Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen

Transkript

1 Boligselskabet DFB Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 50 Tirsdag d.17. maj 2011 kl i Domeas lokaler, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Nyt fra organisationsbestyrelsen Sager til orientering Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag Referat fra styringsdialogmøde med Høje-Taastrup Kommune Status på arbejdskapital og dispositionsfond Bestyrelsesudgifter Sager til beslutning Sølvkær Fritagelse for indbetalinger til dispositionsfond Kurser for afdelingsbestyrelserne Tildeling af støtte til energirenovering i afdeling 9343 Gadehavegård Sammenlægning af lejligheder i afdeling 9316 Hellerupvej Kommissorier Afdelinger i drift Forhøjet tilskud til Det bedste i Charlottegården Markedspladsen Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til l ydmåling i forbindelse med helhedsplan Ordrup Jagtvej Ansøgning om tilskud på kr til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej Vandtårnet - Redningslemme Lukket dagsordenspunkt i særskilt bilag til bestyrelsen Lukket dagsordenspunkt i særskilt bilag til bestyrelsen Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen Winnie Andersen Peter Krogh Peter Hansen Poul Erik Jensen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea, ref. Domea Boligcenter København, den 6. maj 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 31. marts Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3 Nyt fra organisationsbestyrelsen Formand og bestyrelsesmedlemmer orienterer om ny siden sidst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4 Sager til orientering Strandvænget Nyborg - Beboerklagenævnssag Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, blev der i sagen givet medhold til Domea i de punkter, som Beboerklagenævnet var kompetent til at træffe afgørelse om. Bestyrelsen vurderer, at klagen var baseret på manglende viden om reglerne for almene institutioner og har derfor ønsket, at den ansvarlige driftschef tog en uddybende drøftelse med klager/pårørendeforeningen og forsøger at klarlægge reglerne for overfor disse. Det har efterfølgende vist sig, at det ikke var pårørende til beboere i den del af Strandvænget, der hører under DFB, der havde indgivet klagen til Beboerklagenævnet, men derimod pårørende til beboere i de øvrige institutioner i komplekset, formentlig for at forhindre, at en udvidelse af institutionerne bliver opført som almene institutioner. Dette stemmer overens med driftschefens opfattelse af, at de pårørende til beboere i DFB s afdeling er indforståede med reglerne, og sagen er derfor ikke blevet drøftet med de pårørende. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4.2 Referat fra styringsdialogmøde med Høje-Taastrup Kommune Referatet vedlægges som bilag. Yderligere orientering gives på mødet. Side 2 af 7

3 4.3 Status på arbejdskapital og dispositionsfond Forud for beslutningspunkterne senere i dagsorden orienteres bestyrelsen om status på selskabets arbejdskapital og dispositionsfond. 4.4 Bestyrelsesudgifter De bogførte udgifter til mødeudgifter mv. i forbindelse med organisationsbestyrelsens arbejde udgør pr : Udgift Realiseret indv. år Budget indv. år Bestyrelsesmøder m.v , ,00 Udvalgsmøder ,93 0,00 Fællesmøde afdelingsbest ,50 0,00 BL-konference/kongresser ,00 0,00 Repræsentantskabsmøder 3.700,00 0,00 Repræsentation 200,00 0,00 Fælleskursus afd. bestyrelse 5.176,31 0,00 Total , ,00 Dvs. bestyrelsen ifølge bogføringen pr. angivne dato har knap kr. tilbage på budgettet til resten af regnskabsåret. 5 Sager til beslutning Sølvkær Fritagelse for indbetalinger til dispositionsfond I revisionsprotokollatet for regnskab 2009 / 2010 skriver revisionen: Afdelingen har i 2009/2010 konstateret tab ved lejeledighed på i alt tkr. 250, hvilket er en væsentlig stigning fra 2008/2009. Lejeledigheden er fortsat efter status i samme omfang. Huslejeniveauet i afdelingen betragtes som værende højt og kan have betydning for ovenstående tab. Vi skal gøre opmærksom på, at afdelingen kan ansøge om dispensation fra betaling af udamortiserede ydelser til egen dispositionsfond, når de oprindelige prioritetslån indfries i 2010/2011. Dette vil medføre en besparelse på ca. tkr. 480 p.a. Afdelingen har gennem længere tid haft en anstrengt økonomi. Det var en af årsagerne til at DFB sidste år gav afdelingen et tilskud på 1 mio. kr. Den daværende formand gav på et afdelingsmøde udtryk for at det ikke var forbudt at søge om støtte næste år. Ud over en høj husleje er afdelingen også ramt af, at man betaler en meget høj fast afgift til varmeværket i forbindelse med gældafvikling. Med moms betaler hver enkelt bolig rundt regnet kr. kun i fast afgift. Side 3 af 7

4 Som revisionen påpeger, har afdelingen fortsatte problemer med tab ved fraflytning. Det indstilles til bestyrelsen at fritage afdeling 9319 Sølvkær fra indbetaling til DFB s dispositionsfond. Dette drejer sig om kr. årligt, der i stedet kan afhjælpe afdelingens trængte økonomiske situation. Det indstilles ligeledes til bestyrelsen, i tilfælde af at afdeling 9319 Sølvkær fritages for indbetalinger til dispositionsfonden, at træffe beslutning om, hvor mange år, dette skal gælde for. 5.2 Kurser for afdelingsbestyrelserne Bestyrelsen har tidligere drøftet muligheden for at øge afdelingsbestyrelsernes kompetencer, særligt indenfor regnskabsforståelse og bestyrelsesarbejdet. Ligeledes er der afsat en økonomisk pulje til dækning af udgifterne ved kursusaktivitet for beboerdemokrater. En nærmere orientering om aktuelle og relevante kurser fra Domea/BL/andre aktører gives på mødet. Bestyrelsen kan eventuelt vælge at afholde et kursus som lukket kursus for afdelingsbestyrelser i DFB, dette kan kombineres med en bestyrelsesdag af mere generel karakter. Det indstilles til bestyrelsen at konkretisere anbefalingerne til afdelingsbestyrelserne om kurser. 5.3 Tildeling af støtte til energirenovering i afdeling 9343 Gadehavegård Det udestår fra mødet d. 1. marts 2011 at beslutte, om støtten på kr. skal tildeles fra arbejdskapitalen eller dispositionsfond. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om hvorvidt støtten til energirenoveringen i afdeling 9343 Gadehavegård skal tages fra arbejdskapital eller dispositionsfond. 5.4 Sammenlægning af lejligheder i afdeling 9316 Hellerupvej Opfølgning på forslag indkommet på repræsentantskabsmødet fra Bjørn Larsen, afdeling Hellerupvej om at undersøge muligheden for at sammenlægge afdelingens lejligheder som opfølgning på fremtidssikringsanalysen. Det blev på repræsentantskabsmødet besluttet at organisationsbestyrelsen skal arbejde videre med forslaget. Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om det videre arbejde med sammenlægning af lejligheder i afdeling 9316 Hellerupvej. Side 4 af 7

5 5.5 Kommissorier Som besluttet på mødet d. 30. november 2011 skal kommissorierne drøftes med henblik på behov for tilpasning og opdatering. Sagen er udskudt fra mødet d. 1. marts. Bestyrelsen har i mellemtiden arbejdet videre med kommissorierne, og der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om en opdatering af kommissorierne. 6 Afdelinger i drift Forhøjet tilskud til Det bedste i Charlottegården Forhøjelse af kommunalt tilsagn til Det Bedste i Charlottegården betyder, at afdelingen får en merudgift pr. år på kr. Ud fra tidligere tilsagn fik afdelingen fra DFB kr. pr. år i tilskud. Afdelingen er fritaget for bidrag til selskabets dispositionsfond, da disse midler i stedet bruges til at afdrage lån på igangværende renoveringssag. På trods af dette er afdelingens økonomi fornuftig, og det vurderes fra Domeas side, at afdelingen er i stand til selv at bære merudgiften. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, hvorvidt tilskuddet til afdeling 9304 Charlottegården og Det Bedste i Charlottegården skal forhøjes eller om afdelingen selv skal bære udgiften Markedspladsen Ansøgning om bidrag fra dispositionsfonden til lydmåling i forbindelse med helhedsplan I arbejdet med ansøgningen om den foreløbige helhedsplan har der været afholdt et beboermøde i afdeling Markedspladsen, hvor fremtidssikringens løsningsforslag blev drøftet. På mødet var der en meget markant tilkendegivelse af, at der er meget lydt mellem boligerne på Markedspladsen, og det var et stærkt ønske, at man forsøgte at løse dette problem som en del af helhedsplanen. For at få afklaret om, der er et særligt problem vedr. lyd, er der bestilt en lydmåling til udførelse i uge 8. Denne koster kr ,- incl. moms. Afdeling Markedspladsen ønsker denne udgift dækket af dispositionsfonden. Det indstilles til bestyrelsen, at godkende en merudgift på kr til en lydmåling i forbindelse med helhedsplanen i afdeling Markedspladsen. Side 5 af 7

6 Ordrup Jagtvej Ansøgning om tilskud på kr til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facade mod vej Afdelingen er opført i 1983erne og har 15 lejemål. Bebyggelsen er således 27 år gammel. Vinduerne er de oprindelige vinduer fra afdelingens start. Kvaliteten har på opførelsestidspunktet været acceptabel, men da vinduerne vender ud mod kysten og grundet den påvirkning havvind har på træ, er mange af vinduerne nu i dårlig stand. Det udmønter sig i, at bundrammen rådner med fare for at glasset falder ud af rammen, når man åbner det. Dette er sket i et tilfælde, hvorefter alle vinduerne blev efterset og de vinduer som var hårdest ramt, blev permanent lukket. Dette er selvfølgelig ikke nogen holdbar løsning, idet der så ikke er mulighed for udluftning i nogle rum, ligesom det ikke er muligt for lejerne at pudse deres vinduer udvendigt. Aktuelt er der 4 vinduespartier der er lukket helt, for at undgå ulykker. Det har ikke på nogen måde været synligt, at vinduerne var i så dårlig stand, idet det er samlingerne i rammen som rådner indefra. Et kyndigt øje ville dog kunne se, at bundrammen langsom begynder at glide nedad, men det ses kun udefra og vinduerne sidder i 1. og 2. sals højde. Derfor er der ingen der har bemærket problemet, før det første glas faldt ud. Vinduerne er i årenes løb selvfølgelig vedligeholdt med maling både ud- og indvendigt og den dårlige stand skyldes derfor ikke manglende vedligeholdelse. Det er undersøgt, hvad det koster at få en tømre/snedker til at reparerer vinduerne. Udgiften vil være mindst ½ af udgiften til en udskiftning. På trods af, at afdelingen i de senere år har haft underskud på driften, så må afdelingen betegnes som en solid lille afdeling, som har taget vare på bygningerne og nødvendig vedligeholdelse. Ud af opsparede midler har afdelingen foretaget følgende i de sidste 3 år: Juli 2008 tagrenovering kr. September 2009 Nye tagrender og nedløbsrør kr. 08/09 modernisering af køkkener kr. Derudover har afdelingen optaget lån til altaner på 1. og 2. sal, hvilket virkelig har givet lejlighederne et stort løft. Pr. 1. oktober 2010 har afdelingen en henlæggelse til planlagt vedligehold på kr. Disse er hensat til almindelig planlagt vedligehold og der er ikke mulighed for at afholde udskiftning af vinduer m.v. af denne henlæggelse. Da det ikke er til at forudse, hvornår det blive nødvendigt at lukke de næste vinduer, vil det være mest hensigtsmæssigt at udskifte alle vinduerne og terrassedørene på én gang. Det vil også være langt billigere end at udskifte enkeltvis. Endvidere vil en samlet udskiftning også give en besparelse på energien og et bedre indeklima. Afdelingen har således ikke kunnet forudse, at denne udgift ville komme på nuværende tidspunkt. Afdelingen har hidtil altid kunne klare at vedligeholde og udvikle ejendommen, så den fortsat er særdeles attraktiv. En samlet udskiftning vil koste ca kr. som afdelingen søger om tilskud til. Side 6 af 7

7 Afdelingen har fået en huslejestigning på 5,47 % i 2010/11, og en stigning på 4,25 % i 2009/10. Derudover har lejerne på 1. og 2. sal fået en lejestigning på ca. 600 kr. mdl. i forbindelse med optagelse af lån til altaner. Årsagen til stigningen i lejen har været stigende faste udgifter, samt stigning i administrationsbidraget. Ved budgetåret 2010/11, havde afdelingen et opsamlet underskud på kr. Det indstilles, at der helt eller delvist ydes et tilskud til afdeling 9315 Ordrup jagtvej til udskiftning af vinduer og terrassedøre i facaden mod vej Vandtårnet - Redningslemme Organisationsbestyrelsen har i efteråret besluttet, at der kunne gennemføres en syn- og skønssag mod Pihl og Søn, der er den oprindelige totalentreprenør på etableringen af boliger i Vandtårnet. Domea gjorde herefter foranstaltninger til at anlægge syn- og skønssag, hvilket fik Pihl og Søn til at indkalde Domea med rådgivere til et møde. Der forhandles i øjeblikket om et forlig, og det undersøges om og hvorledes det fysisk kan lade sig gøre at udbedre problemerne med redningslemmene. Bestyrelsen orienteres nærmere, når der foreligger nyt i sagen. 6.5 Lukket dagsordenspunkt i særskilt bilag til bestyrelsen 6.6 Lukket dagsordenspunkt i særskilt bilag til bestyrelsen 7 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 30. august klokken Afholdes i et mødelokale inde i byen, klokken m. efterfølgende tur i Tivoli. Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 1. november klokken hos Domea. 8 Eventuelt Side 7 af 7