Bilag 1A Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 1A Kravspecifikation Madudbringning til hjemmeboende borgere Portionspakket

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning Afhentningsted Beskrivelse af leverancerne Antal daglige leveringer Tidsrum for afhentning og udbringning Portionstyper Antal menuer mv Størrelse på en hovedret mv Ruter og kørelister Samarbejde Til- og framelding Tilrettelæggelse af den daglige drift Chaufførernes ansvar Før kørslen Chaufførernes ansvar under kørslen Efter kørslen Biler og indretning af disse Kølerum Ovnrum Godkendelser Reklamering Udvidet drift Opvarmning af mad Aflevering Chauffør medhjælper Reaktionstid Nøgler Temperatur Menuplaner...10 Kravspecifikationer til madudbringning Side 2

3 12. Konduite Kontakt til chaufførerne Returnering Hygiejne Uddannelse Sprog Straffeattest Uniform Identifikationskort Tavshedspligt Sikkerhed og miljøforhold Krav til køretøjer Miljøzonen Tomgangsregulativet Udvikling af registrerings- og adviseringsløsninger Procedure for kvalitetssikring...14 Kravspecifikationer til madudbringning Side 3

4 Indledning Kravspecifikationen indeholder en beskrivelse af de krav, Københavns Kommune har til udførelse af de opgaver, der er forbundet med udbringning af mad til hjemmeboende borgere, krav til køretøjer herunder indretning af disse m.v. Bemærk, at den vindende tilbudsgiver som en del af ydelsen skal levere en beskrivelse til udbygning af enkelte af forholdene i nærværende dokument, før der kan indgås kontrakt. 1. Afhentningsted Maden afhentes portionspakket i kølet form på adressen: Københavns Madservice a la Carte, herefter KMS Bystævneparken Brønshøj 2. Beskrivelse af leverancerne Varme leverancer ca. 80% af de daglige leverancerne: Maden afhentes portionspakket som kølet mad fra KMS og sættes i thermokasser, hvorefter thermokasserne sættes i vognens køleskab ved 5º C. Undervejs under kørslen tages de enkelte portioner ud af thermokasserne, de placeres i vognens ovn og opvarmes under kørslen inden aflevering til den enkelte borger. Kolde leverancerca. 20% af de daglige leverancerne: Maden afhentes portionspakket som kølet mad fra KMS og sættes i thermokasser, hvorefter thermokasserne sættes i vognens køleskab ved 5º C. Maden opbevares under hele turen ved 5º C indtil aflevering til den enkelte borger. 3. Antal daglige leveringer Der er i øjeblikket ca aktive borgere registreret hos KMS dvs. borgere, der er blevet visiteret til at få mad leveret fra KMS. Alle registrerede borgere får ikke leveret mad hver dag. Mandag, onsdag og fredag vil der som regel være flest leveringer, ca. 1410, tirsdag og torsdag vil der være ca leveringer, mens der lørdag og søn- og helligdage vil være færrest leveringer ca (Tallene bygger på statistik over august måneds 2012 leveringer). Uanset at angivelserne er uforbindende for ordregiver, skal Leverandøren ved kontraktens indgåelse kunne levere i overensstemmelse med minimum det ovenfor angivne estimat. Kravspecifikationer til madudbringning Side 4

5 4. Tidsrum for afhentning og udbringning Der er to daglige udbringninger. Maden skal leveres i tidsintervallet mellem klokken og mellem klokken Første leverance skal være hhv. kl og kl , sidste leverance skal være hhv. kl og kl Leverancerne er i øjeblikket fordelt således, at ca. 42 % bliver bragt ud om dagen/formiddag og ca. 58 % bliver bragt ud om eftermiddagen/aftenen. (Tallene bygger på statistik over august måneds 2012 leveringer). Gennemsnit for august måned 2012 var 534 leveringer om formiddagen og 744 leveringer om eftermiddagen. Som udgangspunkt skal den enkelte borger have maden leveret på samme tidspunkt hver gang, da andre kommunale ydelser, f.eks. hjemmepleje, kan være planlagt efter madudbringningen. Dog kan kommunen acceptere en afvigelse på ± 15 min. 5. Portionstyper En levering består som minimum af en hovedret inkl. eventuelt tilbehør (eks. rødkål). Borgeren kan derudover vælge at få leveret biret f. eks. dessert eller suppe, morgenmadspakke, smørrebrødspakke og diverse tilkøb som øllebrød, energidrik og salat (ved tilkøb og biret kan der være løsdele eksempelvis mælk eller syltetøj). Biretten skal af og til opvarmes mens tilkøb aldrig skal opvarmes. I øjeblikket er der biret eller tilkøb med ved ca. halvdelen af leverancerne. Undtagelser: I særlige tilfælde kan en leverance kun bestå af smørrebrød, i så fald vil det blive afregnet på lige fod med en hovedret. 5.1 Antal menuer mv. Der er for hovedrettens vedkommende pt. valg mellem 4 forskellige menuer. Dertil kommer et antal forskellige diæter. Diæterne vil være mærket med diætnavn og af kørelisterne (se afsnit om kørelister nedenfor) vil det fremgå hvem, der skal have diætmad. Det er chaufførens ansvar, at aflevere de rigtige diæter ifølge kørelisten. 5.2 Størrelse på en hovedret mv. En emballeret hovedret vejer op til 550 g inkl. emballage. Emballagen fylder ca. 190x235x50 mm. Volumen af en hovedret er ca. 2,2 dm 3. Dimensionerne for en biret er 160x140x40 mm. 6. Ruter og kørelister Der er i dag 13 dagruter og 17 eftermiddagsruter fordelt på henholdsvis 13 og 17 biler. Ruternes længder er baseret på at tidsvinduet for aflevering er 2,5 timer. Der skal være en bil til hver rute. KMS udarbejder dagligt kørelister pr. rute med angivelse af navn og adresse på hver enkelt modtager, der skal have en leverance den pågældende dag. Af kørelisterne fremgår hvilken hovedret inkl. evt. biret og andre tilkøb, der skal leveres til hvilken modtager. Telefonnummeret til modtageren fremgår evt. af kørelisterne. Kravspecifikationer til madudbringning Side 5

6 Kørelisterne udarbejdes med hensyn til ruternes længde, antal leveringer, geografiske fordeling samt afleveringsstedernes fremkommelighed. De daglige kørelister og maden er klar til afhentning i KMS hhv. kl og kl Kørelisterne vil også kunne sendes elektronisk. I weekenden og på helligdage vil alle kørelister og kuverter blive lagt i pakkerummet, da kontoret er lukket. Al kontakt til køkkenet disse dage skal ske via telefon opsat i pakkerummet. 6.1 Samarbejde Der skal foregå et samarbejde mellem KMS og leverandørens ledelse om kontinuerlig rutetilpasning, således at det sikres, at alle ruter har ca. samme længde og max. består af 65 leveringer. Hvis alle ruter kan bestå af ca. 65 leveringer, vil antallet af ruter kunne ændres til færre end henholdsvis 13 og 17. En forudsætning for at hhv. formiddagsleveringerne eller eftermiddagsleveringerne består af færre ruter end i dag vil være, at alle andre krav i denne kravspecifikation, herunder kravene til afleveringstidspunkter kan opfyldes. 6.2 Til- og framelding Den enkelte borger kan til- og framelde sig madlevering for enkelte dage eller for en periode. Dette gøres telefonisk, elektronisk eller på anden vis direkte til KMS dagen før udbringning senest kl Ved akutte hospitalsindlæggelser eller udskrivelser kan der forekomme ændringer til kørelister senere end kl dagen før. Chaufførerne skal ikke deltage i overbringelse af disse tilog frameldinger. 7. Tilrettelæggelse af den daglige drift. For at sikre den daglige drift skal leverandøren udpege mindst en kontaktperson og udarbejde en procedure for oplæring af nye chauffører. Proceduren vedrørende oplæring af nye chauffører skal beskrives af den vindende Tilbudsgiver, før der indgås kontrakt. Da målgruppen er svage borgere, er det af yderste vigtighed, at leverancerne kommer ud til alle borgere 365 dage om året og at det, så vidt muligt, er den samme chauffør, der kommer ud til den samme borger hver gang. Derfor bedes tilbudsgiver redegøre for, de foranstaltninger der skal medvirke til dette, dvs. redegøre for procedurer omkring sygdom, materialesvigt m.v. Proceduren skal beskrives af den vindende Tilbudsgiver, før der indgås kontrakt. Det påhviler leverandøren at sikre f. eks. ved overordnet controller, at al pakning af ruter foregår i det dertil indrettede kølelokale. Det er ligeledes leverandørens ansvar dagligt at sikre, at der holdes orden på pakkerummet samt af udendørsarealerne på afhentningsstedet. 8. Chaufførernes ansvar 8.1 Før kørslen Det er chaufførernes ansvar at al pakning af ruter foregår i det dertil indrettede kølelokale. Kølelokalet er ca. 50 m 2 og 3 ºC. Kravspecifikationer til madudbringning Side 6

7 Den enkelte chauffør er ansvarlig for at pakke portionerne, i henhold til kørelisten for den rute han/hun skal køre, i thermo yderemballage 1, som kan leveres af KMS. Det vil også sige, at det er chaufførernes ansvar, at alle menuer, herunder specielle diæter, biretter, tilkøb samt tilbehør er med når turen starter. 8.2 Chaufførernes ansvar under kørslen Det er chaufførens ansvar at holde kontakt med KMS. Samt sørge for at KMS har det rigtige telefonnummer til den enkelte chauffør. Undervejs er det den enkeltes chaufførs ansvar at aflevere maden til den planlagte tid. Maden afleveres uden brug af yderligere emballage. Ved aflevering skal der foretages afleveringskontrol. Den vindende Tilbudsgiver skal før der indgås kontrakt beskrive hvordan dette krav efterleves og hvordan afvigelser registreres. Aftalen er baseret på, at chaufføren afleverer madportionerne ved bopælens hoveddør. Ved nogle af leveringerne vil det være nødvendigt, at chaufføren bevæger sig ind på modtagerens bopæl og f. eks. sætter maden i køleskabet. Dette vil altid være markeret på kørelisten. Til hver rute hører et nøglebundt (se pkt. 11). Det er chaufførens ansvar at nøglerne bliver i nøglebundtet og ikke bortkommer. På formiddagsruterne skal den enkelte chauffør undervejs tage kontakt til KMS, hvis maden ikke kunne leveres som planlagt. Kun efter aftale med KMS kan denne mad eventuelt sættes udenfor borgerens dør. På eftermiddagsruterne skal den enkelte chauffør sørge for via mail eller telefon at meddele Døgnbasen 2 at maden ikke har kunnet leveres som planlagt. Maden kan sættes i en pose uden for borgerens dør samtidig med at Døgnbasen kontaktes. I særlige tilfælde er der indgået en aftale mellem borgeren og KMS om at maden må sættes uden for borgerens dør. Dette vil altid fremgå af kørelisten ved betegnelsen MMS = mad må sættes uden for borgerens dør eller MMS i pose = maden lægges i en pose, udleveret af KMS, inden den placeres uden for borgerens dør. Hver 4. uge skal chaufførerne omdele næste måneds menuplaner sammen med maden. De udfyldte menuplaner skal indsamles løbende og returneres til KMS. Chaufføren skal udlevere velkomstkuverter til nye borgere. I velkomstkuverten ligger en betalingsblanket, som chaufføren skal returnere med borgerens underskrift til KMS. 1 Thermoyderemballegen har dimensionerne 400x600x300 mm. 2 Til orientering skal oplyses, at Døgnbasen er døgnplejens akutte vagtcentral, hvor borgere, pårørende og samarbejdspartnere i den øvrige pleje- og behandlingssektor kan henvende sig telefonisk, når der opstår akutte omsorgsmæssige problemer hos borgerne uden for normal åbningstid i KMS, områdekontorer eller hjemmeplejen. Kravspecifikationer til madudbringning Side 7

8 8.3 Efter kørslen Alle kørelister og udleverede kuverter skal returneres til KMS. Ligeledes skal alt som chaufføren evt. har modtaget fra borgerne afleveres til KMS. Al overskydende mad skal kasseres. Det er den enkelte chaufførs ansvar, at den overskydende mad kasseres i madcontaineren ude hos KMS. Den enkelte chauffør skal meddele KMS, når de er færdige med afleveringerne til henholdsvis middag og aften. Procedure herfor aftales før der indgås kontrakt. Al thermo yderemballage skal returneres til KMS, hvor de stilles på traller i vaskerummet. 9. Biler og indretning af disse Det forudsættes, at leverandøren stiller det nødvendige transportudstyr til rådighed for aftalen og at udstyret overholder gældende lovgivning, herunder miljølovgivning. Alle investeringer i denne forbindelse afholdes af leverandøren og skal være indregnet i det afgivne tilbud. 9.1 Kølerum Bilerne skal være indrettet med kølerum med log, hvor temperaturen maksimalt må være 5 ºC, til opbevaring af kolde leverancer samt endnu ikke opvarmede varme leverancer. Leverandøren skal overholde og dokumentere kølekæden hele vejen i henhold til Europaparlamentets og rådets Hygiejneforordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapitel 4 stk Ovnrum Bilen skal være indrettet således, at maden, der skal leveres varm, opvarmes i overensstemmelse med kravene pkt. Opvarmning af mad nedenfor. Efter endt opvarmning kan maden ved behov herfor opbevares i thermo yderemballege indtil levering hos modtager. 9.3 Godkendelser Indretning af biler og håndtering af maden skal følge bekendtgørelse 1356 om fødevarehygiejne og skal godkendes af Københavns Kommune. Det påhviler leverandøren at sikre, at der foreligger godkendelser af bilerne, kølerum og opvarmningsudstyr fra Fødevarestyrelsen samt Arbejdstilsynet. Eventuelle el eller gas installationer i bilerne skal være godkendt og leve op til alle Sikkerhedsstyrelsens krav. Leverandøren skal sikre, at bilerne til enhver tid kan leve op til gældende lovmæssige krav. 9.4 Reklamering Kravspecifikationer til madudbringning Side 8

9 Leverandørens navn eller skiltning for KMS skal tydeligt fremgå på bilerne, således at disse let kan genkendes af modtagerne. Der må kun efter aftale med Københavns Kommune og KMS reklameres for eller skiltes med andre leverandører af mad til hjemmeboende, herunder konkurrenter til kommunens eget centralkøkken. Ligeledes må bilerne ikke benyttes som generelle reklameobjekter. 9.5 Udvidet drift Leverandøren kan frit benytte biler, udstyr og chauffører til anden side, uden for det tidsrum leverandøren er forpligtet i henhold til denne aftale med Københavns Kommune. Der må kun efter aftale med Københavns Kommune og KMS foregå transport til eller for andre kunder, samtidigt med, at der foregår transport i henhold til nærværende aftale. Dette gælder ligeledes andre leverandører af mad til hjemmeboende borgere, herunder konkurrenter til KMS. 10. Opvarmning af mad Hver portion skal opvarmes i ca. 40 minutter ved maksimum 100 ºC, således at maden opvarmes til minimum 75 ºC og maksimum 80 ºC. Leverandøren skal ved stikprøvekontrol dokumentere, hvad temperaturen har været ved opvarmning, hvilket skal ske dagligt i hele kontraktperioden. Der skal foretages minimum en stikprøve pr. opvarmning. Procedure for stikprøvekontrol skal beskrives af den vindende Tilbudsgiver, før der indgås kontrakt. Leverandøren skal kontrollere og dokumentere, at chaufførerne følger den fælles opvarmningsvejledning. Der findes strømudtag (5 ampere med sikring) til 18 biler i Bystævneparken 15, således at den første opvarmning kan finde sted inden rutens start. 11. Aflevering Madportionerne skal, med mindre andet fremgår, afleveres ved personlig kontakt til modtageren, og må ikke sættes uden for døren til bopælen med mindre KMS har indgået en aftale med modtageren herom. Det vil fremgå af kørelisten hvis en sådan aftale er indgået. Er der indgået aftale om, at maden må afleveres uden kontakt til modtageren, skal maden evt. afleveres i en pose, udleveret af KMS, på håndtaget eller lignende madportionerne må under ingen omstændigheder sættes på gulvet eller jorden. Kan chaufføren hverken få personlig eller telefonisk kontakt til en borger, skal han øjeblikkeligt kontakte KMS. Uden for KMS åbningstid ( ) kontaktes Døgnbasen (kl ). I weekenderne og på helligdage er der kun muligt, at komme i kontakt med KMS indtil kl , hvor køkkenet lukker Chauffør medhjælper I tilfælde af, at der anvendes chaufførmedhjælper ved madudbringningen, skal vedkommende medhjælper være fyldt 16 år. Kravspecifikationer til madudbringning Side 9

10 Det er leverandørens ansvar, at ovennævnte medhjælper har hygiejnekursus på samme niveau som den faste chauffør i tilfælde af, at vedkommende skal håndtere maden, og at ansættelsesforholdene følger gældende regler Reaktionstid Mange modtagere kan være bevægelseshæmmede og skal derfor have tid til at komme til døren. Chaufføren skal give modtagerne rimelig tid til at reagere, når der forsøges at etableres kontakt ved aflevering af maden. For visse modtagere kan der være tale om unormalt lang tid. Til en del af disse borgere vil chaufføren få udleveret nøgle, dette vil fremgå af kørelisten Nøgler Til hver rute følger et nøglebundt. Nøglebundterne består af en blanding af opgangsnøgler og nøgler til borgeres lejligheder, idet der er modtagere, som af forskellige årsager ikke er i stand til at åbne opgangs- eller egen hoveddør (p.t. op til 40 %). Leverandøren hæfter for følgeudgifter i forbindelse med bortkomne nøgler og evt. udskiftning af lås. Det er vigtigt at ingen nøgler bruges på to ruter eks. både formiddag og eftermiddag. Derfor vil der ikke være behov for at flytte nøgler mellem ruterne. Alle nøgler er omfattet af samme nøglesystem, som skal forblive intakt i hele aftaleperioden og skal ved aftaleophør afleveres i samme stand som modtaget. Det er den enkelte leverandørs forpligtelse at videreføre nøglesystemet på samme måde, som det er modtaget af KMS. Leverandøren skal kunne dokumentere, at der er givet tilladelse til brug af nøgle. Det påhviler derfor leverandøren at sikre, at der er skriftlig dokumentation for enhver aftale om udlevering af nøgler, hvor modtager eller dennes pårørende, har underskrevet en aftale om udlevering, samt at Københavns Kommune har en kopi af aftalen. I tilfælde, hvor borger ikke selv er i stand til/har brug for hjælp til at fremskaffe nøgler, vil KMS kontakte visiterende myndighed for hjælp til at fremskaffe en nøgle. I tilfælde af, at en borger flytter eller dør, samarbejder KMS omkring distribution af tilbageværende nøgler. I tilfælde af tvister påhviler det leverandøren at løse problemerne i samarbejde med KMS Temperatur Varm mad skal minimum være 65 ºC ved aflevering til modtageren, mens kold mad maksimum må være 5 ºC. Derfor skal chaufførerne være opmærksomme på ikke at placere kolde biretter, tilbehør m.m. oven på opvarmet mad Menuplaner Chaufførerne skal hver 4. uge uddele menuplaner til modtagerne. De udfyldte menuplaner skal løbende indsamles og afleveres hos KMS. Kravspecifikationer til madudbringning Side 10

11 12. Konduite Der kræves i vid udstrækning konduite fra chaufførerne i forbindelse med afleveringen af madportionerne. Chaufførerne skal ikke yde ekstraordinær service i forbindelse med afleveringerne, men skal udvise almindelige menneskelige hensyn i de situationer, hvor modtagerne evt. har behov for hjælp. 13. Kontakt til chaufførerne Chaufførerne skal som minimum være udstyret med telefon, således at KMS kan kontakte dem direkte. KMS skal således have oplyst den enkelte chaufførs dag- og aften telefonnummer. Stiller leverandøren herudover udstyr/tekniske løsninger til rådighed, således at KMS eller kommunen nemt har mulighed for at følge og kontakte den enkelte chauffør under kørslen, bedes dette beskrevet. 14. Returnering Leverandøren skal sikre at samtlige udleverede thermokasser og hjulrammer dagligt tilbageleveres. Dette kan ske i køkkenets åbningstid kl Dvs. thermokasser og hjulrammer fra eftermiddagsruterne først kan returneres næste morgen. 15. Hygiejne Madportionerne og thermo yderempallagen må aldrig stilles direkte på, eller komme i kontakt med jorden. Leverandøren skal sikre at bilerne holdes rene og i god stand. Bilerne indrettes så de kan rengøres og desinficeres tilstrækkeligt i henhold til Europaparlamentets og rådets Hygiejne forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapitel 4 stk. 1. Leverandøren skal sikre at bilerne ikke anvendes til anden transport end fødevarer eller sikre at bilerne vaskes og desinficeres før udbringning af maden, i henhold til Europaparlamentets og rådets Hygiejneforordning (EF) nr. 852/2004 af 29. april 2004, kapitel 4 stk. 2. Leverandøren skal løbende i aftaleperioden kunne dokumentere et udarbejdet egenkontrolprogram jf. Hygiejneforordningen af 29. april Egenkontrollen skal tilrettelægges efter principperne i HACCP-systemet. Den vindende Tilbudsgiver skal før der indgås kontrakt fremsende dette egenkontrolprogram. Københavns Kommune og KMS forbeholder sig ret til at kontrollere de hygiejniske forhold vedrørende chauffører og biler både ved afhentning af madportionerne og undervejs på ruterne. 16. Uddannelse Chaufførerne skal have et hygiejnecertifikat eller anden form for hygiejnekendskab. Dette skal dokumenteres løbende ved udskiftninger i personalet. Hvis leverandøren vælger at køre med to personer i enkelte biler, såkaldte springere, gælder kravene til uddannelse også for den ekstra person, der har berøring med madportionerne. Kravspecifikationer til madudbringning Side 11

12 17. Sprog Chaufførerne og evt. medkørende personer skal være dansktalende, så de uden sproglige problemer kan gøre sig forståelige for modtagerne. 18. Straffeattest Københavns Kommune kræver, at leverandøren indhenter straffeattester for chaufførerne jf. 22 i Justitsministeriets bekendtgørelse om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister. Leverandøren forpligter sig ligeledes til at sørge for, at der ikke i kørslen anvendes chauffører, om hvem det af straffeattesten fremgår at pågældende er straffet for overtrædelse af Straffelovens kap. 20 (almenfarlige forbrydelser), 24 (forbrydelser mod kønssædeligheden) og 25 (forbrydelser mod liv og legeme). Kommunen betinger sig ret til at få forelagt oplysninger i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig på baggrund af en konkret vurdering ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for kommunen. 19. Uniform Chaufførerne skal bære en ensartet påklædning eller uniform, således at modtagerne let kan se, at personen ansat til Madudbringning for Københavns Kommune. Leverandørens navn og funktion må fremgå, men leverandøren må ikke benytte personale eller uniformering til yderligere reklamering. Uniformen skal godkendes af Københavns Kommune. Leverandøren har pligt til at sikre, at chaufførerne fremtræder velsoignerede, således at de via egen fremtræden signalerer en høj hygiejnisk standard. 20. Identifikationskort Det påhviler leverandøren at udstyre chaufførerne, samt evt. andet personale med kontakt til modtagerne, med identifikationskort med billede. Af kortet skal fremgå personens navn, samt at personen arbejder i forbindelse med Madudbringning for Københavns Kommune. Kortet skal bæres synligt, når der udføres arbejde i henhold til denne kontrakt. Kort og tekst skal godkendes af Københavns Kommune. 21. Tavshedspligt Leverandøren, dennes medarbejdere og eventuelle underleverandører vil være underlagt de samme regler for tavshedspligt, som gælder for personer ansat i offentlig tjeneste. Der er en skærpet tavshedsforpligtelse i relation til personhenførbare oplysninger. Leverandøren og kommunen er i øvrigt gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forhold fortroligt, hvor dette i sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten gælder også efter medarbejderes fratrædelse eller en aftales ophør, uanset ophørsårsag. I det omfang kommunen videregiver personnumre, adresser og øvrige oplysninger om borgere, skal disse data behandles fortroligt og med fornøden sikkerhed og dermed som minimum i overensstemmelse med de krav, der følger af lovgivningen. Kravspecifikationer til madudbringning Side 12

13 22. Sikkerhed og miljøforhold 22.1 Krav til køretøjer Leverandørens anvendte materiel skal i hele den kommende aftaleperiode være i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand, indretning, færdselssikkerhed mv. og opfylde de til enhver tid gældende EUdirektiver, dansk lovgivning og myndighedskrav, og som minimum leve op til sædvanlig standard i branchen. Køretøjerne skal som minimum overholde Euro-norm 4. Mens nye køretøjer skal overholde gældende krav p.t. Euro-norm 5 jf. Transport/Luftforurening-fra-biler/EURO-norm-5.aspx. Såfremt leverandøren skifter køretøjer i aftaleperioden skal de være minimum energiklasse F, jf. Trafikstyrelsens anbefalinger om offentlige indkøb. Leverandøren er ansvarlig for, at de køretøjer, der anvendes i henhold til aftalen, til enhver tid er godkendte hertil. De køretøjer, der anvendes til udførelsen af kørslen også reservekøretøjer, skal til enhver tid overholde de i kravspecifikationen angivne krav samt de af Leverandørens afgivne oplysninger i tilbuddet. Reservekøretøjer må derfor ikke være ældre eller i dårligere stand end de køretøjer, der som udgangspunkt anvendes til kørslen. Leverandøren er forpligtet til lovmæssig vedligeholdelse af de benyttede kørekøjer. Københavns Kommune har til enhver tid ret til at kræve køretøjet til syn. Københavns Kommune afholder udgifterne til selve synet, hvis køretøjet fungerer som det skal. Fungerer køretøjet ikke som det skal, afholder Leverandøren selv udgiften til syn samt eventuelle udgifter til reparationer og godkendelser Miljøzonen I Københavns Kommune er der indført miljøzone for køretøjer over 3,5 ton pr. 1. september Leverandøren er forpligtet til at orientere sig om de til enhver tid gældende krav og eventuelle ændringer i reglerne for miljøzonen, der kan have betydning for løsningen af denne opgave. For mere information se: http.// Tomgangsregulativet Leverandøren skal overholde Københavns Kommunes Borgerrepræsentations beslutning af 15. marts 1990 om tomgang. Det er derfor et ufravigeligt krav, at et holdende motorkøretøj ikke må være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut, medmindre man befinder sig i trafikkø. For mere information se: Udvikling af registrerings- og adviseringsløsninger Københavns Kommune påtænker at starte et projekt om udvikling af registrerings- og adviseringsløsning i samarbejde med bl.a. Inteiro og Fornyelsesfonden. Afgørelse på ansøgningen vil være kendt i løbet af november Løsningen påtænkes bl.a. at kunne anvendes i forbindelse med udbringning af mad fra kommunens centralkøkken til borgere og institutioner. Kravspecifikationer til madudbringning Side 13

14 Formålet med registreringsløsningen er i første omgang, at kunne dokumentere levering af mad på fysiske adresser. Registreringen skal i udgangspunktet anvendes i dialogen med de borgere (modtagere af mad), som kontakter kommunen om spørgsmål til leveringen. Formålet med adviseringsløsningen er, at give borgere og pårørende til kommunens borgere en mulighed for at få en advisering om at maden er leveret, på tidspunktet for leveringen af maden på adressen. Begge løsninger vil ske ved anvendelse af en løsning, baseret på smartphones. Leverandøren forventes at indgå i et evt. pilotprojekt med deres viden/ressourcer om produktet. Det forventes derudover ikke, at der skal være andre omkostninger for leverandøren, da der alene er tale om en foranalyse, der indgås samarbejde om. 24. Procedure for kvalitetssikring Leverandøren skal i hele aftaleperioden have en beskrivelse af konkrete procedurer til sikring af kvaliteten i den udbudte ydelse, herunder metode til overholdelse af procedurer af regler og procedurer for stikprøvekontrol i forbindelse med opvarmning, procedurer for kontrol med og dokumentation for overholdelse af opvarmningsvejledning. Procedure for kvalitetssikring skal beskrives af den vindende Tilbudsgiver, før der indgås kontrakt. Kravspecifikationer til madudbringning Side 14