Om bevillingsafregning 2013 November 2013 Version 1.1
Indhold 1 Indledning 3 2 Hvad er nyt 4 2.1 Bogføring i de lokale økonomisystemer 4 2.2 Statens Budgetsystem 4 2.3 Primo beholdninger på det udgiftsbaserede område 5 3 Processen 6 3.1 Den generelle tidsplan 6 3.2 Departementernes rolle 6 3.3 Institutionernes rolle 7 3.4 Godkendelse af bevillingsafregning 7 4 Elementer i bevillingsafregningen 8 4.1 Korrektioner i forbindelse med kontoændringer 8 4.2 Bevillingstekniske omflytninger 9 4.3 Bortfald 9 4.4 Ændringer i den samlede statsforskrivning 10 4.5 Udbytte 10 4.6 Overført overskud 11 4.7 Reservation af året bevilling 11 4.8 Anvendelse af tidligere års reservationer 12 Vedlagte bilag: Bilag 1: Bevillingsafregning på det udgiftsbaserede område Tabeludtræk fra SB Bilag 2: Bevillingsafregning på det udgiftsbaserede område Bogføringseksempler Bilag 3: Bevillingsafregning på det omkostningsbaserede område Tabeludtræk fra SB Bilag 4: Bevillingsafregning på det omkostningsbaserede område Bogføringseksempler Ændringer i version 1.1. i forhold til vejledning af oktober 2013 Der er i kapitel 4 indsat nyt afsnit, der kort gennemgår beregningen af overført overskud i forbindelse med resultatdisponeringen. Samtidig er afsnittet om båndlæggelser udgået, da bogføring af båndlæggelser ikke er relevant i forbindelse med bevillingsafregningen. Endvidere er i bilag 4 indsat konteringseksempel, der viser hvorledes midler disponeret til overført overskud skal bogføres. Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 E modst@modst.dk www.modst.dk CVRnr. 10213231 EANnr. 5798000015005
1 Indledning Vejledningen her indeholder en nærmere beskrivelse af tilrettelæggelsen af bevillingsafregningen for 2013, hvor der gennemføres en række væsentlige omlægninger af processen. Indtil i dag er bevillingsafregningen både blevet bogført i Navision (de lokale økonomisystemer), og samtidig har man manuelt skulle indrapportere bevillingsafregningen til Statens Budgetsystem. Denne dobbelte registrering har medvirket til at forlænge processen og har samtidig resulteret i, at der er opstået en række differencer mellem registreringerne i Navision og Statens Budgetsystem, som det hvert år har krævet mange ressourcer at udrede. Fra 2013 skal bevillingsafregningen derfor udelukkende bogføres i Navision, hvorefter den automatisk vil blive overført til Statens Budgetsystem. Herved kan processen gøres kortere og samtidig undgår man de mange differencer mellem registreringerne i Navision og Statens Budgetsystem. Omlægningen gennemføres som led i processen med en fremrykket årsafslutning 2013 og omfatter både de omkostningsbaserede og de udgiftsbaserede bevillinger. Vejledningen er opdelt på følgende måde: I kapitel 2 følger en nærmere beskrivelse af, hvad der er nyt i forbindelse med bevillingsafregningen 2013. Kapitel 3 gennemgår selve processen og den hermed forbundne plan. Herefter følger i kapitel 4 en nærmere beskrivelse af de forhold der skal tages nærmere stilling til i forbindelse ed bevillingsafregningen, herunder hvorledes de enkelte forhold bogføres. Vejledningen er suppleret med 4 bilag. Bilag 1 og 2 beskriver bogføringseksempler og tabeludtræk fra Statens Budgetsystem i relation til det udgiftsbaserede område. Bilag 3 og 4 beskriver bogføringseksempler og tabeludtræk fra Statens Budgetsystem i relation til det omkostningsbaserede område. Der foreligger på finansloven enkelte hovedkonti med driftsbevillinger, som samtidig er underlagt den udgiftsbaserede regnskabsregistrering. Bevillingsafregningen for disse hovedkonti følger et særligt regelsæt, der vil blive særskilt udmeldt til de berørte institutioner. 3
2 Hvad er nyt Den helt centrale nyskabelse i forbindelse med bevillingsafregningen 2013 er, at afregningen udelukkende skal bogføres i Navision, hvorefter den automatisk overføres til Statens Budgetsystem. Samtidig fremrykkes bevillingsafregningen, således at afregningen skal være godkendt af de enkelte institutioner overfor departementerne den 31. januar 2014. Ændringerne er nærmere gennemgået nedenfor under følgende overskrifter: 1. Bogføring i de lokale økonomisystemer 2. Statens Budgetsystem 3. Primo beholdninger på det udgiftsbaserede område 2.1 Bogføring i de lokale økonomisystemer Bevillingsafregningen for 2013 skal udelukkende bogføres i Navision hvorefter den automatisk overføres til Statens Budgetsystem. Indtil 2012 er bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område slet ikke blevet bogført i Navision. Til bogføring af bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område er derfor oprettet følgende nye regnskabskonti: 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område På det omkostningsbaserede område er bevillingsafregningen også tidligere blevet bogført i Navision. Der anvendes derfor de samme regnskabskonti som hidtil. Brugen af de regnskabskonti, der skal anvendes i forbindelse med bevillingsafregningen er nærmere beskrevet i bilag 2 og 4. 2.2 Statens Budgetsystem Bevillingsafregningen har hidtil været indrapporteret til Statens Budgetsystem via anvendelse af en række transaktionstype numre. Denne indrapportering ophører fra 2013, hvor der ikke længere skal indrapporteres til Statens Budgetsystem, da bevillingsafregningen i stedet bogføres direkte i Navision. 4
I forbindelse med bevillingsafregningen skal Statens Budgetsystem derfor udelukkende anvendes til udskrivning af de tabeller, der indgår i statsregnskabet omkring bevillingsafregningen. Tabelnumrene i Statens Budgetsystem fremgår nedenfor. Tabeller vedrørende bevillingsafregningen i Statens Budgetsystem På det udgiftsbaserede område Tabel 10151 Bevillingsafregning pr. hovedkonto i kr. Tabel 10152 Bevillingsafregning pr. hovedkonto i mio.kr. På det omkostningsbaserede område Tabel 10250 Bevillingsafregning pr. virksomhedsbærende hovedkonto i mio.kr. Tabel 10251 Bevillingsafregning pr. virksomhedsbærende hovedkonto i kr. Tabel 10252 Bevillingsafregning fordelt på underkonti Det nærmere indhold af tabellerne er gennemgået i bilag 1 og 3. 2.3 Primo beholdninger på det udgiftsbaserede område Bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område har ikke tidligere været bogført i Navision. Det skal den fra i år, og der er i den forbindelse oprettet en række særskilte regnskabskonti hertil, jf. afsnit 2.1. Da bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område ikke tidligere har været bogført i Navision, så skal de videreførelsesbeholdninger, der er opført i statsregnskabet for 2012 bogføres i regnskaberne inden bevillingsafregningen for 2013 går i gang. Registreringen af primo beholdningerne på det udgiftsbaserede område skal foretages inden årets udgang, således at der er god tid til at kontrollere registreringen og dermed sikre, at bevillingsafregningen for 2013 startes på et korrekt grundlag. Selve proceduren for denne registrering af primo beholdninger på det udgiftsbaserede område vil blive udmeldt i et særskilt brev fra Moderniseringsstyrelsen i slutningen af oktober måned 2013. 5
3 Processen I 2013 skal bevillingsafregningen udelukkende bogføres i Navision, hvorefter afregningen automatisk overføres til Statens Budgetsystem. Denne omlægning giver mulighed for at afvikle processen væsentligt hurtigere end i tidligere år, men forudsætter samtidig at man nøje følger de fastsætte tidsfrister for processens tilrettelæggelse. Processen omkring bevillingsafregningen 2013 er nærmere gennemgået nedenfor under følgende overskrifter: 1. Den generelle tidsplan 2. Godkendelse af bevillingsafregningen 3. Departementernes rolle 4. Institutionernes rolle 3.1 Den generelle tidsplan Ministerområdernes bevillingsafregning skal være afsluttet og korrekt bogført i de lokale økonomisystemer med udgangen af januar måned 2014. Da den endelige bogføring af bevillingsafregningen først kan foretages, når den øvrige bogføring er afsluttet, anbefaler Moderniseringsstyrelsen, at ministerierne tilrettelægger sine arbejdsgange således, at al almindelig bogføring inkl. bevillingsafregningen afsluttes med udgangen af uge 4, således at uge 5 kan forbeholdes til departementernes kontrol af bevillingsafregningen plus eventuelle fejlrettelser i den forbindelse. Departementernes orienterer mandag den 3. februar 2014 Moderniseringsstyrelsen om, at bogføringen er afsluttet og meddeler i den forbindelse Moderniseringsstyrelsen, om der bliver behov for bogføring af væsentlige fejlrettelser i løbet af uge 6. Bogføringen af væsentlige fejlrettelser i løbet af uge 6 kan kun foretages med Moderniseringsstyrelsens forudgående godkendelse. Den samlede tidsplan for årsafslutningen 2013 herunder bogføringsfrister mv. er nærmere gennemgået i Moderniseringsstyrelsens generelle vejledning til årsafslutningen 2013. 3.2 Departementernes rolle Det er de enkelte departementer, der er ansvarlig for tilrettelæggelsen og godkendelsen af ministeriernes bevillingsafregning, og departementerne skal dermed sikre, at ministerområdernes bevillingsafregning er afsluttet og korrekt bogført i de lokale økonomisystemer med udgangen af januar måned 2014. 6
De enkelte departementer er selv ansvarlig for fastsættelsen af interne tidsfrister indenfor ministerområdet, der skal sikre, at bevillingsafregningen kan være afsluttet med udgangen af januar måned 2014. Til brug for departementernes kontrol af institutionernes bevillingsafregning anvendes bevillingsafregningstabellerne i Statens Budgetsystem, jf. afsnit 2.2. I den udstrækning departementerne finder væsentlige fejl i institutionernes bevillingsafregning, som ikke er rettet i løbet af uge 5, så er der mulighed for at foretage fejlrettelser i uge 6. Eventuelle fejlrettelser i uge 6 må kun foretages med forudgående tilladelse fra Moderniseringsstyrelsen. Det er departementerne, der er ansvarlig for den endelige godkendelse af ministeriernes bevillingsafregning overfor Moderniseringsstyrelsen. Den endelige godkendelse af bevillingsafregningen foretages samtidig med den samlede regnskabsgodkendelse overfor Moderniseringsstyrelsen. 3.3 Institutionernes rolle De enkelte institutioner er ansvarlige for, at bevillingsafregningen er korrekt bogført i de lokale økonomisystemer, og at denne bogføring er afsluttet indenfor de af departementerne fastsatte tidspunkter og senest fredag den 31. januar 2014. De enkelte institutioner kan ligesom departementerne kontrollere den bogførte bevillingsafregning via bevillingsafregningstabellerne i Statens Budgetsystem. 3.4 Godkendelse af bevillingsafregning Den endelige godkendelse af bevillingsafregningen foretages samtidig med den samlede regnskabsgodkendelse via indsendelse af en samlet regnskabserklæring til Moderniseringsstyrelsen. Den nærmere procedure omkring den endelige regnskabsgodkendelse er nærmere beskrevet i den generelle vejledning til årsafslutningen 2013. 7
4 Elementer i bevillingsafregningen I forbindelse med bevillingsafregningen skal der tages stilling til en række spørgsmålet i relation til, hvorledes årets resultat skal håndteres. Nogle spørgsmål er relevante i relation til både det udgiftsbaserede og det omkostningsbaserede område, mens andre spørgsmål udelukkende er relevante på det omkostningsbaserede område. De forhold, der skal tages stilling til i forbindelse med bevillingsafregningen, er samlet i nedenstående oversigt, hvor det samtidig er angivet på hvilke områder, spøgsmålet er relevant. Hvad skal der tages stilling til i forbindelse med bevillingsafregningen 1. Korrektioner i forbindelse med kontoændringer 2. Bevillingstekniske omflytninger 3. Bortfald 4. Ændringer i den samlede statsforskrivning 5. Udbytte til statskassen 6. Overført overskud 7. Reservation af årets bevillings til kommende år 8. Anvendelse af tidligere års reservationer Omkostningsbaseret område Udgiftsbaseret Område Egenkapital Reservationer Egenkapital X X X X X X X X X X X X 4.1 Korrektioner i forbindelse med kontoændringer Korrektioner i forbindelse med kontoændringer omfatter eventuelle videreførselsbeløb, der skal tilføres hovedkontoen fra en anden hovedkonto, eller videreførselsbeløb der skal overføres fra hovedkontoen til en anden hovedkonto. Sådanne korrektioner kan både være aktuelle på det omkostningsbaserede og det udgiftsbaserede område. Man skal i den forbindelse være opmærksom på, at der skal anvendes forskellige regnskabskonti afhængig af, om korrektionen foretages på en omkostningsbaseret eller udgiftsbaseret hovedkonto. 8
Korrektioner i forbindelse med kontoændringer Bogføring På udgiftsbaseret område Bogføringskonti: 74.92 med modkonto på 74.90 Læs nærmere: Bogføringseksempel 3 i bilag 2 På omkostningsbaseret område (egenkapital) Bogføringskonti: 74.06 med modkonto på 74.12 Læs nærmere: Bogføringseksempel 8 i bilag 4 På omkostningsbaseret område (reserveret bevilling) Bogføringskonti: 75.11 med modkonto på 75.12 Læs nærmere: Bogføringseksempel 6 i bilag 4 Ved bogføring af korrektioner i forbindelse med kontoændringer skal man på det omkostningsbaserede område være opmærksom på, at der efterfølgende skal foretages en regulering af likviditeten. 4.2 Bevillingstekniske omflytninger For visse anlægs og reservationsbevillinger er der etableret en særlig hjemmel på finansloven til at genanvende eventuelle merindtægter. Genanvendelse af sådanne merindtægter registreres ved en bevillingsteknisk omflytning på bevillingsafregningen. Det understreges, at bevillingstekniske omflytninger udelukkende må foretages i den udstrækning, der foreligger en særlig hjemmel hertil under de særlige bevillingsbestemmelser på finansloven. Bevillingstekniske omflytninger anvendes udelukkende på det udgiftsbaserede område. Bevillingstekniske omflytninger Bogføring På udgiftsbaserede område Bogføringskonti: 74.94 med modkonto på 74.90 Læs nærmere: Bogføringseksempel 2 i bilag 2 4.3 Bortfald Under bortfald registreres den del af et givent overskud, der ikke kan videreføres til kommende år. Bortfald må ikke anvendes til at tilføje midler til en hovedkonto (negativt bortfald). Der er dog en undtagelse fra denne regel nemlig konkrete anlægsprojekter eller reservationsbevillinger, der afsluttes med et merforbrug, der udgør under 50.000 kr. I sådanne tilfælde kan der søges bortfald med modsat fortegn, således at man sikrer, at hovedkontoen kan lukkes. 9
Hvis merforbruget udgør mere end 50.000 kr. når projektet afsluttes, må der dog først foretages bortfald i det efterfølgende finansår, dvs. efter at merforbruget har været vist i bevillingsafregningen for et år. Bortfald Bogføring På udgiftsbaseret område Bogføringskonti: 74.93 med modkonto på 74.90 Læs nærmere: Bogføringseksempel 4 i bilag 2 På omkostningsbaseret område (egenkapital) Bogføringskonti: 74.03 med modkonto på 73.11 Læs nærmere: Bogføringseksempel 10 i bilag 4 På omkostningsbaseret område (reserveret bevilling) Bogføringskonti: 75.11 med modkonto på 75.13 Læs nærmere: Bogføringseksempel 7 i bilag 4 Ved bogføring af bortfald skal man på det omkostningsbaserede område være opmærksom på, at der efterfølgende skal foretages en regulering af likviditeten. 4.4 Ændringer i den samlede statsforskrivning Det kan i visse situationer være aktuelt at ændre den samlede registrerede statsforskrivning under den enkelte virksomhed. Sådanne ændringer kræver bevillingsmæssig hjemmel via finansloven og registreres i givet fald på bevillingsafregningen. Ændringer i statsforskrivninger kan kun forekomme på det omkostningsbaserede område. Ændringer i den samlede statsforskrivning Bogføring På omkostningsbaseret område Bogføringskonti: 70.12 med modkonto på 53.17 Læs nærmere: Bogføringseksempel 9 i bilag 4 4.5 Udbytte Det kan i visse ekstraordinære tilfælde være aktuelt, at en del af overskuddet skal udbetales som særligt udbytte (forekommer kun meget sjældent). Såfremt en del af overskuddet skal udbetales som særligt udbytte registreres dette på bevillingsafregningen i forbindelse med resultatdisponeringen. 10
Udbetaling af særligt udbytte kan kun forekomme på det omkostningsbaserede område. Udbytte Bogføring På omkostningsbaseret område Bogføringskonti: 74.03 med modkonto på 73.50 Læs nærmere: Bogføringseksempel 5 i bilag 4 Ved bogføring af udbytte skal man være opmærksom på, at der efterfølgende skal foretages en regulering af likviditeten. 4.6 Overført overskud I forbindelse med resultatdisponering på det omkostningsbaserede område registreres den del af året resultat, der kan videreføres til kommende år. Det overførte overskud beregnes på baggrund af året resultat minus eventuelt bortfald og udbytte til statskassen. Overført overskud På omkostningsbaseret område Bogføringskonti: 74.03 med modkonto på 74.06 Læs nærmere: Bogføringseksempel 5 i bilag 4 4.7 Reservation af året bevilling I den udstrækning der skal foretages reservation af årets bevilling til kommende år anføres dette i forbindelse med bevillingsafregningen. Reservation af bevilling til kommende år kan kun forekomme på det omkostningsbaserede område. Reservation af årets bevilling Bogføring På omkostningsbaseret område Bogføringskonti: 10.32 med modkonto på 75.11 Læs nærmere: Bogføringseksempel 2 i bilag 4 11
4.8 Anvendelse af tidligere års reservationer I den udstrækning der er anvendt midler af tidligere års reservationer i indeværende år registreres dette i forbindelse med bevillingsafregningen. Forbrug af reservationer kan kun forekomme på det omkostningsbaserede område. Anvendelse af tidligere års reservationer Bogføring På omkostningsbaseret område Bogføringskonti: 10.24 med modkonto på 75.11 Læs nærmere: Bogføringseksempel 1 i bilag 4 12
Bilag 1: Bevillingsafregning på det udgiftsbaserede område Tabeludtræk fra SB Bevillingsafregningen for de udgiftsbaserede bevillinger optrykkes i statsregnskabet for hovedkonti af bevillingstypen reservationsbevilling og anlægsbevilling. Herudover kan forekomme genbevillingsadgang på enkelte hovedkonti af typen anden bevilling. For de hovedkonti/bevillingstyper, der har videreførelsesadgang, indeholder bevillingsafregningen en opgørelse af afvigelsen mellem bevilling og regnskab samt den akkumulerede opsparing fra det foregående år. Hertil kommer det pågældende ministeriums stillingtagen til, hvorvidt dette beløb helt eller delvis skal videreføres til kommende finansår. For de konti, som ikke har videreførelsesadgang, dvs. lovbundne bevillinger og anden bevilling, (ekskl. ovenstående undtagelse), er bevillingsafregningen begrænset til en opgørelse af afvigelsen mellem bevilling og regnskab pr. hovedkonto. Denne afvigelse vises i statsregnskabets regnskabsspecifikationsdel og indeholder udelukkende en beregning af forskellen mellem den formelle bevilling og regnskabstallet pr. hovedkonto. Der anvendes udelukkende 2 tabeller i relation bevillingsafregningen for de udgiftsbaserede bevillinger henholdsvis: 1. Resultatopgørelse for indeværende år 2. Opgørelse af akkumuleret resultat Tabellerne kan udskrives via Statens Budgetsystem (tabel nr. 10151 og 10152) og dannes på baggrund af regnskabsregistreringen i SKS herunder de regnskabsregistreringer, der er bogført i forbindelse med bevillingsafregningen. De tabeller, der udskrives via SB, er mere detaljerede end dem der vises i statsregnskabet (visse linjer vises ikke, hvis ikke de indeholder beløb). Skemaerne har samme struktur på hoved og underkontoniveau. Resultatopgørelse for indeværende år Tabellen dannes automatisk i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS og de foreliggende bevillingsregistreringer i SB. Tabellen rekvireres via tabelnummer 10151 og 10152. 13
Resultatopgørelse indeværende år (relevant for alle hovedkonti) Kontering i SKS 1. Bevilling (B+TB)... Sammentælling 2. Regnskab 3. Afvigelse mellem bevilling og regnskab = 12 4. Bevillingstekniske omflytninger... 74.94 5. Årets overskud... = 3+4 Linje 1 Bevilling: Beløbet fremkommer som en sum af hoved eller underkontoens bevillinger på finanslov og tillægsbevillingslov. Beløbet overføres direkte fra B+TB registeret i Statens Budgetsystem. Linje 2 Regnskab: Beløbet fremkommer som en sum af det afsluttede regnskabs registreringer for de regnskaber (delregnskaber/bogføringskredse), som hører til hoved eller underkontoen. Beløbet overføres direkte fra de samlede regnskabsregistreringer i SKS. Linje 3 Afvigelse mellem bevilling og regnskab: Denne afvigelse beregnes som bevilling fratrukket regnskab. Ved et mindreforbrug bliver fortegnet positivt. Ved et merforbrug bliver fortegnet negativt. Linje 4 Bevillingstekniske omflytninger: Beløbet i denne linje tages ud fra den foretagne registrering på konto 74.94. Kontoen anvendes til registrering af merindtægter i forhold til finanslovbudgetteringen på de hovedkonti, hvor ministerierne har adgang til at videreføre en sådan merindtægt, jf. kapitel 4.1. Linje 5 Årets overskud: Med indregning af evt. bevillingstekniske omflytninger fremkommer årets overskud før dispositioner. Et beløb med positivt fortegn angiver et overskud, mens et negativt fortegn angiver et underskud. Opgørelse af akkumuleret resultat Tabellen dannes automatisk i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS og de foreliggende bevillingsregistreringer i SB. Tabellen rekvireres via tabelnummer 10151 og 10152. 14
Opgørelse af akkumuleret resultat Kontering i SKS Sammentælling 11. Akkumuleret overskud ultimo forrige år... Undertrykkes 12. Korrektioner til akkumuleret overskud forrige år 12.1. Korrektion i forbindelse med kontoændringer Undertrykkes 13. Akkumuleret overskud primo indeværende år Primo saldo incl. primo korrektioner 74.90 + årets bevægelse på 74.92 14. Året overskud (jf. resultatopgørelse) pkt. 5 15. Akkumuleret overskud ultimo indeværende år... = 13+14 16. Omflytninger, disponeringsmæssige Udgår 17. Omflytninger mellem underkonti Udgår 18. Disposition, overskud som bortfalder 74.93 19. Akkumuleret overskud til videreførelse ult. indeværende år = 15+16+18 Linje 11 og 12 undertrykkes i statsregnskabet, men linjerne vil fremgå af de tabeller der udskrives fra SB. Korrektioner i forbindelse med kontoændringer på det udgiftsbaserede område registreres på konto 74.92. Linje 13 Akkumuleret overskud primo indeværende år: Beløbet registreres ud fra primosaldoen på konto 74.90 inkl. de registrerede primokorrektioner på konto 74.90. Endvidere indgår årets bevægelser på konto 74.92. I opstartåret (2013) skal man registrere det akkumulerede overskud ultimo 2012 på konto 74.90. Beløbet skal registreres som en primokorrektion, jf. kapitel 2.3. Linje 14 Årets overskud: Beløbet hentes fra resultatopgørelsestabellen, jf. tabel på side 14. Linje 15 Akkumuleret overskud ultimo indeværende år: Beløbet er en sum post. Linje 16 Omflytninger, disponeringsmæssige: Udgår. Punktet har hidtil været anvendt til at vise eventuelle omflytninger af den akkumulerede opsparing mellem lønsum og øvrig drift indenfor den samme hovedkonto. Summen af eventuelle transaktioner har derfor været nul på hovedkontoniveau. Sådanne omflytninger vil ikke længere blive vist i forbindelse med bevillingsafregningen. Linje 17 Omflytninger mellem underkonti: Udgår. Punktet har hidtil været anvendt til flytninger mellem underkonti indenfor den samme hovedkonto. Summen af eventuelle transaktioner har derfor været nul på hovedkontoniveau. Så 15
danne omflytninger vil ikke længere blive vist i forbindelse med bevillingsafregningen. Linje 18 Overskud som bortfalder: Beløbet hentes fra de registreringer, der er foretaget på regnskabskonto 74.93. Linje 19 Akkumuleret overskud til videreførelse: Beløbet dannes som en sum registrering. Beløbet i dette felt skal være lig med ultimo saldoen på konto 74.90. Kontrol af opgjort akkumuleret overskud til videreførelse Ved udskrivning fra tabellen fra SB er der i bunden af tabellen anført en kontrolindikator, der angiver, om der er overensstemmelse mellem tabellens afsluttende sum tal (linje 19) og den foretagne regnskabsregistrering i Navision (de lokale økonomisystemer). 16
Bilag 2: Bevillingsafregning på det udgiftsbaserede område Bogføringseksempler Bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område bogføres på følgende regnskabskonti: 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område Nedenstående bogføringseksempel illustrerer hvorledes bevillingsafregningen på det udgiftsbaserede område skal bogføres. Først er angivet hvilke forudsætninger eksemplet bygger på. Herefter er angivet hvorledes resultatopgørelse og akkumuleret resultat vil optræde i bevillingsafregningen under de givne forudsætninger, og endelig er angivet hvorledes de enkelte transaktioner skal bogføres. Det understreges, at primokorrektion udelukkende skal anvendes i forbindelse med bogføring af det akkumulerede resultat, ved opstarten af den nye ordning, jf. pkt. 2 i nedenstående bevillingsforudsætninger. Beskrivelse af forudsætninger 1. På hovedkontoen er registreret et samlet mindreforbrug (udgifter) i forhold til FL2013 på 4 mio. kr. Beløbet kan genanvendes (se konteringseksempel 1). 2. På hovedkontoen foreligger pr. 1. januar 2013 er akkumuleret overskud på 10 mio.kr. Det akkumulerede resultat bogføres som en primokorrektion ved opstarten af den nye ordning (se konteringseksempel 1). 3. På hovedkontoen er registreret en samlet merindtægt i forhold til FL2013 på 2 mio.kr. Der er tilknyttet en særlig bevillingsbestemmelse til hovedkontoen, der giver adgang til at genanvende denne merindtægt (se konteringseksempel 2). 4. Til hovedkontoen er overført et samlet videreførslesbeløb på 3 mio.kr. i løbet af 2013. Overførslen er sket i forbindelse med en ressortændring (se konteringseksempel 3). 5. Af det akkumulerede overskud pr. 1. januar 2013 skal 1 mio.kr. bortfalde (se konteringseksempel 4). Resultatopgørelse Udgifter Indtægter 1. Bevilling (B+TB)... 104,0 100,0 2. Regnskab 100,0 102,0 3. Afvigelse mellem bevilling og regnskab 4,0 2,0 4. Bevillingstekniske omflytninger... 2,0 2,0 5. Årets overskud... 6,0 17
Opgørelse af akkumuleret resultat Udgifter 11. Akkumuleret overskud primo indeværende år (10,0+3,0)* 13,0 12. Året overskud (jf. resultatopgørelse) 6,0 13. Akkumuleret overskud ultimo indeværende år... 19,0 14. Disposition, overskud som bortfalder 1,0 15. Akkumuleret overskud til videreførelse ult. indeværende år 18,0 Indtægter * Det akkumulerede overskud primo indeværende år sammensættes dels af de 10 mio.kr. der forefindes ved året begyndelse, og dels ved de 3 mio.kr. der er overført ved en ressortændring, jf. de beskrevne forudsætninger pkt. 2 og 4. Konteringseksempel 1 Bogføring af akkumuleret overskud pr. 1. januar 2013 samt bogføring af mindre forbrug, der kan genanvendes På konto 74.91 bogføres mindre forbrug, der kan videreføres. På konto 74.91 bogføres endvidere det akkumulerede overskud pr. 1. januar 2013. Modkontoen til disse posteringer er konto 74.90. Afvigelse mellem bevilling og regnskab udgiftsbaserede område 74.91 10 (p) 4 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område 74.90 10(p) 4 Konteringseksempel 2 Kontering af bevillingstekniske omflytninger Den merindtægt, der kan genanvendes, bogføres på konto 74.94 med modkonto på 74.90. Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område udgiftsbaserede område Akkumuleret overskud til videreførelse, 74.94 74.90 2 2 18
Konteringseksempel 3 Kontering af overført videreførselsbeløb i forbindelse med kontoændringer Modtagelse af videreførsler fra andre hovedkonti i forbindelse med en ressortændring bogføres på konto 74.92 med modkontoen på 74.90. Kontoændringer, Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område udgiftsbaserede område 74.92 74.90 3 3 Konteringseksempel 4 Kontering af bortfald Bogføring af bortfald foretages på konto 74.93 med modkonto på 74.90. Bortfald, Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område udgiftsbaserede område 74.93 74.90 1 1 19
Bilag 3: Bevillingsafregning på det omkostningsbaserede område Tabeludtræk fra SB Bevillingsafregningen for de omkostningsbaserede bevillinger optrykkes i statsregnskabet for hovedkonti af bevillingstypen driftsbevilling og statsvirksomhed. Der anvendes 4 forskellige tabeller henholdsvis: Resultatopgørelse for indeværende år Disponering af årets resultat Opgørelse af reserveret bevilling Opgørelse af egenkapital 1. Resultatopgørelse for indeværende år Tabellen dannes automatisk i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS og de foreliggende bevillingsregistreringer i SB. Resultatopgørelse indeværende år (relevant for alle hovedkonti) 1. Bevilling (B+TB)... 2. Forskydning i reservationer: 2.1. Anvendt af tidligere års reservationer... 2.2. Reservation af årets bevilling til kommende år... 3. Bevilling til rådighed... 4. Regnskab... Kontering i SKS 1024 1032 Sammentælling = 1+2.12.2 5. Afvigelse mellem bevilling og regnskab... =34 6. Omflytninger, bevillingstekniske... Udgår 7. Årets resultat på hoved(under)kontoen... =5 [Tekst på ikkevirksomhedsbærende hovedkonti] 8. Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto xx.xx.xx [Tekst på virksomhedsbærende hovedkonti] 8.1 Overførsel fra hovedkonto yy.yy.yy... 8.2 Overførsel fra hovedkonto zz.zz.zz... 9. Årets resultat til disponering... Note: Pkt. 9 er altid 0 på ikkevirksomhedsbærende hovedkonti. Linje 1 Bevilling: Beløbet overføres direkte fra B+TB registeret i Statens Budgetsystem. Linje 2 Forskydninger i Reservationer: Beløbene hentes fra de registreringer, der er foretaget på regnskabskonti 10.24 og 10.32. Linje 3 Bevilling til rådighed: Beløbet dannes som en sum registrering. 20
Linje 4 Regnskab: Beløbet overføres direkte fra den samlede regnskabsregistrering i SKS. Linje 5 Afvigelse mellem bevilling og regnskab: Beløbet dannes som en sum registrering. Linje 6 Omflytninger, bevillingstekniske: Udgår. Bevillingstekniske omflytninger har hidtil vist flytninger mellem lønsum og øvrig drift indenfor samme hovedkonto. Flytninger af denne karakter vil ikke længere blive vist i forbindelse med bevillingsafregningen. Linje 7 Årets resultat: Beløbet vil være identisk med beløbet i linje 5. Linje 8 Overførsel til den virksomhedsbærende hovedkonto: Overførslen foretages automatisk i Statens Budgetsystem. 2. Disponering af året resultat Tabellen skal automatisk kunne dannes i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS. Samtlige punkter i tabellen kan direkte trækkes fra den foretagne regnskabsregistrering. Disponering af årets resultat (kun relevant for de virksomhedsbærende hovedkonti) Kontering i SKS Sammentælling 10.1. Disponeret til bortfald... 7311 10.2. Disponeret til reserveret egenkapital (båndlagt)... 7211 10.3. Disponeret til udbytte til statskassen... 7350 10.4. Disponeret til overført overskud... * * 10.4 = Punkt 9 fra resultatopgørelse + 10.1 10.2 + 10.3 Linje 10.1 Disponeret til bortfald: Beløbet dannes på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering på regnskabskonto 73.11. Linje 10.2 Disponeret til reserveret egenkapital: Beløbet dannes på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering på regnskabskonto 72.11. Linje 10.3 Disponeret til udbytte: Beløbet dannes på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering på regnskabskonto 73.50. Linje 10.4 Disponeret til overført overskud: Beløbet dannes som en sum registrering. 21
3. Opgørelse af reserveret bevilling Tabellen dannes automatisk i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS og de foreliggende bevillingsregistreringer i SB. Opgørelse af reserveret bevilling (relevant for alle hovedkonti) Kroner Kontering i SKS Taleksempel 11. Reserveret bevilling ultimo forrige år... Undertrykkes 12. Korrektioner til reserveret bevilling, primo 12.1. Korrektion i forbindelse med kontoændringer Undertrykkes * 13. Reserveret bevilling primo indeværende år Primosaldo og primokorrektioner på 75.11 + årets bevægelse 75.12 14. Institutionens besluttede dispositioner i årets løb 14.1. Anvendt af tidligere års reservation 14.2. Reservation af årets bevilling til kommende år... 1024 1032 15. Reserveret bevilling ultimo indeværende år... Sum 16 17. Omflytninger mellem underkonti... Udgår 18. Reserveret bevilling som bortfalder... 75.13 5 19. Reserveret bevilling der overføres til kommende år... Sum (skal svare til ultimosaldo på 75.11) * Korrektioner i forbindelse med kontoændringer konteres på regnskabskonto 75.12 men medtages ikke længere i tabellen. Linje 11 og 12 undertrykkes i statsregnskabet, men linjerne vil fremgå af de tabeller der udskrives fra SB. Korrektioner i forbindelse med kontoændringer af reserveret bevilling registreres på konto 75.12. Linje 13 Reserveret bevilling primo indeværende år: Beløbet registreres ud fra primosaldoen på konto 75.11 incl. de registrerede primokorrektioner på konto 75.11. Endvidere indgår årets bevægelser på konto 75.12. Linje 14 Institutionens besluttede dispositioner i året løb: Beløbene hentes fra de registreringer, der er foretaget på regnskabskonti 10.24 og 10.32. Linje 15 Reserveret bevilling ultimo indeværende år: Beløbet er en sum post. Linje 17 Omflytninger mellem underkonti: Udgår. Punktet har hidtil været anvendt til flytning mellem underkonti indenfor den samme hovedkonto. Sådanne omflytninger skal ikke længere foretages i forbindelse med bevillingsafregningen. Linje 18 Reserveret bevilling som bortfalder: Beløbet hentes fra de registreringer, der er foretaget på regnskabskonto 75.13. 17 4 3 11 22
Linje 19 Reserveret bevilling der overføres til kommende år: Beløbet dannes som en sum registrering. Beløbet i dette felt skal være lig med ultimo saldoen på konto 75.11. Kontrol af opgjort reserveret bevilling der overføres til kommende år Ved udskrivning fra tabellen fra SB er der i bunden af tabellen anført en kontrolindikator, der angiver, om der er overensstemmelse mellem tabellens afsluttende sum tal (linje 19) og den foretagne regnskabsregistrering i Navision (de lokale økonomisystemer). 4. Opgørelse af egenkapital Tabellen dannes automatisk i SB på baggrund af den foretagne regnskabsregistrering i SKS og de foreliggende bevillingsregistreringer i SB. Opgørelse af disponibel egenkapital (kun relevant for virksomhedsbærende hovedkonti) Kroner Kontering i SKS Overført overskud 21. Egenkapital ultimo forrige år... Undertrykkes Kontering i SKS Startkapital Undertrykkes 22. Korrektioner til egenkapital: 22.1 Korrektion ifm kontoændringer Undertrykkes * Undertrykkes 23. Egenkapital primo indeværende år...primosaldo + primokorrektioner på 74.06+74.07 samt årets bevægelse på 74.12. (+ primosaldo og primokorrektioner på 74.03 og 74.11) Primo saldo + primokorrektioner 70.12 24. Dispositioner i årets løb 24.1. Årets resultat (jf. resultatdisp.) 24.2. Årets ændring i opskrivninger 24.3. Årets ændring i statsforskrivning... 10.4 Udgår 70.12 25. Egenkapital ultimo indeværende år... Sum Sum 28. Disposition, egenkapital som bortfalder... 74.13 29. Egenkapital ultimo... Sum (Skal svare til ultimosaldo på 74.06 og 74.07 + ultimo saldo på 74.03 og 74.11) * Korrektioner i forbindelse med kontoændringer på egenkapitalen konteres på regnskabskonto 74.12, men medtages ikke længere i tabellen. Sum 23
Linje 21 og 22 undertrykkes i statsregnskabet, men linjerne vil fremgå af de tabeller, der udskrives fra SB. Korrektioner i forbindelse med kontoændringer på egenkapitalen registreres på konto 74.12. Linje 23 Egenkapital primo indeværende år: Beløbet dannes via primosaldoen på 74.06 + 74.07 + årets bevægelser på 74.12. Herudover medtages eventuelt registrerede primokorrektioner på 74.06 + 74.07 (idet eventuelle uoverensstemmelser mellem den foretagne registrering i de lokale økonomisystemer og SB registreres på disse konti). Endvidere medtages primosaldo og primokorrektioner på konto 74.03 + 74.11. Principielt skal den samlede saldo på disse 2 konti være 0, da beløbene på disse konti skal viderebogføres til 74.06 og 74.07. Dette sker imidlertid ikke altid og en eventuel saldo på disse konti medtages derfor under den opgjorte egenkapital primo året. Linje 24 Dispositioner i året løb: Årets resultat hentes fra tabellen, der viser resultatdisponeringen, mens eventuelle ændringer i statsforskrivningen hentes fra den foretagne regnskabsregistrering på konto 70.12. Linje 25 Egenkapital ultimo indeværende år: Beløbet er en sum post. Linje Egenkapital som bortfalder: Beløbet hentes fra de registreringer, der er foretaget på regnskabskonto 74.13. Linje Egenkapital ultimo året: Beløbet dannes som et sum tal. Tallet skal svare til ultimosaldoen på 74.06+74.07+74.03 +74.11, hvis der er bogført korrekt. Kontrol af egenkapital ultimo året Ved udskrivning fra tabel 10250 og 10251 fra SB er der i bunden af tabellen anført en kontrolindikator, der angiver, om der er overensstemmelse mellem tabellens afsluttende sum tal og den foretagne regnskabsregistrering i Navision (de lokale økonomisystemer). 24
Bilag 4: Bevillingsafregning på det omkostningsbaserede område Bogføringseksempler Nedenstående bogføringseksempler illustrerer hvorledes bevillingsafregningen på det omkostningsbaserede område skal bogføres. Bogføringseksemplerne tager udgangspunkt i de 4 tabeller, der optrykkes i statsregnskabet i forbindelse med bevillingsafregningen. De transaktioner der skal bogføres i forbindelse med bevillingsafregningen er angivet med fed skrift, og for hver af disse transaktioner er angivet, hvorledes transaktionen skal bogføres. Resultatopgørelse indeværende år (relevant for alle hovedkonti) Kontering i Tal eksempel SKS 1. Bevilling (B+TB)... 2. Forskydning i reservationer: 2.1. Anvendt af tidligere års reservationer... 2.2. Reservation af årets bevilling til kommende år... 1024 1032 100 4 3 3. Bevilling til rådighed... 4. Regnskab... 101 97 5. Afvigelse mellem bevilling og regnskab... 4 6. Årets resultat... 4 Konteringseksempel 1 Anvendt af tidligere års reservation Anvendelse af tidligere års reservation bogføres på konto 75.11 med modkonto på 10.24. Anvendelse af tidligere års reserveret bevilling bevirker, at den samlede beholdning på 75.11 reduceres (debetpostering). Reserveret Anvendelse af tidligere års reserverede Bevilling bevilling 75.11 10.24 4 4 Konteringseksempel 2 Reservation af årets bevilling til kommende år Reservation af årets bevilling til kommende år bogføres på konto 75.11 med modkonto på 10.32. Reservation af årets bevilling til kommende år bevirker, at den samlede beholdning på 75.11 forøges (kreditpostering). Reserveret Reservation af årets bevilling Bevilling til kommende år 75.11 10.32 3 3 25
Disponering af årets resultat (kun relevant for de virksomhedsbærende hovedkonti) Kontering i SKS Tal eksempel 10.1. Disponeret til bortfald... 7311 2 10.2. Disponeret til udbytte til statskassen... 7350 1 10.3. Disponeret til overført overskud... 1 Konteringseksempel 3 Årets resultat der disponeres til bortfald Bortfald af årets overskud bogføres på 74.03 med modkonto 73.11. Modkonto Bortfald af resultatdisponering Årets resultat 74.03 73.11 2 2 Konteringseksempel 4 Disponeret til udbytte til staten Midler der disponeres til udbytte til staten bogføres på 74.03 med modkonto på 73.50. Modkonto Udbytte resultatdisponering 73.50 74.03 1 1 Konteringseksempel 5 Disponeret til overført overskud Midler der disponeres til overført overskud bogføres på 74.03 med modkonto på 74.06. Modkonto Reguleret overført overskud resultatdisponering 74.06 74.03 1 1 26
Opgørelse af reserveret bevilling (relevant for alle hovedkonti) Kroner Kontering i SKS Tal eksempel 11. Reserveret bevilling ultimo sidste år... 15 12. Korrektion til reserveret bevilling, primo 12.1. Korrektion i forbindelse med kontoændringer... 75.12 2 13. Reserveret bevilling primo indeværende år 17 14. Institutionens besluttede dispositioner i årets løb 14.1. Anvendt af tidligere års reservation 14.2. Reservation af årets bevilling til kommende år... 1024 1032 4 3 15. Reserveret bevilling ultimo indeværende år... Sum 16 16. Reserveret bevilling som bortfalder... 75.13 5 17. Reserveret bevilling der overføres til kommende år... Sum 11 Konteringseksempel 6 Korrektion i forbindelse med kontoændringer Modtagelse eller afgivelse af reserverede midler fra andre hovedkonti bogføres på konto 75.11 med modkonto på 75.12. I eksemplet er bogført modtagne reserverede midler fra andre hovedkonti med det resultat, at den reserverede bevilling er forøget (kreditpostering). Reserveret Kontoændringer Bevilling reserveret bevilling 75.11 75.12 2 2 Konteringseksempel 7 Reserveret bevilling som bortfalder Bortfald af reserveret bevilling bogføres på konto 75.11 med modkonto på 75.13. Et bortfald af reserveret bevilling bevirker, at den reserverede bevilling reduceres (debetpostering). Reserveret Bortfald af reserveret Bevilling bevilling 75.11 75.13 5 5 Kontering af anvendelse af tidligere års reservationer samt kontering af reservation af året bevilling til kommende år: Se under skema angående Resultatopgørelse. 27
Opgørelse af disponibel egenkapital (kun relevant for virksomhedsbærende hovedkonti) Kroner Kontering i SKS Samlet egenkapital Heraf overført overskud Tal eksempel Heraf startkapital 21. Egenkapital ultimo sidste år... 13 8 5 22. Korrektioner til egenkapital: 22.1. Korrektion ifm kontoændringer... 74.12 3 3 23. Egenkapital primo indeværende år... 10 5 5 24. Dispositioner i årets løb 24.1. Årets resultat (jf. resultatdisp.) 24.2. Årets ændring i statsforskrivning... 70.12 25. Egenkapital ultimo indeværende år... 13 9 4 26. Disposition, egenkapital som bortfalder... 74.13 5 5 27. Egenkapital ultimo... 8 4 4 4 1 4 1 Konteringseksempel 8 Korrektion i forbindelse med kontoændringer Modtagelse eller afgivelse af overført overskud (egenkapital) fra andre hovedkonti bogføres på konto 74.06 med modkonto på 74.12. Nedenfor er bogført en overførsel af egenkapital til en anden hovedkonto hvorved den afgivende institutions samlede regulerede overskud reduceres (debetpostering). Reguleret overført Kontoændringer overskud egenkapital 74.06 74.12 1 1 Konteringseksempel 9 Årets ændring i statsforskrivning En ændring i den samlede statsforskrivning bogføres på 70.12 med modkonto på 53.17. Nedenfor er bogført en reduktion af statsforskrivningen hvorved den samlede regulerede egenkapital reduceres (debetpostering). Reguleret Statsegenkapital Forskrivning 70.12 53.17 1 1 28
Konteringseksempel 10 Egenkapital som bortfalder Bortfald af egenkapital bogføres på 74.06 med modkonto på 74.13. Et bortfald af egenkapital bevirker, at det samlede regulerede overførte overskud reduceres (debetpostering). Reguleret overført Bortfald af overført overskud, Overskud egenkapital 74.06 74.13 5 5 29