DAGSORDEN FOR MØDE I HOVEDMED Dato: 26. april 2016 Tid: Kl. 14-16 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1. sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Camilla Niebuhr (direktør), Nina Hemmersam (Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (chef for Områdesekretariatet), Søren Trier Højsgaard (områdechef), Jeanne Jakobsen (skoleleder, SKK), Kirsten Bergstrup (selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Thomas Enghausen (LFS), Lars Sørensen (KLF), Jan Trojaborg (KLF) Annette Mai Larsen (BUPL), Jeanie C. Nielsen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Henriette Brockdorff (BUPL), Signe Hagel Andersen (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Anna Faber (referent) Ikke til stede: Rune Simmelsgård Clausen (AC), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion) og June Andersen (HK) DAGSORDEN Tid Indhold Formål Bilag Velkomst og godkendelse af referat Beslutning v. Tobias Stax 1 14:00-14:05 Bilag 1: Referat af møde i HovedMED den 10. februar 2016 5 min 2 14:05-14:15 10 min 3 14:15-14:35 20 min 4 14:35-14:55 20 min Regnskabsprognose 2015 bevillingsmæssige ændringer v. Sti Garde Budgetforslag 2017, status på investeringscases og budgetønsker 2017 v. Sti Garde Afslutning af projekt afbureaukratisering overgang til drift v. Nina Hemmersam Orientering Orientering og drøftelse Orientering og drøftelse Bilag 2: Referat af møde mellem BUU og HovedMED den 24. februar 2016 Link til BUU-sagerne om budget 27/4 (punkt 2+3): http://www.kk.dk/indhold/b%c3% B8rne-og-ungdomsudvalgetsm%C3%B8demateriale/27042016/ edoc-agenda/7e8e7017-59dc-4f39-9a4c-164b792c626b Link til resultaterne af overførselssagen: http://www.kk.dk/budget Bilag 3: Cover for afrapportering af projekt afbureaukratisering Bilag 4: Afbureaukratisering i BUF - rammesætning Bilag 5: Afrapportering til BUU på de konkrete forslag Bilag 6: Forslag med fortsat fokus
5 14:55-15:10 15 min 6 15:10-15:40 30 min 7 15:40-15:45 5 min 8 15:45-15:55 10 min 9 15:55-16:00 5 min Status på tænketank i BUF vedr. Arbejdsfællesskaber v. Louise Kanstrup Peter sen og Nina Hemmersam Præsentation og drøftelse af arbejdsmiljøredegørelsen v. Ole Egelund Afslutningen på forankring af den administrative organisering v. Steen Enemark Kildesgaard Kort orientering om tema og program for halvårsmøderne v. Jeppe Jensen Eventuelt og kommende sager Orientering og drøftelse Orientering og drøftelse Bilag 7: Indstilling Bilag 8: Arbejdsmiljødrøftelsen 2015 Bilag 9: Arbejdsmiljøredegørelse 2015 Bilag 10: Arbejdsmiljø Københavns Årsrapport 2015 Orientering Bilag 11: Organisationsforandringen 2015 Forankringen af pædagogisk IT Orientering Bilag 12: Invitation til halvårsmødet Bilag 13: Kommende kendte sager REFERAT 1. Velkomst og godkendelse af referater Referaterne godkendes. 2. Regnskab 2015 Sti Garde orienterer om regnskabet og overførselssagen. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Én af de forklaringer, som man ofte hører i forhold til uforbrugte midler på skolerne er, at der sker utrolig mange forskydninger i løbet af året. Det er generelt svært at disponere. Hvad gør forvaltningen for at lave en bedre og klarere budgettering? Hvad gør forvaltningen i forhold til at supportere skolerne? Steen Enemark Kildesgaard gør opmærksom på, at skolerne efterhånden er blevet meget robuste. Forvaltningen har fortsat fokus på at skabe forbedringer og stabilitet. Forvaltningen er bl.a. lige nu i dialog med KS om refusionssiden i forhold til, om der er andre og bedre måder at håndtere det på. 3. Budgetforslag 2017, status på investeringscases og budgetønsker Sti Garde orienterer om budgetforslag 2017, som skal 2. behandles på udvalgsmødet den 27. april 2016. Den 11. maj drøfter BUU desuden nye investeringscases, som denne gang vedrører rengøringsområdet og centralisering af drift og tilsyn af energianlæg. 2
Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Der peges på, at der gennem årene er høstet mange besparelser på rengøring. Børnene bruger en stor del af deres liv på skoler og institutioner. Besparelser på rengøring har betydning for børnenes trivsel. Der henvises til de nationale trivselsundersøgelser på skolerne. Hvis man vil gå videre ad denne vej bør man overveje at involvere eleverne via elevråd. Der gives udtryk for, at investering i energioptimering er et godt og positivt forslag. Der peges dog samtidig på, at det er uhensigtsmæssigt at foreslår en centralisering, da det vil fjerne ansvaret for dette område fra de tekniske ejendomsledere på skolerne. Der peges på, at det er vigtigt, at investeringscases er ergonomisk rentabel og dermed hindre nedslidning og sygemeldinger. Mikrofibre har vist sig at være nedslidende. Det aftales, at Irene Holmstrøm mailer kommentarer til investeringscase vedr. effektivisering på rengøring. Kommentarerne vil indgå som input i det videre arbejde med kvalificering af materialet. Steen Enemark Kildesgaard kvitterer for tilbagemeldingerne og lytter til bekymringerne. Samtidig peger han på, at vi er nødt til at kigge på alle områder i organisationen, såfremt der ikke sker noget udenfor kommunen. Ingen områder er på forhånd fredede. Steen Enemark Kildesgaard gør endvidere opmærksom på, at forvaltningen ikke kan investere sig til en milliardbesparelse. Der er stadigvæk opgaven med at skære væk og sænke serviceniveauet. I forlængelse heraf præsenterer Sti Garde transformationsstrategien, der er et forsøg på at sige, hvordan forvaltningen på bedst mulige vis kommer i mål med opgaven med at spare en milliard. Transformantionsstrategien er ikke et langt strategipapir, men derimod konkrete løsninger på, hvordan man kan levere ydelser anderledes. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Det gives udtryk for, at øvelsen bliver svær, da der ikke længere er flere gratis penge. Uanset hvad vi kalder det, så vil det betyde reduktion i personale. For der er grænser for, hvor meget større klynger man fx kan lave. Det kan godt være, at der ikke bliver afskediget medarbejdere, men der vil så til gengæld ikke blive ansat nye. Der peges på, at de faglige organisationer er bevidste om at det bliver svært fra 2018 og frem og det er svært i forvejen. Der gives udtryk for at det er vigtigt, at fastholde de initiativer der allerede er sat i søen fx ressourcecentre på skolerne. Der er brug for forsat støtte til at det fungerer og udvikler sig. Support skal tænkes over en lang årrække. Der peges på, at MED systemet kommer under stort pres herunder HovedMED. Transformantionsstrategien forventes at blive præsenteret for BUU på budgetseminar i august. Det aftales, at fastholde mødekadence med budgetarbejdsgruppen, så HovedMED løbende inddrages. 4. Afslutning af projekt afbureaukratisering Nina Hemmersam orienterer om afslutning på projekt afbureaukratisering. Dette projekt har været én ud af mange måder at arbejde med afbureaukratisering på og projektet har resulteret i 80 forskellige tiltag. Nina Hemmersam understreger, at afbureaukratisering er et fortsat fokusområde i forvaltningen. Vi skal konstant have opmærksomhed på, at vi bruger tiden fornuftigt og at vi fx husker at afskaffe gamle arbejdsgange, når vi implementerer nye. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: 3
Vi skal lære af frisættelsesforsøgene. Det er vigtigt, at medarbejdere sikres kendskab til regler. Nogle gange kan der opstå myter, når der er så mange lag i organisationen. Fx kan der opstå myter om, hvilke regler der gælder på et givent område. Systemet bør være tydelig i forhold til, hvilke regler og politikker der er gældende. Vi skal arbejde videre med, at man decentralt ikke opfinder ekstra bureaukrati. Man behøver ikke have sin egen sygefraværspolitik eller alkoholpolitik, når det er vedtaget centralt. Man skal have fokus på, hvad man er der for - nemlig kerneopgaven. 5. Status på tænketank i BUF vedr. arbejdsfællesskaber Nina Hemmersam orienterer om tænketankens arbejde, hvor fokus har været på begrebsafklaring og hvordan vi kommer videre med at arbejde systematisk med at styrke arbejdsfællesskaber. Nina Hemmersam fremhæver vigtigheden af, at vi får en fælles fortælling i forhold til, hvorfor vi skal satse på arbejdsfællesskaber og hvad vil vi med det. Nina Hemmersam gennemgår derefter de centrale pointer fra tænketanken se bilag. Noget af det, der har været talt om i tænketanken er bl.a., at det er vigtigt, at tillid findes i såvel de vertikale som i de horisontale relationer; fx. tillid medarbejdere og ledere imellem, tillid mellem medarbejdere og tillid på tværs af tilbudstyper. Et arbejdsfællesskab defineres som et forpligtende fællesskab bestående af en gruppe mennesker, der forstår deres fælles kerneopgave og er afhængige af hinanden for at lykkes med deres arbejde. Tænketanken er nu lukket ned, da der har været tale om en indledende inspiration. Viden og inspiration derfra bliver bragt videre i arbejdet med investeringscasen Arbejdspladsen i fokus. Investeringscasen behandles i BR torsdag den 28. april 2016. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Der gives udtryk for, at det er godt, at der nu er en fælles definition. Der spørges ind til, om man på et tidspunkt kommer til at kunne måle på det, nu hvor man kalder det en investeringscase Steen Enemark Kildesgaard svarer, at investeringerne skal hentes ind ved mere effektiv arbejdsorganisering og mindre sygefravær. PowerPoint præsentation sendes ud sammen med referatet. 6. Arbejdsmiljøredegørelse 2015 Ole Egelund præsenterer sidste års fokusområder, arbejdsmiljøredegørelsen for 2015 samt iværksatte indsatser. Desuden peger Ole Egelund på, at AMKs årsrapport for 2015 indeholder nogle anbefalinger, som evt. kan tages med i arbejdsmiljødrøftelsen. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Der peges på, at AMK rapporten har mange gode ideer/anbefalinger til, hvordan vi håndholdt kan skabe forandringer. Arbejdsfællesskaber er noget af løsningen. Konklusionerne i AMK-rapporten falder desuden i tråd med halvårsmødets fokus på repræsentation. Der gives udtryk for, at der er et problem at gå fra direkte indflydelse til repræsentation på skolerne. Det har medført større afstand. Der gives udtryk for, at dette er et problem set i lyset af de gode tanker, der er om arbejdsfællesskaber. Der peges på, at man på skolerne skal tænke over, hvordan man organiserer sig. 4
Der opfordres til, at arbejdsgruppen forholder sig til udfordringen med at mange nye medarbejdere ikke bliver grundigt introduceret. Fra ledelsesside bliver der gjort opmærksom på, at forvaltningen allerede er i gang med mange tiltag. HovedMED beslutter, at nedsætte en arbejdsgruppe med henblik på at udarbejde oplæg til drøftelse på et senere HovedMEDmøde. Det aftales, at medarbejder- og ledersiden melder arbejdsgruppedeltagere ind til Louise Kanstrup Petersen. PowerPoint præsentation sendes ud sammen med referatet. 7. Afslutningen på forankring af den administrative organisering Steen Enemark Kildesgaard orienterer kort om, at det ved organisationsjusteringen 2015 blev besluttet, at gennemføre en analyse af, hvordan Pædagogisk IT (PIT) bedst kunne integreres i den nye organisation. Der er gennemført en teknisk og en organisatorisk analyse. Analyserne har bl.a. ført til at 56 medarbejdere fra PIT integreres i Administrativt Ressourcecenter, mens 3 medarbejderne fra PIT integreres i FAC. Det forventes at integrationen sker pr. 1. juni 2016. 8. Kort orientering om tema og program for halvårsmøderne Jeppe Jensen orienterer om, at temaet for de kommende halvårsmøder er Den gode repræsentation hvordan. Temaet er valgt på baggrund af de mange tilbagemeldinger i forbindelse med MED evalueringen, der har kredset omkring udfordringer og dilemmaer i forhold til repræsentation. Halvårsmøderne vil være sektoropdelte og AMK er valgt som facilitator pga. af deres store kendskab til udfordringerne og praksis i BUF. Arbejdsgruppen foreslår endvidere, at temaet for efterårets halvårsmøde er arbejdsfællesskaber. Derudover skal der på dette møde også varmes op til trivselsundersøgelsen ved at sætte fokus på trivselsundersøgelsens centrale begreber. Følgende bliver anført fra medarbejdersiden: Hvordan hænger det valgte tema sammen med MEDevaluering? Halvårsmøde skal ikke spænde ben for anbefalinger i MEDevalueringen i forhold til, hvordan man arbejder med det. Jeppe Jensen forklarer, at intentionen er, at MEDevalueringen og halvårsmødet skal understøtte hinanden. Halvårsmøderne er input til HovedMED i forhold til evalueringen og behandling af temaet om repræsentation. 9. Eventuelt og kommende sager 5
Budget 2017 Børne- og Ungdomsforvaltningen Hoved-MED den 26. april 2016
Indhold BUU s budgetforslag 2017 Status på investeringscases Transformationsstrategi Budgetproces 2
Aksetitel EFFEKTIVISERINGSUDFORDRINGEN 2017-2020 Effektiviseringer i BUF 2017-2020 1.000 900 800 700 600 Effektiviseringsbehov inkl. omprioriteringsbidrag Effektiviseringsbehov eksl. omprioriteringsbidrag 500 400 300 200 100 0 2017 2018 2019 2020 232 465 697 930 120 260 390 520 Effektiviseringer inkl. Investeringsforslag 121 257 278 287 / 3
FINANSIERINGSUDFORDRING OG LØSNINGER I mio. kr. (2016 p/l) 2017 Forvaltningsspecifikke effektiviseringer Finansieringsbehov Tidligere års budgetforslag (stigende profil) ændret Tidligere års budgetforslag (stigende profiler) uændret Nye effektiviseringsforslag Total BUU s interne omstilling Til rådighed i alt Tidligere års budgetforslag (stigende profil) ændret Nye effektiviseringsforslag Total 120,8-5,0-84,4-31,4 0 32,9-6,0-26,9 0 / 4
Forvaltningsspecifikke effektiviseringer 120,8 mio. kr. i 2017 og 193,8 mio. kr. i alt Nr. Forslag 2017 2018 2019 2020 Total Tidligere års budgetforslag (Stigende profiler) - reperiodiseret A Bedre kapacitetsudnyttelse på dagområdet 2,00 3,11 0,00 0,00 5,11 B Modtagelsesklasser mere effektiv organisering 0,00 1,53 0,00 0,00 1,53 C Effektiviseringer på bygningsrelaterede udgifter som følge af ny struktur på fritidsområdet 2,00 5,70 5,70 3,70 17,10 D Effektiviseringer på ledelse og administration som følge af ny struktur på fritidsområdet 1,00 2,80 3,70 1,40 8,90 E Ændret indkøbsadfærd i BUF 0,00 2,04 0,00 0,00 2,04 Total tidligere års budgetforslag - reperiodiseret 5,00 15,18 9,40 5,10 34,68 Nye effektiviseringsforslag Dag- og fritidstilbud F Reduktion i antal pavilloner 4,60 3,50 0,00 0,00 8,10 G Dækningsgrader på 0-6 års området 15,00 15,00 0,00 0,00 30,00 Skole 0,00 H Afskaffelse af AfterEAT 2,50 0,00 0,00 0,00 2,50 Special 0,00 I Mindreudgifter til køb af STU-pladser 8,27 6,73 0,00 0,00 15,00 J Ændret metode for takstberegning i BCK 1,00 0,00 0,00 0,00 1,00 Total nye effektiviseringsforslag 31,37 25,23 0,00 0,00 56,60 Tidligere års budgetforslag - uændret Total tidligere års budgetforslag uændret 84,43 18,10 0,00 0,00 102,53 Hovedtotal 120,80 58,51 9,40 5,10 193,81 5
Intern omstilling/investering 32,9 mio. kr. i 2017 / 117 mio. kr. i alt Nr. Effektiviseringsforslag 2017 2018 2019 2020 Total Tidligere års budgetforslag (stigende profiler) - reperiodiseret 1 Måltal for konkrete effektiviseringer på dagområdet 0 20 0 0 20 2 Måltal for konkrete effektiviseringer på skoleområdet 6 16,9 0 0 22,9 Tidligere års budgetforslag i alt 6 36,9 0 0 42,9 Nye effektiviseringsforslag Tværgående effektiviseringer 3 Administration - måltal 0 2,1 4,3 0 6,4 4 Omlægning af københavnermodel for integration 0 6,3 8,8 0 15,1 Dag- og fritidstilbud 5 Justering af klynge- og netværksstrukturen 15,8 7,4 6 1,1 30,3 6 Faldende dækningsgrader på fritidsområdet 5 5 0 0 10 Skole 0 7 Bedre kapacitetsudnyttelse som følge af større enheder på skoleområdet 5 5 0 0 10 Special 0 8 Mindreudgift i afregning med Socialforvaltningen for dag- og døgnbehandling 1,1 1,2 0 0 2,3 Nye effektiviseringsforslag i alt 26,9 27 19,1 1,1 74,1 Løsningsforslag til intern omstilling/investering i alt 32,9 63,9 19,1 1,1 117 6
Status på investeringscases Ideforslag godkendt 9. december 2015 Tidligere indsats på 0-6 års området, samt i skolen Cases godkendt af BUU den 9. marts og ØU den 12. april BR 28. april - Tidlig indsats 0-6 år - Udskolings-indsats i folkeskolen Ejendomsoptimering - Lavskylstoiletter og vandbesparende armaturer - Overblik over udflytterområdet Cases/idéoplæg som skal godkendes af BUU 11. maj og 27. april - Tidlig indsats på 0-2 år i samarbejde med Socialforvaltningen 1. Kvalitetsbaseret rengøring og mikrofiber-teknologi 2. Centralisering af drift og tilsyn af energianlæg Cases der udgår som investering i investeringspuljen - Inkluderende læringsmiljøer i folkeskolen - Fokus på ejendomsudgifter i samarbejde med Økonomiforvaltningen Lærings- og Kulturhuse - Lærings- og Kulturhuse Kapacitetsstyring af Book en Plads dagtilbud Arbejdstidstilrettelæggel Arbejdspladsen i fokus se Arbejdsfællesskaber og arbejdsmiljø Administrative løsninger Administrative arbejdsfællesskaber Den datadrevne Den datadrevne organisation organisation 7
Hvorfor en transformationsstrategi? Situation KK har på en række områder ikke tilfredsstillende faglige resultater Ramme Vi skal skabe bedre faglige resultater Vi skal fokusere på de største udfordringer til at nå de eksisterende mål Vi skal reducere udgifterne med 520-960 mio. kr. de næste 4 år KK er en af landets dyreste kommuner på børne- og ungeområdet Vi skal effektivisere og reducere på det, som er rundt om barnet Fundamentet Styring og organisation HNG, områder, bydækkende Projekter/konsulenter 8
Mulige bevægelser i de kommende år FRITID FAGUNDERVISNING SUNDHED UNDERSTØTTENDE UNDERVISNING UNGDOM DANSK SOM ANDET SPROG FYSIO/ERGO BEFORDRING MAD UNDERSTØTTENDE DANSK SOM ANDET FAGUNDERVISNING UNDERVISNING SPROG SPECIAL FYSIO/ERGO BEFORDRING MAD UNDERSTØTTENDE DANSK SOM ANDET FAGUNDERVISNING UNDERVISNING SPROG DAGTILBUD FYSIO/ERGO BEFORDRING MAD UNDERSTØTTENDE DANSK SOM ANDET FAGUNDERVISNING UNDERVISNING SPROG SKOLE OMRÅDERNE FÆLLES DAG - TILBUD FYSIO/ERGO BEFORDRING MAD UNDERSTØTTENDE DANSK SOM ANDET FAGUNDERVISNING UNDERVISNING SPROG FUNDAMENT FYSIO/ERGO BEFORDRING MAD BYDÆKKENDE TILBUD CENTRAL 9
Transformationsstrategiens tre spor Vi ønsker at arbejde i tre spor - i tre tempi over 6 år: Det faglige spor den faglige vision: hvor vil vi hen med det som er inde i vores huse? Bygge videre på investeringer i Tidlig indsats og udskoling. Arbejde videre med inkluderende børne- og ungemiljøer og specialområdet som faglige investeringer. Fundamentsporet hvor vil vi hen med vores IT, administration, bygningsmasse, FM mv. Bygge videre på investering i adm. arbejdsfællesskaber, book en plads og ejendomsoptimering. Arbejde videre med digitaliseringsstrategi, FM, ejendomsstyring mv. Styringssporet hvor vil vi hen med taget og bevægelserne imellem husene. Vi er i gang med bevillingsmodel på skole, områder og administration, samt at kigge nærmere på supporten. Kort sigt budget 2017 Mellemlang sigt 2018-19 Lang sigt 2020-22 / 10
Proces budget 2017 forslag Dialog med faglige organisationer og sektor april / maj Bruttoliste på temaer til budget 2017 BUU 11. maj Kort beskrivelse af budgetønsker efter inddragelse BUU 8. juni Budgetnotater udarbejdet ultimo juni (oversendes til ØKF primo august) Proces transformationsstrategi Præsentation på BUU d. 27. april og HovedMED d. 26. april Involvering af sektor og faglige organisationer maj/juni Fremlæggelse af transformationsstrategi for BUU budgetseminar august / 11
BILAG 1 Afbureaukratisering i BUF Sidste afrapportering til HovedMED og BUU foråret 2016 og afslutning af projektet med oprydningsarbejdsgrupper 1
Udviklingstiltag i BUF vedrørende administration og afbureaukratisering Samling af administrative opgaver i KK (KS) ERP og nyt lønsystem KK BUF-2018 Afbureaukratisering Fase 1 BUF Serviceindgang Afbureaukratisering Fase 2 Udvikling af BUFs faglige support Ugepakke og opgaveportal BUF-2006
Aktuelt arbejde med afbureaukratisering i BUF Organisationsudvikling med fokus på bedre support til kernedriften Forsøg med fri-institution og fri-klynger i BUF Program God administration i BUF Etablering af BUF Taskforce i samarbejde med Økonomiforvaltningen 3
Projekt Afbureaukratisering Projektet har kørt siden 2012 Oprydningsarbejdsgrupperne har bestået af praktikere og fagforeningsrepræsentanter fra sundhedsplejen, dagtilbudsområdet og skoleområdet Mere end 80 forslag er implementeret på baggrund af dette projekt Forvaltningen prioriterer at fjerne unødvendigt og meningsløst bureaukrati ved hele tiden at lade sig udfordre på nuværende regler, dokumentationskrav mv.
Kanaler fremover Afbureaukratiseringsbrevkassen er fortsat åben (afbureaukratisering@buf.kk.dk) Specifikke referencegrupper/følgegruppe i nye projekter Via MED-systemet Samarbejde med KS Forvaltningens løbende møder med de faglige organisationer
ARBEJDSFÆLLESSKABER I BUF Spørg ikke hvad fællesskabet kan gøre for dig, men hvad du kan gøre for fællesskabet Møde i HovedMED 26. april 2016 KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN / SIDE 1
TÆNKETANK OM ARBEJDSFÆLLESSKABER Formål At bidrage til en fælles forståelse af arbejdsfællesskaber At udfordre BUF til at tænke nyt og dermed bane vej for udvikling af stærkere arbejdsfællesskaber. Deltagere Skole- og klyngeleder Faglige organisationer v. LFS og KLF Forskere/eksterne konsulenter Forvaltningsrepræsentanter i BUF Tre møder - tre spørgsmål Hvad kendetegner det gode arbejdsfællesskab? et idealbillede? Hvordan skabes bevægelse mod ideal? Konkrete ideer der kan omsætte strategi til praksis KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN / SIDE 2
CENTRALE POINTER FRA TÆNKETANKEN 1. BUF skal ikke starte forfra, men styrke og videreudvikle eksisterende arbejde om godt arbejdsmiljø/arbejdsfællesskab 2. Arbejdet med arbejdsfællesskaber bør rammesættes fra forvaltningen i form af bl.a. en fælles fortælling om Hvorfor som en langsigtet satsning 3. Værdien ligger i bevidst at stimulere arbejdsfællesskaber gennem lokal meningsskabelse 4. Tydelige forventninger til både ledere og medarbejdere om at arbejde bevidst med at styrke de arbejdsfællesskaber, de indgår i, på arbejdspladsen og på tværs af enheder KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN / SIDE 3
CENTRALE POINTER FRA TÆNKETANKEN 5. Lederne bør have en særlig forpligtelse til at stå i spidsen for arbejdet med udvikling af lokale arbejdsfællesskaber 6. At bidrage konstruktivt til arbejdsfællesskaber bør være et succeskriterie for både ledere og medarbejdere (fx igennem MUS og LUS) 7. Forvaltningen bør udvikle redskaber og metoder til støtte for lokalt prioriterede tilgange 8. Begreber som professionel kapital (inkl. social kapital), kerneopgaven (lokal meningsskabelse) og relationel koordinering rummer relevante anvisninger til metoder og redskaber, der udvikler arbejdsfællesskaber KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN / SIDE 4
HVORFOR ARBEJDSFÆLLESSKABER? Vi tror, at arbejdsfællesskaber af dygtige medarbejdere og ledere kan udvikle vores sektor til i fremtiden at løfte kvaliteten af kerneopgaven med en mere effektiv ressourceudnyttelse Et stærkt og forpligtende samarbejde om kerneopgaven giver bedre kvalitet i opgaveløsningen Et velfungerende arbejdsfællesskab, hvor den enkelte oplever meningsfyldt arbejde, forpligtende samarbejde og at alle tager medansvar, giver arbejdsglæde Arbejdsglæde, samarbejde om kerneopgaven og høj grad af medansvar giver faglig stolthed En videre realisering af tillidsdagsordenen og en måde at styrke den lokale medindflydelse, medansvar og ledelse KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
HVAD FORSTÅR VI VED ARBEJDSFÆLLESSKABER? Et forpligtende fællesskab består af en gruppe mennesker, der forstår deres fælles kerneopgave og er afhængige af hinanden for at lykkes med deres arbejde (Kilde: Arbejdsmiljø København) KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
HVAD KENDETEGNER STÆRKE ARBEJDSFÆLLESSKAB? 1. Fælles forståelse af kerneopgaven 2. Et stærkt og forpligtende samarbejde om kerneopgaven 3. Mening med kerneopgaven skabes i arbejdsfællesskabet 4. En arbejdskultur hvor man både tilbyder og beder om hjælp 5. Høj social kapital 6. Høj grad af medansvar, medbestemmelse og medindflydelse 7. Høj grad af professionel uenighedskultur 8. Ledere, der udvikler og vedligeholder arbejdsfællesskaber KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
HVILKE TYPER ARBEJDSFÆLLESSKABER? BUF Skole Klynge KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
INVESTERINGSCASEN ARBEJDSPLADSEN I FOKUS Processtøtte Decentral investeringspulje 20% Metode og redskaber Dem der klarer det selv Dem der har brug for hjælp Ledelsesudvikling 80% MED/TRIO KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
Spørgsmål og refleksioner KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN
DELTAGERE I TÆNKETANKEN Lars Sten Sørensen, næstformand, KLS Jan Hoby, næstformand, LFS Mette Kjærgaard Svendsen, organisationspsykolog, Arbejdsmiljø København Steen Hildebrandt, professor på Aarhus Universitet og adjungeret professor på CBS Kasper Edwards, seniorforsker, DTU, Management engineering No Emil Sjöberg Kampmann, adjunkt ved Ledelsesuddannelserne, Institut for Ledelse og Forvaltning, Professionshøjskolen Metropol Ole Henning Sørensen, lektor, Center for Industiel Produktion, Aalborg Universitet Charlotte Larsen, seniorkonsulent, Mondays Facilitator: Pernille Thorup, afdelingsleder og seniorkonsulent, Center for Offentlig Kompetenceudvikling (C.O.K.) Fra BUF Pia Melgaard Jensen Bah, klyngeleder Lars Aaberg, skoleleder Nina Hemmersam, kontorchef i Policy Louise Kanstrup Petersen, chef for Områdesekretariatet, Conni Nielsen, udviklingskonsulent, Fagligt Center Signe Wilms Raun, specialkonsulent, i Policy, Christell Erichsen, chefkonsulent, i Policy Gunilla Martins, HR- og Arbejdsmiljøkonsulent, Områdesekretariatet Conni Lachenmeier, chefkonsulent, Områdesekretariat KØBENHAVNS KOMMUNE / BØRNE- OG UNGDOMSFORVALTNINGEN / SIDE 11
Arbejdsmiljødrøftelsen 2016 Ole Egelund // MEDsekretariatet 1
20-05-2016 Arbejdsmiljødrøftelsen 2016 Baggrundsmateriale til dette punkt: Arbejdsmiljøredegørelsen Arbejdsmiljødrøftelsen fra 2015 AMKs årsrapport Indstilling til aktuel og fremtidig drøftelse 2
20-05-2016 Arbejdsmiljødrøftelsen 2015 Forandringer og arbejdsmiljø Kerneopgaven som motor for arbejdsmiljøarbejdet Styrkelse af den sociale kapital Styrkelse af MED-indflydelse Implementering af tre projekter Mindre faggruppers arbejdsmiljø 3
20-05-2016 AM-drøftelsen indsatser Halvårsmøder MED-uddannelse Arbejdsmiljøuddannelse Derudover har fokusområderne fungeret som pejlemærker, f.eks. ifht: AMK-bestillinger Budgetønsker nu investeringscases Samarbejde med andre kontorer 4
20-05-2016 Arbejdsmiljøindsatsen, indikatorer For nuværende ingen indikatorer. En undersøgelse af APV viste ingen stram sammenhæng mellem den centrale og decentrale drøftelse Trivselsundersøgelsen er for nuværende eneste målepunkt et væsentligt argument for at koble drøftelsen tættere op af den (indstilling) MED-evalueringen 5
20-05-2016 Arbejdsmiljøredegørelsen, highlights Stor stigning af ulykker uden fravær. Rammer special og folkeskoler. Stor stigning af ulykker blandt ansatte med kort anciennitet. AMK har leveret 67% af deres tid på arbejds- og organisationspsykologiske opgaver. Tidlig Indsats. Brugen har været markant stigende. Særlig stress, udbrændthed og depression. 6
20-05-2016..highlights fortsat Falck Healthcare psykolog- og krisehjælp. Lille fald i brugen. Stadig stress som hovedårsag. Arbejdstilsynet har udover alment tilsyn lavet specialtilsyn på psykisk arbejdsmiljø på daginstitutioner og skoler. Deraf relativt mange påbud på dette område. Ellers er det indeklima og for daginstutioner APV. 7
20-05-2016 Spørgsmål/kommetarer til redegørelsen Hvad overrasker ved arbejdsmiljøredegørelsen (og AMKs rapport)? Hvad hæfter I jer særligt ved? Hvad tænker I skal tages med i den fremadrettede strategi? Tre og tre ved bordene? 8
20-05-2016 Indstilling Nedsættelse af arbejdsgruppe, der på baggrund af herværende drøftelse udarbejder en arbejdsmiljøstrategi bestående af: a)fokusområder og indikatorer, og b)handleplan for, hvordan forvaltningen proaktivt kan understøtte implementering af arbejdsmiljøstrategien, og at fokusområderne revurderes ulige år ifm. TRus 9
20-05-2016 Arbejdsgruppens sammensætning Anbefalinger til gruppen: Ikke for stor Både leder og medarbejdere Arbejdsmiljøgrupperne repræsenteret 10