Tlf: 96 26 38 00 herning@bdo.dk www.bdo.dk BDO Statsautoriseret Birk Centerpark 30 DK-7400 Herning CVR-nr. 20 22 26 70 revisionsaktieselskab MUSEUM MIDTJYLLAND UDSKRIFT AF REVISIONS PROTOKOL SIDE 111-114 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2012 CVR-NR. 26 79 33 51
111 HERNING MUSEUM PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET2012 Som museets valgte revisorer har vi afsluttet den i årsregnskabs loven og museumsloven foreskrevne revision af årsregnskabet for 2012, der udviser et resultat på 342 tkr. efter modregning af henlæggelser, samlede aktiver på 5.839 tkr. og en egenkapital ved årets udgang på 3.672 tkr. inkl. henlæggelser. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Oplysninger til årsregnskabet. 5. Formalia. 6. Assistance og rådgivning. 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for 2012. Godkender styrelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med nedenstående og supplerende oplysning. konklusion Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af museets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2012 samt af resultatet af museets aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31. december 2012 i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1701 af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen Museet har i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1701 af 21. december 2010 indarbejdet budgettal for regnskabsåret i resultatopgørelsen. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for styrelsens vurdering af årsregnskabet. Fu nktionsadski llelse Under hensyn til museets størrelse og forhold i øvrigt, er det kun muligt i begrænset omfang at tilrettelægge arbejdsdelinger og gensidige kontroller for museets forretningsgange. Denne situation kan medføre, at museet ikke har kontrolfunktioner, der opdager såvel til- som utilsigtede fejl. Vi skal i denne sammenhæng i lighed med tidligere år specielt fremhæve, at der ikke er den fornødne adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktionen, idet hvervet som bogholder og kasserer varetages af samme person. Under hensyn til museets struktur vil det dog næppe være muligt at adskille disse hverv. Det er derfor vigtigt, at der iværksættes rutiner, der kompenserer herfor.
112 Det bedste middel til afhjælpning af disse problemstillinger er opfølgeride ledelsesmæssige kontroller. Kontrollerne bør bl.a. omfatte en gennemgang af perioderapporter, debitor- /kreditoroversigter, godkendelse/attestation af indtægts-, købs- og omkostningsbilag samt poståbning mv. Vi skal derfor foreslå, at museet prioriterer de ledelsesmæssige kontroller højt. Vores revision af dette område er tilrettelagt ud fra den beskrevne situation og har ikke givet anledning til bemærkninger. 3. Den udførte revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til revisionsprotokollat af 12. maj 2011. Herudover har vi i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssig revision for museer gennemført kontrol af museets samling samt foretaget uanmeldt kasseeftersyn. Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Revisionen er foretaget dels i årets løb og dels i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet. Vi har i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssig revision for museer den 12. oktober 2012 gennemført uanmeldt kasseeftersyn. Kasseeftersynet har ikke givet anledning til bemærkninger. Samlingsrevision Vi har ligeledes i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssig revision for museer den 12. oktober 2012 gennemført samlingsrevision. Samlingsrevisionen viste, at det ikke er alle museets genstande, som er registeret i museets registreringssystem. De genstande, som er registreret, er ikke angivet med en bestemt lokalitet. Af de udvalgte 20 genstande kunne en af genstandene ikke findes. Der henstilles derfor fortsat til, at museet får foretaget korrekt registrering af samtlige genstande, samt at genstandene registreres med lokalitet. Forvaltningsrevision Museets ledelse foretager løbende strategisk planlægning med henblik på sikring af museets drift. Der foretages periodisk opfølgning og rapportering over for museets ledelse. Sparsommelighed Museet indhenter alternative tilbud ved alle større anskaffelser. Museet anvender i vid udstrækning medarbejdere i service- og fleksjobordninger. Museets likvide indestående i pengeinstitutter forrentes på markedsvilkår. Resultat af revisionen Vores revision har ud over foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. 4. Oplysninger til årsregnskabet Arsregnskabet består af en resultatopgørelse og en balance med tilhørende noter og specifikationer.
113 Resultatopgørelsen Årets resultat på 877 tkr. før henlæggelser, som alene vedrører museerne i Herning Kommune, kan specificeres således: Resultat museumsdrift Herning Tilskud og refusioner.. Entre, kioskvirksomhed, cafe mv.. Personaleudgifter. øvrige omkostninger. Resultat museumsdrift. 2012 7.758.244 196.569-4.018.733-3.154.596 781.484 2011 6.742.626 307.399-3.885.362-2.699.871 464.792 Resultat arkæologi (både Herning og Ikast/Brande) Refusioner vedr. udgravninger.. Personaleudgifter. øvrige omkostninger. Resultat arkæologi.. Samlet resultat.. 5.539.710-2.691.513-2.751.919 96.278 877.762 7.266.473-3.789.331-2.879.946 597.196 1.061.988 Overskuddet overføres til egenkapitalen. Ikast-Brande museerne giver et nul-resultat efter, at der samlet set er sket henlæggelser med 94.139 kr. Statstilskud Bestemmelserne om tilskudsberegning findes i museumslovens 15. Statstilskuddet for 2012 er beregnet på grundlag af de ikke statslige tilskud reduceret med huslejeudgifter og prioritetsydelser. Tilskudsperioder og maksimumtilskud til de enkelte museer for 2012 fastsættes på finansloven på grundlag af det reviderede regnskab for 2010. For Herning Museum er statstilskuddet for 2012 beregnet som et maksimumtilskud på 802.880 kr. Statstilskuddet for 2012, beregnet på grundlag af tilskuddet fra Ikast-Brande Kommune, er opgjort til 723.000 kr. Balancen Balancen viser en egenkapital på 3.672 tkr. inkl. henlæggelser. Heri er der ikke medregnet en værdi af museets samling. For regnskabsåret 2012 henlægges 629 tkr. Dermed er henlæggelserne forøget til 1.683 tkr., hvoraf en del er henlagt til særlige formål, jf. årsrapporten side 14. Fast ejendom måles til kostpris, 1.166 tkr., hvilket beløb er 6.034 tkr. mindre end kontantvurderingen, som pr. 1. oktober 2011 udgjorde 7.200 tkr. Museets samlinger er værdiansat til O kr.
114 5. Formalia Ledelsesansvar Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vores opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar. Pligt til at føre bøger mv. I overensstemmelse med lovgivningens regler har vi påset, at ledelsen har overholdt sine pligter til at udarbejde forretningsorden, oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt at regler om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. 6. Assistance og rådgivning Ud over revisionen har vi ydet regnskabsmæssig assistance ved udarbejdelse af årsregnskabet. Vi har endvidere ydet regnskabsmæssig assistance i forbindelse med opgørelse af momsrefusion af fællesudgifter. 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. I henhold til lovgivningen erklærer undertegnede: at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og at vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Herning, den 4. marts 2013 ~~te;~-o/ BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Statsautoriseret revisor I'?C' /Jr3~~ ~~ pr:-5~ r Formand Ove Nørholm Næstformand ~flr GJ~(qjf)ap Martin Winther Olesen Anne-Gr_ithesørensen /1 t,'/ ' Thomas Jensen ~~ > /' Henning ~,ersen /I BOO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BOO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BOD netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.