Vejledning til medarbejdere om stress

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Vejledning til medarbejdere om stress Identifikation, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress

2

Indholdsfortegnelse: Fødevareministeriets stresspolitik... 4 Definition af arbejdsbetinget stress........................................................ 5 1. Identifikation af stresssymptomer... 5 1.1. De første gode råd mod stress:... 6 2. Forebyggelse af stress... 7 2.1. Det kan du selv gøre............................................................... 7 2.2. De næste gode råd til en mindre stresset arbejdsdag.... 8 2.3. Det kan man gøre på arbejdspladsen for at minimere arbejdsbetinget stress... 9 2.3.1. Skab dialog om arbejdsopgaverne og disses indbyrdes prioritering.... 9 2.3.2. Der skal være klare mål for opgaverne og viden om, hvad der forventes.......................... 9 2.3.3. Du skal have mulighed for indflydelse på egen arbejdssituation... 10 2.3.4. Skab en hjælpsom og behagelig arbejdskultur, hvor samarbejde er i fokus... 11 3. De væsentligste risikofaktorer i forbindelse med arbejdsbetinget stress er... 12 3.1. Sådan håndterer du arbejdsbetinget stress... 12 3.2. Hvad gør du, hvis du er blevet alvorlig ramt af arbejdsbetinget stress....................... 13 3.3. At vende tilbage til arbejdet igen.... 14 3.4. Forslag til hvad der kan indgå i en handlingsplan.... 15 3.5. Kolleger til en stressramt... 15 3

Fødevareministeriets stresspolitik Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri arbejder på at blive blandt de førende i Danmark på arbejdsmiljøområdet. Vi aner kender betydningen af at identificere, forebygge og håndtere pro blemer i forbindelse med arbejdsbetinget stress. Vi er derfor meget engagerede i at skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø, hvor ingen medarbejdere oplever arbejdsbetinget stress. Som en del af ministeriets indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i forbindelse med arbejdsbetinget stress er der udarbejdet en vejledning til ledere med medarbejderansvar og denne vejledning til medarbejderne. 4

Definition af arbejdsbetinget stress Stress defineres som en reaktion på ydre påvirkninger, der kræver psykisk og kropslig tilpasning. Stress ledsages af psykiske og/eller sociale reaktioner (eller symptomer). Stress opstår, når vi skal håndtere situationer, hvor vi oplever ubalance mellem kravene til os og vores ressourcer. Arbejdsbetinget stress kan derfor skyldes ubalance mellem den enkeltes ressourcer og en række faktorer, der har at gøre med arbejdets indhold, omfang, organisering eller med samarbejdsforholdene. Der er to former for stress: 1. Akut stress, der opstår som følge af kortvarige påvirkninger, der kræver en hurtig eller anstrengende indsats. Denne form er som hovedregel hensigtsmæssig og er med til at føre os gennem en verden med udfordringer og ændrede krav. 2. Kronisk stress er et resultat af en vedvarende påvirkning, som vi ikke får fjernet eller fjerner os fra. Kronisk stress fastholder kroppen i alarmberedskab, og over tid vil den nedbryde kroppens og psykens evne til at tilpasse sig og skabe overensstemmelse mellem ydre krav og indre ressourcer. Kronisk stress kan derfor skade helbredet. 1. Identifikation af stresssymptomer Der er 3 slags symptomer på stress 1. Fysiologiske: De kropslige stressreaktioner kan fx være hjertebanken, hovedpine, mavesmerter, muskelsmerter, muskelspændinger, svedeture for højt blodtryk, svimmelhed m.v. 2. Psykologiske: Psykologiske stresssymptomer kan vise sig ved at du fx er nervøs, rastløs, irriteret, forvirret, har svært ved at huske, har let til gråd, virker træt, trist og udmattet. 3. Sociale: Sociale stresssymptomer kan fx være øget sygefravær og forringet kvalitet i løsning af arbejdsopgaver, at det tager længere og længere tid at løse opgaverne, tilbagetrækning fra fællesskabet samt øget brug af stimulanser (kaffe, mad, cigaretter mv.). De beskrevne stresssymptomer kan ikke læses som en facitliste, men er 5

eksempler på nogle kendte reaktionsmønstre hos stressramte. Det vil være en god ide at lære dine egne stresssymptomer at kende, så du kan gøre noget ved det, der stresser dig, inden du bliver syg. Det gælder om at se signalerne i tide og handle på dem, og så gælder det i høj grad om at finde ud af, hvordan du skal indrette dig, så du hele tiden lever i overensstemmelse med det, der giver dig høj livskvalitet, glæde og trivsel. På den måde kan du styrke din robusthed i forhold til stress. 1.1. De første gode råd mod stress: Lær dine stresssymptomer at kende og brug din viden til at handle. Forsøg at finde ud af, hvad der stresser dig. Overvej hvad du kan gøre. er det småting, der stresser dig? er de det værd? Find ud af, hvad du har indflydelse på, og hvad du ikke har. Snak med din leder om din arbejdssituation, så i kan finde en løsning: er det en bedre prioritering af opgaverne, mere klare mål for opgaveløsningen, færre arbejdsopgaver eller noget andet, der skal til. Lad være med at gruble over noget, der kun måske vil ske. tag imod omsorg og gør selv opmærksom på dine behov. Vær realistisk, når du sætter dine mål. Sæt dig ind i Fødevareministeriets informationsmateriale om stress og søg yderligere information i Personalekontoret. Kontakt evt. www.falckhealthcare.dk, hvis du har brug for ekstern hjælp. Falck Healthcare kan kontaktes på tlf.: 70 101 102 6

2. Forebyggelse af stress Din arbejdsplads og leder har ansvaret for at skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø, hvor ingen medarbejdere oplever arbejdsbetinget stress. Det er imidlertid kun muligt, hvis du som medarbejder gør opmærksom på, hvornår du føler dig påvirket af arbejdsbetinget stress, og selv forsøger at forebygge de situationer, hvor lige netop du, føler dig påvirket. Her gives nogle forslag til, hvordan du selv kan styrke din modstandskraft over for stress og til hvordan man på arbejdspladsen kan minimere de væsentligste risikofaktorer i forhold til arbejdsbetinget stress. 2.1 Det kan du selv gøre Der er her tale om en række generelle forhold, der har indflydelse på de fleste menneskers modstandskraft over for stress. Du kan styrke din modstandskraft over for stress ved at passe på din krop. Regelmæssig motion hjælper til at styrke din modstandskraft, så selvom du synes, det virker helt umuligt at finde tid til at motionere, så prøv at finde tiden det er en god investering. Overvej om du kan lægge lidt motion ind i din dagligdag - Kan du cykle hele vejen eller en del af vejen til arbejde? - Kan du gå til stationen eller til det næste stoppested? - Tag trappen i stedet for elevatoren - Gå en lille tur i frokosten, hvis det er godt vejr - Brug dit hæve-sænkebord og rejs dig op flere gange i løbet af dagen Spis sundt - Hold din frokostpause og spis frokost (Det er bedre end chokolade kl. 14.00) - Drik rigeligt med vand i løbet af dagen Hold pauser - Gå helt væk fra skærmen - Tag en lille snak med en kollega - Lav et par øvelser, der modvirker spændinger i ryg og skuldre 7

tank op Find ud af, hvordan du kan tilføre dig selv ny energi er det ved: at have tid helt for dig selv være sammen med andre gå en tur i skoven meditere lytte til musik lave noget kreativt som at male eller skrive Uanset hvordan du gør det, så sørg for at afsætte tid til at tanke op fx lidt tid hver dag og mere tid i weekenden. Brug også ferier og fridage til at tanke op. 2.2. De næste gode råd til en mindre stresset arbejdsdag: Start dagen med at få et overblik gør dig klart, hvad du skal nå vær realistisk og indlæg tid til uforudsete opgaver i din arbejdsplan. Prioriter og planlæg opgaverne. Læg fx de mest krævende opgaver på tider på dagen, hvor du ved, du arbejder bedst. Hvis du synes en bestemt opgave er særlig vanskelig eller stresser dig, kan det være en god ide at starte med den, så den ikke skal hænge dig over hovedet hele dagen eller på anden måde vokse sig til et større problem for dig. Afrund dagen. Med et overblik og eventuelt en liste over næste dags opgaver kan du holde fri med god samvittighed. Gør en ting ad gangen og gør gerne opgaven, du er i gang med færdig, hvis det kan lade sig gøre. Overvej, hvornår tingene er færdige måske behøver alt ikke at være helt perfekt. Meld ud om problemer og forventninger. Bed om hjælp, hvis du har brug for det. Hold fri, når du har fri sluk mobilen og lad være med at tjekke e mails i perioder. Få humor ind i hverdagen. 8

2.3. Det kan man gøre på arbejdspladsen for at minimere arbejdsbetinget stress 2.3.1. Skab dialog om arbejdsopgaverne og disses indbyrdes prioritering Lederen har ansvaret for, at den enkelte medarbejder er klar over, hvorledes arbejdet skal planlægges, og efter hvilke overordnede principper de forskellige arbejds opgaver skal prioriteres. Lederen er ansvarlig for, at tilrettelæggelsen af arbejdsopgaverne drøftes løbende med den enkelte medarbejder. Lederen er ansvarlig for at skabe et klima i kontoret, hvor det er muligt at sige fra, når mængden eller arten af arbejdsopgaver overstiger den enkelte medarbejders formåen. Lederen skal også sikre, at flere medarbejdere er i stand til at løse de samme arbejdsopgaver, så alle personer og funktioner kan aflastes, når det er nødvendigt. Tag det op til drøftelse fx på et møde i din enhed, hvis du føler, der er problemer med prioritering og tilrettelæggelse af opgaverne. 2.3.2. Der skal være klare mål for opgaverne og viden om, hvad der forventes For at undgå, at usikkerhed med hensyn til kravene til opgaveløsningen bliver en stressudløsende faktor, skal lederen sikre, at alle medarbejdere er klar over, hvilke krav der er til opgaveløsningen gerne i samråd med medarbejderne. Lederne bør give realistiske bud på kvalitetskravene til opgaveløsningen. Lederen bør overveje, om det afgørende for kvaliteten for den konkrete opgave er nul fejl overhovedet, eller om det er hurtigheden af opgaveløsningen, der er afgørende. Er det vigtige fx, at en tekst er gennemlæst, og rettet og omformuleret af indtil flere personer for at sikre en særlig god sproglig eller indholdsmæssig kvalitet, eller er det et hurtigt svar, hvor der kan indsnige sig et par sproglige fejl i teksten. Lederen skal bidrage til et positivt arbejdsmiljø, hvor der fokuseres på 9

succeser og ikke på fejl. Lede ren bør endvidere være opmærksom på at give medarbejderne tilbagemeldinger om løsningen af arbejdsopgaverne. Spørg, hvis du er i tvivl om målene for opgaven og om hvad der forventes af dig. Hvis du er utilfreds med dine opgaver, dine kollegaer, dit skrivebord eller andet, så overvej, hvordan du gerne vil have det i stedet, og stil forslag om, at det bliver på den måde. Brok løser aldrig problemerne, og skaber generelt et dårligt arbejdsklima både for dig selv og for dine kolleger. Overvej, hvordan du selv kan bidrage til et positivt arbejdsmiljø. Det er ikke kun din leder, der kan give positiv feedback. Positive tilbagemeldinger og gode råd fra kolleger medvirker også til et rart arbejdsmiljø. 2.3.3. Du skal have mulighed for indflydelse på egen arbejdssituation Lederen skal være opmærksom på mulighederne for at give medarbejderne varierede arbejdsopgaver og beslutningsmuligheder vedrørende opgavernes tilrettelæggelse. Dette kan modvirke, at medarbejdere oplever deres arbejdssituation som fastlåst. Manglende ro til at løse større eller sammenhængende arbejdsopgaver, for eksempel som følge af hyppige telefoniske henvendelser, eller placering i storrum, kan også være en stressfaktor. Lederen kan være med til at afhjælpe dette, ved for eksempel at lade telefonbetjeningen gå på skift, etablere stillerum eller projektgrupperum, eller ved at rokere medarbejdere mellem storrum og enkeltrum efter opgavernes karakter. Lederen bør vise stor imødekommenhed for at lade medarbejdere arbejde hjemme, give mulighed for særlige komme- eller gå tider eller på anden vis være fleksibel overfor medarbejderens behov for at skabe balance mellem privatliv og arbejdsliv, forudsat at det ikke går ud over opgavevaretagelsen. Hvis de almindelige personaleretningslinjer skal afviges i forbindelse med at indgå 10

en sådan aftale, skal Personalekontoret inddrages. Møder, mails og mobil angives af mange medarbejdere som stressfaktorer. Hvis det også gælder for dig, så lav dine egne regler for, hvornår du læser mails fx 3 gange om dagen i stedet for hele tiden, sluk mobiltelefonen og minimer og effektiviser din mødeaktivitet. Husk på, at din leder ikke er tankelæser sig til, hvis du føler, din arbejdssituation er utilfredsstillende, eller hvis du har nogle særlige behov i forhold til at skabe balance mellem dit privatliv og arbejdsliv. 2.3.4. Skab en hjælpsom og behagelig arbejdskultur, hvor samarbejde er i fokus Alle medvirker til arbejdskulturen på arbejdspladsen. Overvej, hvordan du kan bidrage positivt. Lederen skal skabe rum for en ærlig og åben dialog, men alle har en andel i at udfylde rummet. Når lejligheden byder sig, så spørg til, hvordan det går med dine kollegers arbejdsopgaver, -mængde og trivsel, og tag dig tid til at høre svaret. Vi bør alle være opmærksomme på at skabe en hjælpsom arbejdskultur, hvor man har mulighed for at få hjælp fra sin leder eller kolleger. Opgaver bør, hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, løses i fællesskab som del af et synligt eller usynligt team. Medarbejdere, der skal løse deres opgaver alene og isoleret fra kollegaerne, har større risiko for at udvikle arbejdsbetinget stress. Vær opmærksom på den indbyrdes omgangstone. Hvis nødvendigt kan ledelse og medarbejdere i fællesskab formulere eller drøfte, hvilken adfærd der forventes på arbejdspladsen, og hvad der ikke tolereres. Et godt socialt liv på arbejdspladsen og små pauser i arbejdsdagen er med til at imødegå arbejdsrelateret stress. Indfør derfor gerne en fast frugtpause, kaffepause, morgenmøde, fredagskage eller lignende. 11

3. De væsentligste risikofaktorer i forbindelse med arbejdsbetinget stress er: Dårlig ledelse. For store eller modstridende jobkrav. Arbejdspres, arbejdstempo, mange deadlines. uklarhed om mål, rammer, forventninger (egne eller andres), ansvarsområde og/eller kompetence. Rollekonflikter. Modstrid mellem faglige normer/værdier og krav i arbejdet. ubalance mellem krav og personlige og/eller organisa toriske ressourcer. Dårligt samarbejde og kommunikation. Lille indflydelse. Sociale uoverensstemmelser og konflikter herunder mobning og chikane. uforudsigelighed. utrygge ansættelsesforhold. Skiftende arbejdstider. 3.1. Sådan håndterer du arbejdsbe tinget stress Snak med din leder om din arbejdssituation, så I kan finde en løsning: Er det en bedre prioritering af opgaverne, mere klare mål for opgaveløsningen, færre arbejdsopgaver eller noget andet, der skal til. Hvis din stress også har med sammenhængen mellem dit arbejdsliv og privatliv at gøre, så prøv at finde frem til løsninger, der kan afhjælpe dette. Hvis du finder det vanskeligt at tale med din leder om problemet, kan du i stedet kontakte Personalekontoret eller din tillidsrepræsentant. Kontakt eventuelt Falck Healthcare og få en snak med en ekstern part, der kan hjælpe dig med at afdække, 12

hvor alvorligt du er ramt af stress. Måske vil det være en ide, at du kort varigt sygemeldes helt eller delvist. Bemærk at en sygemelding på over 14 dage kræver en lægeerklæring fra egen læge. 3.2. Hvad gør du, hvis du er blevet alvorligt ramt af arbejdsbetinget stress Når du ringer og melder dig syg med arbejdsbetinget stress underbygget af en lægeerklæring gælder følgende retningslinjer: Din leder skal først og fremmest anerkende, at der er tale om stress og dernæst tage en samtale med dig om, hvad der har ført til, at du er havnet i denne situation. Det kan derefter aftales, at du sygemelder dig for en længere periode, normalt ca. 2 måneder hvis omstændighederne taler derfor. Samtidig henvises du til at søge hjælp hos Falck Health care. Din leder vil herefter rådføre sig med Personalekontoret om eventuel anden form for behand ling hos fx Stressklinikken i Hillerød, Stressklinikken i Hellerup eller på Arbejdsmedicinsk Klinik i Skive. Du kan finde oplysninger om Fødevareministeriets aftale med Falck Healthcare på Intranettet/Medarbejderhåndbogen eller på: www.falckhealthcare.dk Du kan finde oplysninger om Stressklinikken i Hillerød på: www.sundhed.dk/wps/ portal/_s.155/1921?_artikelgrup PE_ID_=1002031208133114 Du kan finde oplysninger om Stressklinikken i Hellerup på: www.stressklinikken.dk Du kan finde oplysninger om Arbejds medicinsk Klinik i Skive på: www.sygehusviborg.dk Forløbet koster omkring 10.000 kr. - 15.000 kr. og indledes med en evaluering af, hvor syg du er, og om der er tale om arbejdsbetinget stress eller om der er tale om anden sygdom. Efter denne indledende samtale er 13

det en god ide at aftale betingelserne for, hvordan kontakten mellem din leder og dig skal være fremover. Kontakten vil i høj grad afhænge af, hvordan jeres indbyrdes forhold i forvejen er. Det må under ingen omstændigheder komme til at føles som en kontrol eller et pres, at din leder henvender sig løbende til dig, men du skal vide, at du har al den støtte og opbak ning fra arbejdsgivers side som er nødvendig. 3.3. At vende tilbage til arbejdet igen Når du er klar til det og erklæret rask nok fra behandlingsforløbet, kan du begynde at arbejde igen. Du skal regne med en indslusningsperiode, der typisk vil vare mellem 3 og 6 måneder, og i nogle tilfælde endnu længere. Særligt i starten vil du kunne føle dig meget skrøbelig og skal under ingen omstændigheder udsættes for pres. Derfor skal der ved tilbagevenden foretages en gennemgang af dine arbejdsopgaver, der inddeles i 3 kategorier efter om de 1) ikke giver anledning til, at du kan føle dig presset, 2) måske giver anledning til, at du kan føle dig presset, 3) formentlig vil give anledning til, at du føler dig presset. I første omgang tildeles du kun opgaver, der falder indenfor kategori 1, ligesom der aftales en væsentlig nedsat arbejdstid, fx 10-15 timer om ugen. Det er dig selv, der skal tilkendegive i hvilket tempo arbejdstiden og in ten siteten i arbejdsopgaverne skal opjusteres, og du vil altid have mulig hed for at trappe ned igen, hvis det viser sig, at du er gået for hurtigt frem. Når du er tilbage på fuld tid, skal der laves en handlingsplan for, hvordan du i fremtiden undgår at blive stresset. 14

3.4. Forslag til hvad der kan indgå i en handlings plan: Din leder skal i det efterfølgende år holde særligt øje med din trivsel på Om de omstændigheder, der udløste stressen, fortsat er til stede, og i givet fald, hvordan de kan ændres eller håndteres på en anden måde. Reduktion af arbejdsopgaver. er der nogle opgaver, som du ikke kan eller bør varetage og i hvor lang tid. Klar prioritering af arbejdsopgaver. Afholdelse af fleks, afspadsering, ferie og feriefridage. er du god nok til at holde fri eller ophobes fleks og ferie? Hører du til de medarbejdere, der har tendens til at arbej de for meget/længe, kan der indgås en aftale om overholdelse af 37 timers ugen. Personlige relationer på arbejds pladsen er du socialt integre ret? Forslag om hjemmearbejdsplads eller andre fleksible arbejdsforhold. tilbud om fortløbende samtaler hos coach, terapeut eller psykolog. arbejdspladsen, så der hurtigt kan gribes ind, hvis der viser sig tegn på tilbagefald. Der skal også være en opfølgning ved MUS, men vær opmærksom på, at du selv bærer hovedansvaret for at sige fra, hvis du oplever tilbageskridt. 3.5. Kolleger til en stressramt Fødevareministeriet forudsætter åbenhed i håndteringen af problemer relateret til stress, derfor skal kolleger orienteres om grunden til fraværet, uden dog at blive inddraget i enkeltheder om forløbet. Lederen bør sikre, at der er tale om et isoleret tilfælde på arbejdspladsen/ i enheden, ved at tage temperaturen på trivslen blandt medar 15

bejderne, ligesom det bør sikres, at kollegerne har forståelse for, at det tager lang tid før den stressramte er på fuld omdrejningshøjde. Lederen, medarbejderen eller kollegaen er altid velkommen til at rette henvendelse til Personalekontoret og få vejledning til håndtering af stressproblematikken. Personalekontoret vil, hvis det skønnes nødvendigt, og forløbet må forventes at blive langvarigt, se på muligheden for at finde en vikar eller anden midlertidig løsning, der gør arbejdspresset mindre for den stressramtes kolleger. 16

anvendt Litteratur: Arbejdstilsynet (2006). Arbejdsbetinget stress. København: Arbejdstilsynet. Eller, N. H. (2003). Præsentation af anstrengelses-belønningsmodellen (»the effort reward model«): Den nye stressmodel. Ugeskrift for læger, 165, 40, 3815-3820. Karasek, R. og Theorell, T. (1990). Healthy Work. New York: Basic Books, Inc. Publishers. Netterstrøm, B. (1997). Klar besked om stress. København: Aschehoug Dansk Forlag A/S. Netterstrøm, B. (2002). Stress på arbejdspladsen: Årsager, forebyggelse & håndtering. København: Hans Reitzels Forlag. Personalestyrelsen (2006). Arbejdsrelateret stress - En vejledning til Samarbejdsudvalgene. København: Personalestyrelsen. Publikationen er tilgængelig til download fra bl.a. Personalestyrelsen (www.perst.dk) 17

Stressbarometer 1. Oplever du, at du er nødt til at arbejde ud over arbejdstiden for at beholde dit job eller for at blive forfremmet? 6. Oplever du, at der er en risiko for, at du vil kunne udsættes for voldelige overgreb fra kunder eller lignende? 2. Anser du arbejdsbetinget stress som et svagheds tegn? 3. Oplever du et stadigt pres for at yde mere på kortere tid? 4. Keder dit arbejde dig? 5. er du bekymret over sikkerheden på arbejdspladsen? 7. er du udsat for mobning, for eksempel i form af fornærmelser, forulempning eller magtmisbrug? 8. Chikaneres du på grund af hudfarve, køn, etnisk oprindelse, handicap eller lignende? 9. Har du for meget at lave og for lidt tid til det? 10. Synes du, at dit arbejde er for svært? Der findes mange forskellige stresstests på Internettet. Spørgsmålene her er et lille udpluk fra nogle af disse test. Prøv fx også testen hos Center for Stress på www.center-for-stress.dk 18

11. er dit arbejde tilfredsstillende? 12. Værdsættes dit arbejde og dine forslag? 13. er støjniveauet på din arbejdsplads passende og er indeklima og belysning behageligt? 14. Har du indflydelse på den måde, hvorpå arbej det udføres? 15. inddrages du i beslutningstagningen? 17. informeres du om ændringer på arbejdspladsen? 18. Modtager du støtte i forbindelse med gennemførelsen af ændringer? 19. Opleves det som om der sker for mange eller måske for få ændringer? 20. er det klart for dig, hvad dine arbejds og ansvars områder indebærer? 16. er dit forhold til din leder OK? 21. Har du et godt forhold til dine kollegaer (eller personale, hvis du er leder)? Hvis du i overvejende grad har svaret ja på de første 10 spørgsmål og nej på de næste 11, er du i risiko zonen for at få arbejdsbetinget stress. 19

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Slotsholmsgade 12 1016 København K Telefon 33 92 33 01 Fax 33 14 50 42 www.fvm.dk Par No 1. 1. oplag, december 2007