Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde GRIBSKOV KOMMUNE Beretning nr. 16 (side ) Løbende revision 2014 Delberetning for regnskabsår 2014,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Revision af sociale områder med statsrefusion Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentralt besøg REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sags revision REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Systemansvarliges kontrol Kontrol af udbetaling til alternativ modtager Kontrol af behandling af adviser i fagsystemerne Personsager PROJEKTREGNSKABER

3 Til Gribskov byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2014 udført indtil januar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 14). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 525

4 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Revision af sociale områder med statsrefusion Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog har vi konstateret, at der forekommer væsentlige fejl og mangler i sagerne på følgende områder: Kontanthjælp/aktivering (Jobcenter og Ydelse) Uddannelseshjælp (Jobcenter og Ydelse) Sygedagpenge (Jobcentret) Integration (integrationsprogram) (jobcentret) Disse fejl og mangler, der vurderes at være af generel karakter, og som kan have refusionsmæssig betydning, men især betydning for borgernes ret sikkerhed, kan henføres til: Kontanthjælp og aktivering samt uddannelseshjælp Manglende tydelig dokumentation af indhold ved løbende opfølgning, herunder socialfaglige vurderinger og begrundelser for blandt andet fritagelse og forlængelse af tilbud samt opfølgning på deltagelse i tilbud. (Jobcentret) Manglende rettidig økonomisk opfølgning og løbende behandling af adviser (Ydelse) Side 526

5 Integration (integrationsprogram) Manglende rettidig opfølgning, herunder mangelfuld dokumentation for udført opfølgning og opfølgning på borgeres deltagelse i tilbud. (Jobcentret) Sparsomt udfyldte integrationskontrakter i forhold til blandt andet mål for danskuddannelse (Jobcentret) Sygedagpenge manglende rettidig opfølgning (Jobcentret) Vi har noteret os, at kommunens eget tilrettelagte ledelsestilsyn og de udvidede sagsgennemgange generelt har resulteret i tilsvarende konklusioner. Det er vores indtryk, at flere af fejlene ikke er enkeltstående, hvorfor vi konkluderer, at der er tale om væsentlige fejl på området. Vi skal henstille, at der tilrettelægges arbejdsgange, der fuldt ud sikrer korrekt sagsbehandling af området i henhold til forskrifterne. Det er efterfølgende oplyst, at procedurer i forhold til de manglende udførte økonomiske opfølgninger i ydelse er ændret fra 1.januar 2015, således at behandling af adviseringer og efterfølgende dokumentation fra borgerne sikres behandlet rettidigt. Det er samtidig oplyst, at der vil blive etableret en handleplan således, at ikke behandlede adviseringer i 2014 sikres behandlet snarest Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 15 (side ): Sags revision på det sociale område I forbindelse med den foretagne sags revision og opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger, er det vores opfattelse, at flere områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Der er tale om følgende områder: Kontanthjælp og aktivering Uddannelsesordning Forsikrede ledige Fleksjob, herunder fleks løntilskud (administrative del) Dette begrundes i, at vi ved vores revision af forretningsgange og sager og/eller af jobcentrets og ydelsescentrets udførte kvalitetskontrol har konstateret følgende væsentlige fejl og mangler: Manglende rettidig opfølgning i 3 sager (kontanthjælp og aktivering samt forsikrede ledige (også revisionsbemærkning i 2011 og 2012) Side 527

6 Intern forretningsgang om 1. opfølgning hurtigst muligt og efterfølgende opfølgning min. hver 8. uge er ikke efterlevet i alle sagerne (uddannelsesydelse) Fejlagtig anvendelse af beregningsgrundlag, herunder udbetaling af løntilskud. (fleksjob før ) Fejlagtig anvendelse af beregningsgrundlag, herunder udbetaling af løntilskud. (fleksjob efter ) Manglende rettidig udarbejdelse af jobplan for forsikrede ledige (også revisionsbemærkning i 2011 og 2012) Det skal til ovenstående dog anføres, at det er vores vurdering, at der i lighed med sidste år generelt er sket en forbedring i kvaliteten i sagerne, idet fejlene er færre, og antallet af forskellige fejltyper generelt ligeledes er blevet mindre end tidligere. Der har i 2013 ledelsesmæssigt været øget fokus på tiltag med henblik på at forbedre kvaliteten i sagerne. Vi har noteret, at den tætte ledelsesmæssige opfølgning, herunder forøget tilsyn med områder, som ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler, er opprioriteret, ligesom forretningsgange og administrative rutiner løbende udarbejdes, forbedres og effektiviseres. Herudover har vi også noteret, at arbejdsmarkedsudvalget løbende holdes orienteret om udviklingen i administrationen. Vi skal herudover på ny henstille, at praksis med ikke at indhente dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med hjælp i særlige tilfælde efter integrationsloven ændres, og at der udarbejdes ny forretningsgangsbeskrivelse, der lever op til kravene i lovgivningen, jf. anført i tidligere besvarelser. Statsrefusionsopgørelse og særlig dyre enkeltsager De modtagne refusionsskemaer har indeholdt flere fejl, som efter den foretagne revision er tilrettet. De væsentligste fejl kan henføres til nedenstående: Opgørelse af refusion og/eller resultattilskud efter IL 45 og LAS kapitel stk. 2 Opgørelse over hjælp til flygtninge (udgifter ned 100 % statsrefusion) Opgørelse over grundtilskud til uledsagede mindreårige Vi skal anbefale, at der tilrettelægges en forretningsgang, som sikrer en bedre kvalitetssikring af grundlaget for de endelige refusionsopgørelser, og hvor der er særskilt fokus på ovenstående fejlbehæftede områder. Vi skal endvidere anbefale, at forretningsgang for hjemtagelse af refusion vedrørende særlig dyre enkeltsager tilrettes, således at der sikres korrekt periodisering. Byrådets besvarelse: Byrådet har den 23. juni 2014 besluttet at godkende administrationens svar på årsberetningen for regnskabsåret 2013, som anført nedenfor: Side 528

7 Ad Sags revision på det sociale område Center for Arbejdsmarked er enige med revisionen i, at der fortsat - særligt på området kontanthjælpsområdet og aktivering - er et for højt fejlniveau. Center for Arbejdsmarked vurderer, at det er positivt og centralt, at revisionen finder, at der fortsat er en positiv udvikling i kvaliteten i sagerne samt, at fejltyperne er blevet færre og mindre systematiske end tidligere. På baggrund af revisionsrapporten har Center for Arbejdsmarked bedt revisionen om, at ud arbejde et fejl index over udviklingen af fejl på området i årene Indexet viser et følgende fejlniveau pr. år på: 2007: 178, 2008: 125, : 213, 2011: 283, 2012: ikke muligt at opgøre grundet revisionsmåden, 2013: 183. Fejlindexet viser således, at der fortsat sker en positiv udviklingen af kvaliteten i sagerne siden niveauet toppede i Da det vurderes, at der fortsat er et for højt fejlniveau, har Center for Arbejdsmarked i foråret 2014 igangsat et udviklingsforløb med omkring et ekstra ordinært ledelsestilsyn med efterfølgende undervisning. Det er endvidere aftalt, at der - som minimum - for resten af 2014 følges op med et intensivt ledelsestilsyn på området. Det forventes, at tiltagene på kontanthjælps- og aktiveringsområdet vil understøtte en fortsat positiv udvikling i fejl niveauet. På det forsikrede område er Center for Arbejdsmarked yderst opmærksomme på udviklingen i fejlniveauet. Der er derfor også hér udarbejdet et fejlindex, der viser en negativ udvikling i niveauet fra 2009 med et fejlindex på 86 og jævnt stigende de kommende år til det topper i 2013 med et fejlindex på 150. Niveauet kan ikke opgøres før 2009, da området på daværende tidspunkt ikke hørte under kommunerne. På den baggrund er der i sidste halvdel af 2013 ansat en fagkonsulent, og der er i 2013 gennemført undervisning på området. I foråret 2014 er der gennemført et massivt ledelsestilsyn, der viser, at der ikke er den forventede positive udvikling. Der er derfor på ny iværksat undervisning, individuel sagsgennemgange og en dialog med området for at nedbringe fejlniveauet. Det massive ledelsestilsyn fortsætter resten af I forhold til uddannelsesordningen er der tale om en ny ydelsestype og dermed tale om en række nye arbejdsgange, lovgivning med mere, der skulle implementeres i teamet. Center for Arbejdsmarked vurderer på den baggrund ikke, at der på nuværende tidspunkt er belæg for yderligere fokus på området isoleret set. Men da området administreres i sammenhæng med det forsikrede område og grundet fejlniveauet, dér er det vurderet, at indsatsen på det forsikrede område også gennemføres for uddannelsesordningen. Revisionen har endvidere bemærkninger til administration af ordningen for afholdte udgifter i forbindelse med hjælp i særlige tilfælde efter integrationsloven. Disse bemærkninger skyldes, at man rent administrativt har forsøgt at lette den administrative byrde i ordningen. Dette skal dog politisk godkendes, derfor forelægges der umiddelbart efter sommerferien 2014 en sag for SSU med henblik på en politisk stillingtagen. Afhængig af beslutningen i SSU tilrettes administrationen af ordningen tilsvarende. I forhold til beregningen og udbetalingen af fleksløntilskud bevilget før 1. januar 2013 er de sagsstammer, der er fundet flest fejl i, gennemgået af faglig koordinator, fejlene er rettet og beregningsgrundlaget dokumenteret. Der foretages nu ledelsestilsyn hver måned på området, og der er fokus på den faglige kompetenceudvikling på dette område. I forhold til beregningen og udbetalingen af fleksløntilskud bevilget efter d. 1. januar 2013, skyldes fejlene hovedsageligt, at det har været nødvendigt med manuelle arbejdsrutiner for, at det har været muligt at udbetale fleksløntilskuddet. Dette har medført nogle beregningsforskelle mellem den manuelle udregning og den efterfølgende udregning i fagsystemet. De manuelle arbejdsrutiner har været nødvendige, i og med IT systemerne ikke var udviklet til den nye lovgivning, der trådte i kraft på området d. 1. januar Beregningsforskelle m.v. er efterfølgende afstemt og omposteret. Side 529

8 Ad Statsrefusionsopgørelse og særlig dyre enkelsager Administrationen har taget revisionens bemærkning til efterretning. Center for Koncernstyring vil efterfølgende for at kvalitetssikre grundlaget på de endelige refusionsopgørelser yderligere, gå i dialog med de berørte fagområder for at styrket indsatsen således at refusionshjemtagelsen bliver så korrekt som muligt. Ligeledes vil der i efteråret 2014 i samarbejde med revisionen blive implementeret en ny metode til at hjemtage refusion vedr. særlig dyre enkeltsager på, så periodiseringen bliver mere korrekt. Opfølgning og konklusion Ad Sags revision på det sociale område Vi har i forbindelse med den løbende revision foretaget opfølgning på ovennævnte forhold. Der er på revisionstidspunktet generelt udført løbende kvalitetskontroller i 2014 i henhold til beslutning. Derudover er der på området vedrørende forsikrede ledige udført temarevisioner. Udover de udførte kvalitetskontroller i Jobcentret er der i april og december foretaget udvidet sagsgennemgang på områderne integrationsprogram og kontanthjælp/aktivering samt uddannelseshjælp. Hver sagsgennemgang har omfattet ca. 100 sager. Det ses tydeligt på området vedrørende kontanthjælp/aktivering og uddannelseshjælpen, at fejlniveauet generelt er forbedret fra 1. til 2. sagsgennemgang. Der er dog fortsat behov for tæt ledelsestilsyn, herunder fokus på ensartethed i sagsbehandlingen samt kompetenceudvikling. Der har ligeledes, som anført i kommunens besvarelse, været etableret et kompetenceudviklingsprojekt. Med udgangspunkt i vores revision for 2014 vurderer vi, at der fortsat er behov for tæt ledelsestilsyn, herunder fokus på ensartethed i sagsbehandlingen. I denne forbindelse er der også behov for en løbende vurdering af kompetencer blandt medarbejderne, samt at etablerede arbejdsgange følges. I forhold til de i 2013 konstaterede fejl og mangler er det alene væsentlige fejl i forbindelse med manglende rettidig opfølgning vedrørende kontanthjælp og aktivering. Der henvises til afsnit i denne beretning. På grundlag af vores opfølgning og byrådets besvarelse anser vi bemærkningerne for afsluttet. Ad Statsrefusionsopgørelse og særlig dyre enkelsager Vi vil foretage en opfølgning i forbindelse med den afsluttende revision for Side 530

9 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Vi har i denne forbindelse foretaget en vurdering af udkast pr. 12. januar 2015 om nyt Økonomisk Styringsgrundlag for (Kasse- og regnskabsregulativ). Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi har i forbindelse med den foretagne vurdering af udkast pr. 12. januar 2015 om nyt Økonomisk Styringsgrundlag for (Kasse- og regnskabsregulativ) foreslået mindre tilretninger i dette udkast, som vi dog generelt vurderer, vil sikre gode interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet/principperne for økonomistyring. Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Kommunens regnskaber føres på grundlag af attesterede, originale regnskabsbilag. Bilagene kan være såvel papirbaseret som elektroniske fakturaer. Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen efter det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af virksomheden selv. For kontante ind- og udbetalinger tilrettelægges en 100 % funktionsadskilt kontrol af, at der foreligger bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Denne kontrol udføres normalt dagligt. Kontrollen med den øvrige bogføring kan som et led i det almindelige ledelsestilsyn foretages ved stikprøver. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres ved påtegning på bilag. Kassedifferencer over 500 kr. skal godkendes og påtegnes af nærmeste leder. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Side 531

10 Vi har ligeledes foretaget en kontrol med, om reglerne for behandling af kassedifferencer overholdes. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEM konto, budgetansvarliges ledelsestilsyn, systemansvarliges kontroller af indberetninger og kontrol med særlig risikofyldte bilag. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på væsentlige udgiftsområder og udvalgte bogføringsenheder. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Center for koncernstyring har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler Centeret løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hurtigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen. Generelt er der dog fortsat alene en godkender på de foreliggende bilag. Integreret anvisning foretages i form af det udførte ledelsestilsyn. I det foreliggende udkast om nyt Økonomisk Styringsgrundlag for (Kasse- og regnskabsregulativ) vurderes der fortsat, hvorledes kontrollerne kan udbygges, således at der opnås en større sikkerhed for at formindske risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger og mangler. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vi vil i forbindelse med den afsluttende revision for 2014 foretage en opfølgning på det igangsatte arbejde med udarbejdelse og vedtagelse af nyt Økonomisk Styringsgrundlag for Gribskov Kommune (Kasse- og regnskabsregulativ) 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 3. november 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Center for koncernstyring har i et underbilag til principperne beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Centeret har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Side 532

11 Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. De udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser for afstemningsarbejdet er fuldt ud implementeret i organisationen og har efter vores vurdering givet gode rutiner omkring afstemningsarbejdet. 3.4 Decentralt besøg Der er foretaget uanmeldt eftersyn ved Kobbelhusene på Gydevej den 17. november Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionens forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens principper for økonomistyring. Ved besøget har vi blandt andet undersøgt følgende områder: Behandlingen og afstemningen af likvide beholdninger Bilagsbehandling og decentral bogføring Behandling af beboermidler Procedure for budgetopfølgning Det foretagne eftersyn har givet anledning til kommentarer/anbefalinger om, at der generelt er tilrettelagt betryggende forretningsgange Af forsikringsmæssige hensyn samt hensynet til de enkelte medarbejdere skal vi dog anbefale, at de kontante beholdninger minimeres, ligesom at transport af kontante midler mellem Gydevej og Kirkeleddet begrænses. Side 533

12 4 Revisionsmæssig gennemgang af itsikkerheden Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Procedurer og kontroller for anskaffelse, ændring og vedligeholdelse af kommunens centrale økonomistyringssystem. Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem og lønsystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Udvalgte applikationskontroller i økonomistyringssystem. Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på eksterne revisorerklæringer med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som Fujitsu A/S, Silkeborg Data A/S og KMD A/S er ansvarlige for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefalinger: 1. Vi anbefaler, at kommunen etablerer en procedure for systematisk gennemgang af brugeres rettigheder i økonomistyringssystemet, således at kommunen sikrer, at ingen medarbejdere har flere rettigheder i systemet, end de har et arbejdsbetinget behov for. 2. Vi anbefaler, at kommunen beskriver og udfører kompenserende kontroller for at afdække risikoen for den manglende funktionsadskillelse mellem medarbejdere, der kan udføre Side 534

13 systemændringer, og som samtidig har bogholderimæssige opgaver i økonomistyringssystemet. Kommunen har oplyst, at kontrollerne vil blive beskrevet og udført fra januar Vi anbefaler, at kommunens tilsyn med it-serviceleverandørerne Fujitsu A/S og Silkeborg Data A/S, hvortil kommunen henholdsvis har outsourcet sit centrale økonomistyringssystem og sine lønadministrative systemer, udvides til at omfatte en årlig vurdering og stillingtagen til indholdet i revisorerklæringerne fra de pågældende it-serviceleverandører. Vi er opmærksomme på, at kommunen planlægger at etablere en formel forretningsgang for håndtering af revisorerklæringer. Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefalinger: 1. Vi anbefaler, at kommunens informationssikkerhedspolitik ajourføres. 2. Vi anbefaler, at kommunen ved ajourføringen af kommunens informationssikkerhedspolitik har opmærksomhed på risikovurderinger af den forretningsmæssige afhængighed af itsystemerne. 3. Vi anbefaler, at det interne tilsyn med informationssikkerheden implementeres som forudsat i informationssikkerhedshåndbogen. Vores anbefalinger er videreført fra Vi er opmærksomme på, at kommunen forventer at ajourføre informationssikkerhedspolitikken i Vores øvrige anbefalinger er meddelt it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen af vores it-revision. Side 535

14 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sags revision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. oktober 2014 til 30. november Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 11 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Det administrative område. Direktioner I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats, at direktionen lønindplacering følger de gældende regler at afgangssager er korrekt afgangsført Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Side 536

15 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 537

16 6.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp/aktivering, uddannelseshjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse og enkeltydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af et antal personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Der er etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol i kommunen, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Det anbefales, at der i Ydelsescentret udarbejdes konklusioner efter hvert udført tilsyn, herunder eventuelt en beskrivelse af iværksatte tiltag som følge af resultatet fra den udførte kontrol. Ligeledes anbefales det, at den eksisterende forretningsgangsbeskrivelse for ledelsestilsyn herunder kvalitetskontroller i Jobcentret og Ydelsescentret tilpasses de aktuelle beslutninger om kontroller i Ydelsescentret Systemansvarliges kontrol Vi har undersøgt, om der er udført systemansvarliges kontrol af alle personer med indberetningsadgang i kommunens udbetalingssystemer til udbetaling af sociale ydelser. Der er tilrettelagt en arbejdsgang i Ydelsescentret og i Center for Social og Sundhed, der sikrer, at der foretages systemansvarliges kontrol i alle de afdelinger, der benytter udbetalingssystemerne. Det er påset, at den årlige kontrol er udført i Ydelsescentret for Kontrollen i Sundhedsafdelingen udføres årligt i januar måned - næste gang i starten af 2015 for regnskabsåret Side 538

17 Vi har ved den løbende revision påset, at kontrollen er udført for 2014 for Ydelsen. Vi vil ved den afsluttende revision 2014 påse, om kontrollen i Sundhedsafdelingen er udført for Kontrol af udbetaling til alternativ modtager Vi har undersøgt, om der er udført kontrol af udbetalinger til alternativ modtager ved betaling af regninger i KMD Aktiv. Det er i den forbindelse ved stikprøve påset, at kontrollen er udført løbende for Det er oplyst, at der ikke er konstateret uregelmæssigheder i forbindelse med kontrollen. Det er vores vurdering, at kontrollen udføres i henhold til beslutning Kontrol af behandling af adviser i fagsystemerne Vi har undersøgt, om der er foretaget løbende kontrol/ledelsestilsyn med behandling af adviser i fagsystemer. Sammenholdt med at Ydelse generelt ikke udfører løbende økonomisk opfølgning, jf. afsnit 6.3, på områderne kontanthjælp, uddannelseshjælp, revalidering samt integration, medfører dette en forøget risiko for fejludbetalinger af refusionsmæssig betydning. Det skal på ny henstilles, at såvel behandling af adviseringer som sikring af løbende økonomisk opfølgning opprioriteres og sikres udført. Det er efterfølgende oplyst, at forretningsgange i 2015 er tilrettet, således at alle adviser vedrørende økonomisk opfølgning for 2015 er foretaget løbende. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp/aktivering, uddannelseshjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse og enkeltydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Side 539

18 Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang Det vurderes på baggrund af de foretagne interviews, gennemgang af forretningsgange og den udført revision i 2014, at områderne Integration (Jobcenter og Ydelse), Aktivering (Jobcenter), Kontanthjælp (Ydelse), revalidering (Ydelse) og uddannelseshjælp (Jobcenter og ydelse) samt Sygedagpenge (jobcenter) ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vores konklusion bygger sig dels på s egen kvalitetskontrol, udvidede sags gennemgang samt vores revision i øvrigt. Fejlende kan hovedsageligt henføres til: Manglende tydelig dokumentation af indhold ved løbende opfølgning og begrundelser for blandt andet fritagelser og forlængelser på deltagelse i tilbud (Jobcenter (aktivering og uddannelseshjælp)) Manglende rettidig økonomisk opfølgning (Ydelse (kontanthjælp, uddannelseshjælp, revalidering og integration )) Manglende rettidig opfølgning, herunder mangelfuld dokumentation for udført opfølgning og opfølgning på borgers deltagelse i tilbud (Jobcenter (integration)) Sparsomt udfyldte integrationskontrakter i forhold til blandt andet mål for danskuddannelse (Jobcenter (integration)) Manglende rettidig opfølgning (Jobcenter (sygedagpenge)) Enkeltstående fejl og mangler i de udtagne sager til kvalitetskontrol er oplyst at være refusionsberettigede. I forhold til de manglende udførte økonomiske opfølgninger i ydelse er følgende oplyst efter revisionsbesøget: Proceduren er ændret fra 1. januar 2015, således at behandling af adviseringer og efterfølgende dokumentation fra borgerne sikres behandlet rettidigt. Der føres fortsat ledelsestilsyn med området. Der er ikke ubehandlede adviseringer vedrørende økonomisk opfølgning i Man er ved at undersøge håndtering af ubehandlede adviseringer i Med udgangspunkt i vores revision for 2014 vurderer vi, at der fortsat er behov for tæt ledelsestilsyn, herunder fokus på ensartethed i sagsbehandlingen. I denne forbindelse er der også behov for en løbende vurdering af kompetencer blandt medarbejderne, samt at etablerede arbejdsgange følges. Der henvises til afsnit 2.2 Revisionens bemærkninger. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Side 540

19 7 Projektregnskaber Vi har i perioden fra sidste beretning den 4. juni 2014 til dags dato foretaget revision af nedenstående særlige opgørelser m.v. Musikskoleregnskab 2013 Projektregnskab for projektet Klima og Sundhed som afsæt for ny bystruktur for perioden 7. januar 2013 til 17. marts 2014 Projektregnskab for projektet Kombination og Sammenhæng j. nr for perioden 18. november 2013 til 30. juni 2014 med protokollat Udbetalingsblanket vedrørende tilsagn til projekt Man ved aldrig hvordan dagen bliver (Frivilligcentret i Græsted) Erklæring s Feriefond, for perioden 1. maj 2013 til 30. april 2014 EGU for perioden 1. december 2011 til 30. november 2012 Projektregnskabet for projektet Velfærdspartnerskaber i Gribskov for perioden 1. juli 2011 til 30. september 2014 Projektregnskabet for projektet Kombination og Sammenhæng j. nr for perioden 18. november 2013 til 30. juni 2014 med protokollat er forsynet med en afkræftende konklusion, idet det ikke har været muligt at opnå overbevisning om, at projektregnskabet er korrekt, dette skyldes, at målgruppen er ændret i betydeligt omfang i forhold til tilsagnsskrivelse af 31. oktober De øvrige er forsynet med erklæring uden forbehold. Roskilde, den 5. marts 2015 Michael Nielsen Registreret revisor Side 541