Program for Intern Overvågning Årsberetning 2009 1
Indhold 1. Virksomheden 2. Baggrund 2.1 Lovgrundlag 2.2 Strukturering af overvågningsprogrammet 3. Beskrivelse af PIO-programmet 3.1 Forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO) 3.2 Forretningsmæssigt fordelagtige informationer (FFI) 3.3 Adgang, udbygning og vedligeholdelse af El- og naturgasnet og lagerfaciliteter 3.4 Aktør- og kundekontakt 3.5 Aktiviteter uden for bevilling 3.6 Regnskabsmæssig adskillelse 3.7 Krav om habilitet 3.8 Aftaler indgås på markedsbestemte vilkår 3.9 Prisfastsættelse efter ikke-diskriminerende kriterier 3.10 Programmets kontroller (Auditprogram) 3.11 Programmets udvikling 4. Programmets gennemførelse 4.1 Gennemførte kontroller (Auditresultat) 4.2 Ledelsens evaluering af programmet for Intern Overvågning 2
1. Virksomheden er en selvstændig offentlig virksomhed ejet af den danske stat ved Klima- og Energiministeriet og med egen bestyrelse. Vores mission og vision er: Mission: Som ansvarlig for el- og naturgassystemerne ejer vi den overordnede infrastruktur, sørger for en sikker energiforsyning og skaber rammerne for velfungerende energimarkeder og effektiv indpasning af vedvarende energi. Vision: Gennem internationale og fortrinsvis markedsbaserede løsninger vil vi muliggøre øget anvendelse af vedvarende energi og bidrage til håndtering af de globale energi- og klimaudfordringer. s hovedopgaver på el- og gasmarkederne er: opretholde den overordnede forsyningssikkerhed på el- og gasområdet, både på kort og langt sigt, udbygge den overordnede danske infrastruktur på el- og gasområdet, skabe objektive og gennemsigtige betingelser for konkurrence på energimarkederne og at overvåge, at konkurrencen fungerer, gennemføre en sammenhængende og helhedsorienteret planlægning, som omfatter fremtidige behov for transmissionskapacitet og den langsigtede forsyningssikkerhed, støtte miljøvenlig elproduktion og udvikling og demonstration af teknologier til miljøvenlig energiproduktion, opgøre udledning af stoffer til miljøet fra det samlede energisystem. ejer gastransmissionsnettet og eltransmissionsnettet på 400 kv (kilovolt) niveau og 132 kv-nettet i Nordsjælland. Virksomheden er medejer af elektriske forbindelser til Norden og Tyskland og disponerer over elnettet over 100 kv. Desuden ejer virksomheden Lille Torup gaslager og har adgang til naturgaslageret i Stenlille. -koncernens aktiviteter er placeret i en række forskellige selskaber. Væsentligst er ejerskabet og driften af det overordnede gastransmissionsnet og eltransmissionsnet på 400 kv, som er placeret i, samt det regionale net på 132/150 kv, som er placeret i Regionale Net.dk A/S. Desuden omfatter koncernens aktiviteter kommerciel drift af et naturgaslager i Lille Torup og udlejning af fibertransmission. Aktiviteterne i -koncernens associerede virksomheder omfatter drift af den nordiske elbørs Nord Pool Spot og udviklingen af en nordisk gasbørs. Aktiviteterne varetages i samarbejde med de øvrige nordiske lande. Selskabsstrukturen i er ændret siden udarbejdelse af årsrapporten for 2008. har likvideret de 100 pct. ejede datterselskaber Eltransmission.dk A/S og Gastransmission.dk A/S pr. 30. juni 2009. Selskabernes aktiviteter er overført til. er opdelt i tre divisioner for at styrke fokuseringen på løsningen af 's opgaver. De tre divisioner er; Eldivision, Gasdivsion og Support- Dok. 26066/10, Sag 10/3507 3
division. Over disse 3 divisioner findes direktionen med tilhørende stabsfunktioner. Organisationsdiagram er vist nedenfor i figur 1 Direktion Peder Ø. Andreasen (adm.dir.) Torben Glar Nielsen Mogens Søgaard Hansen Kommunikation Hans Mogensen Direktionssekretariat Hans Erik Kristoffersen Humain ressource Steen Dalsgaard Sørensen M&A-direktør Poul Steen Gas Peter A. Hodal El Torben Glar Nielsen Support Mogens Søgaard Hansen Figur 1: 's organisation 2. Baggrund 2.1 Lovgrundlag har etableret et Program for Intern Overvågning (herefter benævnt PIO-programmet), som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd samt synliggøre samt vejlede om, hvorledes fortrolige oplysninger skal håndteres. PIO-program har hjemmel i bekendtgørelserne 1358 af 11/12/2006 og 635 af 27/06/2005, der pålægger at etablere et overvågningsprogram. 2.2 Strukturering af overvågningsprogrammet Kravene om ikke-diskriminerende adfærd og fortrolighed har været gældende i flere år, og de er centrale for de opgaver, løser. PIO-programmet for el og gas-området i de to bekendtgørelser skal sikre at det efterprøves, hvor godt virksomheden lever op til bekendtgørelsernes krav. PIO-programmet er implementeret som et fælles system for el og gas. PIOprogrammet kontrolleres igennem kvalitetsledelsessystemet, dvs. efter evaluering i form af interne audits. Der er krav om til stadighed at sikre løbende forbedringer af systemet. Audit er en systematisk metode til på stikprøvebasis at efterprøve, hvorvidt kravene i bekendtgørelserne om intern overvågning for er efterlevet samt hvorvidt egne regler overholdes, om det foregår effektivt, og om der er muligheder for forbedringer. På baggrund af de gennemførte årlige audits vurderer ledelsen effekten af PIOprogrammet. Vurderingen er en gennemgang af eksempelvis egne mål og hand- Dok. 26066/10, Sag 10/3507 4
lingsplaner, resultater fra audits, kunders, naboers og myndigheders tilbagemeldinger og andre informationskilder. Vurderingen munder ud i en handlingsplan for det efterfølgende arbejde med og vedligehold af programmet. Årsberetningen offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet. 3. Beskrivelse af PIO-programmet PIO-programmet er etableret i 2 niveauer. Det øverste niveau (manualen) definerer programmets rammer og beskriver overordnet de tiltag, der skal forhindre diskriminerende adfærd. Andet niveau består af mere detaljerede retningslinjer for håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (eksterne), forretningsmæssigt følsomme informationer (interne) og mod diskriminerende adfærd. Retningslinjer udarbejdes hvor det er hensigtsmæssigt. Udtrykket retningslinjer dækker over bestående dokumenter fra de selskaber, der er fusioneret ind i, hvor der blev brugt betegnelser som instrukser, procedure, forskrifter, notater, regler m.m. PIO-programmet gælder for alle medarbejdere i virksomheden, og omfatter med tilhørende helejede datterselskaber, samt for de parter i form af rådgivere, konsulenter, tilstødende systemoperatører, entreprenører og leverandører, som virksomheden samarbejder med. Quality Management funktionen (herefter QM) hos forestår en generel introduktion for alle nye medarbejdere til 's PIO-program. Ansvaret for udarbejdelse af detaljerede retningslinjer og uddannelse af medarbejdere ligger i de enkelte forretningsområder. Såfremt en afdeling/sektion har behov herfor bidrager QM med udarbejdelse og koordinering med andre afdelinger/sektioner. Ansvaret for PIO-program er forankret i QM, som også fører tilsyn med 's kvalitetsstyringssystem efter ISO9000. I kalenderåret 2009 er PIO-programmet evalueret ved en intern audit i april/maj 2009 og igen i marts 2010. PIO-programmet vil løbende blive revideret efter behov. I september 2010 var Energitilsynet på inspektion i, hvor PIO-programmet blev præsenteret og demonstreret. 3.1 Forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO) Som ikke udtømmende eksempler på modtagelse og behandling af FFO kan nævnes: - aktørers og kunders indrapporterede planer og behov - aktørers og kunders kommercielle forhold, herunder relationer, data, aftaler, pris- og rabatvilkår - driftstekniske oplysninger vedrørende distributions- og transmissionsnet, herunder oplysninger om disses kapacitet - lagerfacilitet og -kapacitet - virksomhedens vedligeholdelses- og udbygningsplaner - virksomhedens kommercielle data og øvrige aftaler samt eventuelle aftaler om virksomhedens samarbejde med eksempelvis den nordiske elbørs Nord Pool Dok. 26066/10, Sag 10/3507 5
- virksomhedens eventuelle deltagelse i kommercielle aktiviteter ved rørende VE-beviser Adgang til FFO-oplysninger er overordnet styret af de adgangsrettigheder, der tildeles den enkelte medarbejder. Der tildeles adgangsrettigheder til de systemer, som er medarbejderens arbejdsområde. Det er sektionschefernes ansvar at vedligeholde adgangsrettighederne for sektionens til enhver tid værende medarbejdere, samt at de tildelte rettigheder passer til arbejdsområdet. Endvidere bliver der ved arkivering af oplysninger i sagsbehandlingssystemet Acadre vurderet, om oplysningerne skal være begrænset. 3.2 Forretningsmæssigt fordelagtige informationer (FFI) Virksomhedens egne FFI skal som princip behandles svarende til retningslinierne for FFO modtaget udefra. Som eksempler på områder kan nævnes: - virksomhedens fremtidige tarifstrukturer og tariffer - driftstekniske oplysninger vedrørende transmissionsnettet eller gaslager håndterer FFI med samme fortrolighed som FFO i ovenstående afsnit 3.1 indtil informationerne kan offentliggøres for alle via hjemmeside. 3.3 Adgang, udbygning og vedligeholdelse af El- og naturgasnet og lagerfaciliteter Retningslinjerne gælder både markedsaktørernes adgang til at benytte el- og naturgasnettet samt lagerfaciliteter, tilslutningsforhold, såvel tekniske som økonomiske, samt vedligehold og udbygning. anvender regler og forskrifter,der fastsætter rammer for at sikre at markedets aktører og infrastrukturselskaber følger naturgas- og elforsyningslovene. Regelsæt og forskrifter er som krævet anmeldt til myndighederne. Herved sikres, at adgangen sker på lige vilkår for alle. Via hjemmesiden www.energinet.dk offentliggøres en samlet anlægsplan, således, at markedet er ens informeret. 3.4 Aktør- og kundekontakt Begrebet kunder fortolkes i bredest mulig forstand, således at retningslinjerne omfatter markedsaktører og alle parter, der i øvrigt betjener sig af virksomhedens ydelser. Hver sektions repræsentant for PIO-programmet skal sørge for, at der informeres om PIO-programmet. PIO-repræsentanten hjælper også med afklaring af tvivlsspørgsmål vedrørende håndtering af FFO og FFI samt hjælpe til at kontakteten til aktører og kunder sker på ikke diskriminerende vis. 3.5 Aktiviteter uden for bevilling driver ikke kraftvarmeanlæg eller virksomhed med elproduktion, men der er aktiviteter, der kræver adskilt regnskab. De er omfattet af retningslinjerne for regnskabsmæssig adskillelse. 3.6 Regnskabsmæssig adskillelse Retningslinjerne omfatter principper for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse, således at indtægter og omkostninger fordeles på el- og naturgas- Dok. 26066/10, Sag 10/3507 6
segmenter, herunder også gaslageraktivitet, med den nødvendige underopdeling. Der er som en del af PIO-programmet udarbejdet en beskrivelse af de anvendte fordelingsnøgler. 3.7 Krav om habilitet Retningslinjerne omfatter bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere, der ikke må deltage i driften eller ledelsen af en virksomhed, der producerer eller handler med el eller naturgas. har redegjort for habilitetsforhold til Energitilsynet, idet der for bl.a. er udstedt en særskilt lov om Energinet. 3.8 Aftaler indgås på markedsbestemte vilkår s købs- og salgsaftaler med andre virksomheder - herunder også mellem virksomheder inden for s egen gruppe af virksomheder - skal indgås på markedsvilkår. skal følgelig være meget bevidst omkring overholdelse af udbudsreglerne samt holde fokus på salg og køb af energi på markedsvilkår, i det omfang de relativt koncentrerede markeder muliggør dette. 3.9 Prisfastsættelse efter ikke-diskriminerende kriterier Retningslinjerne omfatter fastsættelse af tariffer på el- og naturgasområdet og for gaslagerydelser, samt s øvrige ydelser. Risikovurdering: s struktur og ejerform sikrer virksomhedens uafhængighed og minimerer risikoen for påvirkning af interne motiver til diskriminerende adfærd. Den vigtigste forudsætning for overholdelsen af alle krav til adfærd er information og uddannelse, og dermed er den største risiko for fejl manglende information og uddannelse. Der henvises endvidere til afsnit 3.6 ovenfor. 3.10 Programmets kontroller (Auditprogram) I henhold til bekendtgørelserne skal der gennemføres en passende kontrol af PIO-programmet. har besluttet, at en del af denne kontrol udføres efter samme retningslinjer, som gælder for udførelse af intern audit på de områder, som er omfattet af kvalitetsledelsessystemet i. En intern audit er en intern kontrol af, at de interne procedurer er implementeret og følges. Der udarbejdes før hver audit et spørgeskema, som udgør grundstammen i den gennemførte fælles audit af PIO-programmet og kvalitetsledelsessystemet. Der rapporteres med auditcheckliste og -rapport efter samme retningsliner som øvrige audits i virksomheden - dog laves der en sammenfattende auditrapport, som danner grundlag for, at ledelsen kan evaluere PIO-programmet. Herudover blev i for det aktuelle kalenderår 2009 gennemført en webbaseret undersøgelse af kendskabet til PIO-programmet. Denne undersøgelse blev gennemført med assistance af eksternt firma. Resultatet af denne undersøgelse er forelagt ledelsen til evaluering. Dok. 26066/10, Sag 10/3507 7
har valgt at opdele virksomhedens sektioner i "tunge" og "lette" sektioner, hvor de "tunge" sektioner repræsenterer sektioner der ofte eller hele tiden håndterer forretningsmæssigt følsomme oplysninger, hvorimod de "lette" sektioner kun støder på disse oplysninger i mindre omfang. De "tunge" sektioner auditeres fysisk, hvorimod de "lette" kontrolleres ved en webbaseret undersøgelse "Webauditeringen" i 2009 skal medvirke til, at de sektioner, hvor man ikke så ofte møder problemstillinger i relation til PIO-program, ikke mister fokus på hvordan fortrolige oplysninger håndteres, eller hvordan man undgår diskriminerende adfærd. Fra 2010 suppleres også med information om overvågningsprogrammet mindst en gang årligt i hver sektion for alle sektionens ansatte. Derved sikres at kendskab til overvågningsprogrammet er kommunikeret, og der fremmes en synlighed omkring såvel kravene som de erfaringer, der opsamles fra hver af PIO-repræsentanterne. Der er udarbejdet en auditplan, der sikrer at alle sektioner vil være auditerede over en 3-års periode. Kalenderåret 2009 er således det andet år af den nuværerende rotationsplan. Der er i foråret 2010 gennemført en opfølgning på PIO-programmets funktion og om afvigelser i forhold til sidste audit er afhjulpet. Resultatet fremgår af det efterfølgende afsnit 4 neden for. 3.11 Programmets udvikling Ledelsen foretager årligt en evaluering af PIO-programmet. Denne evaluering sker i forbindelse med fremlæggelsen af den samlede auditrapport. På baggrund af auditrapporten med kommentarer og anbefalinger godkender ledelsen eventuelle justeringer i PIO-programmet. Evalueringen for kalenderåret 2009 er gennemført med fokus på konstatering af PIO-programmets implementering, samt medarbejdernes kendskab til PIO-programmet og dets indhold. I det omfang der konstateres afvigelser eller godkendes forbedringsforslag, aftales der enten straks eller senest ved ledelsens evaluering en deadline for gennemførelse. Fristen besluttes efter nødvendigheden af gennemførelsen, og der foretages opfølgning på alle beslutninger. 4. Programmets gennemførelse Programmet er i 2009 gennemført ved generel undervisning og lokale undervisningstiltag af områdeansvarlige PIO-repræsentanter. Alle ny-ansatte er introduceret til 's Program for Intern Overvågning. 4.1 Gennemførte kontroller (Auditresultat) I kalenderåret 2009 er der i marts 2009 gennemført audit af 7 sektioner og i april/maj 2009 gennemført en webundersøgelse, der omfatter 178 ansatte. Resultatet af audit udført i foråret 2009 blev allerede omtalt i årsberetningen pr. 31. maj 2009 for kalenderåret 2008. Konklusionen af audit i foråret 2009 førte til afrapportering til ledelsen indeholder 2 afvigelser og 7 anbefalinger til indarbejdelse i de interne procedurer. Afvi- Dok. 26066/10, Sag 10/3507 8
gelser er forhold, der skal korrigeres, mens anbefalinger er forslag, der eventuelt kan indgå i fremtidige ajourføringer af PIO-programmet. Der er i efteråret gennemført en undersøgelse af procedurer og metoder til allokering af omkostninger til de forskellige tariffer for el og gas. Resultatet er indsendt til Energitilsynet i januar 2010. Der er også i foråret 2010 lavet opfølgning på afvigelser samt fornyede audithandlinger på stikprøvebasis omkring PIO-programmet. Opfølgningen viste, at arbejdet med indføre forbedringer af PIO-programmet, som den ene afvigelse vedrørte har haft en positiv effekt siden foråret 2009. Den anden afvigelse er der også konstateret forbedringer til, men disse forbedringer har ikke opnået fuld effekt endnu. Der fortsættes derfor med fokus på dette område i 2010. 4.2 Ledelsens evaluering af programmet for Intern Overvågning Ledelsen har på baggrund af de gennemførte kontroller evalueret PIOprogrammet. Ledelsen vurderer, at PIO-programmet har fungeret tilfredsstillende for kalenderåret 2009. Ledelsen tilslutter sig resultatet af intern audit om, at der i 2010 skal fortsættes med afhjælpning af den sidste udestående afvigelse fra 2009 samt fortsat implementering af øvrige frivillige forbedringsforslag. Dok. 26066/10, Sag 10/3507 9