra bestyrelsens kommentarer omkring beregningsprincipper for fast bidrag og valgsystem til bestyrelse mv. udarbejder vedtægtsgruppen et udkast til nye vedtægter til bestyrelsens behandling. Der var enighed om, at formanden skal vælges af generalforsamlingen. Side 2 af 5
23. Låneomlægning: KommuneKredit foreslår, at 4 af vores eksisterende lån omlægges. Lånene får samme løbetid, men med en lavere rente. Samlet set vil omlægningen give en årlig besparelse på ca. 159.000 kr. Som garant for lånet skal Næstved Kommune godkende omlægningen. Det undersøges i skrivende stund, hvorvidt kommunens nye tiltag omkring provision på 1% træder i kraft ved omlægning af lån. Hvis det er tilfældet er det næppe nogen økonomisk gevinst ved en omlægning. Under forudsætning af, at Næstved Kommune ikke kræver provision af omlægningen indstiller administrationen, at lånene omlægges som foreslået af Kommunekredit. Bilag 3 oplægning af lån nr. 2005-29653 Bilag 4 oplægning af lån nr. 2007-32060 Bilag 5 oplægning af lån nr. 2008-33206 Bilag 6 oplægning af lån nr. 2009-34166 Der indhentes tilbud på konvertible lån, hvorefter sagen genoptages. 24. Organisationsændring: I forbindelse med at 2 medarbejdere går på pension/efterløn er vores organisation blevet gennemgået. Med henblik på at effektivisere arbejdsgangene og organiseringen af det daglige arbejde, foreslås der ændringer, som er nærmere beskrevet i bilaget til dagsordenspunktet. Administrationen indstiller ændringsforslagene til nærmere drøftelse/beslutning i bestyrelsen. Bilag 7 notat af 13. oktober 2011 - organisationsændringer Oplægget blev drøftet. Oplægget genoptages til behandling i bestyrelsen efter behandling i administrationen. Side 3 af 5
25. Budgetopfølgning pr. september 2011: Budgetopfølgningen bliver gennemgået på mødet. Bilag 8 budgetopfølgning september 2011. Bilag 9 notat af 14. oktober 2011 anlægsinvesteringer, budgetopfølgning september 2011. Bilag 10 projektforslag for fjernvarmeforsyning af Næstved Sygehus. Bilag 11 leveringsaftale med Næstved Sygehus. I produktionsforecastet indsættes 110 kr./gj for køb af varme hos Affaldplus, svarende til det vi rent faktisk betaler. Budgetoverskridelsen på anlægsbudgettet vedrørende sygehusledningen og ombygning af centralen på Næstved Sygehus er ikke tilfredsstillende. Overskridelsen skal finansieres af besparelser på øvrige anlægs- og driftsaktiviteter. 26. Administration af andelshavere: I vores forbrugersystem har vi registreret en række data om måleren, forbrugeren og ejendommen. En af oplysningerne er, hvem der ejer ejendommen, denne oplysning er vigtig for vores korrekte administration af vedtægter mv. Oplysninger om ejerforhold bygger på historiske oplysninger fra ejeren om, hvem der ejer ejendommen. Hvis den tidligere ejer eller den nye ejer ikke meddeler ejerskifte til varmeværket ændres oplysningerne omkring ejerforhold ikke. Hvert år sender vi indkaldelse til generalforsamling til ejeren (alternativt administratoren) af ejendommen. Hvis vores registreringer om ejerforhold ikke er korrekte, sendes der ikke indkaldelse til den rigtige ejer af ejendommen. Det kan betyde, at der udleveres stemmesedler til forkerte andelshavere. På grund af vores lokalkendskab er det ofte varmeværket der retter henvendelse til ejeren af ejendommen for at få verificeret vores oplysninger. Der findes ikke et system der automatisk kan kontrollere vores oplysninger om ejerforhold mod officielle registre. Efter at vi har henvendt os til Dansk Fjernvarme og andre varmeværker kan vi konstatere, at andre andelsejede varmeværker har samme problemstilling. Vi har derfor rettet henvendelse til vores IT-leverandør (som også er leverandør til andre andelsejede selskaber), om at tilrette forbrugersystemet, så vi kan eliminere denne fejlmulighed. Det er uklart, hvor længe der går inden den efterspurgte kontrolfacilitet er færdigudviklet. For at højne kvaliteten af vores ejendomsdata indstiller administrationen, at alle andelshavere hvor ejer og forbruger ikke er samme person, tilskrives for at få verificerede vores data. Indstilling godkendt. Side 4 af 5
27. Bestyrelsens adgang til journalsystemet og administrationens servicering af bestyrelsen: Der er udtrykt ønske om at bestyrelsen får adgang til selskabets journalsystem. Sagen er forelagt vores IT-leverandør som anbefaler, at der anskaffes en bærbar-pc, som serviceres af selskabet. Administrationen indstiller sagen til nærmere drøftelse i bestyrelsen. Næstformanden får adgang til selskabets journalsystem i perioden 1. januar 2012 til 31. december 2012. 28. EFTERRETNINGSSAGER A. Afregning af effektbidrag store kunder: Ved kvalitetssikring af vores opkrævning af det faste bidrag for store kunder (effekt over 1.163 kw), har vi konstateret, at 2 kunder har betalt for meget i forhold til vores tarifblad. Beløbsmæssigt drejer det sig om henholdsvis ca. 10.000 kr. og 1.000 kr. årligt. Det kan oplyses, at vi hvert år, i forbindelse med årsregningen udsender vores tarifblad for det kommende budgetår, hvorfor kunderne har god mulighed for at kontrollere deres regninger fra varmeværket. Kunderne tilskrives om fejlen og vi ændrer betalingen fremadrettet. Orientering taget til efterretning. Jens Andersen 3. november 2011 Lindy Nymark Christensen Kristoffer Petersen Lars Fischer Peter Frederiksen Side 5 af 5