ÅRSBERETNING. Program for intern overvågning Naturgas Fyn Distribution A/S.

ÅRSBERETNING. Program for intern overvågning Naturgas Fyn Distribution A/S.

Indholdsfortegnelse 1 Indledning...3 2 Beskrivelse af Naturgas Fyn Distribution A/S s ( NGFD s ) program for intern overvågning...3 2.1 Programmets tiltag...3 2.2 Programmets administration m.v....4 3 Beskrivelse af programmets gennemførelse....5 3.1 Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA....5 3.2 Kommunikation af programmet...6 3.3 KS-evalueringsgruppe...6 3.4 Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse...6 3.4.1 Adgangsvilkår....6 3.4.2 Ikke favorisering af selskaber....6 3.4.3 Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse...6 3.4.4 Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer....7 3.4.5 Aftale med andre selskaber....7 4 Kontrol af programmet for intern overvågning...7 4.1 Godkendelse af årsberetning...7 4.2 Revision af programmet...7 4.3 Audit af programmet...7 5 Godkendelse af årsberetning ved Direktør for Naturgas Fyn Distribution A/S...8 ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 2

1 Indledning. Nærværende årsberetning er udarbejdet i henhold til Naturgasforsyningsloven og BEK 1358 af 11. december 2006, der fastsætter at distributionsselskaber skal udarbejde et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. I bekendtgørelsens 5 er det anført, at selskabet skal offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med beskrivelse af programmet. Årsberetningen skal endvidere indeholde en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol af programmet. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet senest den 1. juni i det følgende kalenderår. Nærværende rapport er Naturgas Fyn Distributions A/S årsberetning for kalenderåret 2007. Rapporten er udarbejdet i overensstemmelse med NGFD S reviderede program for intern overvågning. 2 Beskrivelse af Naturgas Fyn Distribution A/S s (NGFD s) program for intern overvågning. NGFD har udarbejdet et program for intern overvågning, som er vedlagt som bilag 1 til denne årsberetning. Programmet tager udgangspunkt i de forskellige typer af diskrimination som kan forekomme, og som er beskrevet i bekendtgørelse 1358 af 11. december 2006. Programmet beskriver NGFD s tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder at beskrive de specifikke forpligtelser, som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt for at hindre diskriminerende adfærd. 2.1 Programmets tiltag Programmet gennemgår de tiltag der sikrer eller skal sikre at: 1) Distribution: a) Behandler Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO) fortroligt b) Sikring af, at FFO, som kan videregives, kun videregives på en ikke diskriminerende måde. 2) Oplysninger om NGFD s egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige (FFO- EA), må kun videregives på ikke diskriminerende vis. 3) Adgang m.v. til distributionsnettet. a) Adgangen til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår b) Vedligeholdelse af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår c) Udbygning af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår d) Tilslutning til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 3

e) NGFD favoriserer ikke bestemte selskaber i NGFD s kundekontakt 4) NGFD beskæftiger sig som udgangspunkt alene med de aktiviteter, der ligger indenfor bevillingerne for selskabet. Udøvelse af sideordnende aktiviteter vil kun ske i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. november 2002. 5) NGFD sikrer regnskabsmæssig adskillelse af NGFD s bevillingspligtige aktiviteter 6) Habilitetskravene til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere i NGFD skal være opfyldt 7) Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsbestemte vilkår. 8) Aftaler med andre selskaber skel indgås skriftligt og på markedsbestemte vilkår 9) Prisfastsættelsen af distributionsydelser skal ske efter ikke diskriminerende kriterier. 2.2 Programmets administration m.v. Programmet indeholder endvidere en beskrivelse af, hvorledes programmet administreres i NGF koncernen. Direktøren for NGFD har ansvar for programmet og skal for hvert kalenderår afgive en årsberetning til Energitilsynet. Årsberetningen skal: - beskrive programmet - beskrive programmets gennemførelse - beskrive den foretagne kontrol af programmet. NFGD offentliggør årsberetningen og program på hjemmesiden. Program for intern overvågning indgår som en del af NGF`s samlede kvalitetsstyringssystem, følgende gennemføres derfor jf. NGF`s kvalitetsstyringssystem: - Intern audit - Ledelsens evaluering af KS-systemet. Hvert kvartal. - Afvigelser og korrigerende handlinger KS-chefen udfører derfor, på vegne af NGFD, følgende opgaver: - det daglige ansvar for programmets administration. - ansvar for FFO eller FFO-EA godkendelser af jobroller/personer - ansvar for forberedelse af møder i KS-evalueringsgruppe (Ledelsens Evaluering) - opfølgning på beslutninger, der træffes i KS-evalueringsgruppe. ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 4

NGF s KS-evalueringsgruppe består af: - NGF s direktør - NGFD s direktør - Økonomidirektør - IT-chef - Afdelingsleder Intern Service - Klage-chef - Gasindkøber - Kvalitetssikringschef De pågældende medlemmer af KS-evalueringsgruppen skal fungere som ambassadører for programmet i deres respektive forretningsområde/afdelinger. Det indebærer, at de skal have fokus på programmets overholdelse indenfor forretningsområdet/afdeling, og være behjælpelig med råd, vejledning samt oplysninger om programmet i deres forretningsområde. KS-evalueringsgruppen har i forhold til programmet bl.a. følgende opgaver: - sørge for at programmet på passende vis bliver kommunikeret. - senest 1.juni anmelde resultatet af den årlige gennemgang af programmet og dets bilag, samt eventuelt revideret program til Energitilsynet. - kvartalsmøder. Et væsentligt element i KS-evalueringsgruppens arbejde er at behandle afvigelser, der ikke følger de opstillede regler og procedure i programmet, og komme med forslag til korrigerende handlinger, samt forslag til, hvordan erfaringerne bedst kommunikeres. 3 Beskrivelse af programmets gennemførelse. Programmets gennemførelse sker primært gennem godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA, gennem kommunikation af programmet til medarbejdere i NGF koncernen, gennem hjælp og vejledning til medarbejder i FFO eller FFO-EA- spørgsmål, og gennem møder i KS-evalueringsgruppen 3.1 Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA. Den i NGF koncernen vedtagne procedure for håndtering af FFO eller FFO-EA, sikres ved en individuel godkendelse af jobroller/personer. Medarbejdere som kommer, eller forventes at komme, i berøring med FFO eller FFO-EA, skal have gjort sig bekendt med reglerne i programmet, og er samtidigt, ifølge punkt 8 i deres ansættelseskontrakt, forpligtet til tavshed om selskabets forhold, og hvad de i øvrigt måtte blive bekendt med som følge af deres stilling og som ifølge sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. En ansættelseskontrakt vedlagt som bilag 2 til denne årsberetning. ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 5

Det er Naturgas Fyn s KS-chef der i samarbejde med de enkelte afdelingsledere sørger for at godkende jobroller/personer. 3.2 Kommunikation af programmet Medarbejdere som forventes at modtage eller skulle behandle FFO eller FFO-EA som led i deres arbejde i eller for NFGD, har modtaget kopi af program for intern overvågning, og der er afholdt møder i de berørte afdelinger hvor programmet er gennemgået. Alle ansatte i NGF koncernen er ved mail orienteret om at, Program for intern overvågning, Årsberetning samt Distributionsliste over jobroller/personer der er FFO eller FFO-EA godkendt, er tilgængeligt på NGF s intranet. 3.3 KS-evalueringsgruppe. Evalueringsgruppen har afholdt kvartalsmøder, hvor man har behandlet den interne kommunikation af programmet, samt drøftet og vedtaget hvilke tiltag der skulle iværksættes, for at rette de emner til opfølgning, som er udmeldt til Naturgas Fyn, efter Energitilsynets møde den 17. december 2007. 3.4 Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse. 3.4.1 Adgangsvilkår. De i 2007 anvendte vilkår og betingelser for adgang til NGFD s distributionsnet er offentliggjort på selskabets hjemmeside samt er ved større ændringer udsendt til relevante kundegrupper. Ligeledes har de anvendte distributionstariffer og gebyrer, betingelser for udbygning og tilslutning til distributionsnettet været offentliggjort på hjemmesiden. 3.4.2 Ikke favorisering af selskaber. NGFD fremstår uafhængigt af andre selskaber i sin mundtlige og skriftlige kommunikation med kunderne. Al kommunikation mellem selskabet og kunderne sker således med NGFD som afsender. NGFD udsender mindst 1 gang pr. år et blad Gas på Tværs til alle selskabets kunder. Bladet indeholder information om: - selskabet - energibesparelser - øvrig information relateret til distribution. Seneste udgave af Gas på Tværs vedlagt som bilag 3 i denne årsberetning. Såfremt NGFD s forbrugere/kunder kontakter NGFD telefonisk på hovednummeret, vil de, blive stillet om til kundeservice. Jobroller/ personer i kundeservice er FFO godkendt. Selskaberne arbejder efter procedurer, som skal sikre ens behandling af distributionskunderne. ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 6

3.4.3 Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse. NGFD har i 2007 alene beskæftiget sig med aktiviteter inden for bevillingen. Selskabet har således ikke haft sideordnede aktiviteter, og selskabet har ført separat regnskab for de bevillingspligtige aktiviteter. 3.4.4 Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer. Personer i bestyrelsen, direktionen eller ledende medarbejder i NGFD, har i 2007 ikke deltaget i driften eller ledelsen af andre koncernforbundne selskaber. Ligeledes har direktøren eller andre ledende medarbejder i NGFD ikke deltaget i driften eller ledelsen af koncernforbundet selskaber, som sælger naturgas. 3.4.5 Aftale med andre selskaber. NGFD køber serviceydelser fra NGF-koncernens administrationsselskab til priser fastsat på markedsvilkår. Aftaler indgås skriftligt. Der gennemføres årligt et review / revision af aftalekomplekset omhandlende: Evaluering af leverede ydelser i forhold til aftale og behov. Sikring af, at der foreligger skriftlige aftaler for alle ydelser. Sikring af, at aftaler og betingelser er på markedsvilkår. Der henvises i øvrigt til overvågningsprogrammets afsnit 4.9 omhandlende aftaler med andre selskaber i koncernen. 3.4.6 Prisfastsættelse af NGFD s ydelser. Prisfastsættelse af NGFD s ydelser sker efter ikke-diskriminerende kriterier. Metoder til fastsættelse af tariffer, betingelser og vilkår vedrørende distribution er anmeldt til og godkendt af Energitilsynet. 4 Kontrol af programmet for intern overvågning. 4.1 Godkendelse af årsberetning. Årsberetning for program for intern overvågning er behandlet og godkendt af KSevalueringsgruppen på Ledelsens Evaluering af KS-systemet den 23.05.2008. 4.2 Revision af programmet. Som følge af den nye bekendtgørelse, BEK 1358 af 11. december 2006, samt de udmeldinger Naturgas Fyn har modtaget efter Energitilsynets møde den 17. december 2007, om emner til opfølgning, i forhold til program og årsberetning, er programmet revideret og implementeret i foråret 2008. Programmet er godkendt af KS- evalueringsgruppe. 4.3 Audit af programmet. Der har på grund af revision og implementering af programmet, ikke været udført, hverken intern eller ekstern audit af programmet i perioden. KS-evalueringsgruppen har derfor besluttet, at der udføres en ekstern audit af programmet af FORCE TECHNOLOGY i anden halvdel af 2008. ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 7

5 Godkendelse af årsberetning ved Direktør for Naturgas Fyn Distribution A/S Odense d. Svend Bomholt, direktør Naturgas Fyn Distribution A/S ÅSBERETNING - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S - 30.05.2008 8