Referat organisationsbestyrelsesmøde

Referat organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 21. juni 2011 kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Susan Sagnsby, Monia Stoltz, Anders Brøgger, Aksel S. Nielsen. Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1. Referater Referat af konstituerende bestyrelsesmøde 6. juni 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. Referat af forretningsudvalgsmøde den 9. juni 2011 er vedlagt til orientering. Villy startede mødet med at informere om, at bestyrelsesmøderne fremover vil blive ledet af formanden dette for at gøre møderne mest muligt effektive og sikre konsensus i fremlæggelsen af sagerne. Der arbejdes fortsat med at tage en mediator eller konsulent med til bestyrelsesmøderne. Referatet af bestyrelsesmødet den 6. juni blev godkendt uden kommentarer. Referatet af FU-mødet den 9. juni blev taget til efterretning. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i revisionsprotokollen siden seneste bestyrelsesmøde. Der er ikke foretaget yderligere indskrivninger i revisionsprotokollen siden sidst. 3. Indstilling Samarbejdsaftale om fremtidigt domicil med Boligkontoret Danmark Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmødet den 10. maj at indlede et samarbejde med Boligkontoret Danmark om fælles nyt domicil. Dette samarbejde vil i sagens natur også komme til at indeholde samarbejde på andre fronter, herunder løbende sparring mellem de to forretningsudvalg / bestyrelser / direktioner og gensidig ad hoc støtte til løsning af særlige opgaver. Derfor har forretningsudvalget og direktionen drøftet det fremtidige samarbejde med Boligkontorets forretningsudvalg og direktion og er nået frem til vedlagte samarbejdsaftale, som forretningsudvalget indstiller til godkendelse. VS redegjorde kort for FU s indstilling og baggrunden for ønsket om en formel samarbejdsaftale med Boligkontoret Danmark (BDK). Det nye i denne aftale er, at der holdes møder mellem direktionerne og forretningsudvalg, ligesom det er aftalt, at bestyrelserne mødes. Ligeledes er der mulighed for et driftsfællesskab, der hvor afdelingerne finder det fornuftigt - en mulighed, som alene afdelingerne bestemmer. 29-06-2011 / ral 1/19

VS understregede samtidig, at der ikke var tale om en forløber til fusion, men at samarbejdsaftalen er udarbejdet for at sikre optimal sparring, videndeling, synergieffekt og omkostningsbesparelser i driften, hvor afdelingerne i sidste ende er bestemmende. Der blev spurgt om det lokale samarbejde indebærer fælles lokalinspektører? Dette blev afvist. Samtidig blev det understreget, at det er op til afdelingerne at udnytte muligheden for lokalt samarbejde. Der er tale om et strategisk samarbejde og ikke fusion. Det er to meget forskellige organisationer, som komplementerer hinanden og som kan bidrage til ny viden i de respektive organisationer. Det afgørende er, at der ikke sker nogen flytning af beslutningskompetence fra 3B til BDK. Tror at det kan give begge organisationer noget. Et medlem synes, at samarbejdsaftalen ser fornuftig ud, men at det lugter meget af fusion. Ønsker FU virkelig at sætte dette til beslutning i bestyrelsen så kort tid efter repræsentantskabsmødet? Tilliden til FU er væk har ønske om at andre bestyrelsesmedlemmer deltager i FU-møderne vedr. dette punkt. FU: Der er ingen hensigt overhovedet om fusion, ligesom der ikke er noget bindende i aftalen. FU bakker fuldt op om samarbejdsaftalen. Hvis dette er første trin mod en fusion er det en meget lang stige. 29-06-2011 / ral 2/19

Der er ikke tale om noget nyt i forhold til hvad der er snakket om tidligere i bestyrelsen højest en præcisering. Har ingen problemer med samarbejdsaftalen overhovedet. FU ville ikke gå ind i dette, hvis det på nogen måde var bindende. Bestyrelsen og FU må se fremad og tage føringen. Det er vigtigt at få nogle aftaler i stand så hurtigt som muligt så det bliver mere forpligtende i forhold til beslutningen om at dele domicil. Synes FU har lavet et godt stykke papir. Vil gerne indskærpe, at vi er i gang med at sikre vores fremtid vi er for dyre på driften. Samarbejdsaftalen går udelukkende på det strategiske samarbejde og ikke på domicilsamarbejdet. Der skal laves en selvstændig aftale om domicilet, som er forpligtende. Efter endt diskussion og svar på spørgsmål blev aftalen sat til afstemning: Der var 11 medlemmer til stede - 9 stemte for og 2 undlod at stemme. Bestyrelsen godkendte dermed samarbejdsaftalen med BDK. Note: Anders Brøgger og Monia Stoltz var ikke tilstede på mødet og har i mail af den 19. juni tilkendegivet, at de ønsker følgende ført til referat: Monia Stoltz og Anders Brøgger kan ikke godkende den forelagte aftale, Strategisk samarbejdsaftale mellem boligforeningen 3B og Boligkontoret Danmark. Indholdet af 29-06-2011 / ral 3/19

aftale er for vidtgående og har ikke været behandlet i organisationsbestyrelsen inden den er fremlagt til godkendelse. Formanden ønskede i denne forbindelse, at bestyrelsen diskuterede, om det skal være muligt at få ført noget til referat, når man ikke deltager i mødet. Der var i bestyrelsen enighed om at optage det ønskede i referatet. Efter ønske gav Bent Frederiksen et kort overblik over Boligkontoret Danmark (BDK): BDK er et administrationsselskab med ca. 27.000 boliger fordelt på 600-700 afdelinger primært udenfor de kommuner, hvor 3B opererer. De forskellige afdelinger laver administrationsaftaler med BDK og/eller bliver medlem med indskud. 4. Indstilling forsikringspolitik I en forsikringspolitik kan bestyrelsen fastlægge retningslinjer for, hvad der skal forsikres. Endvidere fastlægges en arbejdsdeling på forsikringsområdet mellem bestyrelse, administration og forsikringsmægler. Det indstilles, at bestyrelsen vedtager det vedlagte udkast til forsikringspolitik og herunder de beskrevne retningslinjer for, hvad der forsikres. Pja kommenterede kort det udsendte materiale. Der er kommet varsling fra Gjensidige om en præmiestigning på 50% grundet betydelig skadesstigning gennem det seneste år. Willis forhandler med Gjensidige og kommer der ikke noget ud af dette, kan der blive tale om et udbud af 3B s forsikringer. Bestyrelsen godkendte det vedlagte udkast til forsikringspolitik som grundlag for et evt. udbud under hensyntagen til de stillede spørgsmål. 29-06-2011 / ral 4/19

5.. Drøftelse indkøbsfunktion Administrationen har taget hul på strategi-initiativet vedr. indkøb og er i samarbejde med Boligkontoret Danmark ved at etablere en indkøbsfunktion. Blandt indkøberens opgaver vil umiddelbart være dels den videre kortlægning og analyse af indkøbsområdet, dels at gå i gang med helt åbenbare områder at koordinere 3B s indkøb på. Vedlagte notat om indkøb (samt tidligere fremlagte PP er om indkøbsanalyse og strategiinitiativ) indstilles til drøftelse. FU har set driften som et hele og om der er noget der kan give besparelser i afdelingerne. Det handler om, at de forskellige vilkår og kontraktformer skal ensrettes, så det bliver lettere at overskue og vælge forskellige modeller for afdelingerne. Generelt vil der ikke blive rokket ved, hvem der bestemmer eller hvad der skal købes ind. Vi har brug for at analysere, hvad det er vi bruger vores penge på og om det kan betale sig at samle indkøbene. Et grundlæggende vilkår er frivillighed en spændende underliggende diskussion er det frivillighed for driften eller for afdelingerne? Istandsættelse af lejlighederne skal det styres centralt fra? Frivilligheden skal fremgå i et udkast til indkøbspolitik, når vi kommer så langt. Mht. istandsættelse bruges der megen administrationstid på i hvilken rækkefølge håndværkerne skal arbejde. Det kunne måske være optimalt at koordinere tingene centralt fra. Vi har dog primært brug for større indsigt hvad er det vi køber, hvad koster det og hvad kunne vi have fået det for? Det er et tilbud, som en afdeling kan benytte sig af. Økonomien skal afvejes mod andre relevante faktorer. Det essentielle er, at man bliver tilbudt nogle muligheder og at det analyseres på forkant, hvordan det kan skrues sammen. 29-06-2011 / ral 5/19

FU er enige i, at det helt grundlæggende vilkår er, at der skal være fornuft i tingene, lokal sammenhæng og at det kan skabe muligheder. Professionel hjælp til indkøbsfunktion må være målet sammen med oplyst kvalitets- og priskonkurrence. Der skal arbejdes videre med den lokale forankring og gennemsigtigheden. På baggrund af de faldne bemærkninger arbejder administrationen videre med bl.a. udformning af en indkøbspolitik og kortlægning og analyse af indkøbsområdet, så sagen kan forelægges bestyrelsen i efteråret. 6. Indstilling om gæstebilletter til afdelingsbestyrelserne i forbindelse med Almene Boligdage De almene boligdage har i år både en lukket del og en åben udstilling. Den lukkede del er forbeholdt boligorganisationer og administrative medarbejdere og indeholder foredrag, workshops, ekskursioner samt udstillingen. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at det er bestyrelsen og ledergruppen, der tilmeldes den lukkede del af almene boligdage. Den åbne del er for offentligheden og koster 85 kr. for at komme ind. Boligorganisationerne har imidlertid mulighed for at købe billetter med rabat. Billetterne bliver kun debiteret 3B, hvis de bliver benyttet. Forretningsudvalget har drøftet, om 3B skal give alle afdelingsbestyrelser med påhæng mulighed for at se udstillingen. På baggrund heraf indstiller forretningsudvalget, at 3B bestiller et antal billetter som sammen med et brev fra organisationsbestyrelsen sendes til afdelingsbestyrelserne. Udgiften afholdes over driftsbudgettet. Bestyrelsen godkendte, at 3B bestiller billetter til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne + en ledsager. 29-06-2011 / ral 6/19

7. Indstilling vedr. Kursuskatalog 2011 2012 Vedlagte notat indeholder dels en evaluering af kurser i 2010 / 2011, dels indstilling om kurser for det kommende år. Kursusudvalget valgte sidste år at tilbyde kortere kurser, flere lokale kurser og flere værkstedprægede kurser. Endelig har kursusudvalget valgt at tilbyde skræddersyede kurser holdt ude i de enkelte afdelinger. Samlet set har det været en succes. Generelt har tilbagemeldingerne være meget positive, men der har dog været et stærkt ønske om lidt længere tid samt ønske om flere fortsætterkurser i de håndværksprægede kurser. I 2011 2012 vil der blive udbudt i alt 14 forskellige kurser, hvoraf nogle gentages flere gange. I alt bliver det til 21 kursusarrangementer. I evalueringerne skal fremover indgå, om tidspunktet på dagen er passende, og om deltagerne foretrækker kurser i lokalområdet eller centralt. Endelig lægges en Quickpoll på 3B om, hvad tid skal kurserne holdes. Kurserne markedsføres i et kursuskatalog, der sendes ud i september, samt på X3B og i Kanal 3B. Cirka tre uger før kurset, sendes mail ud til medlemmerne af afdelingsbestyrelserne. Ca. en uge før kurset sendes bekræftelsesmail ud til deltagerne. Her afsøges også særlige behov og ønsker. Idéer: Kulturel udveksling Roller som afdelingsbestyrelse i renoverings/byggesager Generelt mere fokus på afdelingsbestyrelsernes rolle Socialt fokus Beskrivelse af de 14 kurser fremgår af notatet. Kursusudvalget indstiller kursusprogrammet til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen havde ros til programmet og godkendte kursuskataloget under hensyntagen til de faldne idéer. Byggesager 8. Trækningsretssager 6074 Lønstrupgård (Køkken og badmodernisering) Projektet består af individuel køkken, garderobeskabs og badeværelses modernisering. Der er pt. 53 forhåndstilkendegivelser til individuel køkkenmodernisering, 28 til garderobeskabe og 34 til mo- Bestyrelsen vil i efteråret tage en principiel diskussion om trækningsretsregler, lånevilkår, proces m.m. 29-06-2011 / ral 7/19

dernisering af badeværelser/toiletter. Der er blandt afdelingens knap 270 boliger flere forskellige indretninger for køkken og bad. Det blev på afdelingsmødet den 15. september 2008 vedtaget, at der kan optages et fælleslån i afdelingen til individuel modernisering på henholdsvis 6.500.000 kr. til køkkener og garderobeskabe samt 3.500.000 kr. til badeværelser. Dette vil svare til modernisering af ca. 77 køkkener og garderobeskabe samt ca. 97 badeværelser. Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs.: 15.000 kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til 1.155.000 kr. (77 køkkener). 15.000 kr. pr. lejemål til badeværelser, svarende til 1.455.000 kr. (97 badeværelser). Bestyrelsen godkendte, at der ydes egen trækningsret på kr. 15.000 pr. lejemål, svarende til i alt kr. 2.610.000 Dette svarer til et samlet beløb på 2.610.000 kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen. 1011 Toftegaard (Køkkenmodernisering) Toftegård er bygget i 1952 (1992). En del køkkener er de oprindelige. Der har tidligere været gennemført to individuelle moderniseringsomgang for køkkener, senest i 2007. Afdelingsbestyrelsen har d. 9. marts 2010 besluttet at gennemføre yderligere en omgang individuelle modernisering af køkkener På baggrund af dette har der været følgende forhåndstilkendegivelser fra beboerne: 70 køkkener I flytteboliger forventes samtidig en årlig mængde på: 40 køkkener Afdelingsbestyrelsen er blevet forelagt vedlagte budget og finansieringsforslag. 29-06-2011 / ral 8/19

Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde d. 31. maj 2011, hvor afdelingsmødet enstemmigt godkendte budgettet og finansieringsforslaget. På baggrund heraf søges der om tilskud fra egen trækningsret. Martin Baden forlod lokalet under behandling af punktet. Da arbejderne ligger indenfor foreningens retningslinjer for egen trækningsret indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs. 15.000 kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til i alt 1.650.000 kr. Bestyrelsen godkendte, at der ydes egen trækningsret på kr. 15.000 pr. lejemål, svarende til i alt kr. 1.650.000 Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen. 1014 Martinsgård (Køkkenmodernisering) Martinsgård er bygget i 1955 (1998). En del køkkener og badeværelser er de oprindelige. Der har tidligere været gennemført to individuelle moderniseringsomgange for køkkener, senest i 2007. Afdelingsbestyrelsen har d. 4. maj 2011 besluttet at gennemføre yderligere en omgang individuelle modernisering af køkkener. På baggrund af dette har der været følgende forhåndstilkendegivelser fra beboerne: 10 køkkener I flytteboliger forventes samtidig en årlig mængde på: 15 køkkener Afdelingsbestyrelsen er blevet forelagt vedlagte budget og finansieringsforslag, som fremlægges til afstemning på ekstraordinært afdelingsmøde d. 7. juni 2011. På baggrund heraf søges der om tilskud fra egen trækningsret. Da arbejderne ligger indenfor foreningens retningslinjer for egen trækningsret indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs. 15.000 kr. pr. lejemål til køkkener, svarende til i alt Bestyrelsen godkendte, at der ydes egen trækningsret på kr. 15.000 pr. lejemål, svarende til i alt kr. 375.000 29-06-2011 / ral 9/19

375.000 kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen. 6077 Kaysergården (Nye vinduer) Kaysergården er bygget i 1977. Vinduer, døre, tagrender, nedløb og udvendige fuger er de oprindelige. Afdelingsbestyrelsen har d. 11. april 2011 besluttet at gennemføre fælles renovering af klimaskærmen. Arbejdet ønskes udført august oktober 2011. Udskiftning af: Ovenlysvinduer Facadevinduer Terrassedøre Tagrender og nedløb Udvendige bløde fuger Reparation af murværk Afdelingsbestyrelsen har vedtaget vedlagte budget og finansieringsforslag d. 6. juni. 2011. (fremlægges til afstemning på ekstraordinært afdelingsmøde d. 28. juni 2011) Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for egen trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne. Normal praksis i denne type sager er, at der kun ydes op til 15.000 kr. bolig i trækningsret, men på grund af de særlige forhold der gør sig gældende i afdelingen indstilles, at der ydes 25.000 kr. pr. bolig, således at der i alt ydes 1.975.000 kr. Bestyrelsen godkendte, at der ekstraordinært ydes egen trækningsret på kr. 25.000 pr. lejemål, svarende til i alt kr. 1.975.000 Der henvises i øvrigt til vedlagte indstilling fra Byggeafdelingen. 6082 Porthuset (altaner) Afdelingen har for år tilbage ønsket at få gennemført et altanprojekt, men på daværende tidspunkt havde afdelingen en række udeståender som blandt andet betød, at KSB på grund af afdelingens økonomi måtte hjælpe med at afvikle afdelingens underskudssaldo. Derfor blev altanprojektet sat i bero. 29-06-2011 / ral 10/19

Nu er afdelingens økonomi blevet bedre og der er ikke udlejningsproblemer. Afdelingen har ganske vist et højt lejeniveu (ca. 1.200 kr. pr. m2), men det giver ikke udlejningsproblemer, hvilket kan tilskrives, at ejendommen er beliggende på Vesterbro. Projektet er beskrevet i vedlagte notat og omfatter alle lejligheder fra 1. sal til kvist, i alt 32 lejemål. Projektet er godkendt på afdelingsmøde i september 2010. Bestyrelsen godkendte, at der ydes trækningsret på kr. 15.000 pr. lejemål, svarende til i alt kr. 480.000, Da arbejderne ligger inden for foreningens retningslinjer for egen trækningsret, indstiller administrationen, at der ydes egen trækningsret til forbedringsarbejderne, dvs. op til 15.000 kr. bolig i trækningsret, hvilket svarer til i alt 480.000 kr. Bestyrelsen ønskede, at det endnu engang undersøges, om altanerne kan laves som kollektive individuelle altaner. 9. Projektforslag / økonomi samt navn for Grønningen I forlængelse af magelægningen mellem Københavns Kommune og Hørgården III blev der på 3Bs bestyrelsesmøde den 23. marts 2010 bevilliget kr. 60.000 inkl. moms til udarbejdelse af et skitseprojekt for området. For at sikre en helhedsløsning med de øvrige udearealer på trekantsgrunden er Schul Landskabsarkitekter, der er rådgiver på de nye almene boliger og plejecenteret, blevet inddraget i nærværende projekt. Arealet er internt blevet døbt Grønningen og udgør 2.058m 2 i trekantsgrundens nordøstlige hjørne. Grønningen skal udgøre et fælles grønt opholdsareal for alle 3Bs afdelinger i området. Græsarealet mellem Grønningen og Hørgården I samt Gadekærret inddrages i området via beplantning og belægninger, og det rekreative rum spændes dermed ud mellem den grønne bakke og Hørgårdens facade. Projektets samlede økonomi udgør kr. 2.199.062,50 Alle beløb er inkl. moms. I henhold til beslutning på 3Bs bestyrelsesmøde den 23. marts 2010 fordeles udgifter til den løbende drift forholdsmæssigt mellem Hørgården I, II, III, AlmenBo- 29-06-2011 / ral 11/19

lig+ boligerne på trekantsgrunden og den nye Almen- Bolig+ bebyggelse på Sundholm Syd. Projektet for Grønningen tænkes udført sideløbende med de øvrige byggerier af plejecenter og almene boliger på trekantsgrunden, således at det samlede område står klar til ibrugtagning december 2011. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender, at området navngives Grønningen samt indstiller at der bevilliges kr. 2.199.062,50 inkl. moms til gennemførelse af vedlagte projekt vedtaget af Hørgårdens Haveklub. For yderligere information se vedlagte bilag. Til brug for behandling af punktet blev der udleveret en oversigt i A3 format. Budgettet på kr. 2.2 mio. ønskes sat til max. kr. 2 mio. - gerne med mulighed for yderligere besparelser. Der kan være mulighed for at søge fonde om tilskud Bestyrelsen godkendte navnet Grønningen samt at der bevilges op til 2 mio. kr. til gennemførelse af projektet. 10. Princip for fremtidssikringssager Bestyrelsen behandlede på møde d. 27. januar 2011 sag om Boligaftalen og konsekvenser for 3B og vedtog at ansætte en medarbejder i Byg til at arbejde med fremtidssikringssager, så vi kunne gå i gang med at screene afdelingerne for at udarbejde flere fremtidssikringssager. Uanset om vi laver en gennemarbejdet helhedsplan, eller vi laver den som en light udgave, vil der dog blive tale om udgifter til eksterne rådgivere til at få udarbejdet forundersøgelser, skitseprojekter etc., og dette kan ofte være et problem for især de mindre afdelinger, eller hvis der er uenighed i afdelingen, om at igangsætte en fremtidssikringssag. Der opleves en stor usikkerhed i afdelingsbestyrelserne, og afdelingsmødet, om at afsætte midler af denne størrelse til et projekt, som man ikke ved hvad er, og som er usikkert om det gennemføres. Samtidigt er der en tidsmæssig problemstilling, idet midler ofte ikke er budgetsat, og man kan ikke vente til næste års budget med at igangsætte processen. Samme problematik gælder udgifter til honorar for byggeafdelingens timer. Derfor finansieres projektleder for fremtidssikrings løn i dag af arbejdskapitalen, 29-06-2011 / ral 12/19

modsat de andre projektlederes løn der finansieres ved at hjemtage byggesagshonorar. Problemet om finansiering kan være med til at forsinke projekter væsentligt, eller helt at hindre dem. Administrationen indstiller derfor, at organisationsbestyrelsen træffer en principiel beslutning om, at der afsættes midler fra dispositionsfonden til udlæg til dækning af rådgiverhonorar, forundersøgelser, mødeudgifter med mere i forbindelse med fremtidssikring. Midlerne er et udlæg, som skal dækkes af den kommende byggesag. Såfremt sagen ikke bliver til noget, vil omkostningerne dog skulle dækkes af dispositionsfonden, så afdelingen ikke belastes. Beløbsrammen for udlæg fastsættes for det enkelte projekt, og skal særskilt godkendes af bestyrelsen inden igangsætning. Bestyrelsen godkendte den principielle beslutning. 11. Fremtidssikringssager Lønstrupgård Fremtidssikringsprojektet i Lønstrupgård blev igangsat ultimo 2009. Projektet er igangsat på grund at skader på betonfacaden i Lønstrupgård, hvor der i øjeblikket undersøges om facaden kan renoveres med en overflade behandling eller om det er nødvendigt med en ny klimaskærm. Udfaldet af disse betonundersøgelser vil være afgørende for omfanget at projektet. Betonundersøgelsernes resultater ligger klar ved udgangen af 2011. Projektet ligger i forlængelse af de to gennemførte etaper af helhedsplanen for Lønstrupgård, som bl.a. indeholdt udskiftning af vinduer, altandøre og stigestrenge, renovering af kloakrør og brønde, isolering af gavle, hybelsammenlægning samt opførelse af beboerhus Der er i projektet blevet udarbejdet et overblik over de udfordringer, muligheder og fremtidssikringspotentialer Lønstrupgård står over for. Der afholdes et beboerdebatmøde 7. juni, hvorefter der udarbejdes en handleplan for Lønstrupgård. Når resultatet af betonundersøgelserne foreligger til- 29-06-2011 / ral 13/19

knyttes en rådgiver, hvorefter der udarbejdes et projektforslag med økonomi. Det samlede projektmateriale samles i en helhedsplan der indsendes til prækvalifikation hos Landsbyggefonden. I forbindelse med et fremtidssikringsprojektet er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse af skitseforslag til fremtidssikring. På grund af processen er det ved projektets opstart uklart, hvad udfaldet af projektet bliver. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, så afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I Lønstrupgård forventes følgende udgifter: Rådgiverhonorar skitseprojekt 250.000 kr. Forundersøgelser for tagboliger 100.000 kr. Tryk, mindre undersøgelser og mødeudgifter. 50.000 kr. I alt 400.000 kr. inkl. moms På baggrund af overstående indstiller administrationen, at der afsættes 400.000 kr. til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Lønstrupgård. Beløbet dækkes af dispositionsfonden og tilbagebetales ved godkendelse af endeligt projekt i LBF. Bestyrelsen godkendte, at der afsættes kr. 400.000 til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Lønstrupgård. Vestergårdsvej I afd. 6067 Vestergårdsvej er der planlagt tætning af kælderydervægge og kloakrenovering siden 2005, efter at Københavns Kommunes bemærkninger om afdelingens vedligeholdelsesplan og henlæggelsesniveau. I maj 2007 blev der afholdt licitation, men man besluttede ikke at sætte projektet i gang, da det lå over afdelingens muligheder for finansiering. Fremtidssikringsprojektet i Vestergårdsvej blev igangsat i efteråret 2010. Projektet er igangsat fordi de ovenstående arbejder er meget omfattende og har følgearbejder og at det er en god idé at se på, om an- 29-06-2011 / ral 14/19

dre projekter bør medtages samtidigt. Udover tætning af kældervægge og kloakrenovering, ses der på forbedring af udearealer og affaldshåndtering, opgange og mulighed for lejlighedssammenlægning. I forbindelse med et fremtidssikringsprojektet er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse skitseforslag til fremtidssikring. På grund af processen er det ved projektets opstart uklart, hvad udfaldet af projektet bliver. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, således at afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I Vestergårdsvej forventes følgende udgifter: Rådgiverhonorar skitseprojekt 250.000 kr. Tryk, mindre undersøgelser og mødeudgifter. 50.000 kr. I alt 300.000 kr. inkl. moms På baggrund af overstående indstiller administrationen, at der afsættes 300.000 kr. til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Vestergårdsvej. Beløbet dækkes af dispositionsfonden og tilbagebetales ved godkendelse af endeligt projekt i LBF. Bestyrelsen godkendte, at der afsættes kr. 300.000 til udlæg i forbindelse med fremtidssikring af Vestergårdsvej. 12. Navn til Amagerfælledvej/Trekantsgrunden Bestyrelsen har tidligere på møde d. 23.02.2011 behandlet en sag om navn til den nye AlmenBolig+ afdeling på Amagerfælledvej 135, hidtil kaldet Trekantgrunden. Her blev det taget til efterretning, at Københavns Kommune har navngivet deres institution for Bostedet Amagerfælledvej. Efter en intern konkurrence i 3B blev det foreslået, at afdelingen kom til at hedde Grønnegården, Grønnehaven eller Grønnehuset. Der var dog ingen af disse 29-06-2011 / ral 15/19

navne, der faldt i bestyrelsens smag. Lars Emanuel foreslog på mødet, at afdelingen skulle hedde Manilagården. Beslutningen blev samtidig delegeret til FU og at der skulle indsendes forslag inden d. 25.02.2011, hvilket vi beklageligvis ikke har nået. Siden har Hans Peter Nielsen foreslået, at afdelingen skulle hedde Fælledsvinget. 3B har efterfølgende set i de gamle kort og fundet, at der på det areal, hvor Remisevænget Nord har deres parkeringsplads, lå der et Signalhus, som givet har været et hus med et mindre tårn til at afgive signaler. Der er ingen andre stednavne eller bygninger på kortene lige i nærheden. Der er kollegium i Ørestad City, der hedder Signalhuset. Vi foreslår derfor, at afdelingen bliver navngivet Signalgården, idet den peger tilbage på noget historisk og fordi facaderne faktisk er temmelig synlige, og gør opmærksomme på sig selv med de aluminiumsfarvede facadeplader. Forretningsudvalget har på sit møde den 9. juni drøftet de forskellige forslag og indstiller på baggrund heraf, at afdelingen navngives Signalgården. Bestyrelsen godkendte, at afdelingen navngives Signalgården. 13. Navngivning ny almenbolig+ afdeling på Gl. Klausdalsbrovej Den kommende nye AlmenBolig+ afdeling på Gl. Klausdalsbrovej i Herlev skal navngives. Husene er lavenergiboliger og er præfabrikerede bokse af træ, som samles ovenpå hinanden, dermed er de meget miljøvenlige, eller rettere meget lidt miljøbelastende under opførelsen, og der er en meget høj grad af styring af affald under byggeprocessen samaf arbejdsmiljøet. Administrationen har spurgt boligforeningens ene æresmedlem Bjarne Kaspersen-Hansen, idet han har et stort kendskab til Herlev. 29-06-2011 / ral 16/19

Der har tidligere ligget et gammelt teglværk på grunden, og nabohuset, der er i dag er hovedhuset i Herlev Privatskole, blev oprindeligt bygget som bolig til teglværksejeren. På baggrund heraf foreslås, at afdelingen navngives Teglværkshaven. Forretningsudvalget har også drøftet sagen på sit møde den 9. juni og indstiller på baggrund heraf, at afdelingen navngives Teglværkshaven Bestyrelsen godkendte navnet Teglværkshaven til afdelingen. Orienteringspunkter 14. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 30. april, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 30. april 250.256,25 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge og Dyvekevænget. I Egedalsvænge er der 12 ledige ungdomsboliger. En aftale er indgået med DTU, så de i forbindelse med studiestart august 2011 får flere ungdomsboliger til udlejning. To boliger i Dyvekevænget har været i tilbud til mange ansøgere, og der har været sendt lejekontrakt til flere, som alligevel ikke har villet leje boligerne. Boligerne er dog lejet ud fra den 15. maj. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Bestyrelsesmøde/seminar 16. og 17. september Bestyrelsen afholder i lighed med tidligere år et kombineret bestyrelsesmøde og bestyrelsesseminar. Mødet afholdes den 16. og 17. september på Rungstedgård med overnatning. Bestyrelsesmødet afholdes fredag den 16. september 29-06-2011 / ral 17/19

fra kl. 16 til 20. Bestyrelsesseminaret afholdes lørdag fra kl. 9 til 16. Forretningsudvalget drøftede temaerne for seminaret på sit seneste møde, og indstiller at temaerne bliver Kompetenceforhold repræsentantskab / bestyrelse / forretningsudvalg / direktion / afdelingsbestyrelser Strategiarbejdet, herunder udbredelsen og implementeringen af strategien Der skal være fokus på formen, så der kommer noget konstruktivt og fremadrettet ud af debatten. FU vil diskutere form og proces. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Status for ansøgning om prækvalifikationer i forbindelse med boligsociale helhedsplaner Bestyrelsen har tidligere bemyndiget administrationen til at søge om prækvalifikation til udarbejdelse af egentlige ansøgninger om boligsociale helhedsplaner. Arbejdet med at søge om nye og fortsætte eksisterende boligsociale indsatser er nu i gang. Der vedlægges en orientering om status på dette arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: BL Landsrepræsentantskabsmøde Fra direktionen: L208 Fradrag for hjælp og istandsættelse i hjemmet Område Herlev status Standard lejekontrakt i forbindelse med servicearealer i Københavns Kommune Boligaftalen i Københavns Kommune og Hørgården Andre: Der blev givet et kort referat af BL Landsrepræsentantskabsmøde i Odense. Byggesagen i Urbanplanen - der er holdt møde den 8. juni med formændene fra Hørgården, Remisevænget N og Ø. Godt møde, hvor der arbejdes videre med de rejste problemer. Rejsegilde Høje-Taastrup den 17. juni. Konference i Københavns Kommune 20. juni 200 ansatte, der arbejder med boligsociale planer. Vedr. K14 er de sidste formalia på plads. L208 der kommer info på hjemmesiden/x3b samt næste Kanalen. 29-06-2011 / ral 18/19

Standardlejekontrakt vedr. servicearealer er der forhandlet en aftale på plads med Københavns Kommune. Vedr. boligaftalen vil Hørgården pr. 1. januar 2012 igen tage en del af den boligsociale anvisning. Ny salgslov for almene boligselskaber blev vedtaget i maj måned. Styringsdialogmøde (2010) med Herlev Kommune. Hovedpunkterne var, at 3B skal være skarpere på vores beboerklagenævnssager især at dokumentationen ved fraflytningssager er i orden. 18. Øvrigt Mødeplanen 2012 blev godkendt, idet ingen havde ønske om at flytte møderne. Vedr. ny bestyrelse i Dyvekevænget holdes der møde den 27. juni. Der blev afslutningsvis taget en kort diskussion om mødeledelsen at formanden er det konsekvent kontra det går på omgang. Konklusionen blev, at det forsøgsvis er formanden, der skal stå for mødeledelsen. Dato: Navn: 29-06-2011 / ral 19/19