Styrket samarbejde om multisyge patienter i Region Midtjylland

Selvevaluering af Styrket samarbejde om multisyge patienter i Region Midtjylland Praktiserende lægers deltagelse i hospitalets tværfaglige konferencer om patientforløb ved Klinik for Multisygdom og Polyfarmaci, Diagnostisk Center, Regionshospitalet Silkeborg, Hospitalsenhed Midt Regionshospitalet Silkeborg Diagnostisk Center Universitetsklinik for Innovative Patientforløb Falkevej 1-3 DK-8600 Silkeborg Tel. +45 7841 5000

Selvevalueringen af Styrket samarbejde om multisyge patienter i Region Midtjylland For yderligere oplysninger om evalueringen og projektet rettes henvendelse til: Projektleder Bart van West Telefon: 78 41 78 19 Mail: bart.vanwest@midt.rm.dk Diagnostisk Center Januar 2015 Regionshospitalet Silkeborg Diagnostisk Center Universitetsklinik for Innovative Patientforløb Falkevej 1-3 DK-8600 Silkeborg Tel. +45 7841 5000 www.hospitalsenhedmidt.dk 2

Indholdsfortegnelse 1. Baggrundsoplysninger... 4 1.1 Projektets navn... 4 1.2 Kontaktoplysninger... 4 1.3 Projektets start og slutdato... 4 1.4 Projektets formål, herunder ændringer i.f.t. oprindeligt formål... 4 1.5 Projektets forløb i store træk... 4 1.6 Barrierer og fremmede faktorer i projektforløbet, herunder metodemæssige udfordringer... 5 2. Resultater af evalueringen i forhold til udvalgte området inden for Triple Aim... 6 2.1 Hvordan er den praktiserende læges rolle som tovholder for multisyge patienter styrket gennem deltagelse i projektet?... 6 2.2 Er den praktiserede læges faglighed blevet styrket på baggrund af projektet?... 7 2.3 Har projektet givet mere hensigtsmæssige patientforløb eller i øvrigt andre fordele for patienten?... 7 2.4 Hvad har projektet betydet for samarbejdet mellem hospital og praktiserende læge?... 7 2.5 Har projektet forbedret indsatsen på hospitalet (organisatorisk, fagligt, m.v.)?... 8 2.6 Er der i projektet forhold, der tyder på, at indsatsen giver anledning til en bedre ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet?... 8 3. Resultater ud over den direkte effekt... 8 3.1 Hvordan har I ændret jeres måde at arbejde og samarbejde på? Hvad betyder denne ændring?... 8 3.2 Hvad er det vigtigste, I har lært?... 8 3.3 Vil I arbejde med løsningen eller elementer af den? Hvordan vil I i så fald integrere projektets indsigter og løsninger i driften?... 9 3.4 Hvad er det vigtigste at få bragt videre til andre, som ikke har deltaget i jeres innovationsproces?... 9 3

1. Baggrundsoplysninger 1.1 Projektets navn Projektets navn er Styrket samarbejde om multisyge patienter i Region Midtjylland. 1.2 Kontaktoplysninger Bart van West Projektleder Diagnostisk Center Regionshospitalet Silkeborg Telefon: 78 41 78 19 Mail: bart.vanwest@midt.rm.dk Louise Boisen Kvalitetsudviklingsmedarbejder Diagnostisk Center Regionshospitalet Silkeborg Telefon: 78 41 78 17 Mail: louise.boisen@midt.rm.dk 1.3 Projektets start og slutdato Forberedelse til projektet startede ultimo 2013. De praktiserende læger i Silkeborg, Viborg og Skive Kommune blev inviteret til at deltage i projektet i marts 2014, og første videokonference blev afholdt d.27. marts 2014. Sidste videokonference blev afholdt d. 20.november 2014. 1.4 Projektets formål, herunder ændringer i.f.t. oprindeligt formål Formålet er at inddrage de praktiserende læger i hospitalets tværfaglige specialistkonference. Målet er at styrke de praktiserende lægers rolle som tovholder for multisyge patienter. Der blev ikke ændret på det oprindelige formål i løbet af projektet. 1.5 Projektets forløb i store træk Under planlægning af projektet sparrede vi med praksiskonsulenten, der er tilknyttet Diagnostisk Center. Vi drøftede projektet generelt, men også mere konkrete ting, som for eksempel tidspunkt på dagen for videokonferencerne, således at det var mest hensigtsmæssigt for de praktiserende læger. Praksiskonsulenten var ligeledes med til at udarbejde invitation til praktiserende læger. Da projektet er tilknyttet Klinik for Multisygdom og Polyfarmaci, var der allerede styr på store dele af den interne organisering. For at sikre at relevante speciallæger kunne deltage i videokonferencerne, blev der brugt ekstra tid på at få koordineret med lægegruppen på hospitalet. Efter to informationsmøder blev det aftalt, at lægerne skulle fordele videokonferencerne mellem sig, således at der på de planlagte konferencedage (onsdag og torsdag) var en speciallæge fra hvert af de medicinske specialer til stede (kardiologi, infektionsmedicin, reumatologi, nefrologi, geriater, endokrinologi, gastroenterologi og lungemedicin) samt psykiater. En uge før konferencen blev de adviseret om, hvilke specialer der var brug for til den kommende konference. Deltagende læger blev booket i deres Outlook-kalender. Det blev ligeledes 4

noteret i HosInfo (arbejdstidsplanlægning). Ved sygdom eller afbud stod lægerne selv for finde en anden deltager til videokonferencerne. Ved farmaceuter og fysio- og ergoterapeuter, der også har deltaget i videokonferencerne, var der ikke det samme behov for planlægning, idet de allerede var tilknyttet klinikkens program. Samtidig med at vi fik styr på den interne organisering, arbejdede vi også på at få projektet godkendt i SamarbejdsUdvalget (se mere under afsnittet Barrierer og fremmede faktorer i projektforløbet, herunder metodemæssige udfordringer). Da 2-aftalen var godkendt, inviterede vi de praktiserede læger fra Silkeborg, Viborg og Skive Kommune til at deltage projektet. Herefter blev den første videokonference med praksiskonsulenten afholdt. Den første videokonference var præget af tekniske problemer til trods for at ipad og app (Jabber) var blevet testet gentagende gange. Det viste sig, at der var problemer med netværket. Vi foretrak derfor at arbejde videre med webkamera og højtalere hos de praktiserende læger (se mere under afsnittet Barrierer og fremmede faktorer i projektforløbet, herunder metodemæssige udfordringer). De efterfølgende videokonferencer forløb uden problemer. Efter hver afholdt videokonference var der 10 minutters evaluering af konferencen blandt de deltagende hospitalspersonaler, hvor der er blevet samlet op på, hvad der har været godt, og hvad der skal ændres til næste konference. Det har fungeret godt, og deltagende hospitalspersonale har været gode til at komme med forbedringsforslag. Det har bl.a. betydet, at planlægning og koordinering med hospitalslægerne ændrede sig i løbet af projektperioden, da det for lægegruppen var mest hensigtsmæssigt at lave aftaler med de relevante specialer, når vi havde kendskab til hvilke specialer, der skulle bruges også selv om det var få dage før selve konferencen. Internt var der stor opbakning til projektet, og det gjorde at tingene fungerede. 1.6 Barrierer og fremmede faktorer i projektforløbet, herunder metodemæssige udfordringer Vi mødte kun få udfordringer i projektforløbet. Disse har dels betydet, at det tog længere tid, før vi fik gennemført den første videokonference, og dels betydet, at vi ikke fik så mange tilmeldinger, som forventet og ikke fik afprøvet second opinion-projektet. En af de første udfordringer vi løb ind i, og som forsinkede projektet i forhold til den oprindelige tidsplan var at få godkendt projektet og 2-atalen i Samarbejdsudvalget (SU) med de praktiserende læger. Det var politisk forståeligt, at PLO-Midt ikke kunne træffe en hurtig beslutning vedrørende 2-aftalen, idet der var fokus på at få en ny overenskomst forhandlet igennem. En anden udfordring var rekruttering af praktiserende læger til de to delprojekter. De praktiserende læger blev inviteret til at deltage i et eller begge delprojekter (videokonference eller second opinion). I second opinion-projektet var der lagt op til, at praksislægerne skulle møde op på hospitalet og sammen med speciallægerne drøfte patientforløbene, men det har vist sig, at behovet for at drøfte de multisyge- 5

patienter for de praktiserende læger bedre og mere effektivt kunne løses ved videokonference. I samarbejde med praksiskonsulenten besluttede vi at sende invitation til praksislægerne i Silkeborg, Viborg og Skive Kommune med post, men efter en længere periode, hvor vi kun modtog få tilmeldinger, valgte vi at sende invitation og information om projektet ud via praksis.dk s nyhedsbrev. Begge rekrutteringsmetoder gav kun få tilmeldinger. I første omgang var der god tilslutning til begge projekter, men af forskellige årsager meldte de fra igen. Hen imod slutningen af projektperioden valgte vi derfor at rekruttere deltagere til projektet igennem de henvisninger som Klinik for Multisygdom og Polyfarmaci modtog. Praksislæger, der henviste til klinikken, blev kontaktet og spurgt, om de kunne være interesseret i at deltage i en videokonference og drøfte den henviste patient. Her var interessen stor, og alle de læger der blev kontaktet sagde ja til at deltage i videokonference. Af de 13 klinikker, der har vist interesse for et eller begge projekter, eller aktivt blev rekrutteret efter de havde sendt henvisning til klinikken, blev der afholdt 8 videokonferencer (syv klinikker deltog i videokonferencer). Vi anvendte forskellige metoder til at rekruttere praksislæger, men det var den aktive rekruttering til sidst i projektet, der var mest givtig. Fra starten var det planlagt til, at de praktiserende læge skulle deltage i videokonferencen fra ipad, men der var flere udfordringer omkring dette: de forskellige leverandører af lægernes administrative systemer har sat et filter på deres netværk, der gør det umuligt at foretage videoopkald (fx via Skype eller Tandberg Movi/Jabber). Vi valgte derfor at arbejde videre med webkamera, Jabber-klient og højtaler på praksislægens computer og hermed sikre en nem og fast løsning for praktiserende læge og samtidig sikrede vi at videoforbindelsen til hospitalet var i orden. Vi rettede derfor henvendelse til Kvalitet & Lægemidler, Nære Sundhedstilbud, Region Midtjylland, der hjalp med at installere webkamera, højtalere og Jabber-klienten hos praktiserende læge. Denne ændring havde ingen betydning for projektforløbet eller det overordnede formål. 2. Resultater af evalueringen i forhold til udvalgte området inden for Triple Aim 2.1 Hvordan er den praktiserende læges rolle som tovholder for multisyge patienter styrket gennem deltagelse i projektet? Den praktiserende lægers rolle som tovholder er blevet styrket ved, at han først får en kort opdateret gennemgang af patientens lægefaglige problemstillinger, og herefter bliver involveret i udarbejdelsen af patientens behandlingsplan. Under konferencen har den praktiserende læge mulighed at komme med sin viden om patienten, samt stille spørgsmål til hvert speciale, og dermed få afklaring på eventuelle uklarheder med det samme, samt at sikre at behandlingsplanen også er den bedste for patienten. Alt dette er med til at praksislægen får større ejerskab over behandlingsplanen. I øvrigt er praksislægen orienteret om behandling mv. fra starten, og skal ikke vente på at modtage epikrise fra hospitalet. Epikrisen sendes også til praktiserende læge umiddelbart efter konferencen har fundet sted. 6

2.2 Er den praktiserede læges faglighed blevet styrket på baggrund af projektet? Ja, fagligheden er blevet styrket hos den praktiserende læge. Flere af praksislægerne har været overrasket over antallet af speciallæger og sundhedsfagligt personale, der deltager i videokonferencen, og netop antallet af deltagere gør praksislægen mere bevidst om, at det er et komplekst patientforløb. På baggrund af projektet ser de en sammenhæng mellem de forskellige sygdomme og de medicinske problemstillinger, som patienten har. Ved at de er med til at udarbejde patientens behandlingsplan og alternative behandlingsplaner ser de ikke kun kompleksiteten, men de får også kendskab til forskellige tilbud og muligheder. Den faglige sparring mellem kollegaer om multisygdom har også været med til at styrke de praktiserende lægers faglighed. Praktiserende læge og speciallæge fra hospitalet har viden inden for hver deres område og de har haft direkte mulighed for at spare med hinanden. Alle afholdte konferencer har ført til ændringer i patientens behandlingsforløb enten i form af medicinomlægning, hvor flere præparater modvirker hinanden eller tilbud om at patienten kan modtage andre eller supplerende behandlingstilbud. Oplysninger som hospitalet havde kendskab til, men som den praktiserende læge ikke umiddelbart var bekendt med, og som patienten i højere grad får gavn af. 2.3 Har projektet givet mere hensigtsmæssige patientforløb eller i øvrigt andre fordele for patienten? Ja, projektet har givet mere hensigtsmæssige patientforløb. Praktisk møder patienten op på hospitalet og på én og samme dag bliver patienten undersøgt, og den praktiserende læge får besked om behandlingsplaner. Det er en stor fordel og mere hensigtsmæssigt for både praktiserende læge og patient, at alt bliver afklaret på én dag, og man ved hvor patienten er både somatisk og psykiatrisk. Den tætte dialog mellem hospital, praksislæge og patient gør også, at behandlingsplanen kan sættes direkte i gang, efter konferencen er afsluttet. Ydereligere er det en fordel for patienten, at den praktiserende læge deltager i konference, idet speciallægerne anbefaler behandlinger ud fra deres lægefaglige viden, men praksislægen har kendskab til patientens ønsker og muligheder, og kan dermed være med til at sikre at behandlingsplanen og de undersøgelser, der bliver iværksat, er noget, patienten ønsker og har interesse i, og ikke kun det der er lægefagligt bedst. 2.4 Hvad har projektet betydet for samarbejdet mellem hospital og praktiserende læge? De praktiserende læger har givet udtryk for, at de er glade for at have deltaget i videokonferencen, og face-to-face dialogen har været med til at styrke samarbejdet mellem praktiserende læge og hospitalet. Samtidig er det nemmere for praksislægen at udtrykke enighed eller uenighed, mens konferencen står på frem for, hvis praksislægen modtager epikrisen. Patienterne har et yderst komplekst sygdomsbillede, der kræver et stort samarbejde mellem hospital og praksislæge, og for at styrke det, skal der være et intensivt samarbejde og god dialog, som opnås i videokonference. 7

Samarbejdet med de praktiserende læger har været godt, og det gode samarbejde har gjort det nemt at planlægge videokonferencerne og få lavet aftaler om opsætning af videoudstyr mv. 2.5 Har projektet forbedret indsatsen på hospitalet (organisatorisk, fagligt, m.v.)? Projektet har haft minimal indflydelse på indsatsen på hospitalet, og vi oplever ikke ændrede arbejdsgange eller lignende. Klinik for Multisygdom og Polyfarmaci har eksisteret siden 2012, og patientforløbene var allerede godt planlagt. Vi har dog oplevet en større interesse fra lægegruppen for at deltage i de almindelige tværfaglige konferencer, lige som vi har oplevet, at projektet har vakt de studerendes interesse (læge-, fysio- og ergoterapeut- samt farmaceutstuderende), der har betydet at, ved flere af videokonferencerne har der været studerende, der har siddet og observeret videokonferencen og den dialog der har været mellem hospitalslægerne og den praktiserende læge.. 2.6 Er der i projektet forhold, der tyder på, at indsatsen giver anledning til en bedre ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet? Ja. Ved at vi ligger flere undersøgelser på samme dag er projektet med til at give en bedre ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet. I stedet for flere konsultationer hos forskellige læger og over en længere periode, samler vi det hele på en dag. Det betyder, at Diagnostisk Center bliver honoreret for den dyreste undersøgelse, der er lavet den dag, mens man på andre hospitaler bliver honoreret for hver undersøgelse, idet undersøgelserne er spredt over flere dage. Yderligere betyder den koordinerede indsats, hvor vi kommer hele vejen rundt om patienten, at man sandsynligvis undgår fejlmedicinering, og kan forebygge indlæggelse, da der er tale om en sårbar patientgruppe. Dialogen og koordineringen mellem speciallægerne og den praktiserende læge er direkte (face-to-face). 3. Resultater ud over den direkte effekt 3.1 Hvordan har I ændret jeres måde at arbejde og samarbejde på? Hvad betyder denne ændring? For at kunne samarbejde på tværs har vi strømlinet vores arbejdsgange på hospitalet. Vi har derfor valgt at integrere praktiserende læge i et allerede eksisterende program. Samarbejdet er blevet intensiveret. Det er vigtigt at have en følelser af, hvad de praktiserende læger arbejder med, og hvad de har brug for. 3.2 Hvad er det vigtigste, I har lært? Vi er blevet bekræftet i, at et godt samarbejde mellem de praktiserende læger og hospitalet er afgørende for at kunne behandle denne gruppe af sårbare patienter optimalt, og at vi skal tilbyde de praktiserende læger hurtig adgang til diagnostiske tilbud for at støtte dem i at behandle og være tovholder for de komplekse patienter. Yderligere har vi lært, at vi har en god intern organisering, og at vores planlæg- 8

ning har været god. Den interne opbakningen til projektet har været stor, og det har betydet, at koordineringen og samarbejdet har fungeret uden problemer, blandt andet fordi vi fra starten har informeret personalet om projektet og løbende har inddraget dem i planlægning og udvikling af projektet. 3.3 Vil I arbejde med løsningen eller elementer af den? Hvordan vil I i så fald integrere projektets indsigter og løsninger i driften? Vi vil helt klar arbejde videre med projektet. Grundet tilslutningen til second opinion-projektet planlægger vi ikke at arbejde videre med det, men i stedet have fuld fokus på videokonference-delen. Vi vil bede Task Force-puljen i Region Midtjylland om mulighed for at gennemføre flere videokonferencer i løbet af 2015, og på den måde udbrede kendskabet til projektet blandt de praktiserende læger. Vi ønsker at udvikle på videokonference-konceptet, og vil derfor åbne op for at kommunen kan deltage som en tredje part. På sigt ønsker vi at udvide videokonference-konceptet til andre patientgrupper. Særligt tænker vi at udvide videokonference til også at være et tilbud til praktiserende læger i forbindelse med udredning af kardiologiske patienter (Hjerteklinikken SDU (SammeDagsUdredning)), da dialogen mellem speciallægerne på hospitalet og den praktiserende læge kan være meget udbytterig og være til patientens fordel. Vi har haft en dialog med projektleder fra Hospitalsenhed Vest om videokonference mellem hospital og praktiserende læge, den interne organisering og hvordan videokonferencer kan inddrages i patientens behandlingsforløb. 3.4 Hvad er det vigtigste at få bragt videre til andre, som ikke har deltaget i jeres innovationsproces? Den interne organisering er vigtig og et stort projekt kræver et engageret personale og at særligt lægegruppen er engageret i og støtter projektet. Organiseringen i Klinik for Multisygdom har bidraget til effektive patientforløb, som praktiserende læge er blevet en del af. Vi har erfaret, at det er vanskeligt at rekruttere de praktiserende læger, og hvis praktiserende læger skal indgå i projektet, vil vi anbefale at man nøje overvejer hvordan de skal rekrutteres og kan deltage i projektet. 9