Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde BORNHOLMS REGIONSKOMMUNE Beretning nr. 25 (side 492-505) Løbende revision BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 492 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 493 2.1 Generelt... 493 2.2 Revisionens bemærkninger... 493 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 494 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 494 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 494 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 495 3.4 Decentralt besøg... 495 4 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL... 496 5 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN... 497 6 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET... 498 6.1 Forretningsgange og sagsrevision... 498 6.2 Vederlag m.v. til politikere... 498 7 FORVALTNINGSREVISION AF KONTROLLER I LØN- OG PERSONALEAFDELINGEN... 500 7.1 Baggrund... 500 7.2 Metode... 500 7.3 Afgrænsning... 500 7.4 Kontroller... 501 7.5 Effektivitet, målfastsættelse og -opfølgning... 501 7.6 Ledelsesinformation... 502 7.7... 502 8 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 503 8.1 Generelt... 503 8.1.1 Formål... 503 8.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 503 8.2 Forretningsgange m.v.... 504 8.2.1 Forretningsgange... 504 8.3 Personsager... 505
Til Kommunalbestyrelsen i 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2014 udført indtil 10. februar 2015. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om Regionskommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af Regionskommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 22). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 492
2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Side 493
3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået regionskommunens Kasse- og regnskabsregulativ og vurderet om regulativet beskriver rammen og reglerne for, hvordan regionskommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er vores opfattelse, at Kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for regionskommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi skal dog anbefale, at der foretages en gennemgang og ajourføring af bilagene til Kasse- og regnskabsregulativet, idet de faktiske forhold på nogle områder er ændret. Vi er oplyst om, at dette arbejde er i gang. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af Kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i regionskommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet. Regulativet indeholder grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i regionskommunen. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i regionskommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Regionskommunen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Der udføres kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEM konto, budgetansvarliges ledelsestilsyn, systemansvarliges kontroller af indberetninger, bilagskontrol samt kasseoptælling i Borgerservice. Vi har foretaget stikprøvevis revision på baggrund af regionskommunens egne kontroller. Endvidere har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision, og i den forbindelse har vi konstateret, at Vej og Park løbende udfører arbejde for Center for Teknik og Miljø på baggrund af mundtlige aftaler omkring områder, indsatser og niveau. Det er vores opfattelse, at regionskommunens bilagsbehandling er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette underbygges af vores stikprøver og udsøgninger. Vi har ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, vi har revideret. Side 494
Gennemgangen har endvidere givet anledning til følgende anbefalinger: Vi er oplyst om, at der vil blive udarbejdet nye bilag til kasse- og regnskabsregulativet. I den forbindelse anbefales det, at forretningsgangene for omfanget af bilagskontroller beskrives. Ansatte tildelt rollen bogholder i Økonomisystemet har udvidede rettigheder for ændringer i elektroniske bilag samt oprettelse af direkte betalinger fra systemet. Disse transaktioner kræver ikke godkendelse af anden medarbejder. Det anbefales derfor, at kontrollen med disse medarbejdere beskrives. Det anbefales, at der indgås skriftlige kontrakter/aftaler med leverandører af løbende arbejder til regionskommunen, således at aftalegrundlaget sikres. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 31. august 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af regionskommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomi og Personale har i et underbilag til kasse- og regnskabsregulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomi og Personale har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at regionskommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 3.4 Decentralt besøg Vi har den 6. november 2014 foretaget uanmeldt eftersyn ved BAT og BOFA. Besøget har omfattet kasseeftersyn samt stikprøvevise kontroller af forretningsgange for bilagshåndtering og bogføring. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandlingen og afstemningen af likvide beholdninger, kasseapparater m.v. Forretningsgange for indtægter Side 495
Bilagsbehandling og decentral bogføring Procedure for budgetopfølgning Decentral indberetning af løn Det er vores vurdering, at der generelt er etableret betryggende forretningsgange og kontroller. I forbindelse med eftersynet har vi anbefalet ændringer i forretningsgange, som er meddelt den administrative ledelse på BOFA og BAT. 4 Budget- og bevillingskontrol Vi har vurderet budgetopfølgningen ved udgangen af august måned, herunder gennemgået regnskabsrapporten ultimo august 2014. Undersøgelsen har haft til formål at afdække, om budget- og bevillingskontrollen følger de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget, og de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. Det er vores opfattelse, at budgetopfølgningen er foretaget i overensstemmelse med de regler, som kommunalbestyrelsen har vedtaget samt de generelle bestemmelser i Styrelsesloven. Side 496
5 Revisionsmæssig gennemgang af itsikkerheden Revisionen har omfattet revision af regionskommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for regionskommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem og fagsystemer under KMD CICS, herunder systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder regionskommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med regionskommunen. Det er vores opfattelse, at regionskommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at regionskommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af regionskommunens it-anvendelse, som KMD A/S er ansvarlig for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. Side 497
6 Løn- og personaleområdet 6.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014. Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 15 lønsager. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at regionskommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og kommunalbestyrelsesmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har generelt vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og regionskommunens bestemmelser i øvrigt. Side 498
Vi har følgende kommentarer til revisionen: Der var ikke udbetalt særlig feriegodtgørelse til afgående udvalgsformænd på revisionstidspunktet. Vi er oplyst om, at fejlen efterfølgende er rettet. Side 499
7 Forvaltningsrevision af kontroller i Lønog Personaleafdelingen 7.1 Baggrund Formålet med forvaltningsrevisionen er at undersøge, hvorvidt de offentlige midler forvaltes på en hensigtsmæssig måde, og at der således tages skyldige økonomiske hensyn. Forvaltningsrevisionen vil kunne omfatte alle aspekter af skyldige økonomiske hensyn, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, ligesom revisionen vil kunne omfatte afdelingens målfastsættelse, målopfyldelse og økonomistyring. Målet for lønudbetalingen i er korrekt løn til korrekt tid. For at sikre dette foretages kontroller af de indberetninger, som tilgår lønsystemet, inden lønnen udbetales. Ligeledes foretages kontroller efter udbetaling er foretaget. 7.2 Metode Vi har undersøgt hvilke kontroller, der udføres i Løn og Personale herunder hvilke målsætninger, der er for de udførte kontroller, samt hvordan målopfølgning af disse foretages. Endvidere har vi foretaget en generel vurdering af kontrollerne samt styringen af disse. Vi har undersøgt, hvorvidt der foreligger beskrevne og hensigtsmæssige forretningsgange for kontrollerne. Revisionen er primært udført som interview af lederen af Løn og Personale samt 2 medarbejdere i afdelingen. I de tilfælde, hvor vi har fundet det relevant, har vi anmodet om samt gennemgået yderligere materiale på baggrund af oplysninger i interviewet. 7.3 Afgrænsning Forvaltningsrevisionen er afgrænset til at omfatte revision af effektivitet samt målfastsættelse og målopfyldelse af kontroller udført i Løn og Personale. Vi har således valgt ikke at undersøge, hvorvidt der foretages kontroller af løndannelsen i decentrale enheder samt effekten heraf. Side 500
7.4 Kontroller Der udføres i dag følgende kontroller omkring løndannelsen i regionskommunen: 1 dags kontrol (undersøgelse af om der er behov for ny lønkørsel) Medarbejdernes egenkontrol (kvalitetskontrol af egne indberetninger i forbindelse med nyansættelser og ved ændringer af eksisterende ansættelsesforhold) Ekstra tjek på fleksjobordninger (er ophørt ved udgangen af 2014) Kontrol af medarbejderdata (ledelses kontrol 1 gang årligt på samtlige ansatte i Løn og Personale) Udbetalinger fra decentrale systemer (kontrol 1 gang årligt af medarbejdere med adgang til at påvirke egen løn) Kontrol af udbetalinger til direktion og kommunalbestyrelse (kontrol af udbetalinger til direktion og kommunalbestyrelse 1 gang årligt) Oversigt over nærtstående (der udarbejdes oversigt over nærtstående til ansatte i Løn og Personale) Meddelelseslister (der udarbejdes meddelelseslister fra meddelelsessystemet, som kontrolleres dagligt for fejl) Attestationslister (oversigt over ansatte som kontrolleres korrekt for personer, timetal og korrekt bogføring) Særskilt kontrol (der udvælges et tema til kontrol for en given periode) 7.5 Effektivitet, målfastsættelse og -opfølgning Effektivitet er udtryk for forholdet mellem forventet og faktisk målopfyldelse. Vurdering af effektivitet forudsætter, at der rent faktisk er defineret en forventet målopfyldelse for kontrollerne. Herudover forudsætter det, at såvel den forventede som den faktiske målopfyldelse er målbar, samt at det er muligt at fastslå årsagssammenhænge. Det overordnede mål for udførelsen af kontrollerne i Løn- og Personaleafdelingen er at sikre korrekt løn til korrekt tid. Kontrollerne er beskrevet i en forretningsgang, som løbende ajourføres. Der er ikke fastsat operationelle mål for kontrollerne, og forretningsgangen er alene en beskrivelse af, hvordan kontrollerne udføres og hvilke områder, der skal kontrolleres. Kontrollerne udføres dels af driftsmæssige hensyn og dels for at sikre en god kvalitet i lønudbetalingen. For at disse kontrollers effektivitet kan gøres målbar, bør der udarbejdes en konklusion, som dokumenterer omfanget og resultatet af kontrollen. Revisionen har vist, at der ikke udarbejdes en konklusion på alle kontroller, og det er derfor ikke alle kontrollers effektivitet, som er målbar. Løn- og Personaleafdelingen har foretaget en vurdering af nytteværdien i de udførte kontroller, og der er 2 kontroller, som ikke længere vil blive udført fra 2015, idet disse kontroller afdækkes på anden vis. Side 501
7.6 Ledelsesinformation Ledelsesinformation er information, som understøtter ledelsens vurderinger og beslutninger, således at de har mulighed for at følge op på den udarbejdede forretningsgang, det valgte kontrolniveau i afdelingen samt resultaterne af de udførte kontroller. Ledelsesinformation er afgørende for vurderingen af, hvorvidt den valgte forretningsgang er effektiv, samt for vurderingen af, hvorvidt regionskommunens visioner og mål er opfyldt i forbindelse med kontrollen. Vi har derfor undersøgt, hvordan ledelsesinformationen i forhold til de opstillede visioner og mål er formidlet til afdelingens ledelse. 7.7 Det er vores vurdering, at Løn- og Personaleafdelingen udfører mange hensigtsmæssige og betryggende kontroller til sikring af målet om korrekt løn til korrekt tid. Kontrollerne er formaliseret og beskrevet i en forretningsgang, ligesom denne løbende ajourføres. Der er foretaget rapportering til afdelingens leder på de kontroller, hvor der foreligger en konklusion, ligesom der er foretaget en vurdering af nytteværdien af nogle af de udførte kontroller. Det er vores vurdering, at behovet for ledelsesinformation er videreformidlet til afdelingens ledelse på betryggende vis. Det er ligeledes vores vurdering, at grundlaget for ledelsens vurdering af effektiviteten i kontrollerne ikke i alle tilfælde er fuldstændigt og målbart, hvilket ikke giver ledelsen en mulighed for at vurdere og agere på disse. Revisionen har derfor givet anledning til følgende anbefalinger: at målet med kontrollerne beskrives. at der udarbejdes et notat med konklusion på alle de udførte kontroller, således at nytteværdien og effektiviteten af arbejdet løbende kan måles på et objektivt grundlag, og der kan foretages en ledelsesmæssig vurdering heraf. at det i notatet beskrives hvilke initiativer, som forventes sat i værk for at sikre læring af de eventuelle fejl, som de udførte kontroller viser, således sikres en bedre effektivitet af arbejdsgangene fremadrettet. Løn og Personale har oplyst, at de fra 1. marts 2015 vil udarbejde et skema med operationelle mål. I skemaet vil fremgå initialer på den medarbejder, som gennemfører kontrollen, ligesom det vil fremgå, hvad der er kontrolleret, antallet af fejl, beskrivelse af hvad eventuelle fejl består af og hvilket initiativ, der er foretaget for at imødegå fremtidige lignende fejl. Skemaet arkiveres i en logbog således, at lederen af Løn og Personale kan foretage en ledelsesmæssig vurdering heraf. Side 502
8 Revision af de sociale områder med statsrefusion 8.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 8.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om Regionskommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 195 af 27. februar 2013 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder. 8.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af Regionskommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om Regionskommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomi- Side 503
ske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 8.2 Forretningsgange m.v. 8.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen, på områder med statsrefusion og tilskud, skal Regionskommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om Regionskommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, ressourceforløb, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget gennemgang af et antal personsager for at efterprøve Regionskommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Center for Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse og Center for Børn og Familie har regionskommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med regionskommunens retningslinjer. Ved en efterprøvning af den udførte kvalitetskontrol på området Uddannelseshjælp, har vi konstateret, at vi ikke er enige i den udførte kontrol. Det er vores vurdering, at kvalitetskontrollen på jobcenterets område ikke er grundig nok, og der ikke er foretaget tilstrækkelig opfølgning på den udførte kontrol, og at jobcenteret derfor ikke har det tilstrækkelige udbytte af kontrollen. Vi har efterfølgende givet regionskommunen nogle anbefalinger med henblik på den fremtidige tilrettelæggelse og udførelse af kontrollen. For Center for Børn og Familie har regionskommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med regionskommunens retningslinjer. Vi har dog givet regionskommunen nogle anbefalinger med hensyn til dokumentation og opfølgning på den udførte kontrol. Som supplement til kvalitetskontrollen har regionkommunen indført en række kontroller, der skal være med til at sikre korrekt kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion. Side 504
Regionskommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at regionskommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. 8.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner og personlige tillæg (herunder delpension) Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Roskilde, den 24. marts 2015 BDO Kommunernes Revision Verni Jensen Registreret revisor Side 505