Samrådsspørgsmål Akt 186 Der ønskes en uddybende redegørelse for og en drøftelse af årsagerne til og konsekvenserne af den forventede meget betydelige fordyrelse og forsinkelse af projektet. Svar: Indledning Finansudvalget bad i forbindelse med tiltrædelsen af Akt. 151 den 1. juni 2006 om kvartalsvist at få fremsendt statusrapporter, hvori der redegøres for udviklingen og implementeringen af Fase 2 projektet med henblik på fremover at sikre en hensigtsmæssig økonomisk styring af projektet. Den seneste kvartalsrapport er oversendt den 17. juni 2008. Som jeg har antydet i kvartalsrapporterne om systemmoderniseringen har SKAT måttet konsolidere tidsplanerne og det samlede budget for systemmoderniseringens såkaldte fase 2, der omfatter Digitalt Motor Register (DMR) og Én skattekonto(ekko) (fase 2.1) samt Ét fælles Inddrivelsessystem (EFI) (fase 2.2). Det sker blandt andet fordi der er opstået forsinkelser i fase 1. Baggrunden for aktstykket er ønsket om at dække de meromkostninger, som er opstået i kølvandet på forsinkelserne i udviklingen i systemmoderniseringen. Jeg vil gerne understrege, at endemålet med systemmoderniseringen fortsat er det samme, nemlig at sikre SKATs kunder brugervenlige og serviceorienterede it-løsninger. Det er tidspunktet for realiseringen af målene, vi desværre har måttet justere. Når effekterne af replanlægningen, herunder primært den udskudte idriftsættelse af de nye systemer, er så omfattende som tilfældet er, skyldes det helt grundlæggende, at der er tale om nogle meget stærke business cases. At konsekvenserne er betydelige, er med andre ord udtryk for, at det er meget sunde projekter, der beklageligvis forsinkes. Effekten er ikke ændret effektiviseringsmålsætningerne er intakte. Men forsinkelsen betyder også en forsinkelse af de driftsmæssige besparelser. Det der koster
er, at holde de gamle systemer kørende i en længere periode, end oprindeligt forudsat. Vi har altså på finansloven indbudgetteret en besparelse, som nu først bliver realiseret senere. Det er vigtigt at pointere, at det ikke er selve projektudgifterne, der er løbet løbsk. Forsinkelserne af systemmoderniseringens Fase 2 Når projekterne i Fase 2 er blevet forsinkede fra 14 måneder og op til 24 måneder, skyldes det en række omstændigheder, som er indtruffet løbende. Omstændighederne skyldes flere forhold: Det har vist sig, at designet af systemerne i både systemmoderniseringens Fase 1 og Fase 2.1 har været væsentligt mere kompliceret end leverandørerne havde forventet, da de skrev under på kontrakten. Derfor har det taget længere tid at få færdiggjort designet af systemerne, som danner udgangspunkt for udvikling af systemerne. Det har naturligvis en konsekvens for tidsplanerne, som dermed bliver forlænget. En væsentlig del af denne forsinkelse må tilskrives leverandørernes estimering af tidsog ressourcebehov, som ikke har matchet de udfordringer, der lå i opgaven. I systemmoderniseringen er der afhængigheder mellem faserne. Således skal Fase 1 levere den infrastruktur, som Fase 2 projekterne skal anvende. Når den infrastruktur bliver forsinket, har det den konsekvens, at udviklingen af Fase 2 tilsvarende bliver forsinket. Desuden er der mindre forsinkelser, som skal tilskrives, at SKAT har måttet bede om ændringer i systemerne, enten som følge af ændret lovgivning, teknologiske begrænsninger eller fordi SKAT har ønsket ændringer, der skaber mere effektive løsninger på sigt. Projektudgifter De øgede projektudgifter fordeler sig med 76 mio. kroner på Fase 2.1 og 65 mio. kroner på Fase 2.2. For Fase 2.1 skyldes forøgelsen primært tre omstændigheder:
Den ene følger af de forsinkelser fra fase 1 leverandøren, som gjorde at SKAT ikke var i stand til at levere udviklingsmiljøer til fase 2.1 leverandøren, IBM, til tiden. Der blev derfor indgået en aftale med IBM i december 2007 om en ny tidsplan, hvorefter SKAT skal betale IBM 20 mio. kroner for forlængelse af projektperioden. SKAT har endvidere ønsket forbedringer af funktionaliteten for at vi kan skabe mere effektive løsninger på sigt. Samlet har dette kostet ca. 14 mio. kroner. Den forlængede projektperiode og kompleksiteten af systemerne for Fase 2.1 har medført et behov for eksterne konsulenter og en forøgelse af det samlede årsværksforbrug i projekterne, på samlet set 36 mio. kroner. Derudover har det forlængede forløb medført at SKAT har mistet en rabat på 1,5 mio. kroner på leverancer fra IBM på grund af rabatstrukturen, og det har været nødvendigt at betale 4 mio. kroner for en nødvendig opgradering af det eksisterende motorregister (CRM 3). Fase 2.2 har indtil nærværende aktstykke kun indgået som et estimat, fordi der ikke forelå et konkret tilbud fra en leverandør, som kunne udgøre grundlaget for et mere præcist budget. Når projektudgiften er øget med 65 mio. kroner skyldes det en forøget udgift på 32 mio. kroner til udvikling af yderligere funktionalitet, som til gengæld medfører en yderligere årlig effektivisering svarende til 60 årsværk. Med den yderligere funktionalitet køber SKATs sig også til en fleksibel og fremtidssikret løsning. SKAT bliver uafhængig af støtte fra leverandøren, når EFI-løsningen f.eks. skal tilrettes pga. ændringer i strategi, organisering og/eller lovgivning. SKATs medarbejdere kan foretage ændringerne selv. Det betyder lavere vedligeholdelsesomkostninger. Endvidere betyder den yderligere funktionalitet flere automatiserede sagsgange, hvilket medfører en bedre udnyttelse af de indsatsværktøjer,
der ikke anvendes tilstrækkeligt i dag. Herudover bliver SKAT betydeligt bedre til at kunne måle effekten af de enkelte indsatser. SKAT har herudover besluttet at foretage en række tilpasninger af eksisterende inddrivelsessystemer for at opnå såkaldte Quick Wins, som gør varetagelsen af inddrivelsesopgaven mere effektiv for inddrivelsesmedarbejderne, indtil det endelige inddrivelsessystem er idriftsat. Tilpasningerne koster 17 mio. kroner. Slutteligt medfører den forlængede projektperiode på EFI inddragelse af eksterne konsulenter i tilsvarende længere tid samt en forøgelse af det samlede årsværksforbrug i projektet. De samlede omkostninger hertil udgør 16 mio. kroner. Forlænget drift af gamle systemer Da idriftsættelsesdatoerne for systemerne i Fase 2 er udskudt, er det nødvendigt at forlænge driften af de nuværende systemer tilsvarende. Det indebærer, at kontrakterne med de respektive driftsleverandører skal forlænges. Samlet medfører det en merudgift på 148 mio. kroner. I dette beløb er der medregnet, at SKAT har opnået en ekstraordinær rabat på de årlige driftsomkostninger af de berørte systemer på ca. 20 mio. kroner. Årsværksbesparelser for SKAT I den samlede business case for Fase 2 indgår der en estimeret årsværksbesparelse. I takt med at idriftsættelsesdatoerne udskydes, vil mulighederne for at høste denne estimerede årsværksbesparelse tilsvarende udskydes. Samlet set forventes Fase 2 stadig at opnå økonomisk balance tre år efter fuld idriftsættelse. Ses alene på EFIs business case fremgår det, at EFI er betalt hjem allerede året efter idriftsættelse. Det hænger sammen med, at EFI medfører en høj automatisering og dermed årsværksbesparelser, ligesom driftsudgifterne bliver betragteligt lavere end med de nuværende fem inddrivelsessystemer. En del af automatiseringen følger af den yderligere funktionalitet, SKAT har valgt at købe.
Konsekvenser De øgede udgifter til Fase 2 er i sig selv en konsekvens af forsinkelserne af hhv. Fase 1 og Fase 2.1, samt øgede udgifter på EFI. Derudover er en af hensigterne med systemmoderniseringens Fase 2, at indføre administrative lettelser for både borgere og virksomheder og SKATs medarbejdere. Med de udskudte idriftsættelsesdatoer rykkes de administrative lettelser som nævnt indledningsvis tilsvarende. For SKAT betyder det, at et stadigt mindre antal medarbejdere skal løse en konstant opgavemængde uden den forventede systemunderstøttelse, indtil Fase 2 er fuldt idriftsat. SKAT søger dog at minimere dette ved at implementere de såkaldte quick wins på de eksisterende systemer på inddrivelsesområdet. Afslutningsvis vil jeg gerne gentage, at den samlede fase 2 har en meget god business case, men at udskydelsen af idriftsættelsestidspunkterne betyder, at også effektviseringsgevinsterne udskydes.