Model for nyt bibliotekssystem?

Transkript

1 Model for nyt bibliotekssystem? Oplæg til følgegruppemødet den 2. april 2008 projektgruppen/ln, I projektgruppen indledte vi arbejdet med at skrive de første udkast til kravspecifikation for de enkelte dele af systemet. På basis af de diskussioner har vi på et heldagsmøde forsøgt at beskrive systemet, sådan som vi kunne tænke os det, uden at skele ret meget til eventuelle omkostninger. Vi tog udgangspunkt i brugerens møde med systemet, og arbejdede os baglæns derfra, dvs. først udlånsforhold, derefter databaseforhold og til sidst systemdrift og -administration. Procesopgaverne er med vilje nedtonet, da de i høj grad bygger på beslutninger og knap så meget på systemer. Som uddybning er udkastene til kravspecifikation vedr. Katalogisering og Udlån vedlagt, fordi det forhåbentlig bidrager til at nuancere billedet af mulighederne i det kommende system. Spørgsmålet om grænseflade er heller ikke nævnt, da kommissoriet sætter visse begrænsninger. Der er p.t. følgende muligheder: - Professionel grænseflade (personaleklient, beskrives via kravspecifikationerne til de enkelte moduler) - Standardwebgrænseflade, som leveres med systemet (slutbrugerrettet) - "Summa" i stedet for eller som supplement til standardwebgrænsefladen På gruppens vegne skal jeg igen understrege, at der er tale om et oplæg. Det er derfor vigtigt at følgegruppen tager stilling og kommer med alternative forslag og idéer, både før, under og efter mødet den 2. april. Af hensyn til det videre forløb er deadline fredag den 11. april for input efter mødet. Brugerens møde med systemet Målet er, at "Århus Universitets Biblioteker" fremstår som ét system, hvor det klart og enkelt fremgår, hvem der har ret til hvad. Fælles lånerregistrering Alle lånere registreres i ét fælles lånerregister, med forskellige rettigheder afhængig af hvilken type låner de er. Jo færre lånertyper, jo nemmere er det at forklare hvilke rettigheder den enkelte har. Registrering: - via fælles stabs- og studentermatrikel (endnu ikke oprettet, også problemer på AU med at definere "ansat"): AU-studerende og -ansatte bør registreres som biblioteksbrugere ved immatrikulation/ansættelse (ikke muligt i dag). Gæsteforskere/-lærere: Der skal findes en løsning, fx i form af krav til systemet om mulighed for proxylånere (at biblioteket kan oprette lokale lånere, hvor biblioteket er ansvarlig på vegne af låneren) - via fælles studentermatrikel (endnu ikke oprettet) - selvbetjening via webgrænseflade - ved personligt fremmøde 1

2 Lånertyper: - AU-studerende - AU-ansatte - Andre lånere Adgang til materialer Som udgangspunkt mener vi, at alle AU-studerende og AU-ansatte har adgang til alle materialer i det fælles system. Vi forudsætter dog, at de enkelte biblioteker lokalt kan begrænse adgang til udvalgte materialer og at der altid skal være dispensationsmuligheder i skranken: - permanent begrænsning: typisk referencemateriale, kostbare materialer o.l. - midlertidig begrænsning: typisk nye titler, materiale til kurser/forskningsprojekter, semesterhylder o.l. AU-studerende: - adgang til alle materialer på alle biblioteker, bortset fra lokalt klausuleret materiale - mulighed for at vælge Favoritbibliotek som foretrukket afhentningssted - frit valg af afhentningssted - frit valg af afleveringssted (forudsætter transitmulighed i systemet) - forsendelse til døren mod betaling AU-ansatte: - adgang til alle materialer på alle biblioteker, bortset fra lokalt klausuleret materiale - frit valg mellem levering eller afhentning, samt valg af afhentningssted - mulighed for at vælge Favoritbibliotek som foretrukket afhentningssted - frit valg af afleveringssted (forudsætter transitmulighed i systemet) - forsendelse til døren gratis Andre lånere: Forslag om særlige krav til låner: minimumsalder?, CPR-nr eller pas? Dansk garant (kautionist), hvis låner er udenlandsk statsborger? - på SB: fri adgang til lån efter nuværende regler - på AU-bibliotek: mulighed for afhentning på stedet (lokal beslutning) - alle biblioteker: forsendelse mod betaling (lokal beslutning) Rammer for udlån Kommunikation via systemet: - hjemkaldelser og andre meddelelser fra systemet til slutbrugeren skal være ensartede; hver type tænkes opdelt i blokke, hvor visse dele er standardiserede og andre kan tilpasses lokalt til meddelelser af lokal interesse, fx. vedrørende ekstraordinær lukning o.l. - samlet visning af alle lån/bestillinger, uanset placering, skal være mulig - kommunikation via SMS og skal (som minimum?) være mulig - fremfindingssedler (til interne processer) skal kunne skræddersys til lokale forhold Lånetid og betalinger: - grundlæggende ens lånetid (som der kan dispenseres fra i særlige tilfælde) - gebyrer skal være ensartede og håndteres systemmæssigt i henhold til Styrelsens retningslinier - AU-ansatte bør være gebyrfri, men skal betale erstatninger - erstatninger skal håndteres ensartet, som gebyrerne. Mulighed for at de lokale administrationsafdelinger følger op over for skyldnerne. 2

3 - betalinger skal kunne håndteres elektronisk, da beløbene skal sendes i de rigtige kasser. Overgang til e-betaling anbefales generelt i det offentlige. Mulighed for koordination med printbetalingssystemer ville være idéelt. Konsekvenser Fordele: Bibliotekstilbuddet bliver generelt nemmere at forstå for slutbrugeren Bedre formidling og udnyttelse af ressourcer Lån via systemet erstatter fjernlån Ulemper: Behov for flere ressourcer til fremfinding og transport af materiale. Uafklaret: At alle AU-biblioteker sikres tilstrækkelige midler til at dække lokale behov og ikke er nødt til at trække uforholdsmæssigt hårdt på andres samlinger. Præsensbibliotek : skal begrebet præsensbibliotek afskaffes og erstattes af ovenstående muligheder for målrettede begrænsninger i udlån af bestemte materiale? Økonomiske muligheder for udvidelse af nuværende transportordninger Én eller flere bibliografiske databaser? Da målet er, at slutbrugeren skal have mulighed for at nøjes med at slå op ét sted, vil det være nødvendigt med en eller anden form for fælles opslagsmulighed, enten som én bibliografisk base eller flere separate databaser, der fremstår samlet som en fysisk "union catalogue" eller virtuelt som et "union view". Én fælles database Fordele 1. Bedre overblik over den samlede beholdning, da alle eksemplarer af samme titel er tilknyttet én bibliografisk post (fungerer bedre, jo færre dubletposter basen indeholder) 2. Styring af reservationer pga pkt. 1 (systemet kan selv vælge første ledige eksemplar, fungerer bedre, jo færre dubletposter basen indeholder) 3. Mulighed for samlet forbedring af datakvaliteten, enklere vedligehold (kollektiv berigelse med fx emnedata, mulighed for batchrettelser) 4. Accession: Andres eksemplarer er synlige (færre dubletanskaffelser) Ulemper 1. Problemer ved import af poster (matchproblemer) 3

4 2. Store dataomkørsler påvirker systemets hastighed, evt. behov for lukketid. (Fx har Aleph et kendt nedetidsproblem ved store registeromkørsler) 3. Håndtering af tidsskrifter: - Definition af tss (kan også behandles som flerbindsværk eller serie) - Titelændringer (behandles forskelligt, influerer også på opstilling) - Opstilling (tidsskrifter opstilles de fleste steder efter titel) Usikkerhedsmomenter 1. Sikring af at lokale data kan defineres entydigt og håndteres lokalt? Kommentar: Kravet er en af de 7 showstoppere (jvf. notat fra SB om 7 hovedkrav, er vedlagt som bilag) og SB har gode erfaringer med konvertering af disse data. 2. Overskuelig fremvisning af større flerbindsværker Kommentar: samlet fremvisning er p.t. et problem uanset én eller flere baser og kræver fortsat udvikling af grænseflader 3. Autoritetsdata skal kunne håndteres på en eller anden måde Kommentar: For SB er dette højt prioriteret, da der er opbygget et meget omfattende henvisningsapparat allerede. Benyttelse af autoritetsdata tænkes som et tilbud, men ikke et krav. Mulighed for at vedligehold af autoritetsdata kan foretages centralt, fx. af SB? 4. Systemnumre: uanset hvilket system der vælges, vil nogen skulle opgive deres systemnumre. 5. Øgede krav til katalogiseringsniveau og dermed ressourceforbrug? Kommentar: DanBib's minimumskrav skal overholdes, men ellers er det op til fællesskabet at beslutte niveau, evt. en arbejdsdeling. 6. Ejerskab til de fælles bibliografiske data? Kommentar: Især et problem for tidsskrifterne. Det skal være muligt at oprette alternative katalogiseringer, hvis det er umuligt at genbruge de eksisterende. Flere bibliografiske baser? Af tidshensyn valgte vi at fokusere på én bibliografisk base, da ulemper og usikkerhedsmomenterne til en vis grad afspejler de fordele, som flere bibliografiske baser kunne medføre. DPB kommer med et oplæg vedr. dette. 4

5 Systemadministration og -drift Central drift (på SB): Server, IT-systemdrift, opgraderinger, back-up, brugerdatabase Driftenheder Projektgruppen ønsker en fleksibel driftsorganisation til den daglige drift og foreslår derfor at der oprettes 3 driftenheder: ASB, SB og DPB Hver driftenhed har et antal biblioteker tilknyttet, således at hvert bibliotek har en primær samarbejdspartner, men kan gå videre til en af de andre i tilfælde af ferie og andet fravær. Opgaver: - helpdesk - driftforstyrrelser/overvågning - printeradministration/udskriftstyring - større datarettelsesopgaver - m.m. Lokal administration: Adgang til låneroprettelse, oprettelse af personalebrugere o.l. Superbrugere uddannes i brug af de enkelte moduler (udlån, katalogisering, tidsskrift, accession). Forslag om superbrugere til systemdriftopgaver skal afklares yderligere. Som det fremgår, er opgavefordelingen langt fra fastlagt, og vil til sin tid også afhænge af det valgte system. Projektgruppen arbejder p.t. videre med spørgsmålet og har sandsynligvis mere input til mødet den 2. april. 5