Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 27. august 2013 (efterfølgende byggeudvalgsmødet), i afdeling Buen, Buen 11, 9800 Hjørring. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring... 2 2.1 Orientering fra formanden, herunder festskrift- jubilæum... 2 2.2 Rejsegildet Svanehusene... 2 2.3 Status driftsfællesskab... 2 2.4 Den økonomiske genopretningsplan fase 3... 3 2.5 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene... 3 2.6 Bestyrelseslokale... 4 2.7 Honorar byggeudvalg Svanehusene... 4 2.8 Styringsrapport og styringsdialog... 4 2.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 2.10 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 2.11 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 5 2.12 Søgning på Google... 6 2.13 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 6 3 Næste møde... 6 4 Eventuelt... 6 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Annette Nørgaard, næstformand Leif Jensen Mikkel Smidstrup John Kilden Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen. Der var afbud fra: Ture Andersen Allan Mose Baltsersen
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet tirsdag den 25. juni 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Næstformand Annette Nørgaard havde en tilføjelse til sidste mødes referat. Under pkt. 2.21 udtrykte Annette Nørgaard sin bekymring for konsekvenserne for beboerne, når en medarbejder afskediges. Referat blev herefter godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden, herunder festskrift- jubilæum Referat: Formand Jørgen Østergaard informerede om udkast til jubilæumshæftet, som Jane Frandsen og Arne Harboe havde udarbejdet. Bestyrelsen modtog udkastet. Jørgen Østergaard opfordrede bestyrelsen til at gennemlæse hæftet. Det blev aftalt, at jubilæumshæftet skulle med som et punkt på næste organisationsbestyrelsesmøde. 2.2 Rejsegildet Svanehusene Oplæg var vedlagt dagsorden. Referat: John Kilden gennemgik oplægget, som var fremsendt med dagsordnen. Bestyrelsen tilpassede oplægget. Det blev aftalt, at det redigerede oplæg skulle fremsendes sammen med referat af mødet. 2.3 Status driftsfællesskab Referat: Mikki Frandsen gav en status på driftsfælleskabet siden opstarten pr. 1. juli 2013. Mikki Frandsen gennemgik de forskellige faser (se vedlagte bilag) og kunne oplyse om følgende: Side 2 af 7
At der fra mandag i uge 27 2012 til mandag i uge 27 2013, var opnået en nettobesparelse på 21 %, på henholdsvis konto 114, 115, 116 og 118. Besparelsen var særligt opnået med fokus på indkøb og igangsættelse af ordre. Der var i samme periode opnået en nettobesparelse på optjeningen af medarbejdernes afspadseringstimer på 71 %. Endvidere kunne der godtgøres for, at medarbejderstabens normering i henhold til den 6 ugers evalueringsplan (se vedlagte bilag), var 6 medarbejdere den økonomiske og ikke mindst korrekte normering. Det svarer til cirka 100 boliger per medarbejder. ( 6 til 12 ugers forandrings cirkel for driftsfællesskabet blev gennemgået, se bilag ) 2.4 Den økonomiske genopretningsplan fase 3 Referat: Mikki Frandsen oplyste, at fase 3 i den økonomiske genopretningsplan kunne igangsættes. Herunder opsigelsen af medarbejder ( for at tilpasse normeringen og den økonomiske vanskelige situation ) og forsøg på afvikling af leasingkontrakt på traktor med en nettobesparelse på 87.650 kr. pr. år. Mikki Frandsen oplyste, at ejendomsmester Peter Larsen ville blive opsagt og fritstillet. Årsagen til fritstillingen var, at det ikke kunne forsvares, at Peter skulle fortsætte i sin opsigelsesperiode, som er på 6 måneder. 2.5 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Mikki Frandsen kunne meddele, at med iværksættelse af fase 1, 2 og 3 manglede der kun nettotallene for opgørelsen i forbindelse med de 45 boliger, som ønskes solgt i afd. 19-25. Mikki Frandsen oplyste, at han havde nettotallene i indeværende uge, og at der var møde med ejendomsmægler mandag den 2. september 2013. Herefter kunne restgælden sammenholdes med salgsopstillingen fra ejendomsmægleren. Derudfra kunne der træffes en beslutning om, hvad der var mest økonomisk ansvarlig. ( der er efter mødet indkaldt til ekstra ordinært bestyrelses møde lørdag den 07. September klokken 1000. ) Side 3 af 7
2.6 Bestyrelseslokale Referat: Mikki Frandsen informerede bestyrelsen om, at i forbindelse med driftssammenlægningen, var det tidligere ejendomsmesterkontor på St. Kirkestræde blevet ledigt. Her kunne der indrettes bestyrelses/mødelokale. Mikki Frandsen spurgte bestyrelsen om, man ønskede at lave en lettere istandsættelse, således kontoret kunne bruges til bestyrelsens faste mødelokale. Bestyrelsen ønskede at benytte lokalet til bestyrelseslokale til fremtidige bestyrelsesmøder. 2.7 Honorar byggeudvalg Svanehusene Referat: Bestyrelsen besluttede at udskyde punktet til et senere møde. I forbindelse med dialogen omkring byggeudvalgshonorar, besluttede bestyrelsen, at det skulle være tilladt at have mindre husdyr i det nye byggeri. 2.8 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapport for boligorganisation og afdelinger var fremsendt med regnskabsmaterialet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Pt. deltager formand og næstformand i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommune. Referat: Styringsrapporterne blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Bestyrelsen besluttede, at det skulle være formand og næstformand, som deltog i dialogmøderne med kommunen. Side 4 af 7
2.9 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Tidligere godkendte målsætninger blev omdelt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. 2.10 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kan vælge 4 repræsentanter. Jørgen Østergaard og Renate Hald er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 4 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Jørgen Østergaard, Leif Jensen, Mikkel Smidstrup og Annette Nørgaard blev valgt. 2.11 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kommune kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 vælges af repræsentantskabet. 2 vælges af organisationsbestyrelsen. Mikkel Smidstrup og Renate Hald er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Mikkel Smidstrup og Ture Andersen blev valgt. Side 5 af 7
2.12 Søgning på Google På mødet den 30. april 2012 gjorde flere bestyrelsesmedlemmer opmærksom på, at selskabet ikke kom frem på Google-søgninger. Pia havde oplyst, at man kunne købe sig til at komme øverst på listen, ved at indtaste definerede søgeord, hvilket bestyrelsen ønskede. Administrationen har undersøgt muligheder, og til hvilke priser man kunne stå øverst i køen. Man kan købe sig ind hos eksterne firmaer, som har en timepris på 500 til 1.200 kr. i timen, eller en startpris på 3.000 til 30.000 kr. Vi har ligeledes undersøgt direkte hos Google Adwords, hvad de kunne gøre, og en forventet pris om måneden hos dem ville være ca. 3.000 kr. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om ovennævnte priser. Referat: Det blev besluttet, at punktet udsættes til et senere møde. 2.13 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/xx bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Det blev besluttet, at punktet udsættes til et senere møde. 3 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til onsdag den 18. september 2013 kl. 15.00 i bestyrelseslokalet. 4 Eventuelt Referat: Det var intet at bemærke til dette punkt. Side 6 af 7
Domea Boligcenter Hjørring, den 3. september 2013 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Side 7 af 7