Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 1 af 10 Udsendelse nr. 1 til de bydende Der har været afholdt formøde/spørgemøde den 27. september 2012 kl. 10:00-11:30 for ovennævnte entrepriser. Ved mødet gennemgik ordregiver enkelte punkter af udbudsmaterialet, og gav tilbudsgiverne lejlighed til at stille spørgsmål. Ordregiver orienterede om, at udbuddet omfatter 5 års arbejde for Odense Kommune og 1 års arbejde for Vejdirektoratet, med mulighed for 1-2 års forlængelse af kontrakterne. For Odense Kommune skal den vindende entreprenør dels udføre ledelsesopgaver i vintertjenesten, og dels varetage indkøb af nyt vintermateriel, hvorfor entreprenører med kontrakter indenfor vintertjenesten, eller entreprenører, der producerer eller leverer vintermateriel ikke kan deltage i licitationen. Ved mødets afslutning blev vedligeholdscentret besigtiget. I det følgende anføres spørgsmål modtaget før, under og efter mødet, med ordregivers svar, der vil være en præcisering af udbudsmaterialet. Spørgsmål fra de bydende, med ordregivers svar(i kursiv). Delaftale 1. Vilkår for leje af værksted side 4. Spørgsmål nr. 1: Årseftersyn og reparation af nævnte tekniske installationer, bør være et mellemværende mellem udlejer og ordregiver, ud fra følgende argumenter: Bygningerne og tekniske installationer er ca. 33 år gamle. Større reparationer p.g.a. alder og almindelig slidtage på f.eks. varme og ventilation, porte-loftkran m.m. kan i nogle tilfælde beløbe sig til mellem 25 50.000kr. pr. reparation. Så store reparationer kan være svære at forudsige og kan dermed være svære at prissætte i tilbudsgivningen. Reparationerne vil være af blivende værdi, levetiden efter større reparationer vil typisk række langt ud over denne her entreprises løbetid. Den daglige vedligeholdelse og ansvar, skal selvfølgelig påhvile tjenesteyder. Mit forslag anser jeg for økonomisk mest fordelagtige for ordregiver, og mindre risikofyldt for tjenesteyder. Svar nr.1: Ordregiver vil ændre udbudsmaterialet således, at lejer har ansvaret for den daglige drift og vedligehold af tekniske installationer, herunder ansvar for gennemførelse af lovpligtige eftersyn, samt for gennemførelse af nødvendigt vedligehold og reparation, efter nærmere aftale med ordregiver. Lejers udgifter til reparation eller udskiftning afholdes af udlejer.
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 2 af 10 Vilkår side 21. den 5. medarbejder. Spørgsmål nr. 2: Den 5. medarbejder i udbudsmaterialet, har i sin nuværende aflønning et ekstra honorar indregnet i sin løn, som ifølge aftale mellem O.A.E. og Odense Kommune er et ekstra honorar rådighedstillæg som betyder at Odense Kommune/vejinspektørerne kan kontakte medarbejderen uden for normal arbejdstid året rundt, i tilfælde af oliespild på kørebaner udlevering af materiel m.m. Medarbejderen er ikke forpligtiget til at besvare opkaldet eller møde op hvis ikke det er muligt. Udkald afregnes efterfølgende efter en model udarbejdet af Leif Mikkelsen. Hvis aftalen skal fortsætte vil det dog være mere enkelt at afregning sker i henhold til entrepriseaftalen for vinterværkstedet. Skal aftalen fortsætte? Hvor meget vil det kunne forventes af vejinspektørerne kan benytte medarbejder nr. 5. pr. år. Er der en beskrivelse af opgaverne? Svar nr. 2: Nej, ordregivere ønsker ikke aftalen om rådighedsvagt for den pågældende medarbejder opretholdt under denne entreprise. Tjenesteyder kan påregne at medarbejder nr. 5 skal stå til rådighed for Parkeringskontoret i ca. 75 % af sin arbejdstid, og at dette kan aftales med Parkeringskontoret med 1-4 ugers varsel. Ved pludselig sygdom, kan denne frist dog blive overskredet. Tjenesteyder skal herudover selv påregne at beskæftige medarbejderen, herunder ved salg af hans ydelser til Odense Kommune til beskrevne og ikke beskrevne opgaver. Alle opgaver bestilles hos tjenesteyder. Tilbuds- og afregningsgrundlag afsnit 4.2.2-5 Spørgsmål nr. 3 Telefonkonsultation uden for normal arbejdstid. For at forhindre misforståelser mellem ordregiver og tjenesteyder bør reglerne præciseres. Er det afregning pr. telefonopkald eller er der et tidsinterval i forhold til ny afregning ved efterfølgende telefonopkald? Svar nr. 3: Ved telefonkonsultation uden for arbejdstid betales for opkaldets varighed, dog minimum 1 time. Såfremt der forekommer flere opkald inden for ovennævnte time, betales fra 1. opkalds start til sidste opkalds afslutning. Opkald regnes fælles for delaftale nr. 1 og nr. 2 Samtidigt ændres forholdet vedr. overtidstillæg, således at der for udkald, hvor arbejdet ikke ligger i forlængelse af den daglige arbejdstid (morgen eller aften) betales overtidstillæg for mindst 4 timer. Hvor efterfølgende udkald finder sted inden for 4 timer efter forudgående udkald betales fra første udkald til afslutning af arbejdet igangsat pga. sidste udkald. Udkaldets længde opgøres fælles for delaftale nr. 1 og 2.
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 3 af 10 Vaskeplads delaftale 1. Spørgsmål nr. 4 Der er ikke i udbudsmaterialet nævnt noget om drift og vedligehold af vaskeplads og vaskehal med tilhørende udstyr (højtryksrensere). Vaskepladsen bruges i vinterhalvåret primært af vinterentreprenørerne til vask/spuling af vintermateriellet og deres køretøjer. Eksterne entreprenører (servicehold) m.m. bruger vaskepladsen hele året. Tjenesteyder bruger vaskepladsen til ekstra rengøring af maskinerne ved eftersyn uden for sæson og afvaskning af sne og is i sæson i forbindelse med reparationer. Forslag: Jeg foreslår at ordregiver betaler drift og vedligehold af vaskeplads / hal herunder tømning af sandfang og olieudskiller. Tjenesteyder fører tilsyn og renhold af vaskeplads og vaskehal vederlagsfrit, som modydelse for tjenesteyders brug af vaskehal /plads Svar nr. 4: Ordregivers vaskeplads og -hal står til rådighed for alle Odense Kommunes entreprenører, herunder tjenesteyder. Det tilføjes i lejekontrakten, at lejer også forestår drift og renhold af vaskeplads og -hal, idet udlejer betaler for vand, samt for tømning af sandfang og olieudskiller. Udstyr som højtryksrensere mv. vedligeholdes og forsynes med brændstof mv. af tjenesteyder for ordregivers regning. Delaftale 2. Spørgsmål nr. 5 Servicebiler. V.D. stiller krav om 2 servicebiler, dette krav finder jeg er skudt langt over målet. I den nuværende entreprise var kravet også 2 biler, her kom jeg i sin tid med et alternativt tilbud, hvor VD og Odense Kommune delte en servicevogn. I den nye entreprise er VD`s mængde af materiel stærkt reduceret i forhold til den gamle entreprise, så efter vores erfaringer og bedste overbevisning er en servicevogn dækkende for behovet. I sidste entreprise blev det droppet at skifte skær på saltpladserne. Alle skær skift foregår på Olfert Fichers vej. Svar nr. 5 Kravet til servicebiler bliver reduceret til 1 i delaftale nr. 2. Spørgsmål nr. 6 Blandeanlæg: I tilbudslisten skal vi afgive bud på rep. og vedligehold af 2 stk. blandeanlæg Epo Mix 20 og Nidoanlæg. VD råder ikke over blandeanlæg på Fyn. Svar nr. 6 Blandeanlæg udgår af delopgave nr. 2
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 4 af 10 Spørgsmål nr. 7 Kombispredere og plove VD har ingen kombispredere type AST 4902 på Fyn. På Fyn bruges Epoke S 4400 og S 4402 VD har ingen SPS 300 og SP 310 plove på Fyn. Svar nr. 7 Tilbudslisten ændres således at der afgives pris på Kombispredere med dyser, som AST 4902, S4400, S4402 eller lignende. Tilbudslisten ændres således at der afgives pris på sideplove med sjapskær, uden nærmere angivelse. Spørgsmål nr. 8 Skal tjenesteyder renholde saltpladsen på Olfert Fischers Vej? Svar nr. 8 Ja, det udføres som timelønsarbejde som anført i Vilkår side 22. Spørgsmål nr. 9 Indgår ansvar for porte i depotbygningen også i delopgave nr. 1. Svar nr. 9 Ja, selv om depotbygningen ikke indgår i tjenesteyders lejemål, har tjenesteyder ansvaret for disse porte, som beskrevet i vilkår for leje af vinterværksted. Spørgsmål nr. 10 I Vilkår side 16 er det krævet, at der skal være blinkende gult kryds på servicevogne. Hvorfor det? Der bliver ikke udført servicearbejde på motorveje. Svar nr. 10 Kravet til blinkende gul pil frafaldes. Spørgsmål nr. 11 Hvornår skal bilag 2 vedr. arbejdsmiljø udfyldes? Svar nr. 11 Bilaget vil blive gennemgået ved projektgennemgangen, hvorefter entreprenøren udfylder, og vedligeholder det. Spørgsmål nr. 12 I Vilkår for leje af Vinterværkstedet er anført nogle beløb for forbrug i 2011. Er det de samlede forbrug, eller det forbrug lejer skulle have betalt ved den angivne fordeling. Svar nr. 12 Det er det forbrug lejer skulle have betalt med den anførte fordeling.
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 5 af 10 Spørgsmål nr. 13 Hvad indebærer brug af Vinterman? Hvilke programmer/registre/funktioner skal anvendes? Svar nr. 13 Ordregiver henviser til beskrivelsen af Vinterman på http://www.vinterman.dk/vinterman/doc/vinterman-folder-2012-03.pdf samt Vinterman brugervejledningen på http://www.vinterman.dk/vinterman/doc/userdoc.pdf. I brugervejledningen er de primære områder beskrevet i afsnit 5.6, 5.7 samt 5.8 dækkende udstyr, udstyrsaktiviteter samt reservedele, der anvendes i øjeblikket. Funktionerne omkring evaluering af dataopsamling mv. vil også skulle anvendes (afsnit 6.15 og 6.15). Yderligere anvendelse af Vinterman vil kunne kræves, ved at ordregiver angiver hvilke dele af Vinterman værkstedsentreprenøren skal benytte, og der indgås aftale herom. For delaftale 1 gælder yderligere, at der ikke skal ske indscanning af dokumenter i Vinterman. Spørgsmål nr. 14 Vedr. rabatgivning i delaftale 1. som baserer sig på arbejdsmængden i delaftale 2. Det er vores opfattelse at hovedpost 1.1.1. Drift af vedligeholdscenter, som er en fast ydelse i forhold til husleje m.m. ikke bør indgå i beregningen af rabatten i forhold til delaftale 2 med følgende begrundelse: Den faste ydelse i delaftale 1.1.1. er væsentlig større end den samlede entreprise i delaftale 2. Post 1.1.1 indgår ikke i delaftale 2. Svar nr. 14 Forholdet ændres, således at rabatten skal gives på summen af hovedpost 2, 3 og 4. Spørgsmål nr. 15 I perioden fra 2007 hvor OAE flyttede entreprisen til Olfert Fishers vej, har der løbende været foretaget nødreparationer af værkstedsgulvet, fordi betongulvet er porøst efter mange års nedsivning af vand. Problemet er størst på de vognbaner med reparationsgravene, hvor der er kælder under. Odense Kommune har løbende fået foretaget nødreparationer af betongulvene, med begrundelse i at der ikke har været råd til en gennemgribende renovering af gulvene. Større sætninger og skader på gulvene som skyldtes mange års slid og manglende vedligehold/reparationer, bør være et anliggende mellem ejendomsadministrationen og ordregiver. Tjenesteyder forpligtiger sig til den daglige vedligeholdelse og renhold af betongulvene. Der bør ved start af entreprisen laves et sundhedscheck af bebyggelsen med deltagelse af ejendomsadministrationen, tjenesteyder og ordregiver. Svar nr. 15 Ved indvendigt vedligehold forstås ikke forbedringer af det lejede eller konstruktive indgreb, der ikke skyldes lejers brug eller misbrug. Ved overtagelse af lejemålet foretages normal gennemgang af det udlejede.
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 6 af 10 Spørgsmål nr. 16 Delaftale 2. I arbejdsbeskrivelse MONTERING ALLE PLOVE skal punktet "frontplade monteres" udgå, da det i VD's entreprise med vognmændene, er et krav at vognmanden stiller med bil og frontplade monteret. Værkstedets opgave vil være at kontrollere om vognmandens udstyr, frontpladebeslag og stik m.m. er i orden. I arbejdsbeskrivelse AFMONTERING ALLE PLOVE skal punktet "frontplade demonteres" udgå da frontpladen tilhører vognmanden. Svar nr. 15 Ja, Vejdirektoratets vinterentreprenører skal, til snerydning, selv stille med frontplade monteret, hvorfor frontplader ikke indgår i Afmontering/montering efter/før vintersæsonen
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 7 af 10 Der foretages følgende ændringer af udbudsmaterialet Vilkår for leje af værkstedsbygninger mv. Side 2, Omfang, 6. afsnit: 2 el portalkraner på værkstedet, løfteevne er 32.000 kg. 2 el portalkraner på værkstedet, løfteevne er 3.200 kg. Side 3 1. afsnit: Depotbygning: 3 el-porte 7 porte med rulle Depotbygning: 3 el-porte 7 porte med rulle Depotbygningen er ikke en del af det udlejede, men lejer forstår drift og vedligehold af portene, som anført efterfølgende. Side 4, Andre ydelser og forpligtelser, 2. og 3. afsnit: Lejer har dog reparation/vedligehold og lovpligtigt eftersyn af elektriske porte. Seneste lovpligtige eftersyn er gennemført 17. november 2011. Lejer har alt indvendig vedligehold, herunder eftersyn og reparation af inventar, herunder loftkraner, olieudskiller, el, vvs og varmeinstallationer, udsugnings- og ventilationsanlæg m.m. samt nagelfast inventar og udstyr. Seneste lovpligtige eftersyn af loftskraner er gennemført 7. november 2011. Lejer forestår dog drift og vedligehold af porte, herunder lovpligtigt eftersyn af elektriske porte. Seneste lovpligtige eftersyn er gennemført 17. november 2011. Lejer forestår alt indvendig vedligehold, herunder drift, vedligehold og eftersyn af inventar, herunder loftkraner, olieudskiller, el, vvs og varmeinstallationer, udsugnings- og ventilationsanlæg m.m. samt nagelfast inventar og udstyr. Seneste lovpligtige eftersyn af loftskraner er gennemført 7. november 2011. Lejer iværksætter reparation og udskiftning efter aftale med udlejer, som afholder alle udgifter til reparation og udskiftning. Side 4, Andre ydelser og forpligtelser: Til sidst i afsnittet tilføjes: Lejer forestår ligeledes drift og renhold af vaskehal og vaskeplads, beliggende i hhv. i tilslutning til udlejers depotbygning/lagerbygning. Udlejer betaler dog udgifter til vand, samt til tømning af sandfang og olieudskiller. Udlejers udstyr/højtryksrensere mv. vedligeholdes og forsynes med brændstof af tjenesteyder for ordregivers regning.
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 8 af 10 Vilkår for arbejdets udførelse, delaftale nr. 1 Side 21, Parkeringskontoret mv. Hele afsnittet I forbindelse med virksomhedsoverdragelsen får tjenesteyder overført en medarbejder (medarbejder nr. 5), der i et vist omfang skal stilles til rådighed for ordregivers parkeringskontor. Tjenesteyder kan påregne at arbejdet for parkeringskontoret vil andrage ca. 1200-1300 timer på årsbasis, godt 4 timer dagligt, og fuld tid i de perioder, hvor kontorets 2 medarbejdere holder ferie, idet medarbejderen skal kunne vikariere for parkeringskontorets medarbejdere. Arbejdstid vil kunne aftales med parkeringskontoret 1-4 uger i forvejen, bortset fra ved akut sygdom. Opgaven for parkeringskontoret må kun udføres af den af ordregiver udpegede medarbejder. Når denne medarbejder fratræder tjenesteyder vil denne opgave bortfalde, med mindre ordregiver kan godkende en anden medarbejder. Side 16, Værktøj, 3. afsnit: Servicebiler skal være forsynet med blinkende gult kryds, jf. vejreglen Afmærkning af vejarbejder, dateret april 2008. Servicebilen skal være afmærket, jf. BEK nr. 800 af 04/07/2012 Bekendtgørelse om afmærkning af vejarbejder mv. Vilkår for arbejdets udførelse, delaftale nr. 2 Side 14, Værktøj, 2. og 3. afsnit Eksternt udstyr målrettet til Delaftale 2 Til brug for eftersyn, reparation og vedligehold af materiel under beredskabsperioden, skal tjenesteyder råde over mindst 1 servicevogn, indrettet til følgende opgaver: Eftersyn og vedligehold i sæsonen af væskespredere, fugtsaltspredere og kombispredere Mindre reparationer på mekanisk, elektrisk og hydraulisk udstyr. Udskiftning af sliddele på sneplove mv. Servicebilen skal være afmærket, jf. BEK nr. 800 af 04/07/2012 Bekendtgørelse om afmærkning af vejarbejder mv. Arbejdsbeskrivelser værksted VD Fælles Arbejdsbeskrivelser, plove: Side 1, Afmontering alle plove, tabellen 2. række: Frontplade demonteres fra lastbil. Opbevares på palle mærket med rute-/maskinnummer. Teksten udgår!
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 9 af 10 Side 5, Montering alle plove, tabellen 1. række: Frontplade og chassisbeslag: Kontrol for brud og skævheder. Frontpladen monteres og hældning kontrolleres. Kontroller svingbolte frontplade / parallelogram plov. Frontplade og chassisbeslag: Kontrol for brud og skævheder. Frontpladens hældning kontrolleres. Kontroller svingbolte frontplade / parallelogram plov. Tilbuds- og afregningsgrundlag Side 4, Prisreduktion afsnit 2 og 3 Rabatten angives som en procent af den samlede tilbudssum i delaftale nr. 1, og anføres på tilbudslistens forside. Rabatten afregnes hver måned på alle ydelser i delaftale nr. 1 iht. Tilbudslistens priser. Rabatten angives som en procent af tilbudssummen for hovedpost 2, 3 og 4 i delaftale nr. 1, og anføres på tilbudslistens forside. Rabatten afregnes hver måned på alle ydelser i delaftale nr. 1, afregnet iht. Tilbudslistens priser fra hovedposterne 2, 3 og 4. Side 8, 4.2.2-.5 Overtidstillæg Overskrift og hele afsnittet 4.2.2-.6 Overtidstillæg Som tillæg til normaltimeløn eller enhedspriser betales pr. medarbejder et overtidstillæg pr. påbegyndt time for det antal overarbejdstimer der er præsteret. For udkald, hvor arbejdet ikke ligger i forlængelse af den daglige arbejdstid (morgen eller aften) betales dog overtidstillæg for mindst 4 timer. Hvor efterfølgende udkald finder sted indenfor 4 timer efter forudgående udkald, betales fra første udkald til afslutning af arbejdet igangsat pga. sidste udkald. Udkaldets længde opgøres fælles for delaftale nr. 1 og nr. 2. Såfremt afhjælpning af fejl kan gennemføres ved telefonkonsultation, betales for opkaldets varighed, dog minimum 1 time. Såfremt der forekommer flere opkald inden for ovennævnte time, betales fra 1. opkalds start til sidste opkalds afslutning. Opkald regnes fælles for delaftale nr. 1 og nr. 2
Udsendelse nr. 1 til de bydende Side 10 af 10 Tilbudsliste Delaftale nr. 1 Forsiden, 4. afsnit: I de måneder, hvor tilbudsgiver har kontrakt med både Vejdirektoratet og Odense Kommune om "Drift, vedligehold og administration af vintermateriel" yder tilbudsgiver en rabat på denne entreprise (Deaftale nr. 1) på: I de måneder, hvor tilbudsgiver har kontrakt med både Vejdirektoratet og Odense Kommune om "Drift, vedligehold og administration af vintermateriel" yder tilbudsgiver en rabat på denne entreprises (Delaftale nr. 1) hovedposter 2, 3 og 4 på: Side 9, Hovedpost 4 Post 4.1.6 udgår Øvrige mængder i post 4.1 er ændret Tilbudsliste Delaftale nr. 2 Side 4, Hovedpost 2 Post 2.1.1 og post 2.1.2 udgår Side 4, Hovedpost 2 Post 2.2.1 Epoke - AST 4902-5 m 3 tørstof og 6 m 3 lage Post 2.2.1 Kombispredere med dyser, som AST 4902, S4400, S4402 Side 4, Hovedpost 2 Post 2.6.1 udgår Post 2.6.2 Villeton 36 og AM Hudik 3400 29 stk. Post 2.6.2 Sideplove med sjapskær 31 stk. Side 5, Hovedpost 3 Post 3.1 udgår Nyt udbudsmateriale Der udsendes nye tilbudslister til delopgave nr. 1 og nr. 2.