KULTURFORVALTNINGEN Sekretariats- og kulturafdeling Sagsnr. 74020 Brevid. 742604 Ref. VDH Dir. tlf. 46 31 40 35 vibekedh@roskilde.dk Driftsaftale - Schubertselskabet (udkast) 1. december 2009 Mellem Franz Schubert Selskabet Danmark og Kulturudvalget er indgået aftale om driftstilskud og vilkår for tilskud Lovgrundlag: Der er ikke et lovmæssigt grundlag, der forpligter Roskilde Kommune til at yde tilskud til kulturelle foreninger. Kriterier: Kulturudvalget har opstillet en række kriterier som foreninger skal opfylde for at blive godkendt som kulturel forening og modtage tilskud: 1. Den kulturelle forening skal bidrage til at styrke Roskilde kommunes kulturelle profil. 2. Den kulturelle forening skal have fokus på udvikling og samarbejdsmuligheder 3. Den kulturelle forening skal være organiseret som en ikke kommerciel forening med vedtægter. Der skal være tale om medlemskab med kontingent. Foreningen skal have en bestyrelse, som er ansvarlig for tilskud samt regnskab og dokumentation for aktiviteter 4. Den kulturelle forening skal udarbejde budget og regnskab til forvaltningen. Foreningen skal i budgettet anvise andre indtægter end det kommunale tilskud. 5. Den kulturelle forenings aktiviteter skal blandt andet tilbyde aktiviteter, der er åbne for alle Roskildes borgere. 6. Den kulturelle forening skal synliggøre sine arrangementer, f.eks. på Kulturbasen 1. Vedtægter - formål: Schubertselskabet har en omfattende vedtægtsbeskrivelse. Men selve selskabets aktivitetsformål beskrives i 2: Selskabets formål er at virke for udbredelse af kendskabet til komponisten Franz Schubert og med ham beslægtede komponister gennem koncerter, Schubertiader, kurser, foredrag, udstillinger, udgivelse af publikationer, hjemmeside og anden informationsvirksomhed. 2. Aktiviteter: I det følgende beskrives Schubertselskabets mål med hensyn til gennemførelse af projekter og aktiviteter. Som det fremgår af vedtægterne er selskabet dels aktivt gennem direkte synlige projekter som Schubertiaden dels aktivt i en række samarbejdsrelationer, hvor selskabet støtter egne eller andres initiativer både i direkte projektorienterede samarbejdsrelationer og mere kompetenceudvekslende samarbejder oftest
Side2/11 projekter, der medvirker til at udvikle og styrke Roskildes kulturprofil. De konkrete projekter, som planlægges og er relevante som åbne arrangementer i perioden 2010 2011 gengives nedenfor. 1. Den årlige Schubertiade, som normalt finder sted i perioden medio august til primo september og som strækker sig over en periode på ca. tre uger med et minimum på 7 koncerter. Alle disse koncerter er åbne for alle Roskildes borgere (der tages dog entre). 2. Enkeltstående koncertarrangementer ofte i samarbejde med andre. Der er f.eks. etableret kontakt til Roskilde Musiske Skole med henblik på samarbejde om temakoncerter. 3. Enkeltstående projekter der involverer unge og gør den klassiske musik tilgængelig for et yngre publikum: a. der planlægges en gade-event som åbning af Schubertiaden 2010, som vil blive realiseret i samarbejde med en række Roskilde institutioner. b. der planlægges en Junior Schubertiade i 2011, hvor danske unge talenter optræder som solister, og hvor der forventes at blive inviteret et gæsteland (med præsentation af 2 3 af landets unge solister. Landene vil som udgangspunkt være et af de nordiske eller et af de baltiske lande). c. der planlægges en master class med en international Schubert sanger til afvikling i 2011 (og formentlig efterfølgende Schubertiader). 4. Møder og konferencer for de øvrige internationale Schubert selskaber kontakt og etableringsarbejde er igangsat, og mødeaktiviteten forventes at finde sted fortrinsvis i Roskilde regi. Disse arrangementer vil kun i begrænset omfang være åbne for Roskildes borgere, men hvor der er tale om debatter eller høringer vil arrangementet blive åbent for alle. 2010 er et etableringsår for disse aktiviteter, men de vil blive udviklet løbende. 5. Schubertselskabet indgår i samarbejdsprojekter hvor selskabet kan bidrage med kompetence på den klassiske musiks område og dermed støtte de enkelte projekter. Det gælder f.eks. projektet Ånd og Viden og Golden Days 2010. Disse projekter vil være åbne for alle. 6. Udgivelse af en medlemspublikation (Meddelelser) som gradvis vil blive lagt over til web publikation for at spare porto er en medlemsaktivitet og derfor kun tilgængelig for medlemmer 3. Markedsføring: Schubertselskabet betragter sig som et lokalt Roskilde-baseret og Roskilde funderet - selskab, med aktiviteter primært indenfor den klassiske musik og henvender sig som udgangspunkt til alle Roskildes og regionens borgere. Samtidig fastholdes fokuseringen på klassisk musik med et højt kunstnerisk niveau som skal kunne måle sig på nationalt og internationalt niveau. Derfor arbejdes der med markedsføring på tre niveauer: 1. Regionalt 2. Nationalt 3. Internationalt Foreningen vil markedsføre foreningens arbejde og aktiviteter således: 1. Aktivt samarbejde med lokal og national presse aviser, lokal- og regional TV, lokal og regional radio 2. Profilering via turistorganisationens publikationer 3. Registrering i Kulturbasen og Kultunaut og andre lignende aktivitetsdatabaser
Side3/11 4. Iværksættelse af en egentlig kommunikationskampagne i samarbejde med Have Kommunikation A/S i forbindelse med lancering af Schubertiaden 2010. Sigtet er her både lokalt/regionalt, nationalt og internationalt. 5. Relancering af Selskabets hjemmeside som løbende vil blive udbygget med mulighed for download af videoklips og lydoptagelser fra Schubertselskabets koncerter og projekter, samt i langt højere grad end nu gjort til en aktiv brugspartner vedr. Schubert materiale i form af f.eks. artikler, noder og musik. 6. Schubertiaden 2010 vil blive indledt af et bredt folkeligt arrangement en by-event ( Schubert i byen ), som vil ramme et bredt udsnit af Roskildes borgere, således at de bliver gjort direkte opmærksomme på at Schubertiaden finder sted. Selve eventen betragtes således som et væsentligt PR element. 7. Schubertiaden 2010 vil generelt blive søgt gjort meget synlig i gadebilledet med plakater bl.a. i et samarbejde med Stjerne butik foreningen, således at den visuelle præsentation indgår i det almindelige liv i Roskilde. Koncertsteder for de enkelte koncerter vil blive synliggjort mere end hidtil på selve koncertdagen. 8. International markedsføring af Schubertiaden via samarbejde med de internationale søsterselskaber i f.eks. England, Holland, Frankrig, Østrig, USA og Australien. Der vil blive tale om en gensidig omkostningsneutral markedsføring overfor de nationale medlemskredse og koncertpublikum i de enkelte lande, som kommer alle til gode. Der er primært tale om profil PR, selvom der naturligvis også kan tænkes en turisteffekt. 4. Samarbejdsrelationer: Som tidligere beskrevet indgår Schubertselskabet i en bred vifte af samarbejdsrelationer. 1. Koncertsteder: 1. Vikingeskibsmuseet 2. Hotel Prindsen 3. Domkirken 4. Gimle 2. Andre organisationer og samarbejdspartnere 1. Roskilde Musiske Skole (temakoncerter) 2. Regionens turistorganisation (profilering/markedsføring) 3. Domkirkens orgelkoncerter (orgelkoncert i Schubertiaden) 4. Roskilde bykomponist (f.eks. intradaer til Schubertiaden) 5. Roskilde Garden (Schubert i byen) 6. Golden Days ( Farlige forbindelser 1700-tallets internationale impulser. Historisk festival 3.-26. september 2010) 7. Copenhagen Concerts (kunstnerbooking) 8. DR Underholdningsorkestret (Schubertprojekt) 9. DR Vokalensemblet (Schubertprojekt) 10. Odense Symfoniorkester (koncert 2010) 11. En gruppe frivillige (ca. 25), som indgår i afviklingen af Schubertiaden. 3. Andre internationale Schubertselskaber 1. UK 2. Østrig 3. Holland
Side4/11 4. Frankrig 5. USA 6. Australien 4. Partner samarbejder 1. Biludlejning 2. Catering 3. Hotelbrug (Scandic og Prindsen) 4. Revision 5. Bogføring (Vikingeskibsmuseets økonomiadministration) 6. Andre se brochure for Schubertiaden 2009 5. Udviklingsområder: A. Foreningens planer for nye initiativer omfatter tre hovedpunkter: 1. Udvikling af en åben og imødekommende formidling af Schubertiaden herunder folkelig åbningsevent 2. Udvikling og etablering af en junior Schubertiade 3. Udvikling af samarbejdsprojekter med andre organisationer B. Foreningens planer for områder, der skal udvikles omfatter tre hovedområder: 1. Udvikling af en åben og imødekommende formidling af Schubertiadens koncerter Schubertiaden har hidtil tilbudt en introduktion en pre concert talk som interesserede kunne høre en halv time før koncerten. Selskabets bestyrelse og generalsekretær ønsker imidlertid en mere generelt imødekommende og formidlende stil, som for øjeblikket er under udvikling. Et aspekt af dette er, at selve koncertoplevelsen i højere grad skal understøttes af en aktiv brug af koncertsalsog dekorationslys, som understøtter koncertstedernes identitet, og som fokuserer koncertoplevelsen. Hjemmeside skal give mulighed for en høj grad af information om koncerterne både før og efter selve koncerten bl.a. med interviews af festivalens kunstnere og publikum. 2. Udvikling af aktiviteter der henvender sig direkte til unge Schubertselskabet betragter det som en meget vigtig opgave og udfordring at skabe aktiviteter og rammer som giver unge mulighed for at opleve og møde den klassiske musik. Al erfaring viser, at denne bestræbelse lykkes bedst med unge på scenen kombineret med en relativt uformel koncertform. Planlægningen af en junior Schubertiade i foråret 2011 er målrettet denne aktivitet, idet der planlægges med at etablere en platform for de mange meget talentfulde unge klassiske musikere og sangere, som vi ser i disse år på de forskellige klassiske konkurrencer (DRs Spil for livet, TV2s X-factor, Berlingskes musikkonkurrence o.s.v.). I langt de fleste sammenhænge præsenteres talenterne oftest i konkurrencesammenhæng, men eftersom de spiller fremragende vil junior Schubertiaden tage dem musikalsk alvorligt og lade dem spille løs uden konkurrencevilkår, men til og for et levende publikum. Et aspekt af junior Schubertiaden vil blive gæste solister (også unge talenter) fra eet eller to lande, som yderligere vil forøge nyhedsaspektet. Et projekt med lignende målsætning er tidligere blevet beskrevet som roskilde Classic på Gimle. Det konkrete projekt har overlappende elementer, men afviger også ved at fokusere på helt unge udøvende kunstnere.
Side5/11 Schubertiade festivalorkestret er et aspekt af de ungdomsfokuserede aktiviteter, idet orkestret som tegnes ar Roskilde musikeren violinisten Rune Sørensen. Dette orkester indgår på ad hoc basis i Schubertiaderne 2010 og 2011. 3. Udvikling af det internationale samarbejde Det internationale samarbejde kan bruges til en række forskellige formål også i relation til at styrke Roskildes kulturprofil. Men der skal tages et initiativ, idet samarbejdet ikke er særligt stærkt p.t. Ved at tage dette initiativ har det danske Schubertselskab en mulighed for at profilere sig som selskab sammen med Schubertiaden som festival internationalt. Og samarbejdet kan formentlig også give selskabets medlemmer og andre nemmere adgang til søsterorganisationernes festivalkoncerter. Det er nævnt at samarbejdet bl.a. kan danne basis for omkostningsneutral gensidig markedsføring, hvorved de forskellige Schubertaktiviteter bliver synlige internationalt, men det kan muligvis også føre til forskellige former for udvekslingsprojekter det kunne for eksempel tænkes ind i junior Schubertiade sammenhængen. 6. Indsatsområder: Schubertselskabet og Roskilde Kommune er enige om, at selskabet skal arbejde med følgende indsatsområder i aftaleperioden: 1. Forøge Schubertiadens synlighed og formidlende publikumskontakt. Målet er at Schubertiaden er kendt af alle i Roskilde og regionen samt af alle klassisk interesserede i Danmark. Koncertformen skal opleves som spændende og imødekommende også for mennesker, som ikke går så ofte til klassiske koncerter. 2. Etablere projekter og aktiviteter der involverer unge danske talenter (på landsplan) og unge musikinteresserede i Roskilde regionen og giver dem en udfoldelsesplatform Målet er, at der i perioden 2010 2011 etableres en markant platform for unge danske (og udenlandske) talenter med koncertaktiviteter, som betragtes som en attraktiv oplevelse af unge mennesker der har eller ikke har interesse for klassisk musik. 3. Udvikle Schubertiade orkestret et Roskilde baseret kammerorkester, som blev lanceret i forbindelse med Schubertiaden 2009. Målet er at etablere kammerorkestret som et tilbagevendende element i Schubertiaderne og at give kammerorkestret en foreløbig platform, således at det også kan bruges i andre sammenhænge bl.a. i junior Schubertiaden. 4. Udvikle nye måder at formidle den klassiske musik på i forhold til regionens unge Målet er, at der etableres nogle uformelle aktiviteter som giver regionens unge et positivt møde med klassisk musik på utraditionelle måder. 7. Driftstilskud: Foreningen modtager i alt 1.708.304 kr. i aftaleperiodenom: Tilskuddet indeholder et årligt driftstilskud på 654.152 kr. Herudover modtager foreningen en rammebevilling på 200.000 kr. til dækning af udgifter til leje af sale.
Side6/11 Afregning for rammebevillingen sker ved årsafslutning i forhold til de faktiske udgifter. Sådan at et evt. mindreforbrug tilbageføres til puljen til leje af sale. Udbetaling sker sådan at driftstilskuddet udbetales i 4 rater pr. år: 1. rate kr. 163.538 den 1. januar. 2. rate kr. 163.538 den 1. marts 3. rate kr. 163.538 den 1. juli 4. rate kr. 163.538 den 1. oktober Rammebevillingen på kr. 200.000 udbetales 1. januar. Ovenstående tilskud er betinget af, at Roskilde Byråd ikke foretager ændring i budgetbeløbet. 8. Budget, regnskab og evaluering: Foreningen sender hvert årt: 1. Budget (herunder finansiering udover kommunens tilskud) 2. Regnskab for det foregående regnskabsår 3. Årsberetning for det foregående regnskabsår 4. Status for de aftalte indsatsområder (kan indgå i årsberetningen) Materialet skal sendes, så snart det er godkendt på foreningens generalforsamling. 9. Varighed: Driftsaftalen gælder i perioden 1. januar 2010 31. december 2011. Genforhandling/justering i aftaleperioden af vilkårene kan finde sted, hvis der sker væsentlige ændringer i aftalegrundlaget, eller hvis parterne i øvrigt er enige herom. Forhandling af efterfølgende driftsaftale finder sted i 2011, sådan at aftalerne kan blive godkendt, når Roskilde Byråd har godkendt budgettet for 2012. På foreningens vegne: Den: På Kulturudvalgets vegne: Den: ---------------------------------------------------- Generalsekretæren Formanden
Side7/11 Bilag 1 VEDTÆGTER FOR FRANZ SCHUBERT SELSKABET DANMARK 1 Stk. 1. Selskabets navn er Franz Schubert Selskabet Danmark. Stk. 2. Selskabets hjemsted er Roskilde. 2 Stk. 1. Selskabets formål er at virke for udbredelse af kendskabet til komponisten Franz Schubert og med ham beslægtede komponister gennem koncerter, Schubertiader, kurser, foredrag, udstillinger, udgivelse af publikationer, hjemmeside og anden informationsvirksomhed. Stk. 2. Selskabet samarbejder med andre Schubert Selskaber verden over. 3 Stk. 1. Generalforsamlingen er Selskabets øverste myndighed. Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af maj måned og indkaldes med 4 ugers varsel ved skriftlig henvendelse til medlemmerne eller ved meddelelse i pressen. Stk. 3. Selskabets medlemmer kan forud for generalforsamlingen få tilsendt Selskabets årsregnskab, vedtægter og eventuelle vedtægtsændringer på anmodning. 4 Stk. 3. På Selskabets ordinære generalforsamling behandles følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Præsidentens beretning 3. Gennemgang af årsregnskab 4. Fastsættelse af årets medlemskontingent 5. Indkomne forslag. 6. Valg af: a. Styrelse b. Ekstern revisor 7. Eventuelt 5 Stk. 1. Ethvert medlem af Selskabet er valgbart til Styrelsen, jf. 7, og har stemmeret på generalforsamlingen betinget af, at den pågældende har været medlem af Selskabet i mindst to måneder forud for generalforsamlingen og ikke er i restance med betaling af kontingent. Stk. 2. Selskabets medlemmer er berettigede til at stille forslag til behandling på generalforsamlingen. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være Styrelsen i hænde i skriftlig form senest 14 dage før generalforsamlingen. Styrelsen foranlediger indkomne forslag udsendt til medlemmerne inden generalforsamlingen. Stk. 3. Alle afstemninger på generalforsamlingen afgøres ved simpelt stemmeflertal. Dette gælder dog ikke vedtægtsændringer, jf. herom 11. Afstemning skal ske skriftligt, når mindst 1/4 af de fremmødte medlemmer forlanger det. Der føres protokol over generalforsamlingens forhandlinger.
Side8/11 6 Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan når som helst indkaldes af Styrelsen med angivelse af dagsorden med mindst 14 dages varsel ved skriftlig henvendelse til medlemmerne eller ved meddelelse i pressen. Stk. 2. Mindst 25 af Selskabets medlemmer kan skriftligt og begrundet anmode Styrelsen om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Hertil skal der indkaldes senest én måned efter anmodningen. 7 Stk. 1. Selskabet ledes af en Styrelse, der består af Præsident og mindst 5 styrelsesmedlemmer, heraf formanden for eller et medlem af Kulturudvalget i Roskilde Kommune. Stk. 2. Medlemmer af Styrelsen vælges for 4 år ad gangen, idet det tilstræbes, at halvdelen af Styrelsen er på valg hvert andet år. Styrelsens medlemmer kan genvælges. Stk. 3. Styrelsens medlemmer er ulønnede, men har ret til at få godtgjort udlæg i rimeligt omfang. Stk. 4. Styrelsen konstituerer sig selv med Præsident og eventuel Vicepræsident. Styrelsen udarbejder selv en forretningsorden. Stk. 5. Styrelsen kan meddele Præsidenten prokura. Stk. 6. Styrelsen kan ansætte en Generalsekretær til at lede Selskabets daglige administrative og kunstneriske arbejde. Generalsekretæren deltager i Styrelsens møder uden stemmeret. Stk. 7. Styrelsen kan nedsætte udvalg med medlemmer uden for denne til løsning af særlige opgaver. 8 Stk. 1. Selskabet kan have et Ærespræsidium. Stk. 2. Medlemmerne af dette præsidium kan udelukkende bestå af udøvende og skabende kunstnere, der med hæder har opfyldt Selskabets formålsparagraf. 9 Stk. 1. Selskabet forpligtes ved underskrift af 2 styrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være Præsidenten, eller ved underskrift af Præsidenten og Generalsekretæren. Stk. 2. Præsidenten kan meddele Selskabets generalsekretær fuldmagt til at modtage indbetalinger og betale indgåede forpligtelser. Stk. 3. Der påhviler ikke Selskabets medlemmer eller Styrelse nogen personlig hæftelse. 10 Stk. 1. Selskabets regnskabsår er fra 1/1 til 31/12. Stk. 2. Selskabets midler tilvejebringes gennem kontingenter fra medlemmerne og indtægter fra Selskabets aktiviteter. Selskabets midler søges suppleret såvel gennem offentlige som private tilskud. Stk. 3. Selskabets midler skal anbringes på konti i anerkendte pengeinstitutter. Stk. 4. Til at disponere over Selskabets konti kræves Præsidentens og/eller Generalsekretærens underskrift. Stk. 5. Det reviderede årsregnskab forelægges til godkendelse på generalforsamlingen. 11 Stk. 1. Ændring af Selskabets vedtægter eller opløsning af Selskabet kan kun vedtages på en generalforsamling, når mindst 3/4 af de tilstedeværende medlemmer stemmer herfor. Stk. 2. Forslag fra medlemmer om vedtægtsændring skal indsendes skriftligt til Styrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen. Styrelsen foranlediger indkomne forslag udsendt til medlemmerne inden generalforsamlingen. Stk. 3. Ændringsforslag kan vedtages, når mindst halvdelen af Selskabets stemmeberettigede medlemmer er til stede på generalforsamlingen. Stk. 4. Vedtages forslaget uden tilstedeværelse af mindst halvdelen af medlemmerne, indvarsles inden 14 dage
Side9/11 til en ny generalforsamling, på hvilken beslutningen kan træffes med almindelig stemmeflerhed, uanset hvor mange medlemmer, der er til stede. Denne varsling kan udsendes sammen med den første indkaldelse. Stk. 5. I tilfælde af Selskabets opløsning vil dens formue og ejendele være at anvende til kulturelle formål i Roskilde Kommune i overensstemmelse med Selskabets formålsparagraf efter Styrelsens beslutning. Stk. 6. Den siddende Styrelse skal fungere, indtil den økonomiske opgørelse af aktiver og passiver har fundet sted og den resterende formue er fordelt. Vedtaget 2. marts 1994. Ændret 17. april 1999 Ændret: 31. marts 2006
Side10/11 Bilag 2 Schubertselskabet 2010 - budget Indtægter Budget Roskilde Kommune 650.000 Kulturregion Midt- og Vestsjælland 179.000 Roskilde Kommune/koncertsalsudgifter 200.000 Sponsorer 55.000 Medlemskontingent 50.000 Billetindtægter 140.000 Annoncesalg 8.000 Salg i øvrigt 5.000 Fonde 125.000 Danmarks Radio 8.000 Renteindtægter 2.000 Hensættelse fra året før 90.000 Indtægter i alt 1.512.000 Udgifter Kunstnerhonorarer 510.000 Projekter 55.000 Kunstnere, rejser 65.000
Side11/11 Kunstnere, ophold 42.000 Koncertsals-udgifter 200.000 Instrumentleje 40.000 PR og markedsføring 65.000 Drift sekretariat 410.000 Drift Lokaler 0 Kontorhold, porto, tryk 125.000 Årets overskud/underskud 0 Udgifter i alt 1.512.000