Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering af det samlede bidrag til Fælles IT i perioden

Transkript

1 Indstilling Til Magistraten (Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 21. oktober 2015 Finansieringsbidrag til Fælles IT Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering af det samlede bidrag til Fælles IT i perioden Resume Magistraten fastlagde den 1. juli 2013 niveauet for magistratsafdelingernes finansieringsbidrag til Fælles IT samt en fordelingsnøgle for finansieringen. Det foreslås at justere den vedtage fordelingsnøgle for at understøtte udbredelsen af it-løsninger til flere medarbejdergrupper. Desuden foreslås en forøgelse af det samlede finansieringsbidrag fra 2015 begrundet i en forøgelse af arbejdsopgaverne i Fælles IT. Desuden foreslås en fortsat effektivisering af arbejdsprocesserne i Fælles IT, sådan at der kan opnås en vedvarende reduktion i ressourceforbruget med henblik på, at det årlige finansieringsbidrag kan reduceres med virkning fra Beslutningspunkter At 1) Det samlede finansieringsbidrag til Fælles IT fordeles mellem magistratsafdelingerne efter de fordelingsnøgler, der fremgår af indstillingen, med virkning fra 2015 At 2) Det samlede finansieringsbidrag til Fælles IT forøges med 2 mio. kroner årligt med virkning fra 2015 At 3) Det årlige finansieringsbidrag reduceres med virkning fra 2018 med 1 mio. kroner og med yderligere 1,5 mio. kroner med virkning fra Finansieringsbidrag til Fælles IT side 1 af 6

2 At 4) Magistraten bemyndiger Borgmesterens Afdeling til at foretage fremtidige justeringer i fordelingsnøgler og finansieringsbidrag, forudsat der er enighed herom i Direktørgruppen. Hvis der ikke kan opnås enighed fremsendes indstilling til Magistraten. 3. Baggrund Fordelingsnøgle for finansiering af Fælles IT: Af indstilling tiltrådt af Magistraten 1. juli 2013 fremgår følgende om finansieringen af Fælles IT: De personaleressourcer, som skal anvendes til at udføre opgaver, som tilføres Fælles IT fra magistratsafdelingerne, foreslås finansieret gennem bidrag, som magistratsafdelingerne betaler til Fælles IT. Det foreslås, at der fastlægges et niveau for denne finansiering på 20 mio. kr. årligt fra etableringen af Fælles IT og til udgangen af Dette svarer til udgifterne til ca årsværk, inkl. overheadomkostninger. Dette vurderes at svare til det samlede ressourceforbrug på opgaverne i dag. Det foreslås, at finansieringsbidragene indfases i takt med overførsel af opgaver fra afdelingerne. Det foreslås, at finansieringsbidraget betales af afdelingerne efter følgende tre fordelingsnøgler, der har betydning for omkostningerne ved Fælles IT s ydelser: - 50 % af det samlede finansieringbidrag fordeles i forhold til antal PC er på det administrative netværk - 20 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antal mobile enheder (smartphones og tablets) med adgang til det administrative netværk - 30 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antallet af it-brugere med adgang til systemer på det administrative netværk Det foreslås, at bidraget for 2013 fordeles på grundlag af antal PC ere, mobile enheder og brugere pr. 1. oktober 2013, og at bidraget herefter fordeles ud fra antal enheder pr. 1. april de enkelte år. Ændringer i det samlede finansieringsbidrag efter 2015 fastlægges af Magistraten på grundlag af den årlige Finansieringsbidrag til Fælles IT side 2 af 6

3 opfølgning samt en vurdering af tilgang/afgang af opgaver, samt aftalte ændringer i aktivitets- eller serviceniveau. Ændringer af fordelingsnøglen godkendes af Magistraten. Det vil løbende blive vurderet, om fordelingsnøglen er hensigtsmæssig i forhold til at afspejle omkostningerne ved ydelserne fra Fælles IT og i forhold til at give de rigtige incitamenter, så fordelingsnøglen kan understøtte kommunens overordnede digitaliseringsstrategi Forøget finansieringsbidrag: Aarhus Kommunes fælles serverdrift blev genudbudt i Forud for genudbuddet blev der i regi af ITstyregruppen udarbejdet en markeds- og sourcinganalyse, der skulle belyse fremtidige udbuds- og driftsstrategier med henblik på opnåelse af bedre priser og kvalitet i ydelsen. Analysen konkluderede, at Aarhus Kommune kunne opnå væsentlige besparelser og bedre kvalitet i it-drift-ydelsen ved at ændre på udbudsgenstandens sammensætning i retning af langt mere standardisering, konsolidering og ensartethed i processer. Analysen konkluderede endvidere, at forudsætningen for realisering af business casen i et genudbud ville være et øget ressourceforbrug internt i Aarhus Kommune, idet der måtte imødeses hjemtagelse af visse opgaver i forhold til den tidligere driftsaftale. Et forøget internt ressourceforbrug indgår derfor i den samlede business case for udbuddet. Resultatet af genudbuddet er, at de samlede årlige udgifter til ekstern leverandør af serverdrift er reduceret med omkring 8 mio. kroner årligt med virkning fra Denne brutto-besparelse tilfalder magistratsafdelingerne gennem en reduktion i deres direkte betalinger til leverandøren og gennem et reduceret bidrag til drift af fælles servere mv. Magistratsafdelingerne vil i et mindre omfang få forøget deres egne opgaver, hvilket reducerer gevinsten. Finansieringsbidrag til Fælles IT side 3 af 6

4 4. Effekt Effekten af indstillingen er en ny incitamentsstruktur på itområdet, der fremmer den fortsatte digitalisering og effektivisering af arbejdsgange i Aarhus Kommune. Det har været drøftet med magistratsafdelingerne, at de oprindelige fordelingsnøgler har negative incitamenter. De har medført, at man lokalt er tilbageholdende med at oprette nye IT-brugere, da det udløser en omkostning i afdelingen udelukkende på grund af fordelingsnøglen. Det har den negative konsekvens, at mange af kommunens medarbejdere derfor ikke har adgang til en række itløsninger, og dette hæmmer den fortsatte digitalisering og effektivisering af arbejdsgange. Aktuelt er omkring af kommunens medarbejdere it-brugere, men det vil være hensigtsmæssigt at kunne udvide denne kreds til alle. Fælles IT har siden etableringen i 2013/2014 arbejdet på at standardisere og effektivisere arbejdsprocesser. Det er vigtigt, at denne indsats kan fortsætte, sådan at Aarhus Kommune sikres en stabil og effektiv it-drift og support, og sådan at mulige effektiviseringer realiseres. Under forudsætning af tilførsel af ressourcer til de yderligere arbejdsopgaver ved serverdriften fra 2015, vil Fælles IT kunne gennemføre effektiviseringer, sådan at det samlede ressourceforbrug kan reduceres fra Derved kan magistratsafdelingernes finansieringsbidrag reduceres. 5. Ydelse Genudbud af serverdrift og nye snitflader til leverandøren skal forbedre driftsstabiliteten, sådan at magistratsafdelingerne og medarbejderne oplever en bedre kvalitet, og lavere omkostninger. Investering i at effektivisere opgaverne i Fælles IT skal reducere ressourceforbruget og magistratsafdlingernes udgifter til IT-driften. Justeringen af fordelingsnøglen for finansieringsbidrag skal understøtte udbredelsen af digitale løsninger til flere medarbejdere. Finansieringsbidrag til Fælles IT side 4 af 6

5 6. Organisering Fælles IT er en del af Fælles Service. Analyser og vurderinger af serverudbud samt finansieringsprincipper og effektiviseringstiltag aftales og gennemføres i samarbejde med magistratsafdelingerne. Indstillingen er som udkast tiltrådt af Direktørgruppen i maj Ressourcer Det foreslås, at det fremover ikke skal udløse en omkostning eller et finansieringsbidrag at oprette en itbruger. Fordelingsnøglen foreslås derfor ændret, sådan at antallet af it-brugere ikke indgår. Det foreslås, at fordelingsnøglen med virkning fra 2015 fastlægges til: - 80 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antal PC er på det administrative netværk - 20 % af det samlede finansieringsbidrag fordeles i forhold til antal mobile enheder (smartphones og tablets) med adgang til det administrative netværk I følgende oversigt er vist fordelingen af det samlede finansieringsbidrag i 2015 med den gældende nøgle og ifølge forslag til ny fordelingsnøgle: Finansieringsbidrag, Fælles IT forslag til ny og eksisterende fordelingsnøgle (t.kr.) BA MSB MTM MSO MKB MBU I alt Forslag ny fordelingsnøgle Eksisterende fordelings nøgle Difference Den nye kontrakt om serverdrift med hjemtagelse af visse opgaver i forhold til tidligere driftsaftaler, har som konsekvens tilført Fælles IT nye opgaver. Da det ved en investering på andre områder er muligt at gennemføre effektiviseringer i Fælles IT, foreslås en forøgelse af Fælles IT s ressourcer svarende til godt 3 årsværk, eller 2 mio. kr. årligt med virkning fra Fordelingen heraf på grundlag af forslag om nye fordelingsnøgler fremgår af tabellen: Finansieringsbidrag til Fælles IT side 5 af 6

6 Fordeling af forøget finansieringsbidrag til Fælles IT (t.kr) i 2015 BA MSB MTM MSO MKB MBU I alt Som følge af investering i effektiviseringer nævnt ovenfor vil Fælles IT kunne gennemføre effektiviseringer, sådan at det samlede ressourceforbrug kan reduceres med virkning fra Det foreslås derfor, at det årlige finansieringsbidrag med virkning fra 2018 reduceres med 1 mio. kroner og med yderligere 1,5 mio. kroner fra Ifølge forslaget udgør magistratsafdelingernes samlede finansieringsbidrag herefter følgende ( mio. kr. i 2015 p/l): År Samlet 20,6 22,6 22,6 22,6 21,6 20,1 20,1 finansiering Det skal bemærkes, at indstillingen ikke påvirker rammerne for det samlede budget. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Tidligere beslutninger Indstilling til Magistraten den 1. juli 2013 om etablering af Fælles IT. Fælles Service Tlf.: Lix: 41 Sagsbehandler: Flemming Nielsen Tlf.: E-post: fln@aarhus.dk Finansieringsbidrag til Fælles IT side 6 af 6