dl, ln, 28.6.10 Referat fra møde i AU-kataloggruppen mandag 21.6.2010 Pga den stundende sommerferie må godkendelse af referat udsættes til næste møde; kommentarer kan udsendes via mailinglisten au-kataloggruppen@statsbiblioteket.dk. Næste møde d. 5.10.2010 kl. 12:30-14:30 på SB, mødelokale 1 Tilstede Fra AU: Lisbeth Karlsson (LK, IT-biblioteket), Jette Bohn (JBO, Æstetikbiblioteket), Nini Jensby Nielsen (NJN, Teologi), Liv Vego (LV, Fysik og Astronomi), Tine Legarth-Iversen (TLI, Geologi), Dorte Uldbjerg (DU, ASB), Lisbeth Petersen (LIP, ASB), Bo Mønsted (BOM, Ringgadebiblioteket), Søren Elle (SE, Sprogbiblioteket), Sanne Fjord Jensen (SFJ, Matematik), Ulla Christensen (HIH), Rita Jensen (RJ, SAM-biblioteket), Fra SB: Erik Bertelsen (EBE), Henrik Haagensen (HHAA), Birgit Nørgaard Christensen (BNC), Dorete Larsen (DL/ref), Grethe Lindgreen (GL), Susanne Bisgaard (SBI), Lou Næraa (LN/ref.) Endelig dagsorden A. Nyt bibliotekssystem: status for fase 2 a. Arbejdsgruppernes indstillinger til styregruppemødet den 24.6.2010. Kort resumé fra hver arbejdsgruppe; orientering vedr. de fælles leverandører; orientering om ny indlogningsmulighed b. Fase 2: Foreløbig tids- og aktivitetsplan for perioden 1.8.2010-primo januar 2010 c. Evt. udfastning af citrix-brikkerne B. Evt. og næste møde C. AU-katalogsamarbejdet a. Opfølgning på udestående opgaver, herunder gennemgang af Top-20 fra SB s opgavebase (bilag fremsendt fredag 18.6.2010) b. Andre tilbagemeldinger i forbindelse med første halvår i drift: udlånsstatistik m.m. Referat LN bød velkommen med et tillykke med AU's nye struktur. Der er meldt ekstra besparelser ud til de statslige institutioner under regeringens genopretningsplan. Konsekvenserne for SB er endnu ikke helt afklaret, men der vil skulle prioriteres i opgaverne fremover; bl.a. er arbejdet med den nye fælles hjemmeside for bibliotekerne ved at gå i gang, hvilket også kræver ressourcer. A. Nyt bibliotekssystem: status for fase 2 a. Arbejdsgruppernes indstillinger til styregruppemødet den 24.6.2010. Kort resumé fra hver arbejdsgruppe. GL refererede fra Accessionsgruppen. Der var lavet en indstilling med tre hovedpunkter: - Datastrukturen, hvor gruppen foreslår præfikser til leverandørkoder og budgetkoder. F.eks. en budgetkode, der hedder asb-b-2010, for ASB-biblioteket, bøger, 2010. - Kassationsbase både ASB og DPB har haft en base til kasserede og bortkomne titler. ASB vil kunne undvære denne fremover mens DPB gerne ser den fortsat i en eller anden form (f.eks. som en processtatus) - Importmekanismen, hvor SB anbefaler egk, som muliggør samsøgning og et hurtigt overblik, DPB foretrækker at benytte Aleph for at forblive i én grænseflade og ASB overvejer 1
egk til det danske materiale, og en anden løsning for det udenlandske (de importerer poster fra Dawson) BNC refererede fra Brugergrænsefladegruppen. Der var lavet en indstilling om 4 hovedområder. - Versionering til et enkelt bibliotek. Hvordan forener vi det ønske med ønsket om en enkel og fælles søgeside? - Hvordan håndterer vi bestilling af fysiske tidsskrifter i fase 2, så det er enkelt for slutbrugerne? I fase 1 er alle bestillinger gået til SB. - Personalisering hvor meget skal vi satse på det? - Usability test det er besluttet, at der skal laves en usability test efter afslutningen af fase 2, men gruppen vil høre, om der kan laves mindre og afgrænsede tests før det. BNC fortalte endvidere, at der var planer om at lave en workshop i Search til efteråret, og bad derfor om forslag til tidspunkt. Slutningen af august blev foreslået. LN orienterede fra grupperne for Brugerregister og for Håndtering af e-ressourcer på vegne af Søren Mikkelsen, der var forhindret i at møde op. Der var indstillinger vedrørende følgende punkter: Vedr. brugerregister: - Låner-id, hvor man foreslår anvendelsen af CPR og Sundhedskort - Selvoprettelse som metode (og altså ikke indlæggelse af brugere i en batch-kørsel) - Alle biblioteker fra fase 2 i fælles brugerregister ved årsskiftet DPB kommer senere Vedr. e-ressourcer: - Alternativ løsning til håndtering af e-ressourcerne i et nyt produkt (der vil blive orienteret mere detaljeret om dette senere/ln) - E-bøger, som købes i pakker skal ikke i bibliotekssystemet, men skal kun kunne søges via brugergrænsefladen - Enkeltindkøb o.l. vil fortsat ligge i bibliotekssystemet LN refererede også fra Datakonverteringsgruppen - Gruppen foreslås nedlagt, da drøftelserne fremover vil foregå bilateralt mellem det enkelte bibliotek og SB. Konverteringen skal have et vist niveau, for at vi ikke risikerer, at en række poster afvises under Danbib-eksport. Alle poster skal geneksporteres, når de er kommet ind i det fælles system. Der er endvidere identificeret et spørgsmål, som er sendt til drøftelse i brugergrænsefladegruppen. Det vedrører poster, som - Ikke udlånes - Ikke må benyttes - Ikke må kunne fremsøges LK spurgte til søgbarhed af lokale emnedata. LN henviste spørgsmålet til det tidspunkt hvor arbejdsflowet skal fastlægges. HHaa refererede fra Udlåns- og fjernlånsgruppen. HHaa har været rundt til fase 2-bibliotekerne med en model over fase 1-flowet. Grundlæggende er denne model dækkende, dog er der behov for nogle nye eksemplarstatuskoder. Der er f.eks. identificeret ønsket om at kunne håndtere specialepladser og forlængerledninger det har givet anledning til nogle overvejelser på SB, om der skal udvikles et egentligt bookingsystem ved siden af bibliotekssystemet. Datakonvertering kan først finde sted, når de nødvendige nye koder er identificerede og lagt ind i systemet. Efter denne konvertering vil HHaa tage en ny runde til fase 2-bibliotekerne. 2
Gruppen har indstillet: - lånerdata i Aleph skal udvides til også at understøtte lokale profiler for at håndtere lokale mellemværender Angående fjernlån: Der er foretaget en udredning. Til indlån benytter SB e-sag; DPB overvejer at gøre det. ASB og HIH vil gerne benytte Aleph. Til udlån til biblioteker giver Aleph 18 en fordel for de lånende biblioteker, idet den understøtter Z39.50 item order det betyder at det indlånende bibliotek kan få opdaterede status-meddelelser automatisk. Det tegner til, at alle vil benytte Aleph til dette. Generelle informationer angående vores leverandører / ved GL: - En ordentlig hjemmeside fra Scanvik den skulle komme i denne uge. - SB har lavet en dansk vejledning til seneste version af Dawsons hjemmeside. GL sender vejledning ud og ellers kan man sende spørgsmål til GL. - Der er problemer med at se de udestående bestilinger hos FTU, men der er dog nu mulighed for at søge dem frem via ISBN. De forventer langt om længe at kunne sætte gang i restordre-systemet i løbet af 1-2 uger. - Angående forskeraftalen det er altafgørende, at man retter EAN på hjemmesiden og ikke bare sender det som en note til bestillingen. Ny adgangsmåde til e-ressourcer: Per Møldrup-Dalum fra SB demonstrerede en udvidet metode til at logge ind, hvad angår e- ressourcer. Det er tanken, at brugerne skal kunne benytte enten brugerregistret, WAYF - AU, WAYF-ASB eller på et tidspunkt også NemID. SFJ spurgte, om det ikke blev mere besværligt for brugerne? Svar: NemID bliver et krav, og disse indlogninger skal kun anvendes, når brugerne er udenfor Campus. b. Fase 2: Foreløbig tids- og aktivitetsplan for perioden 1.8.2010-primo januar 2010 LN viste den foreløbige tidsplan (vedlagt som bilag) og lovede, at der ville blive orienteret nærmere, når man ved noget mere præcist om lukkeperioder. Bemærk, at der muligvis også bliver behov for at lukke for fase 1-bibliotekerne mellem jul og nytår. Undervisning: der var ønske om undervisning i lukkeperioden før jul, efterfulgt af en eller flere workshops efter ibrugtagning af systemet. Chips i automaterne: NJN og LK meldte sig til at teste, om man kan benytte hinandens chips i automaterne. Workshop for fase 2-bibliotekerne med gennemgang af workflows LN laver en doodle for at finde et tidspunkt midt på efteråret (efter 1.10.10) B. Evt. og næste møde: Forslag til næste møde er udsendt efter mødet: tirsdag den 5.10., kl 12:30-14:30 i M1 C. AU-katalogsamarbejdet Forslag om ændret ekstern indlogningsmetode til Aleph m.m.: Det er et problem at fortsætte med de nuværende citrix-brikker, både praktisk og økonomisk. Derfor overvejes en løsning med en SMS med en kode, hvis der er mobiltelefoner (også private kan bruges) til rådighed. SB vender tilbage 3
med flere oplysninger efter sommerperioden. Alle blev bedt om at lede efter overflødige brikker, da de er meget kostbare i indkøb og ovenikøbet koster et årligt abonnement. Problem med materiale, der fejlagtigt stod som hjemme på et AU-bibliotek: Man har nu fundet ud af, at det skyldes, at bestillingerne kommer ind mellem et job, der rydder op i udløbne ventelistetitler, og den fysiske aflevering, der sender materialerne i transit. SB mener at have løst problemet nu, men det kan muligvis genopstå, når ASB kommer med. Det bliver meldt som en systemfejl hos ExLibris. SB kan generere en rapport til AU-biblioteker om bøger på ventehylde, som kan afmeldes og gå på plads. Forkert afhentningssted: NJN har haft et problem med materialer, der stod til afhentning på SB selvom SBINST var valgt som favoritbibliotek der er formodentlig tale om bestillinger, der er lavet før favoritbiblioteket er valgt. 5 mdrs udlånsstatistik: HHaa gennemgik de første 5 mdrs udlånsstatistik (er nu udsendt pr mail). Bestillinger, der ikke umiddelbart kan opfyldes: Et nyt flow til at håndtere dem bliver forhåbentlig implementeret i løbet af uge 26. Ønsker til statistik: sendes til HHaa udtræk kan på grund af licensforhold ikke afvikles lokalt. Der var ønske om, at den viste udlånsstatistik kommer ud månedligt. Fordelingen på favoritbiblioteker pr. 18.6.10 lægges på projekthjemmesiden: http://bibliotekssystem.wordpress.com/ Listen over udestående opgaver havde været svær at lave, da mange var tæt på en løsning. Ønsker til Search er ikke med her, de skal sendes til brugergrænsefladegruppen (BNC). 1. Der var tilføjet et enkelt punkt: selvaflevering via automater. LN spurgte, om andre end Sprogbiblioteket efterspurgte det? RJ ville spørge på SAM og melde tilbage. 2. Angående www-selvbetjening DU havde været presset af andre opgaver, men aftaler nu nærmere med TLI og Lærke (på Kemi). 3. Angående materialestregkoden som grafisk stregkode på udskrifterne det blev nævnt, at det er vigtigt både for chippede materialer og for hurtig genfinding i Aleph. 4. NJN bad om at nyhedslister, lister over semesterlån og processtatus blev opprioriteret. Nyhedslister som fast leverance, de øvrige ønsker man selv at kunne trække efter behov. 5. Fejlen: Forkert status når materiale, udlånt via automat, afleveres, kan slettes. 6. Vedrørende det langsomme bonprint NJN havde en medarbejder, der mente, at det blev langsommere over dagen. NJN forsøger, om en genstart har en effekt som led i at afklare problemet. 7. BOM var stødt på stregkoder, som ikke kunne læses med hans udstyr der blev henvist til Statsbibliotekets helpdesk, som har en særligt udførlig vejledning til opsætning af scannere. 4
8. Angående Bestillingen kan ikke opfyldes"" program/script". Fase-1-bibliotekerne blev bedt om at tælle i maj måned. JBO er ved at tælle, hvor tit, hun støder på det hun sender tal til HHaa. 9. Angående Favoritafhentningssted ved fjernlån (ændring i SB's E-sag) der er et møde om dette på SB onsdag den 23.6.10. 10. Angående Eksemplarnumre ikke altid slettet (giver problemer ved bestilling). AUbibliotekerne vil gerne hjælpe med oprydning LN sender en vejledning. 11. Angående Dummy (tidsskrift)eksemplarposter (dvs oprydning i gamle eksemplarposter generelt) der arbejdes på det. 5