Beskæftigelsesministeriet - Forebyggelsesfonden Forebyggelsesfonden blev oprettet som et led i udmøntningen af aftalen om Fremtidens velstand og velfærd med en kapital på 3 mia. kr. afsat på finansloven i perioden 2007 2015. Fondens formål er at forebygge og forhindre fysisk og psykisk nedslidning. Midlerne tildeles via tilsagn på baggrund af projektansøgninger. Organisatorisk består Forebyggelsesfonden af en bestyrelse, tre faglige udvalg og et sekretariat. Sekretariatet varetager fondens arbejde på vegne af bestyrelsen, herunder med at håndtere ansøgninger og sørge for udbetalinger til projekter. De tre faglige udvalg er nedsat for fagligt at kvalificere ansøgningerne. Fondens midler er prioriteret inden for følgende hovedformål: 1a. Forebyggelse af nedslidende rutiner og arbejdsgange 1b. Udvikling af ny teknologi 2. Rehabilitering i kommunen 3. Sundhedsfremme på arbejdspladsen Forebyggelsesfonden modtager normalt ansøgninger to gange årligt inden for et afgrænset tidsrum. Ansøgning om midler fra Forebyggelsesfonden fremsendes elektronisk via VIRK.dk med digital signatur. Sekretariatet sender ansøgningerne til behandling i fagudvalgene, hvor de enkelte ansøgninger vurderes med henblik på afslag eller godkendelse ud fra faglige kriterier. Sekretariatet sender herefter afslag til de projekter, som ikke er blevet fagligt godkendt. De fagligt godkendte projekter behandles efterfølgende i bestyrelsen, som formelt beslutter hvilke projekter, der skal have tilsagn. De projekter, som er tildelt tilsagn, får hurtigst muligt besked fra sekretariatet, hvorefter der indgås en eventuel dialog omkring uddybning af evaluering, tidsplan eller budget. Når disse ting er afklaret fremsendes det endelige tilsagn til underskrift. Forebyggelsesfonden fører på flere niveauer tilsyn med de projekter, der er godkendt til at modtage støtte. Alle tilskudsmodtagere skal hvert år indsende 2 indberetninger i form af statusrapporter. Det skal fremgå af statusrapporten om planlagte aktiviteter forsinkes, eller forudsætningerne for tilskuddet på anden vis ændres væsentligt. Sammen med statusrapporten indsendes et delregnskab. Delregnskabet skal dokumentere de faktiske udgifter, der har været afholdt i det forløbne halvår, og skal så vidt muligt afspejle de midler, der i det oprindeligt indsendte budget var afsat til den pågældende periode. Der kan højst udbetales i alt 85 % af det samlede tilsagn i rater. De resterende 15 % af tilsagnsbeløbet tilbageholdes indtil projektet er endeligt afsluttet og der er indsendt og godkendt slutrapport og revisorpåtegnet slutregnskab. Som en del af den almindelige kontrol med forvaltningen af de midler, som Forebyggelsesfonden uddeler, foretages der stikprøvevise tilsynsbesøg. Side 1 af 7
Formålet med tilsynsbesøgene er at vurdere, om tilskudsmidlerne anvendes efter hensigten, dvs. i den udstrækning og til de formål, som er aftalt i støttetilsagnet. Formålet er også at vurdere, om der er eller kan forventes at blive - opnået en rimelig effekt af de udbetalte tilskudsmidler. De projekter, der skal modtage tilsynsbesøg, udvælges ud fra fire forskellige kriterier: Af den samlede mængde projekter, der som minimum har været i gang i 6 måneder og som er støttet med op til 5 mio. kr., udtrækkes hvert år vilkårligt op til 20 projekter. Alle projekter, der støttes med 5 mio. kr. eller derover, modtager tilsynsbesøg. Alle projekter, der modtager forskudsvis udbetaling af projektmidler, modtager tilsynsbesøg. Projekter, der af Forebyggelsesfondens sekretariat vurderes at have særligt behov for det, modtager tilsynsbesøg. Det tilstræbes, at i alt ca. 30 projekter hvert år modtager tilsynsbesøg. Et projekt skal senest være afsluttet på det tidspunkt der fremgår af tilsagnsskrivelsen, med mindre andet er aftalt med Forebyggelsesfondens sekretariat. Projektafslutningen består af tre dele: Indgivelse af slutregnskab, aflevering af slutrapport samt aflevering af statusrapport. Slutregnskabet skal afleveres senest 3 måneder efter projektets ophør og skal indeholde en specificeret regnskabsoversigt, hvor regnskabet er sammenligneligt med projektets budget, som det så ud på tilsagnstidspunktet. Slutregnskabet skal være underskrevet af den, der er ansvarlig for projektets økonomi, samt være påtegnet af en revisor. Senest 3 mdr. efter et projekts afslutning, skal tilskudsmodtager sammen med slutregnskabet indsende slutrapport og evalueringsrapport. Slutrapporten består af et spørgeskema udarbejdet af Forebyggelsesfondens sekretariat. I spørgeskemaet skal tilskudsmodtager bl.a. svare på, om projektets succeskriterier er nået, hvilken effekt projektet vurderes at have haft på medarbejderne, om projektets resultater er indarbejdet på arbejdspladsen, om projektets resultater er og/eller bør videreformidles og anvendes af andre, samt om projektets resultater vurderes at stå mål med de tidsmæssige og økonomiske ressourcer, der er investeret i det. Evalueringsrapporten skal indeholde en beskrivelse af projektets forløb, valg af metode samt de erfaringer, der er gjort undervejs i projektperioden og eventuelle forslag til fremtidig forebyggelse. Herudover skal resultater fra projektet dokumenteres, f.eks. ved beskrivelse af før- og eftermålinger. I efteråret 2009 indgik regeringen sammen med Socialdemokraterne, Dansk Folkeparti og Radikale Venstre en aftale om en fornyelse af Forebyggelsesfonden med virkning fra 2011. Fornyelsen indebærer bl.a., at der etableres et nyt hovedformål med fokus på psykisk nedslidning. Aftalen indebærer også, at Forebyggelsesfondens web-baserede ansøgningsløsning skal forenkles, således at virksomheder og offentlige instanser oplever det som lettere at søge midler i Forebyggelsesfonden. Ligeledes for at lette adgangen til midlerne i fonden, vil der fra 2011 blive udbudt såkaldte Forebyggelsespakker, der er foruddefinerede projekter, som virksomheder kan søge deltagelse i. Den politiske aftale indeholder ligeledes krav til en mere standardiseret evaluering af de støttede projekter, således at det bliver lettere at måle på effekter og resultater af de forskellige indsatser. Endelig er der afsat midler til en forstærket formidlingsindsats, således at resultaterne af fondens projekter når en så bred skare af interessenter, som muligt. Side 2 af 7
Standard elementer Modul valgmuligheder Forebyggelsesfonden 0) Indledende spørgeguide (Generelle karakteristika) Målgruppe: - Borger - Virksomhed - Institutioner - Udland Formål / Type - Engangstilskud - Gentaget tilskud - Lån - Garanti - Refusion / forsikring Ansøgergruppe - Få, men store - Mange, men små - Få og små - Mange og store - Mellem ting Kompleksitet (Vurderingskriterier) - Lav - Middel - Høj Virksomhed Institutioner Engangstilskud Alle grupper Middel/Høj. Både objektive og subjektive tildelingskriterier Design 1) Præ-Design Forhold til interessenter? Formål for tilskudsordning Forebyggelsesfondens overordnede formål er at yde støtte til projekter, der kan medvirke til at forebygge/forhindre fysisk og psykisk nedslidning på arbejdsmarkedet. Målgruppe Ansatte indenfor en række brancher og jobgrupper, der vurderes at være særligt nedslidningstruede. I 2009 i alt 20 forskellige brancher og jobgrupper. Antallet og sammensætningen varierer fra år til år. Effekt mål Unik for hver ordning Reducere antallet af personer, der for tidligt må trække sig tilbage fra Side 3 af 7
eller program arbejdsmarkedet pga. fysisk og/eller psykisk nedslidning. Risiko og habilitet Tildelingen af midler sker på baggrund af vurdering af hver enkelt ansøgning i et fagudvalg sammensat af personer med en høj grad af faglig indsigt og kompetence indenfor området. Habiliteten vurderes at være høj. Lov og Hjemmel Unik for hver ordning eller program Lovgrundlaget er Lov om Forebyggelsesfonden samt finansloven. Kommunikation til mulige - Selvhenter Hjemmeside, pjecer, deltagelse i div. seminarer mv. annoncering af ansøgere - Servicemand ansøgningsrunder i dagspressen. I 2009 endvidere annoncering via radiospot. 2) Administrationsramme Teknologisk ramme Webbaseret ansøgningsskema. Der anvendes skabeloner i WORD og EXCELL. Der er et vist automatiseringspotentiale. Fonden er ved at afdække mulighederne. Økonomisk ramme Lav pr. sag Organisatorisk ramme Kompetence profil: - Lav - Middel - Høj - Sekretariats behandling Objektiv behandling Middel kompetence profil - Fagudvalg Ekspertvurdering Høj kompetence profil - Bestyrelse Subjektiv/politisk vurdering Ledelsesmæssig ramme Overordnet ledelse af sagsbehandlingen i Forebyggelsesfondens sekretariat. Inddragelse af fagligt bedømmelsesudvalg. Endelig beslutning ved politisk sammensat bestyrelse. Administration 3) Ansøgningsfase (Fokus på enkelt sag) Kommunikation til mulige ansøgere Standard elementer: Hjemmeside Deltagelse i seminarer o.lign. Individuel rådgivning og vejledning Modtagelse af ansøgninger Standard elementer: Webbaseret fremsendelse af ansøgning Vurdering af ansøgninger Standard elementer: - Objektiv vurdering - Faglig vurdering - Objektiv screening i sekretariatet - Faglig vurdering i fagudvalg Side 4 af 7
Kommunikation af tilsagn om tilskud / Afslag om tilskud - Prioritering af ansøgninger Standard elementer: Individuelt tilrettet Standardkommunikation - Prioritering af ansøgninger i bestyrelsen Individuelt tilrettet: Fagligt begrundet information om tilsagn/afslag 4) Tilskud Effektuering (Fokus på enkelt sag) Udbetaling af tilskud Standard elementer: Grad af automatisering Høj Mellem Lav Udbetalingsmetode Forudbetaling Rateudbetaling Refusion Garanti Grad af automatisering: Lav, udbetaling efter anmodning fra modtager Udbetalingsmetode: Som hovedregel rateudbetaling. I enkelte tilfælde forudbetaling. Rateudbetalinger afhænger af godkendte delrapporter/delregnskaber. Regnskabsmæssig håndtering Der foreligger retningslinier for regnskabsaflæggelse samt en revisionsinstruks for Forebyggelsesfonden modtager forpligter sig til at overholde denne. 5) Efterfølgende administrativ sagsbehandling (Fokus på enkelt sag) Dialog med modtager Løbende pr. telefon og mail primært i forbindelse med den halvårlige indsendelse af delregnskab/statusrapport Tilsyn med modtager Standard elementer: Der foretages tilsynsbesøg hos ca. 30 projekter pr. år. De projekter der skal have tilsynsbesøg udtrækkes dels stikprøvevis og dels ud fra forhåndsdefinerede kriterier (projekter der modtager over 5 mio. kr. i støtte, projekter, der modtager forskud, projekter, der vurderes at forløbe mindre godt) Afrapportering fra modtager Halvårlige statusrapporten/delregnskaber Slutrapport/evalueringsrapport samt revisorpåtegnet slutregnskab Evaluering af Tilskudsmodtager skal udarbejde en evalueringsrapport Side 5 af 7
tilskudsmodtager Fejlhåndtering Standard elementer (Fast procedure eller ad-hoc?)? Opfølgning 6) Evaluering Evaluering af tilskudsordningens effekt i samfundet Evaluering af tilskudsforvaltningen Evaluering af tilskudsordningens udformning Der skal gennemføres en samlet evaluering af effekten af Forebyggelsesfondens projekter (påbegyndes i 2011) I 2008 blev der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt fagudvalgs- og bestyrelsesmedlemmer mhp. at afdække den oplevede kvalitet af sekretariatsbetjeningen. Der blev i 2009 foretaget en evaluering af fonden. Evalueringen resulterede i, at det blev besluttet at gennemføre en fornyelse af Forebyggelsesfonden, der skal påbegyndes i 2011. Fornyelsen består bl.a. i, at der indføres et nyt hovedformål med fokus på psykisk arbejdsmiljø, at ansøgningsprocessen til Forebyggelsesfonden forenkles, at virksomheder tilbydes foruddefinerede projekter i form af såkaldte forebyggelsespakker, at der strammes op på kravene til evaluering af projekter, således at resultater og effekter bliver mere målbare og synlige og endelig at formidlingsindsatsen styrkes, således at viden om fondens resultater når så mange interessenter som muligt. 7) Afrapportering Periodisk opfølgning Der afrapporteres løbende til bestyrelsen og mere tilbundsgående én gang årligt Finansiel afrapportering Sker i forbindelse med afgivelse af rammeredegørelser Faglig afrapportering, opnåede Ingen samlet faglig afrapportering, da få projekter endnu er afsluttet mål og resultater Administrativ afrapportering Er ikke foretaget Side 6 af 7
Side 7 af 7