SKANDERBORG KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 18 SIDE LØBENDE REVISION 2015

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C CVR-nr SKANDERBORG KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 18 SIDE LØBENDE REVISION 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Personsager på det sociale område Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativ Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Revisionsbesøg ved decentrale enheder ANLÆGSVIRKSOMHED REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager PERSONSAGER TILBUD TIL BØRN OG UNGE MED SÆRLIGE BEHOV LØBENDE FORVALTNINGSREVISION Generelt Det specialiserede socialområde for voksne

3 488 Til Skanderborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Skanderborg Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 14). Revisionen har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2015 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Sygedagpenge Merudgifter til voksne Ledighedsydelse Uddannelseshjælp For det nærmere indhold henvises til afsnit 7.3.

4 489 Vi har i februar 2016 modtaget en redegørelse fra fagområderne vedrørende indsatser på de forskellige sagsområder, som skal sikre, at sagsadministrationen forbedres. Vi vurderer de beskrevne indsatser til at være tilstrækkelige og relevante. Det er ligeledes oplyst, at der i 2016 ledelsesmæssigt vil ske opfølgning på implementering m.v. af indsatserne. Vi vil foretage opfølgning herpå i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2016 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger: Merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste Vi har i tidligere revisionsberetninger afgivet revisionsbemærkninger om personsager på det sociale område vedrørende merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste. Som følge heraf har kommunen i april 2015 indgået aftale med os om at gennemgå forretningsgange og procedurer, forestå undervisning af sagsbehandlere og administrativt personale samt deltage i en sagsgennemgang på områderne På baggrund af vores sagsrevision for 2015 kan vi efterfølgende konstatere, at de foranstaltninger der blev iværksat i 2015 til forbedring af sagsadministrationen på området har haft en positiv effekt. Vi anser hermed revisionsbemærkningerne fra tidligere år som afsluttet. Merudgifter til voksne og uddannelseshjælp Vi har i revisionsberetning nr. 16 om den løbende revision for 2014 afgivet revisionsbemærkninger om personsager på det sociale område vedrørende merudgifter til voksne og uddannelseshjælp. Vi har foretaget opfølgning herpå i 2015 og vi har konstateret, at der fortsat er behov for en opstramning af sagsadministrationen på områderne, da der konstateres mange fejl og mangler i de gennemgåede sager jfr. afsnit 7.3. i denne revisionsberetning. Vi kan således endnu ikke afslutte de tidligere afgivne revisionsbemærkninger på områderne. Vi vil foretage opfølgning herpå i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2016 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen herom. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativ Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativet.

5 490 Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Fakturabilagene kræver alene elektronisk attestation før bogføring og betaling. Godkendelsesregler for manuelle bilag fastlægges decentralt. Kontrollen med den øvrige bogføring foretages ved stikprøver ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Bilag med fakturabeløb over kr. skal som udgangspunkt godkendes af den budgetansvarlige. Kontrakt- og aftaleholder er forpligtet til at beskrive og dokumentere sit ledelsestilsyn. Finansteamet udfører tilsyn med om ledelsestilsynet bliver udført. Finansteamet udfører kontroller af særlig risikofyldte manuelle udbetalinger. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Til imødegåelse af disse risici udfører Finansteamet tværgående kontroller med bilagsbehandlingen, herunder kontrol af at betalinger tilgår rette modtager, kontrol af fakturaer hvor betalingsstrømmen er ændret og kontrol af særligt risikofyldte bilag. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Finansteamet løbende har udført tværgående kontroller med bilagsbehandlingen, herunder kontroller af ændrede betalingsstrømme og kontrol af særligt risikofyldte bilag, samt udført tilsyn med, at de enkelte bogføringsenheder er ajour med bogføringen. Finansteamets tilsyn med, at kontrakt- og aftaleholderne udfører de stikprøvevise bilagskontroller, har vist, at kontrollen i en del tilfælde ikke er dokumenteret i Opus Ledelsestilsyn. Det er oplyst, at det er et krav at modulet anvendes, medmindre andre kontroller er mere hensigtsmæssige. Finansteamet følger op på forholdet. Vi har ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vores revisionsbesøg ved decentrale enheder har givet anledning kommentarer og anbefalinger jfr. afsnit 3.4 nedenfor. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 29. september 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Finansteamet har i et underbilag til regulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en

6 491 afstemning. Finansteamet har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Beholdningernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen er kontrolleret og fundet i orden. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Vores stikprøvevise gennemgang af afstemninger fra forskellige afdelinger har bekræftet, at der foretages løbende afstemning af mellemregningskontiene. Der foretages dog ikke opfølgning på om afstemningsfrekvenserne følges. Det er aftalt, at Finansteamet foretager en ny vurdering af afstemningsfrekvenser og at der fremover følges op på, at de vedtagne afstemningsfrekvenser følges. Vi har konstateret uafklarede forhold i enkelte afstemninger, hvoraf flere efterfølgende er løst. Vi vil i øvrigt foretage opfølgning ved den afsluttende revision. 3.4 Revisionsbesøg ved decentrale enheder Efter aftale har vi i samarbejde med Finansteamet gennemført revisionsbesøg ved Kjærsholm Bavnebjerg Dagplejen Biblioteket Knudsøskolen Besøgene har omfattet stikprøvevise kontroller af forretningsgangene på følgende områder: Kontroloptælling af forskudskasser og vurdering af forretningsgangen omkring kassen Forretningsgangen for afstemning af statuskonti Ledelsestilsyn i forhold til bilagsbehandling og betalingsformidling Kontrol af om der sker rettidig bilagsbehandling Forretningsgange for indtægter Ved de udførte kontrolbesøg har vi konstateret følgende forhold: Ledelsestilsynet er i flere tilfælde ikke udført i 2015 eller er kun udført i enkelte måneder. På flere af de besøgte enheder er der ikke udført kvalitetskontrol af decentralt indberettede lønydelser, som f.eks. kørselsgodtgørelse og vagtplantillæg. Jfr. kontrolinstruks fra Løn og Personale skal 10% af indberetningerne kontrolleres. Bilagskontroller er i flere tilfælde ikke dokumenteret i ledelsestilsynsmodulet i økonomisystemet. Der henvises herom til afsnit 3.2. På grundlag af konstaterede forhold ved besøgene skal vi i øvrigt anbefale: at udlægsbilag altid indscannes ved bogføringsbilaget, således at den fulde dokumentation for udgifterne ligger samlet i økonomisystemet at der overvejes alternativer til udskrivning af fakturaer i de tilfælde, hvor personer uden adgang til økonomisystemet skal forestå attestation af udgifter Resultatet af de udførte kontrolbesøg er rapporteret i et notat til de berørte kontrakt- og aftaleholdere og til Finansteamet.

7 492 4 Anlægsvirksomhed Vi har undersøgt om kommunens regler for løbende anlægsstyring og budgetopfølgning har været fulgt for anlægsprojektet Nyt administrations- og idrætscenter på Fælleden. Vores gennemgang har vist, at den løbende budgetopfølgning udføres i overensstemmelse med de vedtagne retningslinier herfor. De meddelte bevillinger og rådighedsbeløb er overholdt i anlægsperioden ligesom der foretages en løbende styring i forhold til entreprisekontrakter. 5 Revision af kommunens interne it-kontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2015 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem og sociale systemer, herunder brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefaling: Vi anbefaler, at kommunen, indfører et formelt ledelsestilsyn for overholdelse af it-sikkerhedspolitikken, som beskrevet i kommunens egen it-politik 6 Løn- og personaleområdet 6.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2015 til 31. december Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende.

8 493 Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 13 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børn og Unge Ældre og Handicap Beskæftigelse og Sundhed I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering

9 494 Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af 79 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Vi har ikke fået dokumentation for, at der på revisionstidspunktet var foretaget fagligt ledelsestilsyn vedrørende merudgifter til voksne. Set i lyset af kommunens fejlniveau jfr. afsnit 7.3 skal vi anbefale, at området fremover omfattes af ledelsestilsynet 7.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse)

10 495 Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Hjælp efter aktivlovens 82 Forsikrede ledige Ressourceforløb Jobafklaringsforløb Kontanthjælp til personer omfattet af integrationsloven Tilkendelse af fleksjob Tabt arbejdsfortjeneste Merudgifter til børn Beboerindskudslån På følgende områder er der efter vores opfattelse behov for opstramning af sagsadministrationen: Sygedagpenge I 8 ud af 9 sager var der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning og i 1 sag manglede der en forlængelse af sygedagpenge. Der bør fremover være fokus på opfølgningsbestemmelserne. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Merudgifter til voksne I 4 ud af 6 sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning på merudgifterne, i 1 sag manglede der vurdering og dokumentation af dele af de medregnede merudgifter der indgik i beregningsgrundlaget, og i 1 sag manglede der en vurdering af om personen var omfattet af målgruppen og dokumentation for at merudgifterne var over minimumsbeløbet. Der er tale om sager der behandles både i Ældre & Handicap samt i Beskæftigelse & Sundhed. Opfølgning bør foretages løbende, da manglende opfølgning kan medføre fejludbetalinger af hjælp. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Revisionen af området i 2014 gav også anledning til en revisionsbemærkning. Ledighedsydelse Vi har gennemgået 4 sager. I alle 4 sager var opfølgning i alle tilfælde ikke foretaget rettidigt. Der bør fremover være fokus på opfølgningsbestemmelserne. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Uddannelseshjælp I 3 ud af 6 sager var opfølgning ikke i alle tilfælde foretaget rettidigt. I en af sagerne var der meget lang forsinkelse i opfølgningen. I 2 af sagerne fremgik det ikke, at der var givet uddannelsespålæg og i 2 sager fremgik det ikke, at der var tilbudt mentorstøtte, hvor de pågældende ikke kunne deltage i tilbud. Herudover var øvrige enkeltstående fejl. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Revisionen af området i 2014 gav også anledning til en revisionsbemærkning. Fleksjob I 3 ud af 5 sager var opfølgning efter LAB 70d ikke foretaget rettidigt. Der bør fremover være fokus på opfølgningsbestemmelserne. Kontanthjælp Vi har gennemgået 5 sager. I 1 sag var opfølgning ikke foretaget rettidigt og i 1 sag var tilbud ikke givet rettidigt. I 2 sager var hjælpen i en periode fejlagtig konteret med høj refusion og i 2 sager var der udbetalt for meget i 83-godtgørelse. Herudover var der øvrige enkeltstående fejl.

11 godtgørelse Vi har gennemgået 4 sager. I 1 sag vedrørende uddannelseshjælp og i 1 sag vedrørende kontanthjælp fremgik beregning af 82-godtgørelse ikke af sagerne. Herudover blev 82-godtgørelsen udbetalt med et fast beløb hver måned og ikke på baggrund af faktisk fremmøde. Der var i begge sager udbetalt for meget. Vi konstaterede samme problemstilling i forbindelse med revisionen i Det er aftalt, at praksis med udbetaling af 82-godtgørelse ændres så der alene udbetales for de dage hvor de pågældende reelt er mødt i tilbud. Integrationsprogram Vi har gennemgået 5 sager. I 2 sager kan vi ikke se, at der er tilbudt en integrationsplan og i 2 sager kan vi ikke se, at den udarbejde integrationskontrakt er underskrevet af borgeren. I 3 sager er der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning. I 2 af sagerne er der dog alene tale om mindre overskridelse af rettidighed. Enkeltydelser efter Aktivlovens 81 og 85 Vi har gennemgået 3 sager. I 1 sag manglede der en trangsvurdering og i 2 sager manglede der notat om vurdering af lånemulighed. I den ene sag manglede der ligeledes en redegørelse hvorfor hjælpen bevilges. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. Indsatser til forbedring af sagsadministrationen Vi har i februar 2016 modtaget en redegørelse fra fagområderne vedrørende indsatser på de forskellige sagsområder, som skal sikre, at sagsadministrationen forbedres. Vi vurderer de beskrevne indsatser til at være tilstrækkelige og relevante. Det er ligeledes oplyst, at der i 2016 ledelsesmæssigt vil ske opfølgning på implementering m.v. af indsatserne. 8 Personsager tilbud til børn og unge med særlige behov Vi har i februar 2016 efterprøvet om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandlingen) er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis. Revisionen har omfattet 7 sager, der vedrører tilbud til børn og unge med særlige behov. Det er vores opfattelse, at der forekommer for mange fejl på områderne vedrørende handleplaner, opfølgning og børnefaglige undersøgelser, da vi har konstateret følgende: I 3 ud af 7 sager manglede udarbejdelse af handleplaner inden foranstaltningen iværksættes I 3 ud af 7 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning på den iværksatte foranstaltning I 3 ud af 7 sager er den børnefaglige undersøgelse ikke afsluttet inden for 4 måneder Udover ovenstående har vi ved revisionen konstateret øvrige enkeltstående fejl. På trods af ovenstående er det vores indtryk, at der har været iværksat foranstaltninger i de reviderede sager. Kommunen har ved sit eget ledelsestilsyn i 2015 også konstateret, at sagsadministrationens kvalitet ikke var tilfredsstillende. Vi har fået oplyst, at der på baggrund heraf er iværksat en række initiativer (undervisning, nye procedure, omorganisering, øget ledelsesfokus m.v.), som forventes at forbedre sagsadministrationen i 2016.

12 497 9 Løbende forvaltningsrevision 9.1 Generelt Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1, 3.2, 3.3 og 3.4 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 5 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 7.1 om forretningsgange og sagsrevision på løn og personaleområdet Afsnit 7.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder 9.2 Det specialiserede socialområde for voksne Formål Formålet med forvaltningsrevisionen har været at afdække om kommunen i sin styring af området har taget relevante styringsmæssige skridt i forhold til at sikre en sparsommelig, produktiv og effektiv indsats på det specialiserede voksenområde. Forvaltningsrevisionen afdækker ikke graden af sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i den enkelte kommune, men derimod om kommunen anvender styringsteknologier og værktøjer, som sikrer kommunen forudsætningerne for en hensigtsmæssig styring af disse forhold. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab Metode Forvaltningsrevisionen består konkret af en screening af kommunens nuværende styringspraksis og udgiftsniveau med henblik på at vurdere hensigtsmæssigheden af den nuværende styring samt identificere eventuelle opmærksomhedspunkter, som bør håndteres i den fremadrettede styring af området. Konkret er der foretaget en screening af følgende forhold: Screening af den økonomiske udvikling (udgiftsudvikling og budgetafvigelse) Screening af den faglige og økonomiske styring, herunder - Overordnet vurdering af faglig og økonomisk styring - Faglig styring/myndighedsudøvelse - Økonomisk og strategisk styring Ved screeningen er kommunen bedt om at besvare et spørgeskema vedrørende faglig, økonomisk og strategisk styring, hvor de konkrete spørgsmål er formuleret med baggrund i gældende lov eller konkrete anbefalinger opstillet til kommunernes styring af området. Kommunens egen besvarelse er sammenlignet med besvarelser fra de ca. 40 kommuner, som BDO i år har gennemført en tilsvarende forvaltningsrevision for. Vi har i februar 2016 afholdt et dialogmøde med kommunen om resultatet af forvaltningsrevisionen, og kommunen har i forbindelse hermed modtaget oplæg indeholdende tabelmateriale, som ligger til grund for den overordnede konklusion på forvaltningsrevisionen.

13 498 Screening af økonomisk udvikling Screening af den økonomiske udvikling viser, at Skanderborg Kommune i forhold til regnskab 2014 samt det oprindelige budget for 2015 har et udgiftsniveau pr. indbygger der er på niveau med landsgennemsnittet men højere end gennemsnittet af kommunerne i Region Midtjylland. Dog er Skanderborg Kommunes udgiftsniveau pr. indbygger i forhold til Servicelovens 96 vedrørende BPA og 100 vedrørende dækning af nødvendige merudgifter markant højere end såvel landsgennemsnittet som gennemsnittet blandt kommunerne i Region Midtjylland. Screeningen viser videre, at Skanderborg Kommune samlet set over perioden fra regnskab til og med oprindeligt budget for 2015 har oplevet svagt faldende udgifter til området, hvilket er modsat den regionale tendens og landstendensen, hvor der har været udgiftsstigning inden for området. Screeningen viser også, at Skanderborg Kommune i 2014 realiserede en budgetafvigelse, når der ses på forskellen mellem oprindeligt budget og regnskabsresultat, der var på niveau med gennemsnittet for kommunerne i Region Midtjylland og landsgennemsnittet. Screeningen viser endelig, at Skanderborg Kommune modsat landsgennemsnittet og gennemsnittet af kommunerne i Region Midtjylland i perioden for regnskab generelt set har realiseret mindreforbrug, når der sammenlignes med de oprindelige budgetter. I forbindelse med dialog om forvaltningsrevisionen med kommunen er BDO blevet gjort opmærksom på, at kommunen har ledelsesmæssig opmærksomhed på fremadrettet at fastholde den lave udgiftsvækst på området og identificere potentialer for effektivisering med henblik på at nedbringe udgiftsniveauet. Kommunen har allerede gennemført en omorganisering af området, og der peges på, at kommunen inden for Ældre/handicap fremadrettet overvejer at identificere effektiviserings- og omstillingsmuligheder gennem fokuserede værdistrømsanalyser. Screening af faglig styring Screeningen af den faglige styring viser, at Skanderborg Kommune har et relevant styringsmæssigt fokus på de afdækkede forhold, men at der samtidigt fortsat vurderes at være behov for at udvikle den faglige styring på en række af de afdækkede områder. Kommunen har fremadrettet konkret identificeret udviklingsbehov i forhold til implementering af VUM, styrkelse af det tværfaglige samarbejde, fokus på den rehabiliterende indsats, resultat- og effektstyring samt en systematisering af ledelsestilsyn. Screening af økonomisk styring Screeningen af den økonomiske styring viser, at Skanderborg Kommune har et relevant styringsmæssigt fokus på hovedparten af de afdækkede forhold. Der er dog ligeledes en del af forholdene, der ikke tidligere har været i fokus i Skanderborg Kommune, men som man fremadrettet ønsker at fokusere på. Kommunen vurderer fremadrettet, at der er udviklingspotentiale i forhold til dialogbaseret visitation, som bl.a. skal sikre fokus på borgereffekt og effektivitet, resultat- og effektstyring. Herudover er der et udviklingspotentiale i forhold til en systematisk tilgang til analyser, der kan identificere og realisere effektiviserings- og omstillingstiltag samt ledelsesinformation, der kan understøtte øget gennemsigtighed i forhold til realisering og opfølgning på budgetforudsætninger i forhold til aktivitet og udgifter. Aarhus, den 15. juni 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Torben Rohde Pedersen Statsautoriseret revisor Ole Nielsen Registreret revisor