Vejledning til oprettelse af erhvervsuddannelser Optagelse.dk
Vejledning til oprettelse af erhvervsuddannelser Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Bemærkningsfelt... 5 2 Uddannelsesudbud... 6 2.1 Rettigheden Opretter... 6 2.2 Oprettelse og redigering af fagretning... 6 2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del... 17 2.4 Ekstra felter... 24 2.4.1 Skolebaggrund... 24 2.4.2 Uddannelsesbaggrund... 24 2.4.3 Erhvervsbaggrund... 24 2.4.4 Ønsket arbejdsgiver... 25 2.4.5 Statsborgerskab... 26 2.4.6 Afkrydsningsliste... 27 2.4.7 Tekstfelt... 29 2.5 Klar til godkendelse... 31 2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden... 31 2.5.2 Overførsel fra udbudssiden... 32 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 3
1 Indledning Denne vejledning gennemgår oprettelse af erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. Som udgangspunkt anbefales det at alle uddannelsesinstitutioner redigerer og sætter institutionens udbud klar til godkendelse for det kommende skoleår i perioden fra uge 43 og frem til den 30.november for at de kan nå at blive godkendt til offentliggørelse Gør du et udbud klar til godkendelse fra midten af januar og frem til midten af oktober, er anbefalingen at du herefter kontakter supporten for at få dem godkendt. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere, der skal oprette og vedligeholde erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. 1.2 Bemærkningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 5
2 Uddannelsesudbud 2 Uddannelsesudbud 2.1 Rettigheden Opretter For at kunne oprette udbud til erhvervsuddannelser, skal du være oprettet i Optagelse.dk og have rettigheden Opretter. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheden. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af disse i vores vejledninger om oprettelse af medarbejder på ungdomsuddannelse. 2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejder.html trin 2 I feltet Dine muligheder Klik på Udbudsoplysninger. Bemærk Hvis institutionen er en sammenslutning af flere institutioner, eller du er tilknyttet flere institutioner, skal du vælge den institution, du ønsker at oprette udbud på fra forsiden. Anbefalingen er at hvis du er tilknyttet en institution med underinstitutioner, skal du 6 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning oprette dine udbud fra hovedinstitutionen (det er den uden streger foran). Undtaget er, hvis du skal oprette 10. klasses udbud, dette kan du læse mere om i vejledningen til oprettelse af 10. klasses udbud. Du vælger en institution ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over alle de institutioner, du har adgang til. Det viste eksempel er en hovedinstitution med 13 underinstitutioner. trin 3 Fra menuen Vælg type: Klik på Erhvervsudbud. trin 4 Vælg Skoleår Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med. Bemærk Udbud, der har studiestart i perioden 1.8.2017 til 31.7.2018, skal oprettes i skoleåret 2017/2018. Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2017/2018 og kun dem, der har studiestart inden d. 1.10.2017. trin 5 Oprette nyt udbud Klik på Tilføj Fagretning. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 7
2 Uddannelsesudbud Redigere eksisterende udbud Klik på navnet for den fagretning der skal redigeres trin 6 Siden Fagretning indeholder to faneblade: 1. Fanen Udbud 2. Fanen Historik og noter. På fanen Udbud kan du oprette et nyt udbud redigere eksisterende udbud På fanen Historik og noter kan du se hvornår et udbud er oprettet se hvornår et udbud redigeret se tilføjede noter se hvem der har foretaget ændringer og tilføjet noterne 8 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 9
2 Uddannelsesudbud trin 7 Titel Skriv en sigende titel for dit udbud. Titlen skal sige noget til ansøgeren om, hvad uddannelsen fører til. Der sættes flueben hvis der udbydes EUX på uddannelsen, eller hvis EUX er obligatorisk. Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at redigere titlen. trin 8 Beskrivelse Skriv en beskrivelse for udbuddet. Denne tekst vises ikke for ansøgeren på Optagelse.dk. Beskrivelsen benyttes til UddannelsesGuiden. Bemærk Informationen der angives her benyttes ikke på Optagelse.dk, men indgår i EUD-Nøglen på UddannelsesGuiden. EUD-Nøglen giver et landsdækkende overblik over erhvervsskolernes udbud af uddannelser. trin 9 Grundforløb 2. del Her vælges de grundforløb 2. del som fagretning retter sig mod 10 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning I dette eksempel vælges Cykel- og motorcykeluddannelsen, Flymekaniker og Finmekanikeruddannelsen. Der kan vælges op til 25 grundforløb 2. del. Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre grundforløb 2. del. Er der fejl i udbuddet vedr. grundforløb 2. del, skal udbuddet oprettes på ny. trin 10 Hovedområde Her vælges det eller de hovedområder som udbuddet omhandler Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre hovedområde. Er der fejl i udbuddet vedr. hovedområde, skal udbuddet oprettes på ny. trin 11 Udbydende institution Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center trin 12 Uddannelsen foregår på Her vælges hvilken afdeling uddannelsen foregår på, det kan være hovedafdelingen eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 11
2 Uddannelsesudbud Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan den findes via Benyt alternativ. Vælg en alternativ institution Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet. Tryk søg. Klik på navnet. Tryk ok. trin 13 Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. 12 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 14 Ansøgningsperiode I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato. I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato. For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for dato feltet. Vælg måned og år ved hjælp af drop down menuen. Tryk på den ønskede dato. Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 13
2 Uddannelsesudbud Bemærk Eleverne fra grundskolen søger fra starten af januar frem til 1.juni. Anbefalingen er, at ansøgningsperioden som minimum er fra 1.1.2017 til 31.5.2017. Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 1.1.2017 til 31.7.2017. Det kan være en god ide at sætte slut på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden. Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist inden for reglerne i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen. 14 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 15 Studiestart I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato. For at ændre datoen gøres følgende Tryk på kalenderen ud for dato feltet. Vælg måned og år ved at trykke frem og tilbage. Tryk på den ønskede dato. Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå. Bemærk trin 16 Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2017/2018 og kun dem, der har studiestart inden 1.10.2017. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem der har redigeret udbuddet og hvornår. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 15
2 Uddannelsesudbud Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note. trin 17 Bundmenu Når du opretter udbud er ikke alle knapper aktive Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigere et udbud, er alle knapper aktiveret Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter udbuddet. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Bemærk Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. 16 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del 2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejder.html trin 2 I feltet Dine muligheder Klik på Udbudsoplysninger. trin 3 Fra menuen Vælg type: Klik på Erhvervsudbud. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 17
2 Uddannelsesudbud trin 4 Vælg Skoleår Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med. Bemærk Udbud, der starter i perioden 1.8.2017 til 31.7.2018, skal oprettes i skoleåret 2017/2018. trin 5 Vælg fanen Grundforløb 2. del trin 6 Oprette grundforløb 2. del Klik på Tilføj grundforløb 2. del Redigere grundforløb 2. del Klik på det grundforløb du vil redigere trin 7 Uddannelse Vælg den uddannelse der skal oprettes som grundforløb 2. del. 18 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre uddannelse. trin 8 Specialer Under specialer vælges, hvilke specialer skolen udbyder. Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre specialer. trin 9 Ekstra felter Disse felter kan kun ses af ansøger der er gået ud af skolen. Det har været et ønske fra mange institutioner om at kunne spørge denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. Det er ikke nødvendigt at udfylde dette felt. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 19
2 Uddannelsesudbud Se separat afsnit om Ekstra felter. trin 10 Udbydende institution Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center trin 11 Uddannelsen foregår på Her vælges hvilken afdeling uddannelsen foregår på, det kan være hovedafdelingen eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet. Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan den findes via Benyt alternativ. Vælg en alternativ institution Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet. Tryk søg. Klik på navnet. Tryk ok. 20 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del trin 12 Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 13 Ansøgningsperiode I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato. I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 21
2 Uddannelsesudbud For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for dato feltet. Vælg måned og år ved hjælp af drop down menuen. Tryk på den ønskede dato. Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå. Bemærk Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 1.1.2017 til 31.7.2017. Det kan være en god ide at sætte slut på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden. Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist inden for reglerne i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen. trin 14 Studiestart I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato. For at ændre datoen gøres følgende Tryk på kalenderen ud for dato feltet. Vælg måned og år ved at trykke frem og tilbage. Tryk på den ønskede dato. Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå. 22 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del trin 15 Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem der har redigeret udbuddet og hvornår. Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note. trin 16 Bundmenu Når du opretter udbud er ikke alle knapper aktive Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 23
2 Uddannelsesudbud Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigere et udbud, er alle knapper aktiveret Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter udbuddet. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Bemærk Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. 2.4 Ekstra felter Disse felter kan kun tilføjes på 2. dels grundforløb, da de er rettet mod ansøgere der er gået ud af skolen. Det har været et ønske fra mange institutioner om at kunne spørge denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. Felterne skal kun anvendes i det omfang at skolen finder det nødvendigt. 2.4.1 Skolebaggrund Ansøger skal i forvejen udfylde dette i forbindelse med ansøgningen. 2.4.2 Uddannelsesbaggrund Ansøger kan i forvejen udfylde dette i forbindelse med ansøgningen. 2.4.3 Erhvervsbaggrund trin 1 Tilføj feltet erhvervsbaggrund: 24 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.4 Ekstra felter Vælg erhvervsbaggrund. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. 2.4.4 Ønsket arbejdsgiver trin 1 Tilføj feltet ønsket arbejdsgiver. Vælg ønsket arbejdsgiver. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 25
2 Uddannelsesudbud 2.4.5 Statsborgerskab trin 1 Tilføj feltet Statsborgerskab: Vælg statsborgerskab. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Hvis ansøger siger nej, bliver den udvidet. Flettet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. 26 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.4 Ekstra felter 2.4.6 Afkrydsningsliste trin 1 Afkrydsningsliste kan bruges i forbindelse med, at ansøger skal vælge mellem flere ting. Der kan oprettes flere afkrydsningslister på det samme udbud. Tilføj feltet afkrydsningsliste: Vælg afkrydsningsliste. Tryk på tilføj. Feltet kan slettes igen efter oprettelse ved at trykke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 27
2 Uddannelsesudbud Skriv en overskrift. Skriv en tekst om de valg, der skal foretages. trin 3 Valgene kommer til at stå som tjek-bokse, og ansøgerne kan vælge flere bokse på en gang. Valg Angiv valg mulighed. Tryk tilføj. Gentag for antal af ønskede valg muligheder. Bemærk Når du har trykket Tilføj på et valg, har du ikke mulighed for at rette i teksten, men du kan slette det ved at trykke på skraldespanden. trin 4 Gem Kontroller listen er som ønsket. Tryk Gem. 28 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.4 Ekstra felter Listen vil se sådan ud for ansøger: Fortryd Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver afkrydsningslisten ikke oprettet. Bemærk Når listen er gemt, er det ikke længere muligt at redigere den, og hvis der er fejl i listen, skal den slettes og startes forfra. 2.4.7 Tekstfelt trin 1 Tekstfelt kan bruges, hvis ansøger skal skrive en længere fritekst. Ansøger vil max kunne skrive 3500 tegn som svar. Der kan oprettes flere tekstfelter på samme udbud. Tilføj feltet tekstfelt: Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 29
2 Uddannelsesudbud Vælg tekstfelt. Tryk på tilføj. Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Skriv en overskrift. Skriv en tekst om de valg, der skal foretages. Gem Tryk på Gem 30 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.5 Klar til godkendelse Sådan ser feltet ud for ansøger: Fortryd Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver tekstfeltet ikke oprettet. Bemærk Når feltet er gemt, er det ikke længere muligt at redigere det, og hvis der er fejl i teksten, skal feltet slettes og oprettes på ny. 2.5 Klar til godkendelse For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Du kan ikke selv offentliggøre dit udbud, det skal godkendes af ministeriet. Når du har færdiggjort dit udbud, skal du gøre udbuddet klar til godkendelse. Samme procedure er gældende for Fagretning og Grundforløb 2. del. 2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden trin 1 Siden Udbudsadministration: Marker den eller de studieretninger, der skal godkendes. Eller: Marker alle ved at sætte flueben i det øverste felt. Klik på Klar til godkendelse. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 31
2 Uddannelsesudbud Bemærk Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. trin 2 Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse og afventer den endelige godkendelse. Her er udbud klar til godkendelse. Når udbuddet er godkendt, vil det fremgå i kolonnen Tilstand. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det, når der åbnes for ansøgninger. Bemærk Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. 2.5.2 Overførsel fra udbudssiden trin 1 På udbudsadministrationen Klik på fagretningen der skal godkendes. På fanen Udbud Klik på Klar til godkendelse i bundmenuen. 32 Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016
2.5 Klar til godkendelse Bemærk Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. trin 2 Nu er udbuddet i tilstanden klar til godkendelse. Når udbuddet er godkendt, vil det fremgå i kolonnen Tilstand. Her er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det, når der åbnes for ansøgninger. Bemærk Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. Styrelsen for It og Læring, 07.11.2016 33