Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Bent Maigaard Ib Andersen - Afbud Jens Klokhøj

Transkript

1 Boligorganisationen Domea Vordingborg Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 25. november 2014 kl i TAMU-Center Vordingborg, beliggende Præstegårdsvej 16-18, 4760 Vordingborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligorganisationens budget Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Udlejningsforhold Digitale syn Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Domeas Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Markedsføring på 1808 Havnefronten Antenne i Nye boliger ved stationen Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henriksen, formand Poul Rasmussen, næstformand Carsten Olsen Jens Gormsen Bent Maigaard Ib Andersen - Afbud Jens Klokhøj Suppleant Karsten Nielsen - fraværende Øvrige deltagere: Dorte Jørgensen, Domea Annette Klint Eriksen, Domea Udsendt den 2. december 2014 Side 1 af 14

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Der blev tilføjet punkt 7 Antenne i 1802 Troldeparken samt punkt 8 Nye boliger ved stationen. Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden samt tillægspunkter 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Formanden orienterede kort fra afdelingsmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Lars Henriksen Formand Repræsentantskabet 2014 Poul Rasmussen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Carsten Olsen Medlem Kommunen 2015 Jens Gormsen Medlem Repræsentantskabet 2015 Bent Maigaard Medlem Kommunen 2015 Ib Andersen Medlem Repræsentantskabet 2014 Jens Klokhøj Medlem Domea 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Lars Henriksen og Ib Andersen er på valg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Henriksen modtager genvalg. Side 2 af 14

3 Ib Andersen modtager ikke genvalg. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 2 portioner til formand og 1 portion til fordeling til øvrige medlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte at honoraret fortsætter uændret 3.4 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01. juli 2013 til 30. juni 2014 er udsendt pr. 23. oktober Regnskabet udviser et underskud på kr ,- Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bemærkning angående at ventelisten udviser negativ udvikling trods færre ledige lejligheder bør være positiv. Det skal understreges, at når der er ledige boliger, vil nye lejere typisk få tildelt en lejlighed direkte uden om venteliste, hvorfor den ikke har en direkte indflydelse på ventelisten. Det blev bemærket i regnskabet på side 17, at det i afdeling 1808 Havnefronten, bør overvejes, at tillade husdyr. Det kan oplyses, at det har været til afstemning på afdelingsmøderne, næsten hvert år, men er blevet nedstemt. Bestyrelsen bemærkede, at der i regnskabet på side 17 i afdeling 1806, er anført, at udlejningssituationen ikke er så god. Det mener bestyrelsen ikke er tilfældet. Der skal dog gøres opmærksom på, at der er sket en meget positiv udvikling fra juli og frem til november 2014, hvor alt nu er udlejet. Side 3 af 14

4 Bestyrelsen godkendte årsregnskabet og underskrev dette. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 er udsendt pr. 23. oktober 2014 Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Bestyrelsen gennemfik, tilpassede og godkendte styringsrapporten 3.8 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Side 4 af 14

5 Budgettet blev gennemgået og bestyrelsen godkendte budgettet 3.9 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligorganisation er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Det indstilles at det er formand og næstformand som deltager. Lars Henriksen og Poul Rasmussen 3.10 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 659 personer. Heraf har 554 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 34 personer. Heraf har 27 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger 1801 Familieboliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig ,38 2, , , ,06 Familieboliger ,08 0, ,06 Familieboliger , , Ungdomsboliger , Familieboliger ,25 0,19 0,05 Side 5 af 14

6 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er kritisk og der er fortsat behov for ekstraordinære tiltag omkring markedsføring mv. Fraflytningsstatistik for perioden 1. november 2013 til 30. oktober 2014 for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.11 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Side 6 af 14

7 Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende indkøb af system og hardware til digitale syn at træffe beslutning om, hvorvidt der ønsker digitalisering af lejemålene efter typemodellering eller individuel digitalisering af hvert lejemål at træffe beslutning om, hvilke afdelinger, der skal omfattes af ordningen at træffe beslutning om, hvorvidt organisationen eller de enkelte afdelinger skal forestå finansieringen Der er efterfølgende fremsendt tilbud på etablering af digitalt flyttesyn for Domea Vordingborg, men mulighed for en afdragsordning, med en estimeret tilbagebetalingstid på ca. 2 2,5 år. Beregningerne tager udgangspunkt i en fraflytning på 65 lejemål pr. år og det kan oplyses, at Domea Vordingborg, det seneste år, har haft 94 fraflytninger. Det indstilles til bestyrelse, at tage stilling til muligheden for digitalt fraflytningssyn. Bestyrelsen finder muligheden for afdragsafvikling tiltalende. Bestyrelsen besluttede at der skal arbejdes videre på dette, men der skal foreligge en garanti for, at teknikken virker og datalinjer har den nødvendige hastighed. Der blev spurgt til bindingsperiode for aftalen om digitalt syn. Side 7 af 14

8 3.12 Personaleforhold Generel orientering Ejendomsmester Kurt Jensen gik på efterløn ved udgangen af maj Der blev etableret samdrift pr. 1. juli 2014 for funktionærerne i Domea Vordingborg og der er sket en specialisering omkring syn, beboerservice og pasning af grønne områder. Der arbejdes fortsat opgaverne med, at insource opgaver fra eksterne leverandører og udvide funktionærstaben med ½ mand pr. 1. marts eller senest pr. 1. april 2014 Derudover gik servicecenter Vordingborg i drift pr. 1. april Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 3.13 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne Side 8 af 14

9 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Side 9 af 14

10 Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.14 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundhe- Side 10 af 14

11 den for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.15 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Side 11 af 14

12 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 1801: overskud på kr ,- Afdeling 1802: overskud på kr ,- Afdeling 1806: overskud på kr ,- Afdeling 1808: overskud på kr ,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Generelt er der lave stigninger, bla. som følge af nedsættelsen af administrationshonoraret og en mere optimeret drift. Der skal fortsat være fokus på at øge henlæggelserne. Afd. nr. Afdeling Lejeregulering i % 1801 Strandgården 0, Troldeparken 1, Kirsebærplantagen 1, Havnefronten 0 % Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Side 12 af 14

13 Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold Der er indledt samarbejde med Vordingborg forsyning omkring afdækning af mulighederne for fjernvarme i 1802 Troldeparken. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bemærkning om vurdering af kørende materiel/fordeling af værdier fra de enkelte afdelinger til fælles drift. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt efter behov. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Dorte Jørgensen udarbejder mødeplanlægning og sender forslag med mødedatoer. Det indstilles at der laves regnskabsmøde tidligere end pt. Gerne 1 måned før dette møde. 6 Markedsføring på 1808 Havnefronten Der har været flere henvendelser fra beboere på Havnefronten, med ønske om nedtagning af Havudsigt til leje bannere, nu hvor afdelingen er næsten fuldt udlejet. Nogle lejere mener det skæmmer bygningerne og giver et indtryk af, at der er udlejningsvanskeligheder. Det indstilles til bestyrelsen, at træffe beslutning om hvorvidt bannerne skal nedtages. Bestyrelsen besluttede at bannerne bliver hængende i et halvt år, og afventer at alle lejligheder er udlejet, før der træffes en endelig beslutning om nedtagning. 7 Antenne i 1802 Side 13 af 14

14 Der er et ønske fra beboerne i 1802 Troldeparken om at tilslutte sig Kastrup- Vindinge antenneforening og benytte sig af eksisterende kobberrør. Fibernet kan fortsat frit vælges. Kastrup-Nedervindinge antennelaug tilbyder, at overtage kablerne og vedligeholdelsen. Bestyrelsen ønsker dog undersøgt om, der er omkostninger forbundet med, at komme ud af aftalen igen. Servicecenter Vordingborg undersøger. 8 Nye boliger ved stationen Orientering om tilbud på nyt byggeri overfor stationen i Vordingborg. Bestyrelsen vurderede, at der ikke umiddelbart er grundlag for flere boliger i Vordingborg kommune pt. Der sendes et pænt afslag. 9 Eventuelt Der var ingen punkter til eventuelt. Side 14 af 14