Grundejerforeningen Palleshøje E: gfpalleshoeje@gmail.com W: palleshøje.dk/grundejerforening/ Fmd: Michael Skovborg Fog Palleshøje 56 8800 Viborg Referat af 1. ordinære generalforsamling den 20.04.2010 kl. 20.00 i Houlkærhallens festlokaler. Dagsorden: Ad 1) Ad 2) 1) Valg af dirigent 2) Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3) Regnskab for 2009 4) Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne a. Indkøb af fodboldmål (JJ 126) b. Forhøjelse af kontingent med 350 kr. pr. parcel (JS 110) c. Etableringshensættelse kr. 2.000 kr. pr. parcel (JS 110) 5) Forslag til budget for 2010 6) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 7) Valg af revisor og revisorsuppleant. PAUSE: Bestyrelsen serverer kaffe og hjemmebagt kage 8) Fremlæggelse og vedtagelse af vejprojekt. 9) Orientering fra udvalgene a. Grønne områder udvalg b. Arrangementsudvalg 10) Orientering om hjemmeside 11) Referat af møde med Boligselskabet Sct. Jørgen vedr. storparcel a. Bestyrelsen ønsker tilkendegivelse fra generalforsamlingen på omfanget af samarbejde med Boligselskabet Sct. Jørgen om fælleshus. 12) Eventuelt Formanden bød velkommen og takkede for det flotte fremmøde med ca. 35 deltagere som repræsenterede 26 grunde (= 26 stemmer) i udstykningen. Generalforsamlingen blev indledt med en kort præsentation af de fremmødte, så vi efterhånden kan lære hinanden lidt bedre at kende. Bestyrelsens forslag til dirigent var Niels Kruse (nr. 48) som blev valgt uden modkandidater. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet ifølge vedtægterne med en frist på mindst 3 uger. Formanden indledte med at konstatere, at foreningen havde eksisteret i 148 dage, og at bestyrelsen dels havde fokuseret på at få foreningen til at fungere dvs. oprette bankkonto, CVR-nr. m.m., dels på at dialog med Side 1 af 5
Ad 3) Ad 4) Kommunen om vejprojektet. Der har været afholdt 5 bestyrelsesmøder, 2 møder med kommunen, 1 møde med Boligselskabet Sct. Jørgen, foretaget mange telefonopkald og skrevet et utal af e-mails. Der har bl.a. været problemer med strømmen, hvor flere grundejere oplever, at pærerne skal skiftes hyppigt og i hvert fald oftere end i de huse som vi har fraflyttet. Spændingen kan variere, idet området ikke er fuldt udbygget og der til stadighed er huse under opførelse, men Energimidt siger at spændingen ligger inden for de tolerancer som det kan forventes. Morten (nr. 130) er gået ind i en nærmere dialog med elselskabet, og hvis I oplever problemer, så prøv evt. at kontakte Morten. Der har også været kontakt til firmaet Rafn & Søn omkring sænkning af grundskylden altså den ejendomsskat som vi hver især betaler til Kommunen. Firmaet tilbyder grundejerne at gå ind i en dialog med Kommunen og Skat om den sats, der anføres som grundforbedring i forbindelse med byggemodningen af grunden. Hvis det lykkes at få Kommunen til at acceptere en højere fastsættelse af grundforbedringer kan der spares på ejendomsskatten. Der var flot tilslutning til affaldsindsamlingsdagen den 18. april, hvor der blev ryddet op i området samtidig med, at der også var mulighed for en god snak med andre beboere i området. Det er et vigtigt signal at vi minder hinanden om at passe godt på området og værne om, at det ser pænt og præsentabelt ud. Der har desuden været arbejdet med foreningens hjemmeside og indsamling af oplysninger til medlemskartoteket, så der er en nem og effektiv måde at kommunikere med medlemmerne på. Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens beretning. Regnskabet for 2009 udviser samlede udgifter på 683 kr. som knytter sig til udgifter for papir, kuverter og porto til den stiftende generalforsamling. Bestyrelsen har anmodet generalforsamlingen om ekstraordinært at måtte overføre beløbene til regnskabet for 2010, hvilket blev godkendt. a) Jens Johansen stillede forslag om indkøb af 2 fodboldmål (max. 8.000 kr.) til opstilling på de kommunale fællesarealer mod syd. Vi har fået lov af kommunen til at opstille fodboldmålene midlertidigt på græsarealerne, og der bliver klippet græs ca. hver 14. dag. Hvis det er nødvendigt med hyppigere klipning, så må vi selv sørge for det. Forslaget blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. b) Jesper Slot stillede forslag om kontingentforhøjelse på 350 kr., hvilket svarer til den kontingentforhøjelse som vi antageligt alligevel skal foretage, når vi overtager vedligeholdelsen af de grønne områder. Samtidig vil det give en buffer, der kan anvendes, hvis der kommer uforudsete udgifter, der ikke allerede er taget højde for. Generalforsamlingen godkendte forslaget med 14 stemmer for forslaget. Side 2 af 5
Ad 5) Ad 6) c) Jesper Slot stillede også forslag om en ekstra etableringshensættelse på 2.000 kr. indtil der var opsparet penge nok til at etablere legepladser og færdiggøre de grønne områder i øvrigt. Kommunen etablerer de grønne områder og overdrager det herefter til grundejerforeningen. Etablering af legeplads, borde og bænke m.m. skal ske for vores egne midler, og flere havde erfaringer fra øvrige grundejerforeninger med at det var meget dyrt at lave legepladser. Det var generalforsamlingens opfattelse at det var rart at få etableret et fint område, men at det var for løst et grundlag at træffe beslutning på. Der skulle først være en detaljeret plan som man kunne tage stilling til. Endvidere var holdningen, at det var temmelig mange penge at bede om til et projekt som endnu ikke er specificeret og desuden er det rimeligt at betragte anlæggelse af grønne områder som en investering, der skal afskrives over flere år. Pengene behøver ikke at være i kassen fra dag 1, men bør fordeles jævnt ud over de til enhver tid værende beboere i grundejerforeningen, så alle betaler et bidrag som står i forhold til den tid, de har boet i området. Andre synspunkter fandt det sympatisk at lave en opsparing til etablering af området, idet legeplader m.m. som bekendt er meget dyre. Forslaget blev forkastet (7 stemmer ud af 26 for forslaget) Kassereren fremlagde budgettet som var sendt ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Budgettet blev vedtaget. Dvs. den samlede kontingentopkrævning efter vedtagelse af forslag om at hæve kontingentet med 350 kr. bliver 1.850 kr. årligt. Der er 2 bestyrelsesmedlemmer på valg. Det er Jens Johansen (nr. 126), som ikke ønsker at genopstille pga. en formandspost i Houlkær IF. Jens Møldrup (nr. 138) genopstiller. Jens Møldrup blev genvalgt og nyvalgt bestyrelsesmedlem er Aase Totland (nr. 120). Suppleanter er Heine Andersen (nr. 74) og Erik Nygaard (nr. 64). Ad 7) Jørgen Mortensen (nr. 76) blev genvalgt som revisor. Erik Pedersen (nr. 68) blev genvalgt som revisorsuppleant. Ad 8) Formanden gennemgik vejprojektet som er udarbejdet af Viborg Kommune og Carl Bro i samarbejde med bestyrelsen. De udarbejdede plancher var hængt op på væggene, så deltagerne kunne studere detaljerne i det planlagte projekt i pausen. Plancherne viser hvordan belægningen af vejen bliver, når den er helt færdig. Under forudsætning af, at vejprojektet vedtages regner Viborg Kommune med at kunne komme i gang med arbejdet inden sommerferien 2010. I første omgang etableres vejen som asfalt med et kørelag i 4,5 m s bredde. Vejen laves først færdig, når de sidste grunde på en stikvej er bebygget, og Side 3 af 5
Ad 9) når vejen laves helt færdig etableres siderne med kantningssten mod øst, vandrendesten mod vest, så bliver vejen ca. 5 m bred. Stykket mellem kørebanen og skellet til grundene bliver etableret med græs (iflg. lokalplanens bestemmelser). Der er i projektplanen indtegnet vejbump, som laves med grå SF-sten som en forhøjning på 3 cm. Vejens T-kryds etableres ligeledes med grå SF-sten på samme måde som de indlagte vejbump. Vendepladserne mod syd etableres med grå SF-sten på midten og asfalt rundt i kanten. I den skitserede plan er der lavet plads til to plantehuller i stenbelægningen. Generalforsamlingen ønskede en afstemning om, hvorvidt hele vendepladsen skulle være med asfaltbelægning eller om den skitserede løsning med SFsten skulle bevares. Der blev således stemt om 3 forskellige løsninger: o Den skitserede løsning med SF-sten og plantehuller i midten o Den skitserede løsning med SF-sten men uden plantehuller i midten o Asfaltbelægning på hele vendepladsen Der var 0 stemmer for løsningen med SF sten og plantehuller, 13 stemmer for løsningen med SF-sten uden plantehuller og 4 stemmer for asfaltbelægning på hele vendepladsen. Placering af vejtræer er tegnet ind på tegningen, men vi har fået lov til at udskyde beslutningen om vi vil have vejtræer til en del af projekt Grønne områder. Dvs. hvis vi senere vælger at plante vejtræer, så bliver de placeret som vist på tegningen. Det er med andre ord kun placeringen af evt. vejtræer der ligger fast. Vi kan senere bestemme om vi vil have træerne og hvilken type det skal være. Generalforsamlingen vedtog vejprojektet i sin helhed, men pålagde bestyrelsen at melde tilbage til Viborg Kommune, at man ikke ønsker plantehuller i midten ved vendepladserne. Generelt blev det fra bestyrelsen bemærket at deltagelse i udvalgsarbejde er vigtigt for at få noget til at ske og ikke mindst en mulighed for at gøre sin indflydelse gældende da det er udvalget som træffer beslutninger om detaljer. Udvalgene referer direkte til generalforsamlingen, dvs. når fx Grønne områder-udvalget har udarbejdet et projekt skal det godkendes af generalforsamlingen, bestyrelsen blander sig ikke i indholdet. Mht. formanden for et udvalg skal denne iflg. vedtægterne være et bestyrelsesmedlem, hvilket dog ikke betyder at udvalgsformand har særlige beføjelser eller i øvrigt trækker læsset. Med andre ord håber bestyrelsen på at engagerede og energiske medlemmer vil melde sig til at gøre et godt og værdsat arbejde i udvalgene! a) Jens Johansen redegjorde for at bestyrelsen primært havde haft fokus på vejprojektet, og derfor ikke havde prioriteret projektet med grønne områder. Nu hvor vejprojektet er på plads skal der skub i processen med etablering af grønne områder og han opfordrede folk til at melde sig til udvalget, så vi kan få de forskellige idéer og synspunkter frem i arbejdet med Kommunen. Side 4 af 5
b) Undertegnede opfordrede folk til at melde sig til at stable nogle sociale arrangementer på benene bl.a. påtænkes det at lave et Sct. Hans arrangement på fællesområderne mod syd. Der indkaldes til møde i udvalget snarest. Ad 10) Ad 11) Ad 12) Lisa orienterede om arbejdet med at opbygge ny hjemmeside til foreningen, og opfordrede medlemmerne til at komme gode idéer. Der kunne være tale om faciliteter til en aktivitetskalender, billeder, fremlysning af stjålne cykler, præsentation af nogle af folkene i kvarteret, blog m.m. Formanden orienterede om mødet med Boligselskabet Sct. Jørgen, hvor de orienterede om deres planer på storparcellen og samtidig tilkendegav at de var interesserede i et samarbejde med Grundejerforeningen Palleshøje. Generalforsamlingen tilkendegav, at bestyrelsen skulle være positivt imødekommende over for at samarbejde med boligselskabet, og holde mulighederne åbne. Hvis vi fx skal indgå i samarbejde om et fælleshus, så ønsker man det placeret, så det ikke generer for meget, fx placering ud mod Kokholmvej. Formanden orienterede om at vi havde fået en henvendelse fra Rafn & Søn som gerne vil tilbyde hjælpe til grundejerne i en grundejerforening med at spare på ejendomsskatten. Firmaet går ind og beregner værdien af fradraget for boligforbedringer, som er sket på grunden. Anslået vil den enkelte grundejer kunne spare ca. 2.000 kr./år. Det er den enkelte grundejer som tegner sig for et samarbejde med Rafn & Søn og derfor ligger arbejdet som sådan uden for grundejerforeningens regi. Det kræver dog, at en vis andel af grundejere tegner sig for samarbejde med firmaet før de vil gå ind og arbejde videre med sagen. Det blev foreslået, at bestyrelsen arrangerer et orienteringsmøde, hvor Rafn & Søn kommer og uddyber, hvordan de arbejder. Så fik vi også et punkt til arrangementskalenderen! Det var blevet sent og det foreslås, at næste års generalforsamling starter lidt tidligere fx kl. 19.30. Til sidst takkede dirigenten forsamlingen for god ro og orden under generalforsamlingen. Referent: Peter Boll (nr. 58) Godkendt den 11. maj 2010 Dirigent Niels Kruse (nr. 48) Fmd. Michael Fog (nr. 56) Side 5 af 5