Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Vestergården 1 Mødedato: 9. februar 2011 Til stede: Afdelingsbestyrelsen v/ Henrik Christiansen, Henning Ipsen, Kim S. Jørgensen, Preben Jensen og Kurt Jacobsen, 3B v/ Villy Sørensen og Jesper Kaasbøl Henriksson, Servicebutikken v/maria Dahl og Steen Halskov Nielsen samt lokalinspektør Steen Jørgensen. Fra administrationen: STJ (referent) Referat sendt ud den 21. februar 2011 Indledning Formanden bød velkommen til de fremmødte. STJ vil gerne have dagsordens punkter tilrettet, så de er fortløbende. Projekt 2011 køkkenmodernisering 1. Forslag om nye køkkener fremlægges til godkendelse. (1) JKH fremlagde forslaget på moderniseringen af flyttelejlighederne. Der er søgt om mulighed for udførelse af op til 40 køkkener. Bliver alle køkkener ikke udført på grund af for få tilmeldinger, kan de resterende køkkener udføres som flyttekøkkener inden for en periode på 2 år. Ny indflytter skal have mulighed for at til- eller fravælge et nyt standart køkken. Fælles lånet optages først, når alle planlagte køkkener er udført. Fordele og ulemper på moderniserings modellen blev drøftet. Det blev besluttet, at der gives mulighed for nye beboere at til- eller fravælge et nyt standart køkken. 2. Klargøring af udstillingslokalet Udstillingslokalet ryddes og eventuelt males, så der kan opsættes et standart køkken. 3. Beboermødet den Efter beboerne har haft mulighed for at se et standart køkken i udstillingslokalet, skal der indkaldes til et orienteringsmøde. Afdelingsbestyrelsen kontakter Herlev Kommune for reservation af salen på Herlev Gamle Skole til den 31. marts Mødet, der starter kl , er ikke et ekstraordinært afdelingsmøde, men et orienteringsmøde

2 2.0 Referater, diverse sager, meddelelser og mødeplan 1. Opfølgning på ordinært referat nr. 1/ (2) Referatet blev gennemgået og drøftet. Godkendt. 2. Referat fra mødet mellem formanden og 3B (3) Formanden redegjorde for mødets forløb. Villy Sørensen redegjorde for mødets forløb. Emner fra mødet blev herefter drøftet. 3. Sager til efterretning (4) Formanden orienterede om diverse beboersager. Afdelingsbestyrelsen har skrevet til Herlev Kommune om en personsag, hvori der er uenighed imellem afdelingen og 3B. Afdelingsbestyrelsen sender kopi af skrivelse til 3B. Afdelingsbestyrelsen har sendt diverse korrespondance til 3B om sager, hvori der er uenighed. 4. Meddelelser (4) 5. Møde og aktivitetsplan (3) 3.0 Forholdene i afdelingen 1. Fremlæggelse af redegørelse for afdelingsbestyrelsens funktionsbetingelser (3) 4.0 Regnskab Opfølgning på flyttesag v/ HEI (3) HEI redegjorde for sagen. Afdelingsbestyrelsen har ikke modtaget redegørelsen på tabet af ,72 kr. Afdelingsbestyrelsen vil gerne have et svar på, hvor ansvaret for tabet er. STJ undersøger sagen og vender tilbage til afdelingsbestyrelsen Samme forhold er gældende på en anden fraflytter. STJ undersøger også denne sag og vender tilbage til afdelingsbestyrelsen 5.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg Driftsbudget: Opfølgning og - 2 -

3 regnskab 2010KV4 (1) 2. AB budget: Opfølgning og regnskab 2010KV4 v/ HEI 3. Vedligeholdelsesbudget: Budgetopfølgning og regnskab, 2010KV4 (1) 4. Behandling og godkendelse af proforma 5. Planindeks Da der kun er indkommet udskrift nr. 12/2010 fra 3B omhandlende kontoerne 115, 116, 117, 118 og 119,1, udsendes der en særlig redegørelse fra AB inden mødet. 6.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg Godkendelse af indkøbspolitik Driftsbudget: Planlægning og gennemførelse 3. Vedligeholdelsesbudget: Planlægning og gennemførelse 4. Behandling og godkendelse af proforma 5. Planindeks Da der ingen bilag er indkommet fra OK og SB udsendes der en særlig redegørelse fra AB inden mødet - 3 -

4 7.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg Planindeks (3) 2. Budget vedligehold-anlægindkøb (3) 3. Nye sager: Registrering (4) 8.0 Udvalget angående syn af boliger 1. Opdatering/ændring af tillæg til vedligeholdelsesreglement A 2. Fremlæggelse af forslag til godkendelse angående nye vandlåse bad/toilet 9.0 Kultur & Festudvalget Ingen sager til behandling 10.0 IT & Kommunikationsudvalg Ingen sager til behandling Udvalg vedrørende projekt Ingen sager til behandling Arbejdsgruppen vedrørende orden og oprydning 1. Plan og økonomi for renovering/maling af kældergange i blok 1 og 2 i henhold til budget vedligehold-anlæg-indkøb 2012 og planindeks (3) Udvalget har set på kældrene. 2. Orientering om forsøg med kunstnerisk udsmykning på kældervæge i blok 2 + anden blok (4) Arbejdet er udført af Tom Hansen. 3. Orientering om forsøgsrenovering af opgangen Højbjergvej 51 i henhold til budget vedligeholdanlæg-indkøb 2012 og planindeks - 4 -

5 (3) 4. Orientering om plan og opdateret økonomi for udskiftning af kældervinduer og renovering af lyskasserne i henhold til budget vedligehold-anlæg-indkøb 2013 og planindeks (3) 5. Orientering om den forventede køreplan for oprydning af fælles kælderrum m.v. i blokkene (4) 13.0 Ordinært afdelingsmøde den Godkendelse af dagsorden (1) 2. Tilrettelæggelse og køreplan (4) 14.0 Diverse 1. Opgørelse og deling af fælles indbo i fælleslokalerne i Vestergården 3 Den indgåede aftale om festlokalet imellem Vestergården 1 og Vestergården 3 er opsagt pr , og det har ikke været muligt at finde sig til rette om indgåelse af en ny aftale. Der er udarbejdet en opgørelse over det inventar, som er i fælleslokalerne. Opgørelsen indeholder udgifter til en ny belægning af gulvfliser, og dette arbejde er ikke udført. Efter en drøftelse af forholdet fastholder afdelingsbestyrelsen deres krav på betaling af 84,5 % af indboets værdi fra Vestergården 3. Afdelingsbestyrelsen udarbejder en ny opgørelse, hvor andelen af gulvfliserne ikke er medregnet. 2. Afdelingens fødselsdag Arrangementet vil blive varetaget af Henning og Leif. 3. Regnskab 2010 HEC har modtaget afdelingens regnskab til gennemsyn, og stillet spørgsmål til flere poster. Regnskabet blev drøftet

6 4. Gavle i boligerne Der er modtaget tilbud fra Claus Holmer på isolering af gavlene i boligerne. Afdelingsbestyrelsen vil gerne have en beregning på energibesparelsen. STH indhenter beregning på energibesparelsen hos Claus Holmer, da ekstern rådgiver til denne belægning vil belaste afdelingens økonomi Ude arealerne 1. Kommende arbejdere MAD orienterede om de kommen planer for området. Opsætning af drivhuse med hjælpe fra beboerne. Etablering af højbede med hjælp fra beboerne. Øvrige beplantningsplaner drøftet. Der henvises i øvrigt til HEC`s mail på arbejderne. Koder: 1. Bilag vedhæftet. 2. Bilag er udsendt. 3. Bilag udsendes inden mødet. 4. Ingen bilag