Referat af 5. møde i den fælles kompetencecenterledelsesgruppe Tirsdag den 31.05.11, kl. 13.00 16.00 hos KCØ, DELTAGERE Karen Marie Lyng (KML), speciallæge, sektionsleder, KCØ Bente Nørgaard (BN), overlæge, centerleder, KCS Mette Nørgaard (MN), overlæge, KCN Merete Osler (MO), professor, KCØ Paul Bartels (PBa), cheflæge, faglig leder, DFS Anne Marie Sigsgaard Hansen (AMSH), fuldmægtig, DFS Birgitte Randrup Krog (BRK), NIP projektleder, souschef, DFS Maybritt Pedersen (May), chefsekretær, DFS (referent) AFBUD Søren Paaske Johnsen (SPJ), forskningsoverlæge, centerleder, KCN Dato: 14.06.2011 Maybritt Pedersen Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram Olof Palmes Allé 15, DK 8200 Aarhus N t: +45 7841 3971 e: mayped@rm.dk w: www.rkkp.dk DAGSORDEN 1. Udmøntning af Regionernes udviklingspulje for Klinisk Kvalitet orientering om prioriteringsudvalgets indstillinger Den 30.05.11 pr. mail fremsendt supplering til punktet fra Paul Bartels: Jeg medsender KCØs redegørelse vi har lavet den tilsvarende øvelse i KCN og NIP og finder, at beløbet ca. 200.000 kr. pr. år/database er realistisk vores udgifter fordeler sig noget anderledes på de forskellige poster, men som sagt; det svarer til et par hundrede tusinde. Jeg fremsætter derfor følgende forslag til styregruppen: Det indstilles, at der generelt budgetteres med en it udgift pr. år/database på kr. 200.000, som indgår i kompetencecentrenes budget. For et mindretal af databaserne gælder det, at der udarbejdes særlige budgetter svarende til hel eller delvis ekstern/alternativ finansiering af databasens it systemer udenfor kompetecentrenes virksomhed. Betingelsen for udløsning af it budgettet er: 1. Leverance af inddaterings /datafangstportal med acceptabel performance (specificeres) 2. Udgivelse af online/månedlig/kvartalsvis rapport (svarende til basiskravene) på afdelingsniveau 3. Senest indenfor 4 måneder efter opgørelsesperiodens afslutning
udgivelse af datasæt til årsrapport 4. Brugersupport, inklusive nødvendig uddannelse i forhold til produktion af ind og uddata hos rekvirenterne. 2. Lederseminar den 28. 29.06.11 program og indhold. Udkast til program vedlagt til drøftelse mhp. eventuel tilretning og feedback til konsulent Anders Trillingsgaard. 3. Fastlæggelse af mødedatoer for efteråret 2011 4. Evt. REFERAT 1. Udmøntning af Regionernes udviklingspulje for Klinisk Kvalitet orientering om prioriteringsudvalgets indstillinger Paul Bartels redegjorde for bevillingsrammen: Totalpuljen er på Heraf er afsat: Biobank 10,0 mio kr. Basisbevilling til kompetencecentre og sekretariat 5,6 mio. kr. Projektpulje til nye og eksisterende databaser 3,0 mio. kr. Pulje til fordeling af driftsbudgetter til databaserne og DMCG er Ansøgt af DMCG 11,0 mio. kr. Ansøgt af databaser 45,2 mio. kr. I alt ansøgt Prioriteringsbehov (56,2 mio kr. 36,8 mio kr.) 55,4 mio kr. 36,8 mio. kr. 56,2 mio kr. 19,4 mio kr. Der er udfordringer i form af økonomiske bindinger, herunder infrastruktur for klinisk kræftforskning jf. økonomiaftalen (20 mio kr.), biobank (13. mio kr.), PLOs overenskomst samt ansøgninger fra 1½ 2 nye databaser (palliativ og melanom). PBa orienterede om arbejdet i prioriteringsudvalget, der er foregået med udgangspunkt i stratificeringskonceptet, hvor hver enkelt database er stratificeret til model 1 eller model 2. Databaser i gruppe 1 tildeles budget på ca. 700.000 kr. (særlig justering ift. fællesdatabaser og DMCG databaser pga. forpligtelse til etablering af forskningsinfrastruktur). DMCG ansøgningerne er drøftet med Torben Palshof. Databaser i gruppe 2 tildeles budget på ca. 400.000 kr. Side 2 af 5
Derudover der tilstræbt en ensretning af følgende udgiftsposter: Klinisk ledelse (max. sv.t. ¼ overlægeløn) o Udarbejdelse af kliniske retningslinjer, i regi af DMCGerne, er som udgangspunkt takseret til 20.000 kr. pr. retningslinje af Danske Regioner. Klinisk epidemiologi/biostatistik (max. 200.000 kr. pr. database). NIP databaserne vil blive beskåret med 1/5 for at jævne niveauet ift. øvrige databaser. Administration/sekretariat (max. 50.000 kr.) Det bemærkes, at en del af databaserne har en betragtelig sekretariatsfunktion udenfor kompetencecentrene. Trykning af rapport (det indstilles, at der ikke bevilges midler til grafisk opsætning og trykning af rapporter) Mødeaktivitet (max. 60.000 kr.) Dataindtastning (generelt ingen bevilling) It drift, datamanagement. Databasernes budget indeholder obligatorisk 200.000 kr. til it drift i kompetencecentrene for at sikre den del af databasernes drift, som er betinget af fungerende it systemer. I modsat fald vil beløbet frafalde kompetencecentret. Prioriteringsudvalget har endvidere fundet det nødvendigt med en effektivisering på 15% på alle it og datamanagementudgifter (dog max. 50.000 kr. pr. database pr. år). Det har været påkrævet at prioritere antallet af databaser for at kunne tilgodese stratificeringskonceptets minimumskrav til databaseydelsen inden for bevillingsrammen. Denne prioritering er foretaget på baggrund af en vurdering af sygdomsalvorlighed og hyppighed samt databasens funktion og relevans, hvilket har ført til, at nogle databaser indstilles til ikke at modtage bevilling. Anne Marie Sigsgaard Hansen præsenterede måskelisten, hvoraf det blev skønnet, at mellem tre og otte databaser kunne reddes. Listen blev gennemgået mhp. begrundelse og kommentering. (Ref: Prioriteringsudvalget har efterfølgende valgt at indstille følgende databaser til ikke at modtage bevilling: Dansk Galdedatabase Hysteroskopibase (Hyskobase) Klinisk Vene Database Søvnapnoe Skizofreni, børn og unge Den 01.06.11 vil prioriteringsudvalget afholde det sidste prioriteringsmøde (telefonmøde) mhp. endelig gennemgang af prioriteringslisten. Inden Kr. Himmelfartsferien udsendes materialet (databaseansøgninger, årsrapportering, prioriteringsoversigt) til styregruppen. Kompetencecentrene vil få mulighed for at kommentere (kort) efter 06.06. i forhold til tildelingsprincipperne og generelle ting. Kommenteringen foregår i regi af den fælles kompetencecenterledelsesgruppe. På styregruppemødet den 14.06.11 vil styregruppen blive præsenteret for de forskellige udgiftsposter, prioriteringsudfordringer og dilemmaer (f.eks. geriatri kontra hysterektomi). Side 3 af 5
Prioriteringsprocessen har været omfattende, men det vurderes, at det er lykkedes at skabe et rimeligt overblik. EFTER udmøntningen af puljemidler: Økonomifunktionen Med hensyn til lønmidler har DFS ikke mulighed for at varetage lønbogholderi, hvorfor tildelingerne bliver opdelt i personalemidler og øvrige midler. Budgetter I bevillingsbrevene vil der blive lagt op til, at budgetterne fremadrettet skal konkretiseres yderligere. Årsrapporter Der vil på sigt blive arbejdet på at ændre udgiftsposten trykte rapporter, bl.a. ud fra den betragtning at 30 databasers udgifter (ca. 30.000 kr. pr. årsrapport) kunne finansiere en mindre database. Det bemærkes i øvrigt, at mange af rapporterne er meget beskrivende, og kun lidt udviklingsrettede i modsætning til DMCG erne. I forhold til levering af årsrapporter har mange meddelt, at de er på vej midlerne udbetales fra 2012, forudsat årsrapport foreligger. Regnskab og anvendelse af midler Den konkrete anvendelse af tildelte midler skal anskueliggøres. Betingelserne for udløsning af it budget på kr. 200.000 pr. år/database til kompetencecentrene Med henvisning til mail fra PBa den 30.05.11 blev følgende drøftet: Punkt 4 Brugersupport: KC supporten dækker en teknisk hotline funktion, mens den rene sundhedsfaglige support skal ligge hos de relevante fagfolk. (Ref.: Det er efterfølgende besluttet, at ordlyden i bevillingsbrevene skal være; Brugervejledning på det overordnede niveau, inklusive introduktion til overordnet anvendelse af ind og uddata systemer). Punkt 2 Udgivelse af rapporter: Kravet om løbende afrapportering gælder kun, hvis det er klinisk meningsfuldt. Dataudtræk til forskning og diverse udtræksforespørgsler fra databasers styregruppemedlemmer BN ønsker en drøftelse af en fælles strategi mhp. dataudtræk til forskning for diverse udtræksforespørgsler fra styregruppemedlemmer, gerne som punkt på ledelsesseminaret. Projektet vedrørende Den Nationale Kliniske Kræftdatabase (DNKK) Der er aftalt møde den 21.06.11, hvor der skal foreligge en deltaljeret projektbeskrivelse, og KCN/KCØ skal sikre, at der foreligger evalueringsskabelon. 2. Lederseminar den 28. 29.06.11 program og indhold. Udkast til program vedlagt til drøftelse mhp. eventuel tilretning og feedback til konsulent Anders Trillingsgaard. Side 4 af 5
Programmet blev gennemgået og drøftet. Der var tilslutning til indholdet, som især vil have fokus på fremtiden og opgavefordeling, blandt andet mhp. aflevering af opgavebeskrivelse til styregruppen i august 2011. Udover det programsatte var der ønske om mulighed for at drøfte mere eventuelle punkter, f.eks. datamanagement (BN). BRK + BN vil stå for aftenens punkt Social aktivitet. AMSH + May deltager mhp. referat/opfølgning. 3. Fastlæggelse af mødedatoer for efteråret 2011 Efterårets møder foregår efter følgende plan: Onsdag den 24.08.11, kl. 10 13.00, KCS Onsdag den 05.10.11, kl. 10 13, KCN Onsdag den 02.11.11, kl. 10 13, KCØ Onsdag den 07.12.11, kl. 10 13, KCS Onsdag den 07.09.11, kl. 10 13 er inddraget til møde i arbejdsudvalget for beskrivelse af fællesdatabaser. Mødet foregår hos DFS i Aarhus med BRK som tovholder. Opfølgningspunkt 5.a: May opdaterer mødeplanen, som udsendes med referatet. 4. Evt. Økonomiaftalen 2012 PBa orienterede om de pågående forhandlinger omkring Økonomiaftalen for 2012, hvor blandt andet anbefalingerne fra rapporten Kvalitetsoplysninger på sundhedsområdet vil blive drøftet i forbindelse med den fremtidige varetagelse af driften af de kliniske kvalitetsdatabaser og kompetencecentrene. Afgørelsen forventes at foreligge omkring den 01.06.11. Opbevaring af store datamænger hvad siger lovgivningen om opbevaringstid? Ifølge Persondataloven må data ikke opbevares i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt at hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. Hvordan tolkes dette ift. krav om dokumentation? Der vurderes at være behov for en beskrivelse af fælles holdning/fortolkning og praksis. Opfølgningspunkt 5.b: På kommende møde i efteråret 2011 drøftes beskrivelse af praksis i forhold til data, fortolkninger, versioner mhp. en fælles fortolkning af lovgivningen/fælles praksis. Næste møde er onsdag den 24.08.11, kl. 10.00-13.00 hos KCS i Odense. Side 5 af 5