Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 29. november 2012, kl. 17.00 på Ejendomskontoret, Grønnegade 4B, Hillerød Til stede: Fra KAB: Afbud: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. maj 2012... 3 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. maj 2012... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 3 5. Repræsentantskabets sammensætning... 4 6. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 7. Afdelingernes driftsbudgetter... 5 8. KAB s beboerferier 2013... 6 9. Bestyrelseshonorar 2012/13... 7 10. Servicetjek kan erstatte førsyn... 8 11. Ansættelse af varmemester/varmeværksleder... 9 Sager til orientering... 9 12. Nyt fra afdelingerne og ejendomskontoret... 9 13. Tilbagebetaling af ejendomskatter... 13 1/17
14. Tal fra Beboerservice 2011... 13 15. Samarbejdsforum... 14 16. Styringsdialog... 14 17. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB... 15 18. Orientering om selskabets økonomiske politik... 15 19. Beboerklagenævnssager... 17 20. Mødeplanlægning... 17 21. Referat fra mødet fortrolighed... 17 22. Eventuelt... 17 Bilag 1: Afdelingernes driftsbudgetter... 6 Bilag 2: KAB s beboerferier 2012... 7 Bilag 3: Notat Udlejningsområdet 2011 med bilag A og B... 14 Bilag 4: Dokumentationspakke... 14 Bilag 5: Referat fra styringsdialogmødet... 14 Bilag 6: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet.... 15 Bilag 7: Statistik over beboerklagenævnssager 2009-2012... 17 2/17
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. maj 2012 Referat af ovennævnte organisationsbestyrelsesmøde er udsendt til organisationsbestyrelsen den 7. juni 2012. Der er ikke indkommet rettelser eller kommentarer til referatet. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 2. Referat fra repræsentantskabsmødet den 21. maj 2012 Referat af ovennævnte repræsentantskabsmøde er udsendt til repræsentantskabet den 7. juni 2012. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Foreningens revisionsprotokol fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er sket nogen indførelser siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har derefter følgende sammensætning: På valg: Formand Anette Fogh 2013 Næstformand Jette Nørskov 2013 Karen-Lis Mohr 2014 Klaus O. Larsen 2014 Bertel Rønne 2013 Erik Nielsen 2013 3/17
Sten Lykke Clausen 2014 Dorte Davidsen - suppleant 2013 Niels B. Schmidt - suppleant 2013 Anna Marie Mason - suppleant 2013 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har følgende sammensætning pr. 20. november 2012: Anette Fogh Jette Nørskov Karen-Lis Mohr Klaus O. Larsen Bertel Rønne Erik Nielsen Sten Lykke Clausen Anna Marie Mason Henning Toftbirk Øyvind Bakke Dorte Davidsen Niels B. Schmidt at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/17
Sager til beslutning 7. Afdelingernes driftsbudgetter Som bilag vedlægges afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. januar til 31. december 2013. Det bemærkes at Ålholmhjemmet og Løngangshuset ikke har valgt afdelingsbestyrelse. Driftsbudgetterne udviser følgende: Hillerødsholm Driftsbudgettet balancerer med 2.304.000 kr., og slutter med en nødvendig mindre indtægt på 5.000 kr. svarende til en lejenedsættelse på 0,23 % eller -1,62 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2013 til 711,09 kr. pr. m² årligt. Stutterivænget Driftsbudgettet balancerer med 3.015.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 102.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 3,78 % eller 23,93 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2013 udgør 656,44 kr. pr. m² årligt. Havrevangen Driftsbudgettet balancerer med 4.046.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 103.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 2,79 % eller 24,33 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2013 udgør 897,08 kr. pr. m² årligt. Grønnegade Ældreboliger Driftsbudgettet balancerer med 3.289.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 102.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 3,27 % eller 32,69 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2013 udgør 1.033,09 kr. pr. m² årligt. Nyhuse Driftsbudgettet balancerer med 4.076.000 kr., og slutter med en nødvendig mindre indtægt på 127.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 3,57 % eller -28,46 kr. pr. m² af nuværende leje., hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2013 til 722,99 kr. pr. m² årligt. Mosehusene Driftsbudgettet balancerer med 5.321.000 kr., og slutter med en nødvendig mindre indtægt på 63.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 1,25 % eller -12,92 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2013 til 1.021,18 kr. pr. m² årligt. Løngangshuset Driftsbudgettet balancerer med 1.444.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 17.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 1,25 % eller 16,12 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2013 udgør 1.303,37 kr. pr. m² årligt. 5/17
Ålholmhjemmet Driftsbudgettet balancerer med 4.144.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 197.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 5,05 % eller 63,16 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2013 udgør 1.313,39 kr. pr. m² årligt. Sophienborgvænget Driftsbudgettet balancerer med 2.152.000 kr., og slutter med en nødvendig mindre indtægt på 118.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 5,82 % eller -63,86 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2013 til 1.033,61 kr. pr. m² årligt. Hammershøj Driftsbudgettet balancerer med 2.494.000 kr., og slutter med en nødvendig mindre indtægt på 122.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 5,89 % eller -57,14 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2013 til 912,87 kr. pr. m² årligt. Bilag 1: Afdelingernes driftsbudgetter at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne. 8. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i 2013. 176 beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har KAB udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i 2013. Opholdsprisen i 2013 er for voksne 3.300 kr. og for børn 1.500 kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. 6/17
KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være 1.000 kr. pr. plads i 2013. I 2012 deltog ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar 2013. Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af 2012. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 2: KAB s beboerferier 2012 at organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have KAB s beboerferier tilbudt, til en pris af 1.000 kr. pr. plads, samt at boligorganisationen ved tilslutning beslutter, hvilket antal familiepladser og seniorpladser der ønskes at råde over. 9. Bestyrelseshonorar 2012/13 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar 2013. Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. 7/17
Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 22.203 kr. til 23.006 kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 23. oktober 2007 besluttet, at bestyrelseshonoraret udbetales og fordeles ligeligt mellem bestyrelsesmedlemmerne. Dog ønskede Karen-Lis Mohr ikke at modtage honorar. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 10. Servicetjek kan erstatte førsyn I 2002 blev de såkaldte førsyn afskaffet, fordi de var ulovlige. Formålet med førsyn var at hindre interne flytninger i samme boligorganisation, hvis synsmedarbejderen vurderede, at fraflytter ikke ville kunne betale omkostningerne til at istandsætte lejemålet i den bolig, der blev fraflyttet. Som en delvis erstatning for førsyn kan boligorganisationen beslutte at tilbyde beboerne et såkaldt servicetjek. Servicetjekket er ikke obligatorisk, men er et tilbud til beboeren, som gennem et servicetjek får overblik over, hvad det vil koste at fraflytte boligen. Et servicetjek udføres af ejendomskontoret og er gratis for beboeren. Servicetjek kan tilbydes på to forskellige måder: 1. Som et tilbud til alle beboere i såvel boperioden som opsigelsesperioden, om at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen, ved en eventuel fraflytning. 2. Som et tilbud til beboere, som i opsigelsesperioden ønsker at få vurderet omfanget af arbejder, som skal udføres i boligen ved en fraflytning. at organisationsbestyrelsen beslutter, om afdelingerne skal kunne tilbyde beboerne et servicetjek, samt beslutte hvilken af de to typer servicetjek, man ønsker at kunne tilbyde beboerne. 8/17
11. Ansættelse af varmemester/varmeværksleder har drøftet muligheden for at ansætte en varmeværksleder til at bistå ejendomskontoret med at passe de 11 varmecentraler, samt servicere beboere og afløse i forbindelse med ferie og sygdom. Varmeværkslederen tilknyttes alle afdelingerne med undtagelse af afdeling Havrevangen, og vedkommende ansættes fra den 1. januar 2013. I budgetterne for afdelingerne er der afsat til løn m.v. til en varmeværksleder. Da varmeværkslederen ansættes under, skal organisationsbestyrelsen rent principielt godkende denne ansættelse. at organisationsbestyrelsen godkender ansættelse af en varmeværksleder pr. den 1. januar 2013. Sager til orientering 12. Nyt fra afdelingerne og ejendomskontoret 4201-8 Hillerødsholm På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning og budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse. Det betyder, at de udpegede personer fortsætter som forretningsudvalg. På afdelingsmødet blev altanprojekt og udskiftning af vinduer berørt. Da der kun var mødt seks beboere frem, blev det kun en midlertidig orientering, og det blev besluttet at tage sagerne op på afdelingsmødet i 2013. Bemandingen er endelig på plads med Kean Rasmussen og Kim Henriksen. Der er installeret ny strygerulle i nr. 26, og der er sket genopretning af gulve og i strygerullelokalerne er malet. Oprydningen på det tidligere ejendomskontor er snart udført, og arkiverne er flyttet til ejendomskontoret, Grønnegade 4B. Personalerummet skal herefter istandsættes. Der har været en del fraflytninger, og ved den lejlighed sker der en genopretning af lejemålene for at være sikker på en fremtidig udlejning. 9/17
4202-5 Stutterivænget På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der var genvalg af afdelingsbestyrelsen. Der har i årets løb været brugt en del ressourcer i forbindelse med rødt vand i nr. 3. Anlægget er blevet skyllet igennem, og der er renset veksler. Varmekonsulent Bent Madsen, KAB, har været på sagen og løbende undersøgt, om der skulle være rødt vand. Dette er ikke tilfældet, og det forventes derfor, at sagen nu er lukket. Der er udført tre parkeringspladser på arealet foran den gamle containerplads. Garageportene er malet, og der er bestilt nye tagrender til garageanlægget. På nuværende tidspunkt foregår der en dialog med naboer til søen, om at få beskåret de store træer. Afdelingsbestyrelsen er blevet enig med naboerne om, at det gerne må gøres, mod at afdelingen selv betaler og rydder op. Der indhentes pris fra gartner på dette arbejde. Kean Rasmussen og Kim Henriksen er i gang med genopretning af hele området. 4203-2 Havrevangen På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der var genvalg af afdelingsbestyrelsen. Der var et stort fremmøde af beboere, da der var nye køkkener på dagsordenen. Det blev besluttet at udskifte samtlige 50 køkkener til HTH køkkener. Dette arbejde forventes at starte i april 2013. Der er nedsat en projektstyregruppe bestående af KAB s Byggesupport, Ingo Hvid samt to medlemmer udpegede af afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at se på udgifter i forbindelse med den daglige drift. Der foregår nu et analysearbejde omkring dette. 4204-0 Grønnegade Ældreboliger På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse. Der har været en del udfordringer i forbindelse med lys i terræn, hvor det har vist sig, at indmaden i de spoler der sidder i standerne i jorden bliver ædt op af myrer. Samtlige spoler skiftes nu. Der har været brand i en tørretumbler i forbindelse med forkert brug. Skaden var begrænset til en udbrændt tørretumbler samt tilsodning af lokalet. Der har været en del problemer med levering af det varme vand. Varmeveksleren er nu afsyret, og anlægget kører tilfredsstillende. 10/17
Beboerne har ønsket at få opsat nummerskilte ved de enkelte blokke. Dette er sket, så bl.a. politi, ambulancer og læger bedre kan finde frem til lejemålene. 4205-7 Nyhuse På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der var genvalg af afdelingsbestyrelsen. Der er etableret nye legepladser i Grønne Have og Grønneager. Der har været en del problemer med varmeanlægget i Grønne Have, som har tabt tryk og en del vand. Samtlige pakninger på rørerne i teknikkassen udskiftes i samtlige lejemål. Dette arbejde tager ca. 1½ uge og vil koste omkring 50.000-70.000 kr. 4206-4 Mosehusene På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der blev valgt et nyt medlem til afdelingsbestyrelsen, nemlig Sigurd Fabricius, der tidligere var suppleant. Overordnet er afdelingen velfungerende, og der er ikke de store reparationer. Der er etableret parkeringsafgift på parkeringspladser i området, og der foregår nu en del udefrakommende parkering på afdelingens område. Dette klares ved at tage en snak med de personer, som ikke bor i afdelingen. 4207-1 Løngangshuset Der afholdes husmøde den 14. november 2012 om regnskab og budget. Kommunen har lukket for aktiviteterne i fælleshuset, og det har betydet, at ejendomskontoret dagligt har besøg af beboere fra bofællesskabet. Beboerne føler sig alene, og søger derfor støtte fra kontoret, hvilket tager en del tid for ejendomskontoret. Der vil komme personale tilbage til bofællesskabet pr. 1. januar 2013. 4208-9 Ålholmhjemmet Der bruges mange penge til reparationer af vaskemaskiner og tørretumblere samt opvaskemaskiner i boligmiljøerne, ca. 70.000 kr. om året. Ledelsen på Ålholmhjemmet er gjort opmærksom på dette problem, og i fremtiden vil regningerne blive sendt til dem. Kommunen har bedt om en 16 års vedligeholdelsesplan, så kommunen bedre kan planlægge deres betalinger. Styrepumper i varmeanlægget bruger meget strøm. Hvis der investeres i nye pumper, vil de være indtjent på seks år. Hillerød Kommune undersøger pt., om der er midler til udskiftning af anlægget. 11/17
4209-6 Sophienborgvænget På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der blev valgt et nyt medlem til afdelingsbestyrelsen, Maja Andersen, og som ny suppleant blev John J.A. Jørgensen valgt. Ved fem-års eftersynet er der konstateret utætheder i taget. Taget er gennemgået af Rambøll, der er kommet med et løsningsforslag, som afdelingen ikke skal betale for. 4210-8 Hammarshøj På afdelingsmødet blev regnskabet taget til efterretning, og budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse. På afdelingsmødet blev der rejst en del kritik af den tidligere formand i forbindelse med hans indretning af træningslokale og aktivitetsrum. Beboerne vil ikke finde sig i hans opførsel, og bad ejendomskontoret om at indkalde den tidligere formand til et møde om brugen af faciliteterne. Den tidligere formand ønskede ikke et møde, og da han selv har finansieret træningsudstyret og møblerne i lokalerne, er disse nu fjernet af ham og foræret til en skole. I forbindelse med budget 2014 drøftes, hvad beboerne ønsker, der skal være i lokalerne. Ejendomskontoret har dags dato ikke fået den ønskede kvalitetssikring i forbindelse med kloakanlægget i området. Det betyder, at området ikke er overtaget, og der er sat advokat på for at afklare disse forhold. KAB s Byggesupport v/christian Thorup har ikke modtaget den ønskede dokumentation fra Nordicom. Problemerne med elevatoren i 5F er løst, ved at firmaet har bygget elevatorens teknik om uden beregning for afdelingen. Dags dato kører elevatoren tilfredsstillende. Facaden ud mod gården er malet, så hele facaden nu er renoveret. I begyndelsen af 2013 skal elevatoren i 5L, efter et påbud fra Arbejdstilsynet, ændres fra glasinddækning til stålinddækning. Dette arbejde forventes at koste 90.000 kr. Generelt Der er pt. samtaler til varmeværkslederstillingen, hvor der har været 29 ansøgninger, hvoraf fire er taget ud til samtaler. I forbindelse med denne opmanding skal kontoret ommøbleres, og der skal indkøbes nye borde m.m. Ejendomskontoret er blevet truet af en tidligere beboer. Dette indebærer, at der formentlig vil blive installeret en dørtelefon ved indgangsdøren til kontoret, og dørene vil være låst i hele kontortiden. 12/17
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Tilbagebetaling af ejendomskatter har bedt Rafn og Søn se på ejendomsvurderingerne, og de har indgivet klage over ejendomsvurderingerne. Dette har resulteret i, at fem afdelinger under har fået penge tilbage fra Hillerød Kommune vedrørende ejendomsskatter. Der er tilbagebetalt følgende: 4203-2 Havrevangen 1.043.481,59 kr. 4204-0 Grønnegade Ældreboliger 5.967,14 kr. 4205-7 Nyhuse 456.601,30 kr. 4206-4 Mosehusene 508.994,39 kr. 4207-1 Løngangshuset 11.973,99 kr. I alt 2.027.018,41 kr. Pengene er overføret til afdelingerne i løbet af 2012. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Tal fra Beboerservice 2011 Som bilag vedlægges notat om udlejningsområdet. Notatet indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notatet har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notatet er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger 155.885. I 2011 er 22.900 nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod 21.714 i 2010. Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer 2.154 nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. 13/17
Det skal bemærkes, at udlejningssituationen i er positiv. Der er ikke på nuværende tidspunkt udlejningsproblemer. Bilag 3: Notat Udlejningsområdet 2011 med bilag A og B at organisationsbestyrelsen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. 15. Samarbejdsforum Samarbejdsudvalget for almene boligorganisationer i Hillerød Kommune afholdt torsdag den 25. oktober 2012 Beboerdemokratiets dag. Temaet for aftenen var Beboerdemokratiet som styringsform. Hillerøds Kommunes borgmester deltog og kom med oplæg omkring Hillerød Kommunes fokusområder. Kommunen har blandt andet fokus på, at alle boligerne er sundhedsmæssigt forsvarlige, sygdomsforebyggelse, sundhedspleje og samarbejdet med Hillerød Forsyning. Herefter kom Palle Adamsen, formand for BL med et oplæg omkring beboerdemokrati. Sten Lykke Clausen, Ingo Hvid og Lone Skriver deltog som repræsentanter for Frederiksborg Boligselskab. at boligorganisationen tager orienteringen til efterretning. 16. Styringsdialog afholdt den 24. oktober 2012 styringsdialogmøde med Hillrød Kommune. På mødet deltog repræsentanter fra kommunen, formand for Anette Fogh, ejendomsleder Ingo Hvid og områdechef Lone Skriver. På organisationsbestyrelsesmødet gives en orientering om forløbet af styringsdialogen med Hillerød Kommune. Bilag 4: Dokumentationspakke Bilag 5: Referat fra styringsdialogmødet 14/17
at organisationsbestyrelsen tager ovennævnte orientering til efterretning. 17. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte den 21. oktober 2008, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 6: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Orientering om selskabets økonomiske politik Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje 15/17
I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB//Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Tredje kvartal 2012 foreligger endnu ikke i sin endelige form. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 3,14 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,00. For hele 2011 udgjorde afkastet 6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 2,72 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,70. For hele 2011 udgjorde afkastet 8,38 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 3,39 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,40. For hele 2011 udgjorde afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 31. okt. 2012 (kurs 100) Indre værdi 31. dec. 2011 fratrukket udlodning 4.377.169 101,17 104,57 SEB 3.112.336 102,51 105,34 Nykredit Port. 3.138.459 102,55 106,10 Indre værdi 31. oktober 2012 Ændring af indre værdi 3,40 %- point 2,83 %- point 3,55 %- point Der er pr. 27. januar 2012 udbetalt 6 kr. pr. andel for regnskabsåret 2011 fra hver af de 3 investeringsforeninger. For betød dette en indtægt på 637.678 kr. Der opnås p.t. ikke særlig stor renteindtægt af bankindestående, og der foretages derfor løbende vurdering af om der skal foretages yderligere indskud i investeringsforeningerne. Det blev aftalt med formanden, Anette Fogh, at foretager et yderligere indskud på ca. 6.500.000 kr. fordelt på de tre investeringsforeninger, så beholdningen i de tre investeringsforeninger er nogenlunde ens. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16/17
19. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2009-2012. Bilag 7: Statistik over beboerklagenævnssager 2009-2012 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Mødeplanlægning Forslag til mødedatoer i 2013: Organisationsbestyrelsesmøder Organisationsbestyrelsesmøde - tirsdag den 5. marts 2013, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde - (Regnskab) tirsdag den 28. maj 2013, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde - (Budget) tirsdag den 5. november 2013, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde: Repræsentantskabsmøde - tirsdag den 28. maj 2013, kl. 17.00 at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om mødedatoer for 2013. 21. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 22. Eventuelt 17/17