Referat af Bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden) Dato: Onsdag d. 24. august 2016 Tid: kl. 10.00 13.00 mødet afsluttes med en let frokost på rektors kontor - Forretningsudvalgsmøde kl. 9.30 10.00 Sted: Skindbjerg Høje 1, 7770 Vestervig, 1. sal i Packness Deltagere: Birthe Christiansen, Bodil Abildgaard, formand Henning Toft Bro, Henrik Strøm, Jette Madsen, Ketty Sørensen, Lone Hvejsel, Ulrik Spang- Hanssen, Tine Fenger Pedersen og Winnie Sleiborg Andersen Afbud fra: Poul Skjølstrup Larsen og Karen Stranddorf Referent: Winnie Sleiborg Andersen Dagsorden Dagsordenspunkt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. Beslutning 2. Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer; Evt. meddelelser ved formanden Formanden byder velkommen til bestyrelsens nye medlem Ulrik Spang-Hanssen, som er udpeget af Det jyske Musikkonservatorium. Der er en gensidig præsentation af de tilstedeværende. 3. Orientering om kirkemusikskolens virksomhed v. rektor Rektor informerer om, at: Skolen har optaget 152 studerende i det nye skoleår fordelt med 84 på organistlinjen, 68 på kirkesangerlinjen heraf 5 på sang og korledelse. Fordelingen blandt afdelingerne er 59 i Aarhus, 50 i Aalborg og 43 i Vestervig. Skolen har haft opslag af timelærerstillingerne til det nye skoleår og modtog i alt 68 kvalificerede ansøgninger. 1
Skolens arbejdsmiljørepræsentant Birgitte Søndergaard har i foråret 2016 lavet den lovpligtige UndervisningsMiljøVurdering (UMV), som er en undersøgelse blandt skolens studerende. Skolen har modtaget 64 besvarelser, ud af 138. Der er generelt positive tilbagemeldinger ang. underviserne. Ligeledes har Birgitte Søndergaard med opstart af det nye skoleår, også lavet en ArbejdsPladsVurdering (APV) blandt skolens undervisere. Her er der blandt andet peget på udfordringen med isolation af underviserne. Generelt set er undersøgelsen positiv, herunder også det psykiske arbejdsmiljø. For at imødekomme undervisernes isolation og styrke samarbejdet mellem fag, afdelinger og medarbejdere på tværs, har rektor igangsat en faggruppeformandsordning inden for samtlige fag. Skolens afdeling i Aalborg har haft besøg af Arbejdstilsynet og på den baggrund fået en lige smiley samt en vejledning i psykisk arbejdsmiljø. Årsagen til at skolen ikke fik en glad smiley, skyldes at rektor endnu ikke har været på arbejdsmiljøkursus. Hun er tilmeldt kurset i oktober/november. Birgitte Søndergaard er genvalgt som arbejdsmiljørepræsentant. Vedtægterne er ændret så valgperioden ændres til 4 år. Der har været valg til nyt lærerråd, som nu består af: - Karen Stranddorf (fastansat) - Rikke M. Kursch (timelærer) - Søren Rasmussen og (timelærer) - Margrethe Smedegaard (fastansat) 2
Der har endnu ikke været valg til De Studerendes Råd (DSR). Rektor informerer om valget på weekendens introduktionsseminar for nye studerende og tager derefter initiativ til at igangsætte valget. Ifølge DSRs vedtægter er orienteringen og igangsætningen af valget, skolens opgave. ArbejdsMiljøOrganisationen (AMO) har sammen med MED-udvalget udarbejdet en sorghandleplan. Der har været afholdt Pædagogisk dag d. 16/8 med bl.a. et pædagogisk foredrag af Øyvind Lyngseth, ph.d.stud., Aarhus Universitet om Hvordan ved vi det, vi mener at vide? et opgør med den dogmatiske instrumentalpædagogiske traditionalisme + foredrag om brug af skype ved Jacob Rosenkrans Bøgh fra Kirkeministeriets ITkontor. Der var stor tilslutning blandt faste lærere og timelærere til arrangementet. Der har været afholdt årsafslutning d. 19/6 i Aarhus med en fin koncert og hvor de færdige kandidater modtog sit bevis. Rektor har oprettet en pris Årets studerende, hvor en studerende indstilles af skolens lærere. Indstillingen kan gives til en studerende, som udviser en særlig udvikling i sit fag eller en særlig hjælpsomhed i forhold til medstuderende. Anne-Marie Helligsø, som afsluttede orgel og korledelse modtog prisen ved årsafslutningen. Rektor har udarbejdet eksamensplanen i foråret. Afviklingen er gået fint. En studerende er ikkebestået i hovedfag, to er ikke-bestået i bifag og en har været til sygeeksamen. Ifm eksamen har skolen 3
modtaget to klager. Begge klager har skolen afvist. En af klagerne er anket til Kirkeministeriet, som har nedsat et ankeudvalg, som også har afvist klagen. Rektor har endvidere modtaget et par evalueringer fra tidligere studerende, som der er givet respons på. Henrik Strøm foreslår en lærer-/studerendeevaluering inden eksamen for at imødekomme gensidige forventninger. Skolen opslår en 10 timers administrativ stilling med primært fokus på økonomiopgaver. Vi forventer ansættelse fra og med uge 43. Samarbejdsrelationer Skolen samarbejder med Vestervig Borgerforening og Jens Winfeld om et Thy Operaselskab, som skal arbejde for et center i Thy for musikdramatik. Der er stiftende generalforsamling i efteråret. Kulturekspressen har spurgt om skolen har en elev, som vil deltage i kulturekspressens åbningskoncert d. 15/10. Rektor arbejder videre på sagen. Der afholdes adventssangeftermiddag på Sct. Thøgersgaard d. 22/11. Der er aftalt sangaften med Foreningen Norden i november. Rektor har et ønske om at det overskydende orgel, som pt. står i Vestervig skal flyttes til Aarhus (evt. Fredens Kirke eller ungdomskirken i Nørregade. Ungdomskirken har et fint studiemiljø. Jette Madsen gør opmærksom på at lokalerne er lejede og kontrakten udløber i 2017). Red: Ungdomskirkens bestyrelse takker nej. 4
4. Orientering om kirkemusikskolens økonomi v. rektor: Budgetopfølgning 1. kvt. 2016 I forbindelse med det nye økonomistyringskoncept vil der være behov for en række korrektioner i det første år, da den tidligere budgetmodel ikke kan genanvendes. Endvidere vil der forekomme løbende korrektioner mellem og inden for hovedopgaverne ifm fastlæggelsen af det konkrete styringsbehov. Det forventes at opretholde årets overskud på de 101 t.kr. Med udgangen af marts måned var det derfor ledelsens vurdering, at årets forventede resultat er tilfredsstillende. Budgetopfølgning 2. kvt. 2016 Der er et merforbrug på 293 t.kr. som følge af manglende budgettering samt et højere udgiftsniveau. Der er således gennemført en række mindre opbremsninger på de administrative driftsområder. Elevoptaget er imidlertid ikke reduceret. Det forventes at den samlede prognose for 2016 udgør et merforbrug for året på 49 t.kr. før årets afdrag på driftslånet. Afdraget vil således blive finansieret af tidligere års opsparinger. Det er ledelsens vurdering at årets forventede resultat er tilfredsstillende. Bodil Abildgaard mener, at underskuddet kan skyldes at den særlige feriegodtgørelsesforpligtelse ikke er periodiseret. I øvrigt oplyser rektor, at de tre kirkemusikskoler har fået en tillægsbevilling på 1 mio.kr i 2016. Midlerne er bevilget til udarbejdelse af en fælles vision og strategi, som skal laves på baggrund af den nyligt afsluttede analyse af folkekirkens kirkemusikskoler. 5
Bevillingen udbetales i to dele til Vestervig Kirkemusikskole, der dermed bliver ansvarlig for den økonomiske del af strategiprocessen: - 350 t.kr. er afsat til understøttelse af implementering af studieadministrativt system mv. - 650 t.kr. er afsat til understøttelse af fælles vision og strategi Bevilling 2017 Budget 2017 Skolen har modtaget rammebrev for 2017 på i alt 7.060.076 kr. Ledelsen forventer et underskud på 129 t.kr. før årets afdrag på driftslånet. Det foreløbige budget 2017 er lavet med udgangspunkt i budgetopfølgningen for 1. kvt. 2016. Ledelsen forventer et mere nøjagtigt budget 2017 medio oktober. Bestyrelsen godkender budgetopfølgningerne for 1. og 2. kvartal samt budget 2017. 5. Afrapportering af den afsluttende revision for regnskab 2015 v. rektor Rigsrevisionen har udført afsluttende revision af Vestervig Kirkemusikskoles regnskab for 2015. Rigsrevisionen har ved den afsluttende revision vurderet, at Vestervig Kirkemusikskole har foretaget tilfredsstillende basale regnskabsmæssige afstemninger og kontroller ved godkendelsen af regnskabet. Rigsrevisionen har ikke ved revisionen konstateret væsentlige fejl og mangler i kirkemusikskolens regnskab. Rigsrevisionen har dog bemærkninger til skolens regnskab: - Det er ikke muligt at foretage lønafstemninger mellem Navision (regnskabssystem) og FLØS 2 6
(lønsystem) hen over året, da det nye lønsystem ikke kan generere de rapporter, der er nødvendige. Det finder Rigsrevisionen ikke tilfredsstillende. - Feriepengeforpligtelsen er ikke opgjort kvartalsvis jf. regnskabsinstruksen, som følge af problemer med FLØS 2. Det finder Rigsrevisionen ikke tilfredsstillende. - Skolen har ikke hjemmel til at opkræve kursusgebyrer. Rigsrevisionen anbefaler, at hjemmel snarest tilvejebringes. - Der er åbne poster fra 2013 og 2014 ifølge afstemningerne på statuskontiene. Rigsrevisionen finder det vigtigt, at gennemgangen snarest afsluttes. Den afsluttende revisionsrapport vil indgå i Rigsrevisionens samlede vurdering af ministerområdet for 2015. Den samlede konklusion bliver rapporteret i en erklæring til ministeriet og vil indgå i beretningen om revisionen af statsregnskabet for 2015. Bestyrelsen tager afrapporteringen til efterretning. Dog tilføjer Bodil Abildgaard, at skolen bør kontakte Kirkeministeriet, da hjemlen til at opkræve kursusgebyrer ikke fremgår af bevillingsbrevet for 2017. Red.: Administrationen har efterfølgende fået opklaret, at der ikke er tale om et bevillingsbrev, men et rammebrev, hvori hjemlen ikke skal fremgå. 6. Godkendelse af regnskabsinstruks pr. 01.11.16 Rektor orienterer om at skolen pt. arbejder med bilagene. Vi forventer at den nye regnskabsinstruks med bilag er gældende pr. 01.11.2016, da ny administrativ medarbejders navn vil figurere i bilagene. Bestyrelsen godkender regnskabsinstruksen. 7
Godkendelse af studieordning for Sang og Korledelse (SK) Rektor orienterer om, at Sang og Korledelse niveaumæssigt svarer til de øvrige eksamenslinjer (Orgel, Sang, Orgel og Korledelse) og er dermed ikke en overbygning på eksamenslinjerne. Henrik Strøm efterlyser flere klare formuleringer af læringsmålene set i forhold til eksamenskrav, for at imødegå fremtidige klager. Ulrik Spang-Hanssen giver udtryk for at udvalget har lavet et flot arbejde. Han kan til dels følge Henrik Strøms argument, men siger samtidig, at læringsmålene stiller sig lidt i vejen for tydeligere formuleringer og det kan udvalget ikke lastes for. Rektor tager overvejelserne med til udvalget. Bestyrelsen godkender studieordningen. 7. Orientering v. rektor Administrationssystem/SAS Rektor orienterer om at arbejdet med nyt administrationssystem (SAS) skrider frem. Folkekirkens IT-kontor melder fortsat at kirkemusikskolerne kan bruge SAS pr. 1/1 2017. Dog er det uvist, hvilket skemalægningssystem vi skal bruge til næste år. Ny hjemmeside Punktet udløser en snak om grænseflader ml. administrationssystem, hjemmeside og et manglende intranet. Bodil Abildgaard orienterer om at Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter (FUV) bruger systemet lectio og om at DAP en har en gruppemulighed, hvor ikke-km-brugere også kan få adgang. Rektor arbejder videre med punktet. Kirkemusikskolernes nye hjemmeside www.kirkemusikskole.dk gik i luften d. 10/8. Mange roser det nye udseende. Efterårets arbejde bliver 8
videreudvikling af medarbejdermodulet, tekst- og billedbehandling mv. 8. Visions- og strategiprocessen Formanden orienterer om, at budgetanalysen om kirkemusikskolerne udmunder i en visions- og strategiproces, som startes op i efteråret 2016. Formanden har sammen med rektor Ole Brinth, SjK Kirkemusikskole lavet oplæg for kirkeministeriet m.fl. om skolernes arbejde bag analysen. Budgetfølgegruppen har bevilget 1 mio. kr. til bestyrelsernes fremtidige arbejde med visions- og strategiprocessen. Se i øvrigt punkt 4. Peter Fischer Møller og Ole Brinth har haft møde med konsulent/projektleder Anker Nielsen om opstart af processen. Der udtrykkes ønske om at alle bestyrelsesmedlemmer inviteres til det første visions- og strategimøde. Processen afsluttes sandsynligvis med udgangen af 2017. 9. Efteruddannelsesprojekt Praksisrettet kirkemusikalsk kompetenceudvikling i folkekirken v. rektor Rektor orienterer om, at pga at projektet er et år forsinket, har styregruppen bag efteruddannelsesprojektet lagt en ny plan. Der dannes mindre arbejdsgrupper og det er besluttet at arbejde med en fagpakke af gangen (i alt 6 fagpakker). Knud Damgaard som er projektleder har kontakt til ressourcepersoner i udviklingsarbejdet. Midlerne bag efteruddannelsesprojektet stammer fra overenskomstforhandlingerne. 10. Samarbejdsprojekt Børn-Unge-Orgel v. rektor Rektor orienterer om, at samarbejdsprojektet ml. de tre kirkemusikskoler Børn-Unge-Orgel kører til og 9
med 2017. Hver skole har 45 t.kr. årligt til lokale tiltag. Projektet i Aalborg kører videre for egne midler. Der er igangsat et forløb i Lemvig, som kører året ud. Da der er ubrugte midler fra tidligere år, giver det skolen lidt flere ressourcer i efteråret. Derfor planlægges der et forløb i Grenå i efteråret + en ekskursion til Göteborg for Børn-Unge-Orgelundervisere. Ulrik Spang-Hanssen opfordrer skolen til at arbejde på et projekt i Viborg. Der er umiddelbart efter bestyrelsesmødet indsendt ansøgning til Aarhus Stiftsråd om støtte til et projekt, der skal foregå i Fredens kirken, Aarhus. Det er et samarbejdsprojekt mellem Fredens kirkens Menighedsråd, Det jyske Musikkonservatorium, Vestervig Kirkemusikskole og forhåbentlig også Aarhus Stift. 11. Drøftelse af resultataftalen 2017 v. rektor Rektor orienterer kort om resultataftalen 2017: Skolen vil arbejde videre med målene fra 2016 samt arbejde på at tilrettelægge en forsøgsordning, hvor man som studerende kan tage basisuddannelsen som seminarform på 8 weekender i stedet for 18 undervisningsgange. Ulrik Spang-Hanssen foreslår, at modulisere/tematisere uddannelserne. Bodil Abildgaard giver udtryk for at skolen pt. har mange mål i resultataftalen. Hun opfordrer til at skolen tynder ud i målene. Red.: Kirkeministeriet har efter bestyrelsesmødet haft sig henvendt ang. at skolen i 2017 kun skal 10
arbejde med to mål. Kirkeministeriet foreslår et mål for strategiprocessen og et mål for antallet af dimittender. Ketty Sørensen foreslår, at for at skolen får et tættere samarbejde med menighedsrådene, bør man invitere dem til seminar, hvor de bl.a. skal høre om uddannelserne, skolen og dens tilbud og øvrige relevante ting. På baggrund af ovenstående, udbeder bestyrelsen rektor udarbejde et oplæg til næste møde 11/10. Red.: Skolen har deadline 1/10 for indsendelse af udkast til resultataftale 2017. Den endelige aftale skal afleveres 28/10. 12. Evt. herunder næste møde(r) Datoen for årsafslutningen er d. 18/6 2017 i Vestervig. Næste møder er: Tirsdag d. 11. oktober i Vestervig Tirsdag d. 14. februar 2017 i Vestervig Tirsdag d. 9. maj på Aarhus Stift Onsdag d. 23. august i Vestervig Tirsdag d. 21. november i Vestervig Winnie S. Andersen har sendt forespørgsel til Kirkeministeriet ang. frister for budgetafleveringer m.v. for 2017. Afventer fortsat svar. Henning Toft Bro Formand Tine Fenger Pedersen Rektor 11