Bilag 1 Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Kravspecifikation Til leverandører af Madservice med udbringning Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Januar 2015
Indhold 1. Overordnet beskrivelse af ydelsen... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Godkendelseskategorier... 4 3.1. Måltidskategorier... 4 3.2. Lokalområder... 5 3.3. Leveringshyppighed... 5 3.4. Loft over leverandørens kapacitet... 5 4. Madens kvalitet... 5 4.1. Næringsværdi... 5 4.2. Økologi... 6 5. Forhold vedrørende medarbejderne... 6 5.1. Tavshedspligt... 6 5.2. Medarbejdernes kompetencer... 6 5.3. Medarbejdere med borgerkontakt... 7 5.4. Lån, gaver mv.... 7 6. Leveringsbetingelser... 8 6.1. Opstart og ophør... 8 6.2. Information... 8 6.3. Borgerens leverandørskift... 8 6.4. Observationspligt... 9 6.5. Ændring og aflysninger... 9 7. Transport og aflevering af mad... 9 7.1. Aflevering af maden... 10 7.2. Forgæves gang... 10 7.3. Reaktionstid... 11 7.4. Nøgler... 11 7.5. Temperatur... 12 8. Udvikling og samarbejde... 12 8.1. Udvikling... 12 8.2. Samarbejde... 12 9. Dokumentation og tilsyn... 12 9.1. Hygiejne... 13 9.2. ITsystem... 13 9.3. Antal leverede ydelser og økonomi... 13 9.4. Orientering til borgerne... 13 9.5. Klager... 14 9.6. Beredskab... 14 Bilag A - Generelle kvalitetskrav for Madservice med udbringning... 15 Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 2
1. Overordnet beskrivelse af ydelsen Dette dokument beskriver de minimumskrav Københavns Kommune stiller til de opgaver, der er forbundet med at levere madservice med udbringning til hjemmeboende borgere. Aftalen omfatter fremstilling og udbringning af mad til visiterede borgere i Københavns Kommune. De nærmere krav til ydelsen er specificeret nedenfor. Aftalen er en rammeaftale, og da borgerne har frit valg mellem leverandører, er omfanget af ydelser efter kontrakten afhængigt dels af, hvor mange borgere der efter kommunens kvalitetsstandarder er berettiget til en visitation til madservice, dels af borgernes konkrete valg af leverandør. Københavns Kommune er landets største kommune med 580.000 indbyggere, hvoraf knap 13.500 er over 80 år gamle. Pr. 1. december 2015 er der ca. 2.100 hjemmeboende borgere, der modtager madservice med udbringning, heraf får ca. 1.600 borgere leveret mad fra den kommunale leverandør Københavns Madservice. Flertallet af borgerne er ældre borgere, mens omkring 400 er borgere under 65 år. Antallet af ældre over 80 år i kommunen forventes at være uændret i 2021 sammenlignet med 2016. Der forventes dog et fald på op mod 5 pct. i de mellemliggende år. Københavns Kommune har desuden stor fokus på rehabilitering af borgere. Dette i kombination med, at den ældre befolkning har et generelt bedre helbred end for år tilbage, gør, at der må forventes et fald i antallet af borgere, der visiteres til madservice med udbringning. Københavns Kommune er administrativt inddelt i fem lokalområder, der hver især visiterer de lokale borgere til madservice. Desuden visiteres borgere under 65 år af Socialforvaltningen. Der indgås kun én rammeaftale for hver leverandør. 2. Lovgrundlag I henhold til 83 i serviceloven LBK nr. 1284 af 17/11/2015 med senere ændringer, har kommunen pligt til at sørge for, at der tilbydes hjælp herunder madservice til borgere, der ikke selv kan udføre disse opgaver på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller på grund af særlige sociale problemer. Efter servicelovens 91 har kommunen endvidere pligt til at skabe grundlag for, at modtagere af madservice kan vælge mellem mindst to leverandører. Kommunen træffer afgørelse om tildeling og udmåling af hjælp i form af madservice. Denne visitation sker ud fra en konkret individuel vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp inden for rammerne af det serviceniveau, som kommunen har fastlagt. Kommunen er forpligtet til at føre tilsyn med, at opgaverne til stadighed udføres forsvarligt, herunder at der sker en revisitation i tilfælde af ændringer i borgerens behov for hjælp. Det skal endvidere sikres, at opgavevaretagelsen sker i overensstemmelse med den kvalitet og de målsætninger, som er politisk besluttet. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 3
Leverandører af madservice er underlagt lovgivning og særlige regelsæt, der er gældende for fødevareproducerende virksomheder herunder fødevareforordningen 178/2002 med senere ændringer og fødevareloven nr. 467 af 15/05/2014 med senere ændringer samt hygiejneforordningen og bekendtgørelsen nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne Leverandøren skal være autoriseret som fødevareproducent og overholder gældende regler om hygiejne jf. Hygiejneforordningen 852/2004 og bekendtgørelse nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne. Leverandøren skal underlægge sig hygiejnekontrol jf. kontrolforordningen 882/2004 med senere ændringer og i øvrigt følge fødevarestyrelsens retningslinjer for ernæring og måltidsproduktion jf. Anbefalinger for den danske Institutionskost, 5. udgave Fødevarestyrelsen december 2015. Den producerede mad skal mærkes jf. bekendtgørelse nr. 1355 af 27/11/2015 om mærkning af fødevarer. Leverandøren er endvidere underlagt retssikkerhedsloven LBK nr. 1052 af 08/09/2015 med senere ændringer, som fastslår, at private leverandører er underlagt forvaltnings- og offentlighedslovens bestemmelser, når de overdrages opgaver, der udføres med hjemmel i serviceloven. Leverandøren skal sikre, at også de ansatte, der kommer i berøring med emner omfattet af de forvaltningsretlige regler, er bekendt med disse. Leverandøren er omfattet af arbejdsmiljøloven LBK nr. 1072 af 107/09/2010, med senere ændringer, hvor arbejdsgiveren skal sørge for, at der udarbejdes en skriftlig arbejdspladsvurdering af sikkerheds- og sundhedsforholdene på arbejdspladsen under hensyntagen til arbejdets art, de arbejdsmetoder og arbejdsprocesser, der anvendes, samt virksomhedens størrelse og organisering. Leverandøren indestår for, at dennes underleverandører også overholder de nævnte regler. 3. Godkendelseskategorier Københavns Kommune har valgt, at det skal være muligt at blive godkendt i forskellige kategorier. Det betyder, at man som leverandør ikke behøver at kunne levere alle typer af madservice i alle områder af kommunen. Det er muligt at blive godkendt efter følgende kategorier: Måltidskategorier Lokalområder Leveringshyppighed Loft over leverandørens kapacitet Afregningsprisen for de enkelte måltider skal afspejle de gennemsnitlige langsigtede omkostninger for kommunen, hvis kommunen skulle levere en tilsvarende ydelse. Der vil derfor være en lavere pris, hvis leverandøren fx kun kan levere normalkost, kun kan levere i hverdage, eller i en indkøringsperiode ikke kan leve op til kravene til økologi. 3.1. Måltidskategorier Leverandører af madservice med udbringning kan godkendes inden for én eller flere af følgende måltidskategorier: Levering af Normalkost Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 4
Levering af Kost til småtspisende Levering af diæter Levering af MAP-pakket mad Der kan læses nærmere om måltidskategorierne i afsnittet Madens Kvalitet. Alle leverandører skal kunne levere normalkost. 3.2. Lokalområder Leverandørerne kan søge om godkendelse i ét eller flere af nedenstående lokalområder: Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave Vanløse/Brønshøj/Husum Bispebjerg/Nørrebro Østerbro/ Indre By/Christianshavn Amager 3.3. Leveringshyppighed Leverandører af madservice med udbringning kan godkendes til at levere 5, 6 eller 7 dage om ugen. Der skal kunne leveres alle uger i året. Leverandøren kan endvidere blive godkendt til at levere MAP-pakket mad med levering to gange om ugen for borgere visiteret fire til syv dage om ugen, og en eller to gang om ugen for borgere visiteret tre dage om ugen. Københavns Kommune visiterer udelukkende borgere til MAP-pakket mad, der selv kan håndtere maden uden hjælp fra hjemmeplejen. Vilkår og krav til levering er uddybet i afsnit 7 om transport og aflevering af mad. 3.4. Loft over leverandørens kapacitet En leverandør kan efter eget ønske eller efter kommunens faglige skøn blive godkendt med det forbehold, at der er et maksimum for, hvor mange borgere, der kan vælge den pågældende leverandør. 4. Madens kvalitet 4.1. Næringsværdi Leverandøren skal tage udgangspunkt i gældende næringsanbefalinger, jf. Anbefalinger for den danske institutionskost, 5. udgave, Fødevarestyrelsen december 2015. Leverandører af madservice skal løbende foretage og kunne dokumentere næringsberegninger. Endvidere skal maden mærkes med varedeklaration og/eller næringsdeklaration jf. kvalitetskravene og gældende lovgivning og bekendtgørelser vedr. mærkning af fødevarer. I bilag A findes beskrivelse af kvalitetskrav i forhold til den forventede kulinariske kvalitet, emballage og næringsværdi til de specielle kostkategorier. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 5
Københavns Kommunes krav til energiniveauet pr. serveret måltid er pt. 25 pct. af det daglige energibehov i stedet for de anbefalede 30 pct. med udgangspunkt i et gennemsnitligt energibehov på 9000 Kj. Københavns Kommune vil i løbet af første halvår af 2016 gennemføre et ernæringskoncept, der lever op til anbefalingerne. Leverandørerne vil løbende blive orienteret om ændringerne. 4.2. Økologi Københavns Kommune har et langsigtet mål at anvende mindst 90 pct. økologiske fødevarer i offentlig madservice. Kommunen beregner jævnligt og mindst en gang om året den gennemsnitlige økologiprocent for den kommunalt ejede madservice. Leverandøren er efter forudgående varsel på seks måneder forpligtiget til at følge den kommunale leverandørs økologiprocent. Ved udgangen af 2015 var økologiprocenten på 60 pct. Økologiprocent udregnes og kontrolleres med udgangspunkt i spisemærkemetoden dvs. gennem udarbejdelse af øko-regnskab - http://www.oekologisk-spisemaerke.dk/udregn-og-ansog/udfylddit-oko-regnskab Leverandøren skal løbende registrere og dokumentere økologiprocenten ud fra de af kommunen fastlagte retningslinjer. I det omfang, at det har været fordyrende for den kommunale madservice at finansiere omlægningen til økologi, vil det blive indregnet i afregningspriserne. De godkendte leverandører vil først blive afregnet med den fulde afregningspris, når de kan leve op til at levere maden med samme økologiprocent. 5. Forhold vedrørende medarbejderne 5.1. Tavshedspligt For alle medarbejdere gælder det, at de er underlagt tavshedspligt, jf. retssikkerhedsloven LBK nr. 1052 af 08/09/2015 43 stk. 2 og straffeloven, LBK nr. 873 af 09/07/2015 152 og 152a med senere ændringer, omkring fortrolige forhold, som de i forbindelse med deres arbejde måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør. 5.2. Medarbejdernes kompetencer Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at personalet har kvalifikationer, der gør det muligt at levere ydelsen i overensstemmelse med gældende lovgivning, Københavns Kommunes kvalitetsstandarder, indeværende kravspecifikation samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens mad- og måltidspolitik for ældre gældende for 2012-2016. Københavns Kommune forudsætter, at leverandørens personale opfylder de til hver en tid gældende krav, der stilles i love og bekendtgørelser i relation til madproduktion og distribution, og skal være kompetent til at udføre opgaverne. Personalet skal instrueres eller uddannes i fødevarehygiejne, så det står i rimeligt forhold til det arbejde, de udfører. Instruktionen/uddannelsen skal gives fra første ansættelsesdag. Det er lederen af fødevarevirksomheden, der er ansvarlig for, at personalet har den rette instruktion/uddannelse. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 6
5.3. Medarbejdere med borgerkontakt For alle medarbejdere med borgerkontakt gælder følgende: Personalet skal kunne: o tale dansk - så de visiterede borgere kan forstå det o skrive dansk - så opgaven løftes fagligt forsvarligt o læse dansk - så opgaven løftes fagligt forsvarligt Personalet skal have relevant erfaring fra omsorgsområdet eller have modtaget en grundig introduktion til opgaverne. For medarbejdere med direkte borgerkontakt, f.eks. chauffører gælder følgende: Medarbejderen skal være velsoigneret samt bekendt med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen. Medarbejderen skal være letgenkendelig (uniform, kasket eller lignende) og forsynet med billedlegitimation, der skal forevises på forlangende. Billede og tekst skal udformes, så svagtseende kan læse det. Medarbejderen skal vise konduite i forbindelse med afleveringen af madportionerne. Medarbejderen skal ikke yde ekstraordinær service i forbindelse afleveringerne, men skal udvise almindelige menneskelige hensyn i de situationer, hvor modtagerne eventuelt har behov for hjælp. Da målgruppen er svage borgere, er det af yderste vigtighed, at det så vidt muligt er den samme chauffør, der kommer ud til den samme borger hver gang. Chaufførerne skal være udstyret med telefon, således at leverandøren, visitationen og vagtcentralen 1 kan komme direkte i kontakt med dem Alle chauffører skal gøres bekendt med, og overholde, Københavns Kommunes tomgangsregulativ, der forskriver, at motoren i et holdende motordrevet køretøj ikke må være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut. Læs mere om reglerne i kommunens folder her: http://kk.sites.itera.dk/apps/kk_pub2/index.asp?mode=detalje&id=705 De ansatte må ikke uden særlig aftale opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse og samtykke. 5.4. Lån, gaver mv. Leverandøren skal sikre, at alle medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren. Der må desuden ikke gennemføres køb og salg mellem ansat og borger. 1 Vagtcentralen er døgnplejens akutte vagtcentral, hvor borgere, pårørende og samarbejdspartnere i den øvrige pleje- og behandlingssektor kan henvende sig telefonisk, når der opstår akutte omsorgsmæssige problemer hos borgerne uden for normal åbningstid i KMS, områdekontorer eller hjemmeplejen. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 7
6. Leveringsbetingelser 6.1. Opstart og ophør Når en borger ønsker at modtage madservice fra den pågældende leverandør, bliver leverandøren kontaktet af visitationen. Madservice forventes normalt opstartet senest 2 dage efter leverandøren har modtaget aftalen om ydelsesleveringen. Såfremt visitationen finder det nødvendigt, skal madservice kunne iværksættes omgående, når leverandøren har modtaget afgørelsen om ydelsestildelingen f.eks. i forbindelse med udskrivning fra hospital. Hvis iværksættelse af madservice er uopsættelig og såfremt borgeren ikke umiddelbart har ønske om en bestemt leverandør - vil hjælpen blive iværksat af den kommunale leverandør og præsentation af valgmulighederne blive udskudt til visitator tager kontakt til borgeren. Borgeren har til enhver tid ret til at vælge en anden leverandør. En leverandør kan ikke nægte at levere ydelser til en borger, der har ønsket den pågældende leverandør, med mindre der er aftalt et loft over antallet af borgere for den pågældende leverandør og dette loft er nået. Såfremt en borger kontakter leverandør for at ophøre som modtager af madservice, skal leverandøren videregive denne information samt informere om, hvem der har opsagt ordningen (eksempelvis borger selv, en pårørende eller lignende) til visitationen. 6.2. Information I forbindelse med visitationen gives borgeren information om valgmuligheden mellem kommunale og private leverandører. Visitator udleverer informationsmateriale omkring selve valget og uddeler samtidig beskrivelser af de enkelte leverandører. Leverandører skal derfor udarbejde relevant informationsmateriale til borgerne omkring deres tilbud. I fald leverandøren ikke leverer alle ugens syv dage, skal det tydeligt fremgå i informationsmaterialet, hvilke dage der leveres. Alle direkte eller afledte udgifter til udarbejdelse, fremstilling og distribution af leverandørbeskrivelsen fra leverandør til lokalområdekontor afholdes af leverandøren. Leverandørbeskrivelsen skal udfærdiges i overensstemmelse med gældende lovgivning på området herunder markedsføringsloven. Leverandøren må ikke reklamere for købsbetingede ydelser. Leverandøren skal løbende udarbejde borgerrettet informationsmateriale med oplysninger om mulighed for valg af forskellige menuer og beskrivelse af retterne, der sikrer at borgerne kender tilbuddene. Hvis borgeren overlader valg af menu til leverandøren skal borger ligeledes informeres om, hvad der leveres. 6.3. Borgerens leverandørskift Borgeren har mulighed for at skifte leverandør med mindst 2 ugers varsel. Borgeren skal henvende sig til visitationen i sit lokalområde ved ønske om leverandørskift. Mundtlig anmodning er tilstrækkelig. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 8
Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan skift af leverandør ske hurtigere end ovenstående, herunder, fx ved alvorlige uoverensstemmelser mellem leverandør og borger, eller situationer hvor leverandøren i forbindelse med ydelsesleveringen i alvorlig grad har misligholdt sine forpligtigelser over for borgeren. 6.4. Observationspligt Leverandøren skal være opmærksom på åbenlyse ændringer i borgerens helbredstilstand og indberette ændringer til visitationen. 6.5. Ændring og aflysninger Hvis en borger ønsker at aflyse eller flytte én eller flere leveringer, skal borgeren aftale dette med leverandøren. Ønsker borgeren at ændre leveringshyppighed eller kostform aftales dette ligeledes med leverandøren med mindre ønsket ligger ud over de ydelser, der fremgår af Indsatskataloget. I så fald skal borgeren henvende sig til visitationen om ønsket. Aflysning skal ske senest kl. 13 dagen før leveringen. Leverandøren modtager ikke betaling for rettidigt aflyste madservice ydelser. Leverandøren kan ikke aflyse leveringer. 7. Transport og aflevering af mad Leverandøren er ansvarlig for alle forhold omkring opbevaring og transport af maden. Dette gælder uanset om leverandøren selv udfører opgaven, eller vælger en underleverandør til at varetage opgaven. Borgeren skal kunne vælge om vedkommende ønsker maden leveret varm eller som kølemad. Borgere, der ønsker MAP-pakket mad skal visiteres særskilt til dette. Ved leveringen skal maden fortsat være ubeskadiget og fremstå indbydende. Leverandøren skal være opmærksom på, at transport ud fra en hygiejnemæssig synsvinkel kan være kritisk, og køle- og varmekæder skal overholdes i forbindelse med transport og levering til borgeren. For beskrivelse af reglerne henvises der ud over til hygiejneforordningen og hygiejnebekendtgørelsen til vejledning nr. 9236 af 29. april 2014 om fødevarehygiejne. Borgere kan visiteres til madservice med udbringning fra 3 til 7 dage om ugen. Københavns Kommune ønsker, at borgerne kun har én leverandør. For leverandører, der kun vælger at blive godkendt som leverandør med levering fem eller seks dage om ugen, betyder det, at der vil være en gruppe af borgere, der ikke kan vælge denne leverandør. Afregningsprisen for de enkelte måltider skal afspejle de gennemsnitlige langsigtede omkostninger for kommunen, hvis kommunen skulle levere en tilsvarende ydelse. Der vil derfor være en lavere pris, hvis leverandøren vælger kun at blive godkendt til levering i hverdage. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 9
Maden både varm, kølemad og MAP-pakket mad skal leveres i tidsintervallet mellem enten kl. 11.00 13.30 eller mellem kl. 16.00 18.30. Den enkelte borger skal som udgangspunkt have leveret maden på samme tidspunkt hver gang. Leverandøren kan dog kontinuerligt ændre ruterne så borgerne får leveret maden i et andet tidsinterval, dog under forudsætning af, at alle krav herunder kravene til afleveringstidspunkt opfyldes. At flytte leveringstidspunktet for en borger fra et tidsinterval til et andet er en markant ændring for den enkelte borger, hvorfor leverandøren opfordres til nøje at opveje gevinsten ved ændring af ruterne holdt op mod generne for borgerne. Ved ændring af ruterne skal leverandøren desuden være opmærksom på, at ca. 25 pct. af borgerne deltager i forskellige aktiviteter fx genoptræning eller er i beskæftigelse hvorfor disse borgere kun kan modtage maden i ét af tidsintervallerne, som oftest i intervallet mellem kl. 16.00 og 18.30. Ca. 10 pct. af borgerne er visiteret til hjemmehjælp samtidig med madleverancen. Derfor, skal ændring af leveringstidspunkt i forbindelse med en ændring eller tilpasning af ruterne ske i samarbejde med borgerens leverandør af hjemmepleje. Maden skal leveres til det aftalte tidspunkt dog med en mulighed for afvigelse på +/- 30 minutter. For borgere, der er visiteret til hjemmehjælp samtidig med madleverancen, må afvigelsen maksimalt være +/- 15 minutter. 7.1. Aflevering af maden Københavns Kommune ønsker, at afleveringen på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer borgerne størst mulig tryghed. Chaufføren afleverer som udgangspunkt madportionerne ved bopælens hoveddør, men efter aftale med borger eller pårørende må chaufføren gå ind i borgerens hjem og fx sætte maden i køleskabet. Madportionerne skal afleveres ved personlig kontakt til borgeren, og må ikke som hovedregel sættes uden for døren til bopælen, uden forudgående aftale med visitationen. 7.2. Forgæves gang Hvis en chauffør oplever, at der ikke bliver åbnet hos en borger, når maden skal afleveres, skal leverandøren f.eks chaufføren forsøge telefonisk at kontakte borgeren. Det er leverandørens ansvar at have registeret borgerens telefonnummer. Bliver telefonopkaldet ikke besvaret, skal leverandøren foretage et kontrolopkald og chaufføren har pligt til at returnere til borgeren, hvis leverandøren opnår kontakt med borgeren inden for 5 minutter. Efter aftale i den konkrete samtale med borgeren, kan det aftales, at maden anbringes uden for borgerens dør, såfremt dette kan gøres hygiejnisk forsvarligt herunder sikring af kølekæden. Madportionerne må under ingen omstændigheder sættes på gulvet eller jorden. Procedure ved forgæves gang i tidsrummet kl. 11.00-13.30: Hvis det ikke lykkes at komme i kontakt med borgeren efter ovenstående procedurer, skal leverandøren kontakte den visitation, der har bestilt ydelsen. Det er herefter visitationens opgave at vurdere det videre forløb. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 10
Leverandøren skal enten på den daglige køreliste eller i et journalsystem dokumentere, at maden ikke blev leveret eller om maden eventuelt blev sat uden for døren. Oplysningerne skal opbevares mindst et halvt år hos leverandøren og skal på forlangende kunne udleveres til Københavns Kommune. Procedure ved forgæves gang i tidsrummet kl. 16.00-18.30: Hvis det ikke lykkes at komme i kontakt med borgeren efter ovenstående procedure, skal leverandøren sørge for via mail eller telefon at meddele Vagtcentralen, at maden ikke kan leveres som planlagt. Det er herefter Vagtcentralens opgave at vurdere det videre forløb. Maden kan hænges i en pose uden for borgerens dør samtidig med, at Vagtcentralen kontaktes. Leverandøren skal enten på den daglige køreliste eller i et journalsystem dokumentere, at maden ikke blev leveret eller om maden eventuelt blev sat uden for døren. Oplysningerne skal opbevares mindst et halvt år hos leverandøren og skal på forlangende kunne udleveres til Københavns Kommune. 7.3. Reaktionstid Borgere, der modtager madservice kan være bevægelseshæmmede og skal derfor have tid til at komme til døren. Chaufføren skal give modtagerne rimelig tid til at reagere, når der forsøges at etablere kontakt ved aflevering af maden. 7.4. Nøgler Leverandøren forpligtiger sig til, at borgere som af forskellige årsager ikke er i stand til at åbne hoveddøren (p.t. op til ca. 30 pct.), skal have maden bragt ind i borgerens hjem. Leverandøren er i den forbindelse selv ansvarlig for at indgå aftale med borger eller pårørende om udlevering af nøgler. I særlige tilfælde, hvor leverandøren ikke kan indgå direkte aftaler med borgeren eller pårørende om udlevering af nøgler, vil kommunen være behjælpelig med indgåelse af aftale og i nødvendigt omfang udleverede nøgler mod kvittering til leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at overholde Københavns Kommunes enhver tid gældende nøgleinstruks herunder overdragelse, sikker opbevaring og brug samt tilbagelevering af nøgler. Leverandøren skal kunne dokumentere, at der er givet tilladelse til brug af nøgle. Det påhviler derfor leverandøren at sikre, at der er skriftlig dokumentation for enhver aftale om udlevering af nøgler, hvor modtager, eller dennes pårørende, har underskrevet en aftale om udlevering. Leverandørerne hæfter for følgeudgifter i forbindelse med bortkomne nøgler (udskiftning af lås). Det påhviler leverandøren at overlevere alle nøgler ved udløb/opsigelse af aftalen, eller borgeren har valgt en anden leverandør. Nøglerne skal således umiddelbart kunne overtages og bruges til opgaven af en ny leverandør. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 11
7.5. Temperatur Varm mad skal minimum være 65 C ved aflevering til borgeren, mens kold mad maksimalt må være 5 C. 8. Udvikling og samarbejde 8.1. Udvikling Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ønsker at indgå i dialog og samarbejde med leverandører af madservice for at sikre fortsat udvikling indenfor området. Dialog og samarbejde kan bl.a. foregå i form af fælles udviklingsprojekter, fælles efteruddannelse, m.v. Leverandøren skal efter nærmere aftale stille sig til rådighed for kommunale udviklingsprojekter. Formålet er at sikre videndeling og ideudveksling mellem private leverandører og kommunen samt sikre tidlig dialog og deltagelse i udvikling mod implementering af nye tiltag. Leverandøren skal implementere ændringer som følge af nye kvalitetsstandarder og nye politiske indsatser. Leverandøren er endvidere forpligtiget til at deltage i brugerundersøgelser m.v. 8.2. Samarbejde De lokale visitationer aftaler med den enkelte leverandør, hvordan den daglige kontakt mellem leverandøren og de lokale visitationer skal foregå. Leverandøren forpligtet til at deltage i møder med Sundheds- og Omsorgsforvaltningens centralforvaltning eller de lokale visitationer efter behov. Formålet med møderne er at optimere samarbejdet mellem de involverede parter. Der er mulighed for at drøfte samarbejdsrelationer og mulighed for gensidig erfaringsudveksling. Leverandøren er endvidere forpligtet til at deltage i møder med henholdsvis bruger- og ældreråd, når disse ønsker sager belyst, hvor leverandøren besidder nyttig viden. Der gives ikke særskilt betaling for deltagelse i hverken møder med repræsentanter fra Sundheds- og Omsorgsforvaltningen eller diverse relevante råd. 9. Dokumentation og tilsyn Københavns Kommune ønsker at sikre, at den ydelse borgeren modtager er i overensstemmelse med de trufne myndighedsafgørelser og kommunens kvalitetsstandarder, kvalitetskrav og leverandørkrav på området. Kommunen vil derfor føre tilsyn med leverandører af madservice, enten selv eller ved et dertil bemyndiget organ. Tilsynet kan udføre uanmeldte tilsyn hos leverandører. Grundlaget for tilsynet er kommunens kvalitetsstandarder, kvalitetskrav og leverandørkrav på området. Leverandøren er forpligtet til løbende at føre kontrol med kvaliteten og omfanget af de ydelser, der leveres og i øvrigt underkaste sig den kontrol, som Københavns Kommune og øvrige myndigheder fastsætter Forvaltningen kan endvidere foretage stikprøvekontrol og kontrollere ydelsesleveringen til borgerne. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 12
Der henvises i øvrigt til kontrakten, punkt 3.4. 9.1. Hygiejne Inden for hygiejne området skal leverandøren følge gældende lovgivning, forordninger, bekendtgørelse og vejledninger for fødevaremyndighederne, og er underlagt kontrol fra fødevaremyndighederne. Københavns Kommune skal uden ugrundet ophold informeres, hvis leverandøren ikke lever op til gældende lovgivning. Københavns Kommune skal uden ugrundet ophold informeres ved indskærpelse, påbud, forbud, bødeforlæg og politianmeldelse fra fødevaremyndighederne. Det samme gælder, hvis godkendelser fratages virksomheden eller der sker ændringer af autorisation og branchekode, sygdomsudbrud og tilbagetrækning hos borgerne. Leverandøren skal på forlangende, og uden omkostninger for Københavns Kommune, fremskaffe fyldestgørende dokumentation til brug for forvaltningens vurdering af, om leverandøren opfylder den til enhver tid gældende hygiejnelovgivning. 9.2. ITsystem Københavns Kommune arbejder løbende på at lette kommunikation og dokumentation gennem anvendelse af IT-løsninger. Såfremt kommunen stiller krav herom, vil leverandøren med to måneders varsel være forpligtet til at blive tilkoblet Københavns Kommunes omsorgssystem. Der indgås særskilt aftale herom. Kommunen vil i så fald stille det nødvendige programmel til rådighed for it-løsningen, mens leverandøren skal stille mindst en egnet pc med adgang til internettet til rådighed. Alle leverandørens egne udgifter til tilkobling til Københavns Kommunes elektroniske omsorgssystem, herunder ikke udtømmende udgifter til hardware, uddannelse og support mv. afholdes af leverandøren. 9.3. Antal leverede ydelser og økonomi Dokumentationen for de leverede ydelser leveres i forbindelse med den månedlige fakturering jf. kontraktens pkt. 4.2. Desuden skal leverandøren løbende registrere følgende oplysninger: Antal leverede ydelser til den enkelte borger opgjort pr. leveringsdato Ændringer i leveringen, herunder når borgeren tilmelder/afmelder madservice, sætter leverancen i bero eller flytter Andre økonomiske oplysninger til brug ved afregning til kommunen samt kommunens opkrævning hos borgeren. 9.4. Orientering til borgerne Borgerne skal som minimum en gang om måneden modtage en oversigt over, hvor mange leveringer, borger har modtaget, fordelt på forskellige måltidstyper og med beregning af den samlede pris. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 13
9.5. Klager Leverandøren skal registrere klager over leverandørens varetagelse af de af kontrakten omfattede opgaver. Klager, hvor der ikke findes en tilfredsstillende løsning mellem leverandør og borger inden fem hverdage, skal videresendes til visitationen uden yderligere ophold. Ved behandling af klagesager er leverandøren underlagt forvaltningslovens bestemmelser herunder notatpligt, vejledningspligt og pligt til at videregive relevante oplysninger til brug for behandling og registrering af klager. Klagesager, der er rettet mod den kommunale myndighed, herunder klager over den udmålte hjælp, skal uden ugrundet ophold, videresendes til visitationen. 9.6. Beredskab Leverandøren af madservice skal have et beredskab, der gør leverandøren i stand til at håndtere fraværsperioder (ferie, sygdom mv.) samt løbende til - og afmeldinger. Leverandøren skal kunne levere mad og måltider til alle borgere, der er visiteret til den pågældende leverandør. Leverandøren skal kunne kontaktes i det tidsrum, hvor ydelserne leveres. Leverandøren skal sikre, at der regelmæssigt følges op akutte beskeder, herunder at der følges op på beskeder, der lægges på telefonsvarer eller sendes pr. mail alle dage, hvor leverandøren har leverancer. Derudover skal det i forbindelse med udbringningen være muligt at komme i kontakt med leverandøren eller dennes underleverandør dvs. som minimum mellem kl. 11.00-13.30 og/eller kl. 16.00-18.30 afhængig af leverandørens valg af leveringstidspunkter. I beredskabssammenhæng eksempelvis ved elektricitetsnedbrud, som har medført, at telefoner er ude af drift, er det leverandørens ansvar at sikre sig, at den kommunale vagtcentral Vagtcentralen på anden vis orienteres om de borgere, som ikke åbner ved madlevering. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 14
Bilag A - Generelle kvalitetskrav for Madservice med udbringning Som leverandør af madservice med levering i Københavns Kommune er der overordnede kvalitetskrav i forhold til den kulinariske kvalitet samt emballage Krav til kulinarisk kvalitet At maden produceres og anrettes, så den er indbydende, appetitvækkende samt velsmagende. Krav til menu-planlægning og råvarer At der er taget højde for højtiderne i menu-planlægningen At menu-planlægningen følger årstidens udbud af råvarer At der er tilbud om, at et måltid mad kan bestå af en hovedret og en biret (forret/dessert) At både hovedret og biret tilbydes med passende tilbehør. At menu-planerne indeholder et varieret udvalg af de forskellige fødevaregrupper (kød, æg, fisk, mælk og mælkeprodukter, ost, brød og gryn, fedtstoffer, frugt og grønt samt kartofler/ris og pasta) At der er variation i brugen af udskæringer, hvad angår kød, fisk og fjerkræ At menuplanlægningen tager højde for Københavns Kommunes krav til anvendelse af økologiske råvarer - jf. kravspecifikationen. Krav til emballage At den er praktisk og let håndterbar At den er hygiejnisk forsvarlig, og hvor risikoen for brud er minimal At den er udformet, så maden ikke løber sammen At den er udformet, så den kan åbnes af ældre med nedsat funktion i hænder og fingre At den er miljøvenlig Derudover skal leverandører som leverer mad til personer med behov for kost til småtspisende, diæter eller kost med modificeret konsistens leve op til følgende ernæringskrav: At leverandøren ved tilbud om kost til småtspisende har et tilbud om menu til småtspisende med 50 E % fedt 18 E % protein og 32 E % kulhydrat. Menuen består af en hovedret med to tilhørende mellemmåltider. At leverandøren ved tilbud om diæter fremstiller disse efter anbefalingerne i den danske institutionskost (jf. Anbefalinger for den danske institutionskost. 5. udgave. Fødevarestyrelsen 2015.) At leverandøren ved tilbud om kost med modificeret konsistens kan levere den form for konsistens-justeret mad, som borgeren har behov for. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 15