Boligselskabet DFB Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 55 Tirsdag d. 13. marts 2012 kl. 17.00 Hos IDA Mødecenter, Kalvebod Brygge 31-33, 1780 København V Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet DFB... 2 3.1 Boligselskabets årsregnskab... 2 3.2 Revisionsprotokol... 2 3.3 Bestyrelsens årsberetning... 3 3.4 Afdelingernes årsregnskaber... 3 3.5 Stamoplysninger DFB... 12 3.6 Godkendelse af styringsrapport... 12 3.7 Aftaleskabelon Høje-Taastrup Kommune... 12 3.8 Boligselskabets budget... 12 3.9 Digitale fraflytningssyn... 12 3.10 Betaling for udeblivelse fra aktiviteter i boligselskabsregi... 14 4 Repræsentantskabsmøde d. 22. marts 2012... 14 4.1 Indkomne forslag... 14 4.2 Bestyrelsesforhold... 15 4.3 Vedtægtsændring - mindretalsbeskyttelse... 15 5 Mødeplanlægning... 16 6 Eventuelt... 16 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Bente Nees Susanne Pia Hansen Winnie Andersen Peter Krogh Peter Hansen Poul Erik Jensen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, regionschef, Domea Jørgen Rasmussen, driftschef, Domea Ole Pedersen, driftschef, Domea Jannie Larsen, boligrådgiver, Domea Helle Jeppesen, boligrådgiver, Domea Anja Herringsø, boligøkonom, Domea Kristine Jacobsen, konsulent, Domea, ref. Domea Boligcenter København, den 6. marts 2012
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referatet fra d. 23. februar 2012. Det indstilles, at referater godkendes og underskrives af formanden. 3 Boligselskabet DFB 3.1 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet: Regnskabet udviser et underskud på kr. 469.947 kr. Årets underskud er trukket på arbejdskapitalen. Underskuddet skyldes primært, at der i regnskabsåret var budgetteret med et tilskud til afdelingerne på 250 kr. pr. lejemålsenhed, baseret på at afdelingerne ikke modtog den fulde forrentning af deres midler. Efterfølgende er denne lovgivning ændret, således at afdelingerne i regnskabsåret ligeledes har fået den fulde forrentning af deres midler. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.2 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 er vedlagt og kommenteres på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 2 af 16
3.3 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 14 og 15 og suppleres med en uddybende beretning på repræsentantskabsmødet. Denne supplerende beretning fremlægges på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.4 Afdelingernes årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. For afdelingerne Kongensgade, Nybrovænge Ældre, Nybrovænge Almen og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse i afdelingerne. Efter aftale med bestyrelsen fremsendes kun regnskaber på de afdelinger, hvor regnskabet vurderes at kræve en nøjere drøftelse. Dette drejer sig om: 9309 Prags Boulevard 9314 Markedspladsen 9319 Sølvkær 9350 Bryggergården 9356 Kongensgade 9397 Ørnegårdsvej Resumeer over afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 der henvises i øvrigt til skema over stamdata og de uddybende kommentarer i selskabets årsregnskab: 9301 Bolbrohaven: Årets resultat udviser et overskud på kr. 34.400, der er overført til afdelingens resultatkonto. Resultatkonto udviser herefter overskud på kr. 34.400, der budgetteres Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes tilstrækkelige. Der har ikke været tab ved fraflytning eller lejeledighed. Henlæggelser til dette vurderes tilstrækkelige. 9304 Charlottegården: Årets resultat udviser et overskud på kr. 399.291, der er overført til afdelingens resultatkonto. Resultatkonto udviser herefter overskud på kr. 399.291, der budgetteres Side 3 af 16
Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes tilstrækkelige. Det anbefales at øge henlæggelserne til de Der har i regnskabsåret været et tab på kr. 472.433 ved fraflytning. Henlæggelser til tab ved fraflytning eller lejeledighed vurderes tilstrækkelige. Der forventes budgetoverskridelser i indeværende år pga. stigninger i forsikringsudgifter. 9309 Prags Boulevard: Afdelingen har behov for at styrke økonomien. Årets resultat udviser et overskud på kr. 839.830, som er delvist anvendt til afvikling af underfinansierede forbedringsarbejder. Det resterende overskud på kr. 641.569 er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter overskud på kr. 420.742, der budgetteres dække kommende års forbrug. Det anbefales at øge henlæggelserne til de udgør kr. 35.000 pr. lejemål. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning vurderes tilstrækkelige til at dække det kommende års forbrug. Det anbefales at øge henlæggelserne. Der har i regnskabsåret været et tab ved lejeledighed på kr. 183, som er dækket af dispositionsfonden. Der har i regnskabsåret været et tab på kr. 43.516 ved fraflytning, som er dækket af henlagte midler. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger er på kr. 1.003.988. Henlæggelser til tab ved fraflytning eller lejeledighed vurderes tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter, men det anbefales at øge henlæggelser fremadrettet. Der må forventes budgetoverskridelser i indeværende år pga. stigning i forsikringsudgifter. 9313 Morelhaven: Årets resultat udviser et overskud på kr. 33.888, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 62.023, der budgetteres Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes tilstrækkelige. Der har i regnskabsåret været et lejetab på kr. 1.908, som er dækket af dispositionsfonden. Der har i regnskabsåret været et tab på kr. 144.786 ved fraflytninger, som er dækket af henlagte midler. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger er på kr. 124.288. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes tilstrækkelige. 9314 Markedspladsen: Afdelingens økonomiske situation er kritisk. Der er udlejningsvanskeligheder og et højt huslejeniveau, så afdelingens økonomi kan ikke genoprettes alene ved almindelige huslejeforhøjelser. Side 4 af 16
Årets resultat udviser et underskud på kr. 58.737, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter et underskud på kr. 143.343, der budgetteres dække kommende års udgifter. Det anbefales løbende at øge henlæggelserne. Ved regnskabsårets afslutning var der ingen henlæggelser tilbage til istandsættelse ved fraflytning. Der henlægges i indeværende budgetår kr. 100.000. Det anbefales at øge henlæggelser i kommende års budget. Der har i regnskabsåret været et lejetab på kr. 125.308, som er dækket af dispositionsfonden. Der har i regnskabsåret været et tab på kr. 346.093 ved fraflytninger, som er dækket af henlagte midler. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger er på kr. 936.976. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes ikke at være tilstrækkelige, hvilket vil medføre en ekstraudgift i indeværende regnskabsår. Der må også forventes budgetoverskridelser i indeværende regnskabsår. 9315 Ordrup Jagtvej: Årets resultat udviser et overskud på kr. 87.985, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 53.534, der budgetteres dække de kommende års udgifter. Det anbefales løbende at øge henlæggelserne. Henlæggelserne til istandsættelse ved fraflytning vurderes at være tilstrækkelige. Der har i regnskabsåret ikke været tab på lejeledighed eller ved fraflytning. Henlæggelserne vurderes at være tilstrækkelige. 9316 Hellerupvej: Årets resultat udviser et overskud på kr. 7.452, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 7.452, der budgetteres dække kommende års udgifter. Det anbefales at henlæggelserne løbende øges. Afdelingen har B-ordning til indvendig vedligeholdelse og henlægger derfor ikke til istandsættelse ved fraflytning. Der har i regnskabsåret været et tab på kr. 7.625 ved fraflytninger, som er dækket af henlagte midler. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes tilstrækkelige. 9317 Harsdorffsvej: Side 5 af 16
Årets resultat udviser et underskud på kr. 60.460, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 80.113, der budgetteres Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes tilstrækkelige. Der ikke i regnskabsåret været tab ved lejeledighed eller fraflytninger. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger er på kr. 2.203. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes tilstrækkelige. Der må også i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet stigende renholdelsesudgifter. 9318 Rosenhaven: Årets resultat udviser et overskud på kr. 18.388, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 18.338, der budgetteres Der har i regnskabsåret været et tab på fraflytninger på kr. 877, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger er på kr. 28.574. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes tilstrækkelige. Der verserer derudover en uafklaret forsikringssag, hvor tilgodehavendet er kr. 59.499. Pga. præmieforhøjelse på forsikringer forventes budgetoverskridelser i indeværende år. 9319 Sølvkær: Afdelingen har behov for at styrke økonomien. Årets resultat udviser et underskud på kr. 220.208, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 272.514, der budgetteres Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 192.579, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 199.149, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 595.392. Side 6 af 16
Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes ikke at være tilstrækkelige. Der må også i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet manglende henlæggelser til tab ved fraflytninger. 9343 Gadehavegård: Årets resultat udviser et overskud på kr. 2.220.595, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter et overskud på kr. 2.220.595, der budgetteres Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes at være lave i forhold til de anbefale kr. 35.000 pr. lejemål. Henlæggelsesniveauet skal dog ses og revurderes i forbindelse med gennemførelse af helhedsplan. Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 65.137, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 1.119.759, som er dækket af henlagte midler. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 4.901.614. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække kommende års behov. Det anbefales løbende at øge henlæggelserne. Der er desuden et tilgodehavende på kr. 542.817 som søges inddrevet via advokat eller dækket af forsikring. Der må i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet præmieforhøjelse på forsikringer. 9350 Bryggergården: Afdelingen har behov for at styrke økonomien. Årets resultat udviser et overskud på kr. 41.861, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 1.941, der budgetteres afviklet over 1 år. Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 36.603, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 49.716, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 52.614. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække kommende års behov. Det anbefales løbende at øge henlæggelserne. Der må i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet manglende henlæggelser til tab ved fraflytninger. 9352 Blommestien, Kirsebærstien og Navrvej: Afdelingen har generelt en god økonomi. Side 7 af 16
Årets resultat udviser et overskud på kr. 126.525, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 126.525, der budgetteres Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 304.223, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 53.071. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 117.675. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter. Pga. opsagt anvisningsaftale fra kommunens side, anbefales det at øge henlæggelserne i det kommende budget. Der må i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet stigning i forsikringspræmie, samt på grund af øgede henlæggelser til tab ved fraflytninger. 9354 Nybrovænge Ældre: Afdelingen har generelt en god økonomi. Årets resultat udviser et overskud på kr. 119.484, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 108.650, der budgetteres dække de kommende års udgifter. Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 8.983, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 983, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 1.035. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige. 9355 Nybrovænge Almen: Årets resultat udviser et overskud på kr. 67.079, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 59.261, der budgetteres Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse vurderes tilstrækkelige. Der har ikke været tab ved lejeledighed eller fraflytninger i regnskabsåret. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige. Side 8 af 16
9356 Kongensgade: Afdelingen har behov for at styrke økonomien. Årets resultat udviser et underskud på kr. 27.417, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 68.530, der budgetteres Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 92.910, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 200, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 75.286. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter. Der må også i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet grundet øgede udgifter til vand og renholdelse. 9358 Spotorno: Afdelingen har generelt en god økonomi. Årets resultat udviser et overskud på kr. 384.884, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 384.884, der budgetteres Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 3.531, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 78.197, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 136.929. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter. Det anbefales at øge de fremtidige henlæggelser. Der må i indeværende budgetår forventes en overskridelse af budgettet på grund af en stigning i forsikringspræmie. 9360 Hanebred: Årets resultat udviser et overskud på kr. 36.175, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en underskudssaldo på kr. 48.913, der budgetteres Side 9 af 16
Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 100, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 130.811. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter. Det anbefales at øge de fremtidige henlæggelser. 9370 Købmandsgården: Årets resultat udviser et overskud på kr. 140.415, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 140.415, der budgetteres dække de kommende års udgifter. Det anbefales at henlæggelserne løbende øges til de Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 373, som er dækket af dispositionsfonden. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 21.323. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække de kommende års udgifter. 9373 Klostergården: Afdelingen har generelt en god økonomi. Årets resultat udviser et overskud på kr. 65.566, som er anvendt til at dække ejendommens underfinansiering. dække de kommende års udgifter. Det anbefales løbende at øge henlæggelserne til de Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 53.176, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 53.105, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 95.552. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige til at dække det kommende års udgifter. 9375 Strandvænget: Afdelingen har generelt en god økonomi. Årets resultat udviser et overskud på kr. 10.988, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 249.933, der budgetteres afviklet over 10 år. Side 10 af 16
Der har ikke været tab ved lejeledighed eller fraflytninger i regnskabsåret. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige. 9377 Ørnegårdsvej: Afdelingen har behov for at styrke økonomien.. Årets resultat udviser et overskud på kr. 23.176, som er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 23.176, der budgetteres Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 41.852, som er dækket af dispositionsfonden. Årets tab ved fraflytninger udgør kr. 63.307, som er dækket af henlæggelser. Saldo på tilgodehavende ved fraflytninger udgør kr. 585.709. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes ikke at være tilstrækkelige. 9399 Klostergården II: Afdelingen har generelt en god økonomi. Årets resultat udviser et overskud på kr. 24.363, hvoraf kr. 14.886 er anvendt til dækning af underfinansiering og de resterende kr. 9.477 er overført til resultatkonto. Resultatkontoen udviser herefter en overskudssaldo på kr. 9.477, der budgetteres afviklet over 1 år. Regnskabsårets tab ved lejeledighed udgør kr. 8.544, som er dækket af dispositionsfonden. Henlæggelser til tab ved fraflytning og lejeledighed vurderes at være tilstrækkelige. Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber under forudsætning af afdelingernes godkendelse. Side 11 af 16
3.5 Stamoplysninger DFB Opdateret skema over stamoplysninger fremsendes inden mødet. Der orienteres yderligere om væsentlige nøgletal på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for de løbende styringsdialoger er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelingerne Kongensgade og Strandvænget fremsendes inden mødet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. 3.7 Aftaleskabelon Høje-Taastrup Kommune Høje-Taastrup Kommune ønsker at boligorganisationen tiltræder en aftaleskabelon vedr. afdelingerne i kommunen. Skabelonen udarbejdes af Domea og fremsendes til bestyrelsen inden mødet. Det indstilles til bestyrelsen at godkende aftaleskabelonen, som derefter sendes til Høje-Taastrup Kommune til politisk behandling. 3.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2012 til 30. september 2013 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges repræsentantskabet til orientering. 3.9 Digitale fraflytningssyn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Side 12 af 16
Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Side 13 af 16
Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling 3.10 Betaling for udeblivelse fra aktiviteter i boligselskabsregi På det nyligt afholdte bestyrelseskursus blev flere tilmeldte deltagere væk uden afbud. Boligorganisationen har afholdt udgifterne til kurset og dermed også for de udeblevne. Det foreslås, at udgifterne ved udeblivelse uden afbud viderefaktureres til de pågældende afdelinger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om viderefakturering af udgifter ved udeblivelse uden afbud. 4 Repræsentantskabsmøde d. 22. marts 2012 4.1 Indkomne forslag Eventuelle indkomne forslag fremsendes til bestyrelsen ved modtagelse og behandles på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at behandle indkomne forslag. Side 14 af 16
4.2 Bestyrelsesforhold Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2012 Mariazara Pervin Næstformand Repræsentantskabet 2012 Vakant Medlem Repræsentantskabet 2013 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2013 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Krogh Medlem Repræsentantskabet 2012 Peter Hansen Medlem Repræsentantskabet 2013 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2013 Winnie Andersen Medlem Ansatte 2013 Med Domea som forretningsfører. Formand John Adelsteen Andersen er på valg. Afgangsordenen blandt bestyrelsesmedlemmer indebærer, at Mariazara Pervin, Susanne Pia Hansen og Peter Krogh er på valg. Der skal derudover vælges et bestyrelsesmedlem for 1 år til udfyldelse af det vakante mandat. Der skal ligeledes vælges 2 suppleanter til bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4.3 Vedtægtsændring - mindretalsbeskyttelse Efter ønske på seneste bestyrelsesmøde er nedenfor indsat en oversigt over nuværende fordeling af repræsentantskabsmedlemmer samt to forslag til en ændring af denne fordeling, så en bedre mindretalsbeskyttelse af de små afdelinger opnås. Afdeling/boliger Nuværende vedtægter 1 125 boliger: 1 stemme 126 250 boliger: 251 375 boliger: +1 stemme 376 575 boliger: +1 stemme 576-775 boliger: 776 975 boliger: 976-1175 boliger: Herudover en yderligere stemme pr. påbegyndte 200 boliger. Forslag 1 Forslag 2 1 125 boliger: 1 stemme 126 250 boliger: 251 375 boliger: +1 stemme 376 675 boliger: +1 stemme 676 975 boliger: +1 stemme 976 1275 boliger: +1 stemme Herudover en yderligere stemme pr. påbegyndte 300 boliger. 1 125 boliger: 2 stemmer 126 250 boliger: 251 375 boliger: +1 stemme 376 575: +1 stemme 576-775 boliger: 776 975 boliger: 976-1175 boliger: Herudover en yderligere stemme pr. påbe- Side 15 af 16
gyndte 200 boliger. Gadehavegaard 987 7 6 8 Charlottegården 405 4 4 5 Prags Boulevard 289 3 3 4 Ørnegårdsvej 160 2 2 3 Øvrige afdelinger 1 1 2 Repræsentantskab: 42 41 63 Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om forslag til ændring af vedtægterne til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet d. 22. marts 2012. 5 Mødeplanlægning Kommende bestyrelsesmøder planlægges efter bestyrelsens konstituering efter repræsentantskabsmødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 6 Eventuelt Side 16 af 16