Digitaliseringsforeningen Præsentation af hovedpointer i forbindelse med stiftelse af foreningen d. 17.marts 2016
Oversigt Deltagende kommuner Foreningens vedtægter Generalforsamlingen Overordnet organisering Bestyrelse og ledelse Sekretariat Fagudvalg Foreningens ydelser til deltagerkommunerne Business case for monopolbrudsprojekterne Strategiske indsatsområder Strategiplan Projektgennemførelse (styringsmodel) Økonomi, budget og kontingent pr. kommune Dagsordenspunkter til stiftende generalforsamling
Deltagende kommuner 11 ud af 17 kommuner i region Sjælland: Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg
Vedtægter Foreningens formål er at skaffe de deltagende kommuner såvel økonomiske som strategiske fordele ved at fremme digitaliseringen af den kommunale opgaveløsning og harmonisere den samlede kommunale digitale systemanvendelse. Formålet varetages på grundlag af en fælles digitaliseringsstrategi samt ved udrulning af fælles projekter. Finansiering af foreningen fordeles efter indbyggertal, men hver kommune har kun én stemme på generalforsamlingen. Finansieringen er opdelt i et grundkontingent og et projektkontingent. Grundkontingentet dækker driften af foreningens sekretariat og vil være mere stabilt over tid, mens projektkontingentet dækker de projekter og indsatser, som bliver besluttet igangsat på en generalforsamling.
Generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste besluttende organ I 2016 holdes stiftende generalforsamling i marts måned 2016. Første ordinære generalforsamling holdes i maj 2017. Herefter holdes generalforsamlingen en gang årligt i maj måned. Der kan ved behov indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger året rundt Ingen deltagende kommuner kan forpligtes økonomisk eller juridisk ud over det, som de har stemt for på en generalforsamling Princippet om fælles fodslaw: Såfremt et medlem stemmer imod igangsættelse af et konkret digitaliseringsprojekt, udtræder det pågældende medlem af foreningen ved det pågældende kalenderårs udløb, jf. herom punkt 5. Ved indkaldelse til en ny generalforsamling med henblik på at træffe beslutning om igangsættelse af det konkrete digitaliseringsprojekt, skal det pågældende medlems stemme ikke tælle med i enstemmighedskravet. Det pågældende medlem påtager sig samtidig ingen økonomiske forpligtelser ved digitaliseringsprojektet.
ORGANISERING Generalforsamling Alle kommunaldirektører Bestyrelse 3 kommunaldirektører F3 F11 BESKÆFT. OG BORGERSER. Fagchefer fra alle kommuner F3 F11 BØRN OG KULTUR Fagchefer fra alle kommuner F3 F11 SOCIAL OG SUNDHED Fagchefer fra alle kommuner F3 F11 TEKNIK OG MILJØ Fagchefer fra alle kommuner F3 F11 ADMINISTRATION Fagchefer fra alle kommuner D11 Kommunernes digitaliseringsansvarlige Ledelse 3 digital.chefer F3 F11 IT It-chefer fra alle kommuner EKSTERNE PARTNERE SEKRETARIAT 3 faste medarbejdere Forretningsudvalg med tre fagchefer.
Bestyrelse og ledelse Bestyrelsen består af tre medlemmer valgt på generalforsamlingen af og blandt medlemmerne. De tre bestyrelsesmedlemmer, der vælges i forbindelse med foreningens stiftelse, vælges for en periode på henholdsvis et år, to år og tre år, således at der er ét bestyrelsesmedlem på valg hvert år herefter. Det foreslås, at K17 s administrationspolitikgruppe vælges som bestyrelse det første år Bestyrelsen konstituerer sig med en formand der vælges for 1 år ad gangen. Kun kommunaldirektører kan sidde i bestyrelsen Bestyrelsesmøder holdes én gang i kvartalet Bestyrelsen vælger blandt kommunernes digitaliseringschefer en ledelse bestående af 3 personer. Det foreslås, at interimledelsen udpeges som ledelse det første år Ledelsen ansætter og afskediger personale i sekretariatet, herunder indstationerede medarbejdere
Sekretariat Sekretariatet placeres ved foreningens opstart i Roskilde kommune. Sekretariats placering kan flyttes mellem medlemskommunerne ved beslutning herom på generalforsamlingen Umiddelbart efter generalforsamlingen igangsætter ledelsen en rekrutteringsproces, hvor der ansættes en sekretariatsleder til foreningens sekretariat. Sekretariatslederen deltager efter sin ansættelse i rekrutteringen af en projektmedarbejder samt en IT-arkitekt. Sekretariatet består herefter af i alt 3 fastansatte medarbejdere. Øvrige funktioner bl.a. program- og projektledelse af konkrete indsatser bemandes ved eksterne konsulenter eller ved indstationering af medarbejdere fra de deltagende kommuner. Bemærk: Dette er også en attraktiv karriereudviklingsmulighed for visse medarbejdere Ved indstationering af en medarbejder i mere end 50 timer årligt modtager den afgivende kommune lønmæssig kompensation herfor. Bemærk: En stor del af foreningens økonomi kanaliseres herved tilbage til de deltagende kommuner!
Fagudvalg For hvert sektorområde dannes et fagudvalg: Beskæftigelse og borgerservice Teknik og miljø Børn og kultur Social og sundhed Administration IT-teknik Et fagudvalg består af mindst 3 fagchefer. Fagudvalget er ledelsens og sekretariatets vigtigste sparringspartner i projektforløb, der berører sektorområdet. Fagudvalget fungerer som styregruppe for de projekter, der kører på området.
VÆRDISKABELSE FOR KOMMUNERNE: FORENINGENS YDELSER VORDINGBORG GREVE GULDBORGSUND SLAGELSE YDELSESKATALOG FÆLLES FORANALYSER FÆLLES - SPECIALKOMPETENCER (IT-arkitektur, IT-sikkerhed, licensforhold) HOLBÆK FÆLLES PROJEKTLEDELSE ROSKILDE FÆLLES KRAVSPECIFICERING FÆLLES UDBUD STORDRIFT VED IMPLEMENTERING STORDRIFT VED BRUGERUDDANNELSE FÆLLES UDVIKLING AF BEST PRACTISE KALUNDBORG FÆLLES GEVINSTOPFØLGNING ODSHERRED STORDRIFT AF LEVERANDØRSTYRING FÆLLES KONTAKT TIL KOMBIT m.fl. KØGE NÆSTVED LEJRE 10
BUSINESS CASE FOR MONOPOLBRUDDET Foreningens : ydelser: 14,0 mio. kr For. Drift: 5,6 mio Bespar. 8,6 mio. Internt timeforbrug 63,7 mio. kr. Internt timeforbrug 35,5 mio. kr. Kommuner alene Kommuner i foreningen 11
Strategiplan Der er formuleret en række kriterier for, at et projekt kan være en del af strategiplanen i Digitaliseringsforeningen:
Strategiplan 2016 2018 for Digitaliseringsforeningen 1. kv. 2016 2. kv. 2016 3. kv. 2016 4. kv. 2016 2017 2018 Projekter Støttesystemer SAPA Kommunernes Ydelsessystem Kommunernes Sygedagpengesystem Foranalyser Udredning af digitaliseringsstrategi 2016-2020 IT-sikkerhed/EU-dataforordning ESDH Skoleportal (lærings- og samarbejdsplatform) Omsorgsystem Parallelle initiativer Økonomi- og lønsystem? =>? =>? =>? =>? => Generalforsamlinger * * * Analyse Udbud/Udvikling Udrulning
Projektgennemførelse Digitaliseringsforeningens projektrettede aktiviteter underlægges en portefølgestyringsmodel Styringsmodellen beskriver bl.a. arbejdsdelingen mellem foreningen og de enkelte kommuner Alle projekter, der skal have godkendelse på generalforsamlingen skal være beskrevet med Målsætning og sammenhæng til de strategiske kriterier Forventede resultater og gevinster Organisering Finansiering Sammenhæng til andre projekter Risikobillede
ØKONOMI Grundkontingent Projektkontingent Kommunens egne udgifter Sekretariat - lønninger - husleje - overhead Hjemmeside Markedsføring Revision Ekstern bistand - projektledelse - analyseopgaver Frikøb af kommunale medarbejdere Egne timer til projektledelse m.v. Licenser Anskaffelser Frikøb af chefer til D3 Optionel ekstern bistand
BUDGET BUDSG 2016 2017 2018 Sekretariat+ledelse 1.650.000 2.800.000 2.800.000 Grundkontingent mindste største kommune 70.000 220.000 120.000-375.000 120.000-375.000 Implementeringsprojekter: interne eksterne Interne eksterne interne eksterne Fællesydelser 430.000 320.000 430.000 320.000 Monopolbrudsprojekter 2.140.000 1.300.000 5.560.000 800.000 2.620.000 0 Foranalyser: Udredning af off.digi.strat. 250.000 IT-sikkerhed/EU-forordn. 125.000 125.000 Skoleportalen 250.000 250.000 ESDH 250.000 250.000 Omsorgsystem 250.000 250.000 Kommende foranalyser 500.000 1.000.000 Projekter i alt 5.315.000 8.485.000 3.620.000 Projektkontingent 225.000-710.000 360.000 1.130000 155.000-480.000 Grundkont. + projektkont. 6.965.000 11.285.000 6.420.000 Betaling i alt mindste største kommune 295.000-930.000 480.000-1.505.000 275.000 855.000
Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2016 Indb. Grund Projekt i alt kr. Greve 48.540 126.315 406.889 533.204 Guldborgssund 60.954 158.620 510.949 669.570 Holbæk 68.979 179.504 578.219 757.723 Kalundborg 48.379 125.896 405.539 531.435 Køge 58.803 153.023 492.919 645.941 Lejre 27.048 70.387 226.731 297.118 Næstved 81.530 212.165 683.429 895.594 Odsherred 32.743 85.207 274.470 359.676 Roskilde 84.471 219.818 708.082 927.900 Slagelse 77.187 200.863 647.023 847.886 Vordingborg 45.422 118.201 380.752 498.953 Total 634.056 1.650.000 5.315.000 6.965.000
Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2017 Indb. Grund Projekt i alt kr. Greve 48.540 214.353 649.567 863.920 Guldborgssund 60.954 269.174 815.692 1.084.866 Holbæk 68.979 304.612 923.084 1.227.696 Kalundborg 48.379 213.642 647.413 861.055 Køge 58.803 259.675 786.908 1.046.582 Lejre 27.048 119.444 361.959 481.403 Næstved 81.530 360.038 1.091.043 1.451.080 Odsherred 32.743 144.594 438.170 582.764 Roskilde 84.471 373.025 1.130.399 1.503.424 Slagelse 77.187 340.859 1.032.924 1.373.783 Vordingborg 45.422 200.584 607.842 808.426 Total 634.056 2.800.000 8.485.000 11.285.000
Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2018 Indb. Grund Projekt i alt kr. Greve 48.540 214.353 277.128 491.482 Guldborgssund 60.954 269.174 348.003 617.177 Holbæk 68.979 304.612 393.820 698.432 Kalundborg 48.379 213.642 276.209 489.851 Køge 58.803 259.675 335.722 595.397 Lejre 27.048 119.444 154.424 273.869 Næstved 81.530 360.038 465.477 825.515 Odsherred 32.743 144.594 186.939 331.532 Roskilde 84.471 373.025 482.268 855.293 Slagelse 77.187 340.859 440.682 781.541 Vordingborg 45.422 200.584 259.327 459.911 Total 634.056 2.800.000 3.620.000 6.420.000
Dagsorden for stiftende generalforsamling d. 17. marts 2016 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af vedtægter og konstitueringsdokument 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Godkendelse af tegningsregler, jf. konstitueringsdokument 5. Valg til bestyrelsen 6. Godkendelse af strategiplan 2016-2018 7. Godkendelse af budget og kontingent 8. Godkendelse af foreningens hjemsted 9. Godkendelse af revisor 10. Underskrift af stiftelsesdokument til Erhvervsstyrelsen 11. Eventuelt