Udbud af glatførebekæmpelse og snerydning i Odder Kommune

Transkript

1 Til de bydende ADRESSE COWI A/S Havneparken Vejle TLF FAX WWW cowi.dk DATO 6. september 2016 SIDE 1/2 REF ATG PROJEKTNR A Udbud af glatførebekæmpelse og snerydning i Odder Kommune RETTELSESBLAD NR. 1 Dette rettelsesbrev 1 indeholder et referat fra spørgemøde afholdt den 16. august 2016 kl samt den præsentation, der blev fremvist på mødet. Rettelsesbrev 1 indeholder også meddelelser til de bydende samt besvarelser af indkomne spørgsmål. Referat fra spørgemødet: Præsentation fra spørgemødet kan ses i forlængelse af dette rettelsesbrev 1. Spørgsmål stillet på spørgemødet: Spørgsmål A: Er ruterne magen til dem i sidste udbudsrunde? Svar: Nej, enkelte ruter er ændret siden sidste udbudsrunde. Dette fremgår af kortbilagene. Spørgsmål B: Ifølge Entrepriseoversigten skal der ikke leveres egne plove til traktorruter. Skal felter vedrørende Oplysninger om tilbudt plov i bilag 3 udfyldes? Svar: Det er korrekt, at der ikke skal leveres egne plove til traktorruter. Felter vedrørende Oplysninger om tilbudt plov i bilag 3 skal IKKE udfyldes. CVR

2 SIDE 2/2 Der er modtaget følgende spørgsmål til udbuddet: 1 Spørgsmål 1 Det ser ud til at bilag 1 og 2 til Tilbuds-og Afregningsgrundlaget (TAG) er ens. Er det korrekt? Svar: Bilag 1 og 2 er ikke ens. Det er dog de samme tekniske oplysninger der skal afgives på de to bilag. Bilag 1 omhandler lastbiler type 1 til saltspredning/kombikørsel. Bilag 2 omhandler lastbiler type 2 til snerydning. Følgende meddeles desuden vedrørende udbuddet: Følgende tekst i kapitel 2.3 Ordregivers materiel gælder ikke for entrepriseopstart i 2016: Leverandøren skal senest 14 dage før beredskabsperiodens start have afleveret opdaterede skemaer, Tilbuds- og afregningsgrundlag bilag 1, 2, 3 og 4, om materiel og chauffører. Ordregiver indkalder med 14 dages varsel leverandøren til besigtigelse af leverandørens køretøj og evt. eget materiel samt montering af ordregivers materiel på ordregivers værksted. Montering kan finde sted fra 14 dage før beredskabsperiodens start. I stedet sker aflevering af skemaer og montering af materiel i 2016 efter aftale med ordregiver. Bilag 4 eksisterer ikke i udbuddet. Bilag 4 i teksten herover slettes. Teksten gælder derfor kun for øvrige år i entrepriseperioden og eventuelle forlængelser. Med venlig hilsen Ane Toftegård Grosmann Ingeniør atg@cowi.dk Telefon: /

3 Spørgemøde Udbud af glatførebekæmpelse og snerydning , Odder Kommune Ane Toftegård Grosmann 1

4 Generelt Udbud af 12 ruter i Odder Kommune, lastbiler, traktorer på kørebaner med option på forlængelse i 2 x 12 måneder. Denne præsentation indeholder udklip af udbudsmaterialet. På mødet gennemgås en række centrale elementer omkring udbudsforretningen. ISÆR eespd-dokumentet. Der bliver lavet referat af spørgemødet inkl. denne pæsentation, som bliver offentliggjort på samme sted som udbudsmaterialet. Spørgsmål stillet på spørgemødet bliver skrevet ind i et rettelsesblad, der indeholder referatet. Øvrige spørgsmål skal stilles skriftligt som anført i udbudsmaterialet. 2

5 Udbudsdokumenter Udbudsbekendtgørelse Udbudsvilkår eespd-dokument Kontrakt Særlige betingelser, SB Tilbudslister, TBL Tilbuds- og afregningsgrundlag, TAG Særlige arbejdsbeskrivelser, SAB Rutekort 3

6 Dokumentoversigt Dokument (inkl. bilag) Udbudsbekendtgørelse Udbudsvilkår ESPD-request.xml Kontrakt Særlige betingelser (SB) Tilbudslister (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Formål Dokumenter relateret til udbudsforretningen. Dokumenterne bortfalder efter tildeling. ESPD udfyldes, underskrives og afleveres med tilbuddet Kontrakt for aftalen Kontraktgrundlag, SB Tilbudslisterne (erstattes med tilbudsgiverens tilbud kontraktunderskrivning). Afregningsprincipper, TAG. Særlige arbejdsbeskrivelser (SAB) Rutekort Definerer kravene til arbejdets udførelse. Indgår som bilag til kontrakten. 4

7 Udbudsbekendtgørelse Udbudsbekendtgørelse Alternative tilbud tages ikke i betragtning. Forbehold: Såfremt en tilbudsgiver efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet tydeligt angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet. Ordregiver gør opmærksom på, at forbehold indebærer risiko for, at Ordregiver må anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Frist for modtagelse af bud: 13/09/2016 kl. 12:00. Der er ikke mulighed for at overvære åbning af tilbud. Tilbuddene skal sendes til/afleveres hos: Odder Kommune Att: Leo Kristoffersen Højmarksvej Odder og skal mærkes Tilbud, Glatførebekæmpelse og snerydning Må ikke åbnes i receptionen/posten". Tilbuddene bedes afleveret i ét underskrevet papirbaseret eksemplar og ét eksemplar i elektronisk udgave (USB-stik/cdrom). 5

8 Udbudsvilkår Tidsplan for udbudsforretning 8. august 2016 Offentliggørelse af udbudsmaterialet 16. august Spørgemøde 2. september Spørgefrist 6. september Frist for Ordregivers svar på spørgsmål 13. september Tilbudsfrist 10. oktober Forventet kontrakttildeling oktober Standstill 21. oktober Forventet kontraktunderskrift oktober Leverancens påbegyndelse

9 Udbudsvilkår ESPD-dokument Der stilles ikke krav til egnethed, hvorfor ESPD-skemaets del IV ikke skal udfyldes. ESPD-skemaets del II, III og VI skal udfyldes. Det er et krav, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Der stilles ikke krav om økonomisk og finansiel samt teknisk og faglig kapacitet. 7

10 Udbudsvilkår Udfyldelse af ESPD-dokumentet eespd-dokumentet udfyldes elektronisk på følgende vis: Gå ind på følgende hjemmeside: Under punktet "Hvem er De?" vælges "Jeg er en økonomisk aktør" Under punktet "Hvad ønsker De at gøre?" vælges "Importere ESPD" Under punktet "Upload dokument" angives stien til hvor I har gemt " espdrequest.xml"-filen, der er en del af udbudsmaterialet, og.xml-filen oploades til hjemmesiden ved at vælge "Næste". eespd'en udfyldes herefter på hjemmesiden. Efter elektronisk udfyldelse af eespd'en kan dokumentet udskrives og underskrives. 8

11 Udbudsvilkår Udfyldelse af ESPD-dokumentet ESPD-skemaets del II, III, V og VI skal udfyldes, ikke del IV. Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør (jer ) Del III: Udelukkelsesgrunde (Udfyldt i forvejen, vær sikker på det er OK) Del IV: UDFYLDES IKKE Del V: UDFYLDES IKKE Del VI: Dokumentet printes, underskrives og vedlægges tilbuddet 9

12 Udbudsvilkår Tildelingsmodel Laveste pris Først tildeles delkontrakter med kun ét tilbud. Derefter tildeles delkontrakter med flere tilbud. 10

13 Udbudsvilkår Tildelingsmodel 1. Delkontrakter med kun ét tilbud. Hvis der kun er ét bud på en eller flere delkontrakter, tildeles disse delkontrakter først. Tildeling sker i henhold til den på tilbudssamlelisten anførte rækkefølge af ruter, idet type 1-køretøjer kan erstatte type 2-køretøjer for både lastbiler og traktorer såfremt de opfylder samtlige krav. I tildelingen iagttages den eventuelt oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Der tages forbehold for, at Ordregiver kan annullere en eller flere delkontrakter, såfremt de indkomne tilbud ikke muliggør en overholdelse af Ordregivers budget for delkontrakten. 2. Delkontrakter med flere tilbud. Delkontrakterne vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen af delkontrakterne på tilbudssamlelisten, idet type 1-køretøjer kan erstatte type 2-køretøjer for både lastbiler og traktorer såfremt de opfylder samtlige krav. I tildelingen iagttages den eventuelt oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Der tages forbehold for, at Ordregiver kan annullere en eller flere delkontrakter, såfremt de indkomne tilbud ikke muliggør en overholdelse af Ordregivers budget for delkontrakten. Eksempel: En tilbudsgiver byder på delkontrakterne 1, 2 og 3 og er billigst på alle 3 delkontrakter i forhold til øvrige tilbudsgivende. Tilbudsgiveren ønsker dog kun 2 delkontrakter overdraget og bliver således tildelt delkontrakt 1 og 2, som er de to første delkontrakter i delkontraktrækkefølgen. Den efterfølgende delkontrakt, 3 bliver så tildelt til den tilbudsgiver der er anden-billigst på delkontrakt 3, idet det billigste tilbud på delkontrakt 3 ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt. Resultat af tildelingen. Hvor der er flere bud på samme delkontrakt, tildeles delkontrakten derfor ikke i alle tilfælde tilbuddet med den laveste pris. 11

14 Udbudsvilkår Dokumenter, der skal vedlægges tilbuddet 5.2 Tilbuddenes indhold og dokumentation Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste Udfyldt, dateret og underskrevet eespddokument (Det fælles europæiske udbudsdokument) Rådighedserklæring, såfremt tilbudsgiver baserer sin formåen på andre enheder. Tilbuddet afgives ved udfyldelse og underskrivelse af Tilbudslisten. Tilbudsliste og Tilbudssamleside ESPD-dokument Evt. rådighedserklæring Tilbudsgiver skal aflevere et udfyldt, dateret og underskrevet ESPD-dokument som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens

15 Kontrakt og Særlige Betingelser - SB Kontrakten er et udkast. De grå felter i kontrakten udfyldes efter tildeling. Kontrakten underskrives efter afsluttet stand-still periode. Kontraktgrundlag er AB Service 2003 med supplerende bestemmelser i Særlige Betingelser SB 13

16 Kontrakt Kontrakten Kontrakten indeholder oplysninger om: Betalingsdetaljer Entreprenørens forsikring Entreprenørens ansvar Prisregulering Kontraktens løbetid Bodsbestemmelser 14

17 Kontrakt Kontrakten - Bod 15

18 Særlige Betingelser Særlige Betingelser SB Kontraktperioden Leverandørens arbejdsledelse Kontrol Tilsyn Henviser flere steder til Kontrakten 16

19 Tilbudsliste Udfyldelse af tilbudslisten Tilbudslister for de enkelte entrepriser/delaftaler, der ønskes afgivet tilbud på, udfyldes i deres helhed (alle hvide felter udfyldes) Beredskabs- og monteringshonorar Enhedspriser Timepriser Vente-/ledigtid Tilbudssum Sted, dato, underskrift og firmadetaljer Tilbudssamleliste udfyldes ved at: anføre tilbudssum for de enterpriser/delaftaler, der afgives tilbud anføre kapacitet, såfremt denne er begrænset anføre CVR-nummer, sted, dato, firmadetaljer og underskrive 17

20 Tilbudslisten Tilbudssamlelisten Indsæt tilbudssummer fra tilbudslisterne 18

21 Tilbudslisten Tilbudssamlelisten Kapacitet CVR Underskrift 19

22 Tilbudslisten Tilbudslisten Beredskabs- og monteringshonorar Enhedspriser Timepriser Vente/Ledigtid TILBUDSSUM Underskrift 20

23 Tilbuds- og afregningsgrundlag Beredskabs- og monteringshonorar Beredskabs- og monteringshonorar er betaling for, at I (herunder chauffører og materiel) er klar til og står til rådighed for Odder Kommune. 21

24 Tilbuds- og afregningsgrundlag Enhedsprisafregning Betaling for standardgennemkørsler på ruter 22

25 Tilbuds- og afregningsgrundlag Timeprisafregning Opdeling af timeprisafregning: Glatførebekæmpelse og kombikørsel Snerydning Ventetid/ledigtid 23

26 Tilbuds- og afregningsgrundlag Skemaer Afleveres ved kontraktopstart i 2016 Derefter hvert år inden sæsonstart Kun 1 skema pr. køretøj 24

27 Særlige arbejdsbeskrivelser Ydelser - opsamling Ordregiver: Afholder orienteringsmøder og instruktioner Igangsætter aktiviteter Stiller materiel til rådighed på nogle ruter Leverer materialer Leverandøren: Planlægning og ledelse Herunder deltagelse i opstartsmøder, materiel o.lign. Beredskab 15. oktober til 15. april Mindst 2 uddannede chauffører pr. køretøj Udrykning jf. udkald fra ordregiver Materiel Eget materiel Forholdsregler ved ordregivers materiel 25

28 Særlige arbejdsbeskrivelser Udkald Responstider: Glatførebekæmpelse: 45 minutter Snerydning og kombikørsel: 45 minutter Responstider tælles efter automatisk eller manuelt opkald fra vintervagten. Chaufføren skal opstarte og afslutte sin rute via SMS. 26

29 27