Dok. nr. 340-2012-105472 Referat fra Styringsdialog mellem Sorø Kommune og Sorø Boligselskab Dato: Den 19. juni 2012 Kl.: 08.30-12.30 Sted: Sorø Rådhus Deltagere: Sorø Boligselskab: Sorø Kommune: Formand Niels Jørgen Pedersen, Næstformand Thomas Sædding, Forretningsfører Pia Møngaard Smith og Projektmedarbejder Birgitte Nørskov. Vicekommunaldirektør Søren Ole Sørensen, Jurist Janus Tarp og Overassistent Karin Heilesen (referent). Dagsorden: Pkt. 1: Velkomst og præsentation Søren Ole Sørensen byder velkommen, og mødedeltagerne præsenterer sig. Pkt. 2: Godkendelse af dagsorden Dagsordenen bliver godkendt. Pkt. 3: Skimmelsvampsager og samarbejdet mellem Sorø Kommune og Sorø Boligselskab herom v/ Sorø Boligselskab Byggesagsbehandler Britta Henriksen, Fagcenter Teknik og Miljø, Sorø Kommune, deltager under behandlingen af dette punkt. Pia Møngaard Smith orienterer om, at hun og centerchef Morten Olesen, Sorø Kommune, har haft møde om disse sager. Pia Møngaard Smith redegør for sagsforløbet vedrørende Skjoldvej 25 og Kongebrovej 44. Det er vigtigt, at sagsbehandlere i Sorø Kommune tager kontakt til Sorø Boligselskab, når der modtages klager over skimmelsvamp eller andre klager over bygningerne, så der kan ske en koordinering af sagsbehandlingen. Sagerne om skimmelsvamp kan også komme fra Familierådgivningen, Sorø Kommune. Boligselskabet kan også rette henvendelse til Fagcenter Teknik og Miljø for at få undersøgt en lejlighed for skimmelsvamp. Det kan konstateres, at der kommer flere og flere anmeldelser om skimmelsvamp. Det aftales, at Sorø Boligselskab og Fagcenter Teknik og Miljø gensidigt holder hinanden orienteret
Pkt. 4: Oprydning i Sorø Boligselskab efter tidligere forretningsfører v/ Sorø Boligselskab Der pågår fortsat oprydning. Her tjekkes også budgetterne, som i nogle tilfælde har været årsag til, at der har været foretaget forkerte opkrævninger i afdelingerne. Fremover vil Sorø Boligselskab ændre praksis for at sikre, at budgettal/opkrævninger/regnskaber bliver korrekte. Gennemgangen/oprydningen kan bevirke, at der sker huslejestigninger - fx i afd. 6. I flere sager har formalia ikke har været overholdt. Sorø Boligselskab håber snart at være kommet igennem alle disse sager. Bestyrelsen i afdelingerne bliver orienteret om de enkelte sager, når de bliver kendte. I samarbejde med lejere og afdeling forsøges at finde en løsning, der også sikrer overholdelse af lovgivning. Sorø Boligselskab gennemgår budgetterne for en afdeling ad gangen. Fremadrettet vil Sorø Boligselskab inddrage afdelingerne mere i budgetlægningsarbejdet. Pkt. 5: Uafsluttede sager mellem Sorø Kommune og Sorø Boligselskab v/ Sorø Kommune det drejer sig om byggeri af en bolig i afdeling 310 (Elmelunden), forlængelse af afdrag på underskud i afdelingerne nr. 10, 14, 15 og 24, godkendelse af vedtægter for Sorø Boligselskab, godkendelse af regnskab 2010 for Sorø Boligselskab og afdelingerne, godkendelse af lånoptagelse i afdeling nr. 24, fritagelse for betaling af lån i afdeling nr. 11, og skema C i Brommeparken. Janus Tarp spørger til Sorø Kommune og Sorø Boligselskab kan prioritere ovenstående sager. Det, der har betydning for kommende budgetter, skal behandles først. 1. Regnskaberne for 2010 for Sorø Boligselskab og afdelingerne 2. Ansøgning om forlængelse af afvikling af underskud. Sorø Boligselskab fremsender nye ansøgninger på baggrund af regnskabet for 2011 og kun såfremt, de længere afviklingsperioder ikke kan begrundes med hensyntagen til boligernes videreførsel, herunder risiko for særlige udlejningsvanskeligheder. 3. Afdeling 11. Landsbyggefonden. Fritagelse af lån. 4. Skema C fremsendes på afd. 310 Elmelunden af Sorø Boligselskab 5. Vedtægter er godkendt af Repræsentantskabet i Sorø Boligselskab, men skal også godkendes af Sorø Kommune. Birgitte Nørskov fremsender en vedtægt, hvor ændringerne er markerede. 6. Låneoptagelse i afd. 24. Pia Møngaard Smith fremsender en huslejeberegning for den pågældende bolig. Skal godkendes i Byrådet 7. Brommeparken skema C fristudsættelse fra august til primo oktober, da der er kommet flere ønsker til ombygningen. Indflytning den 16. maj 2012. 8. Regnskabstvist mellem afd. 4 og Sorø Boligselskab. Sorø Boligselskab skal fremsende regnskaber, som afdelingen ikke vil godkende, med boligselskabets bemærkninger. Sa-
gen sendes i høring i afdelingen. Derefter træffer Byrådet en afgørelse. Pia Møngaard Smith hører, om afdelingen fastholder sin indsigelse. 9. Regnskabstvist mellem afd. 6 og Sorø Boligselskab. Sorø Boligselskab skal fremsende regnskaber, som afdelingen ikke vil godkende, med boligselskabets bemærkninger. Sagen sendes i høring i afdelingen. Derefter træffer Byrådet en afgørelse. Pia Møngaard Smith hører, om afdelingen fastholder sin indsigelse. Pkt. 6: Renoveringssager v/ Sorø Boligselskab det er afdelingerne 1, 2/7, 6, 8 og 9 Pia Møngaard Smith giver en status på renoveringssagerne, og hvornår sagerne eventuelt bliver fremsendt til Sorø Kommune Afd. 1: facaderenovering. Afd. 2/7: helhedsplan modtaget fra Kuben som sendes til Landsbyggefonden. Nye vinduer. Beboerne tager godt imod renoveringsplanerne. Køb af de to gule huse sendes til Søren Ole Sørensen. Hensigtserklæring om, at Sorø Kommune vil sælge husene. Afd. 6: Gasbetonhuse. Afdelingsbestyrelsen synes ikke om plan om renovering. Facaderenovering isolering. Afdelingsbestyrelsen ønsker en nedrivning. Dette kan ikke svarer sig. Al kommunikation mellem afdelingen og boligselskabet foregår gennem organisationsbestyrelsen. Kommer der en klage fra afdelingsbestyrelsen til kommunen, bliver Sorø Boligselskab inddraget. Afd. Frederiksberg gl. afdeling: Yderligere lydisolering ønskes fra beboerne. Ved udskiftning af lejer foretages der en bedre lydisolering Afd. 8: Nye tage. Dette har afdelingen ikke besluttet på et afdelingsmøde. Sorø Boligselskab fremsender regnskabet til godkendelse i Sorø Kommune, der må tage sagen til efterretning der er ikke andet at gøre i denne sag Afd. 9: Badeværelser. Afdelingsbestyrelsen har ønsker om renovering af badeværelser. Der er isat nye vinduer. Pkt. 7: Beboerdemokratiet v/ Sorø Boligselskab Janus Tarp spørger til beboerdemokratiet. Udarbejdelse af køreplan for styrkelse af beboerdemokratiet. Der er godt gang i samarbejdet. I årsberetningen for 2010 antydes det, at det er svært at få gjort beboerne aktive. Der mangler yngre kræfter i afdelingsbestyrelserne. Janus Tarp roser det arbejde, som gøres for at få inddraget beboerne og afdelingsbestyrelserne. Kurser for afdelingsbestyrelsesmedlemmer lagt i weekender. Der kom ikke nogen. Nu er der kursus om aftenen og hertil var der stor opbakning. Alle afdelinger har bestyrelser eller beboerråd. Pkt. 8: Boligsociale tiltag
Niels Jørgen Pedersen oplyser, at det fra 1. august 2012 er muligt at ansætte en social vicevært. Samarbejde mellem beboere og kommunen. Tager fat i problemerne, inden de bliver for store. Forsøg i Kalundborg Kommune, hvor der lægges op til en permanent ordning. Problemer med børn, økonomi eller andre udfordringer bliver taget op rettidigt. Borgerservice, Sorø Kommune, har opgaven med udsættelse og indsættelse af beboere. Meddelelse om udsættelse: Der ønskes et direkte telefonnr. til en sagsbehandler i Familierådgivningen, så Sorø Boligselskab kan tale om problemet. Henvendelse fra det opsøgende team i Sorø Kommune: Pia Møngaard Smith skal holde møde med disse. Godt, at der er god kontakt, så man kan gribe ind overfor beboere, der har behov for yderligere hjælp. Pkt. 9: Bemærkninger i årsberetningen v/ Sorø Kommune arbejdet med målsætninger mv., behovet for ældreboliger og store familieboliger samt fremtidige boligområder. Årsberetningen er for 2010 og udarbejdet af den tidligere forretningsfører. Målsætning - visioner Der arbejdes så småt med processen med at arbejde med målsætninger og visioner. Behovet for ældreboliger og store familieboliger Vedels gade og Ankerhus - ikke yderligere i støbeskeen. Søren Ole Sørensen orienterer om, at der på byrådsseminaret har været talt om bosætningsstrategien for Sorø Kommune. Fremtidige boligområder. Vil der i fremtiden være behov for flere boliger? Der ønskes en generel drøftelse af fremtidens behov for boliger. Ventelisten ser fin ud. Pkt. 10: Bemærkninger i revisionsprotokollatet for 2010 v/ Sorø Kommune det er interne kontroller (side 56), godtgørelse for forbedringer/gennemgang af råderetssager (siderne 62 og 63), tab ved fraflyttere (side 63), tilstrækkelige henlæggelser (side 64), dækning af overskud i afdeling nr. 15 over mere end tre år (side 66), anbefaling om beskrivelser af arbejdsrutiner mv. (siderne 69 og 70) og anbefaling af benchmarking af nøgletal (side 70). interne kontroller (side 56) Pia Møngaard Smith: Sorø Boligselskab søger at forbedre kontrollen. Det kan ikke undgås, at der er personsammenfald blandt kontrollanterne. Pia Møngaard Smith tjekker bankafstemningerne. godtgørelse for forbedringer/gennemgang af råderetssager (siderne 62 og 63) Pia Møngaard Smith der tages fast på denne bemærkning. Der komme ikke nye sager til. Det handler om oprydning fra tidligere forretningsfører.
tab ved fraflyttere (side 63) tilstrækkelige henlæggelser (side 64) Dækning af underskud i afdeling nr. 15 over mere end tre år (side 66) Der fremsendes en ansøgning Sorø Kommune om afvikling af underskuddet. Er med i de fire ansøgninger, der er talt om tidligere. Se pkt. 5. anbefaling om beskrivelser af arbejdsrutiner mv. (siderne 69 og 70) Pia Møngaard Smith ja, der er flere og flere arbejdsrutiner. Der er ikke gået i dybden med dette endnu, men Sorø Boligselskab er opmærksom på bemærkningerne. Et nyt it-system udover det gratis tvillingværktøj fra Landsbyggefonden kan være nyttigt. Kan anskaffes via arbejdskapitalen. anbefaling af benchmarking af nøgletal (side 70) Pia Møngaard Smith ja, der er flere og flere arbejdsrutiner. Der er ikke gået i dybden med dette endnu, men Sorø Boligselskab er opmærksom på bemærkningerne. Et nyt it-system (tvillingværktøj fra Landsbyggefonden) kan være nyttigt. Kan anskaffes via egenkapitalen. Pkt. 11: Afdelingerne i øvrigt v/ Sorø Kommune det er nr. 2 (støtte til særlig gruppe borgere), nr. 3 (huslejeproblematik), nr. 5 (afsluttet forbedringsarbejde, få henlæggelser og utilfredshed med driften), nr. 8 (indfrielse af lån fra Nordea), nr. 11 (dårlig økonomi, kriminalitet og utilfredshed med den indvendige standard), nr. 13 (indfrielse af særstøttelån), nr. 16 (få henlæggelser), nr. 21 (få henlæggelser), nr. 23 (stort underskud), nr. 28 (evt. retssag), nr. 37 (få henlæggelser), nr. 38 (ingen tilfredshedsanalyse og afdelingsbestyrelse),
nr. 39 (få henlæggelser og afvikling af overskud) og nr. 41 (få henlæggelser og udlejningsproblemer pga. høj husleje). Efter dokumentationspakken for 2010: nr. 2 (støtte til særlig gruppe borgere) Lillemarksvej opgangsfællesselskaberne. Det er svært at få kontakt med en sagsbehandler i Familierådgivningen, der kan svare på henvendelser. Det aftales, at Sorø Kommune udarbejder telefonliste over sagsbehandlere, som Sorø Boligselskab kan anvende. Sorø Boligselskab udarbejder liste over behov for, hvilke sagsbehandlere der er brug for at få kontakt med. nr. 3 (huslejeproblematik) Godkendt i bestyrelsen og forelægges i afdelingen. Derefter orienteres Sorø Kommune om beslutningen. Birgitte Nørskov giver en gennemgang af sagsforløbet. Lavet en boligværdi på det enkelte hus. Boligselskabernes Landsforening har været inde over sagen. To lejere har klaget over huslejen. Sorø Kommune traf afgørelse herom sommeren 2011, hvilken fremsendes til Sorø Boligselskab. nr. 5 (afsluttet forbedringsarbejde, få henlæggelser og utilfredshed med driften) Renovering af tage er afsluttet. nr. 8 (indfrielse af lån fra Nordea) Pia Møngaard Smith oplyser, at lånet er indfriet. nr. 11 (dårlig økonomi, kriminalitet og utilfredshed med den indvendige standard) I forhold til kriminalitet håndteres det af det lokale politi. I forbindelse med omlægning af økonomisystemet i Landsbyggefonden er der sket en fejl, hvorfor Landsbyggefonden fejlagtigt ville foretage besigtigelse af afdelingen. Kapitalstøttesag søge udsættelse på lån på renovering. Kuben har også været inde over sagen. Uanset hvordan den lander, vil der komme info til Sorø Kommune. Utilfreds med vedligeholdelsen. Sorø Boligselskab har kendskab til problemet. Der har ikke været økonomi til at gøre noget ved det. Der har været mangel på løbende vedligeholdelse gennem længere tid. nr. 13 (indfrielse af særstøttelån), Revisor har bragt sagen i orden
nr. 16 (få henlæggelser), nr. 21 (få henlæggelser), nr. 23 (stort underskud), afd. 1. Tre afdelinger er lagt sammen, og dette har genereret et stort underskud. Underskuddet er blevet endnu større. Pia Møngaard Smith tager fat i sagen. Underskuddet er på 400.000 kr. i 2011. Der vil blive tale om en afvikling heraf. nr. 28 (evt. retssag) Pia Møngaard Smith der bliver ikke tale om en retssag. Der var ansøgning om omlægning til 40 årigt lån. Der har været fejlindberetninger og lovændring, der gør, at der ikke kan blive tale om en retssag. nr. 37 (få henlæggelser) nr. 38 (ingen tilfredshedsanalyse og afdelingsbestyrelse), Grønnebakken Der var kun modtaget to svar. Beboerne i Grønnebakken er repræsenteret. Pia Møngaard Smith oplyser, at der ikke er kendskab til, hvorfor der ingen afdelingsbestyrelse er. nr. 39 (få henlæggelser og afvikling af overskud) Nystartet afdeling Tulipanhaven hvorfor der ikke er oparbejdet henlæggelser. Overskud en del af budgetrunden. nr. 41 (få henlæggelser og udlejningsproblemer pga. høj husleje) Liselund nr. 30. do 39. Høj husleje kan være svært at få udlejet. Der er brugt mange penge på etablering af P-plads.
Pkt. 12: Status for Ankerhus v/ Sorø Kommune Pia Møngaard Smith oplyser om Sorø Kollegiet (afd. 3): Afventer arkitekt med andet forslag til renovering. To boliger står tomme i øjeblikket. Der er givet besked om, at man skulle flytte 1. juli 2012, som gør, at der kommer tomme lejligheder. Administrationens ansøgninger til Landsbyggefonden tager lang tid. Der holdes møder med organisationsbestyrelsen. Der kunne have været afholdt flere møder. Holdt møder, når det var nødvendigt. Afd. 1 og 2 har stemt ja til sammenlægning. Kongebro (afd. 4) stemte nej til sammenlægning på grund af dårlig økonomi i de øvrige afdelinger. Repræsentantskabet for Ankerhus tager den endelige beslutning om sammenlægning. Der har været huslejestigninger og der vil komme flere. Der skal holdes styringsdialog med Ankerhus på baggrund af regnskaberne for 2010 og 2011 (forskudte regnskabsår). Det er aftalt til den 26. oktober 2012. Der er behov for en handlingsplan for Ankerhus. Pkt. 13: Status for Medborgerhuset v/ Sorø Kommune Skema B er udarbejdet og sendt på mail. Mangler borgmesters underskrift. Pia Møngaard Smith mødes med fagcenterchef Søren Wollesen og visitatorerne, Sorø Kommune, hvordan sagen om anvisningsret skal håndteres. Der skal laves en aftale. Kun når kommunen ikke har beboere, kan Sorø Boligselskab udleje ledige boliger. Pkt. 14: Fremtidsvisioner og mål for Sorø Boligselskab og afdelingerne Se ovenstående pkt. 4 vedrørende. oprydning. Pkt. 15: Næste møde Efteråret 2012 med boligselskaberne hver for sig. Fællesmødet afholdes til foråret 2013, hvor Munkesøparken, Røde Kors, VAB, Lejerbo, Boligforeningen Dianalund og Sorø Boligselskab deltager. Der skal blandt andet tales om Sorø Kommunes bosætningskampagne. Pkt. 16: Eventuelt Birgitte Nørskov oplyser, at Sorø Kommune betaler huslejerne for enkelte lejere, men at der sker forkerte afregninger fra kommunen fx via Team Social Service. Birgitte Nørskov ønsker møde med sagsbehandler, der søger for afregningen af huslejer. Referatet fra nærværende møde sendes til kommentarer hos Sorø Boligselskab. Der skal laves et aftaledokument, som lægges på hjemmesiden. Pia Møngaard Smith: Det har været et spændende og godt værktøj at arbejde med udarbejdelsen af dokumentationspakken. Styringsdialogen har været god og godt samarbejde med Sorø Kommune.