Bilag 1 Rammeaftale 1 af 11
1. Parterne Nærværende Rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Tlf. 89 59 10 00 norddjurs@norddjurs.dk http://www.norddjurs.dk og RAMMEAFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført udbud af tablet, jf. udbudsbekendtgørelse [reference]. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Rammeaftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] Rammeaftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Rammeaftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i Rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. Krav til produkter følger af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. 2 af 11
4. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 25.06.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 24.06.2016. Herudover har Ordregiver mulighed for at forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Rammeaftalehaver senest én måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. Uanset ovenstående er Ordregiver imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med tre måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende rammeaftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5. Tildeling af konkrete ordrer Køb på rammeaftalen vil ske ved direkte tildeling til Rammeaftalehaveren. 6. Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-mail og telefon. 7. Levering og leveringsbetingelser Devices omfattet af nærværende rammeaftale skal leveres frit og uden omkostning for Ordregiver på anvist adresse og til aftalt tid, jf. Incoterms 2010 (DDP). Ved alle bestillinger i kontraktperioden skal Tilbudsgiver levere bestilte produkter inden for 30 kalenderdage på de af Ordregiver ved bestilling anviste adresser. Delordrer accepteres således ikke, med mindre andet er specifikt aftalt. 8. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel og et synligt påklistret label udvendigt på det leverede. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen og labelen: Att. det ved bestilling oplyste modtagernavn Det ved bestilling oplyste sagsnr. (Ordregivers sagsnr.) Antal leverede devices Oversigt med angivelse af de specifikke leverede devices (Tablet eller Hybrid). Serienummer for det enkelte device. 3 af 11
Der skal være en samlet følgeseddel for hele ordren samt en selvstændig følgeseddel for hvert device i ordren. 9. Returvarer Ved fejlbestillinger har Ordregiver 14 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Rammeaftalehaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. 10. Optioner Optionerne kan i rammeaftalens løbetid indkøbes særskilt. Dette er ikke gældende for optionerne 1.3, 2.3, 3.3 disse kan udelukkende købes i forbindelse med køb af tilhørende tablet eller hybrid. 11. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Rammeaftalehaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 12. Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til den af ordregiver oplyste afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Omfang og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Ordregiver (Modtager, som oplyst på følgeseddel) Ordregivers sagsnr. Varelinjens tekst skal indeholde produktnavnet enten ordet hybrid eller ordet tablet 4 af 11
Rammeaftalehaver er berettiget til at fakturere Ordregiver for den bestilte anskaffelse efter godkendt levering. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 13. Priser For indkøb i henhold til rammeaftalen gælder de i Rammeaftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 14. Prisregulering Der kan ske prisregulering med udgangspunkt i Rammeaftalehavers til enhver tid gældende kostpris. Den tilbudte kostpris skal være gældende i de første 3 måneder af rammeaftalens løbetid. Herefter kan der ske prisregulering med udgangspunkt i Rammeaftalehavers til enhver tid gældende dokumenterede kostpris. Rammeaftalehaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt Rammeaftalehaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Rammeaftalehavers foranledning ved meddelelse til Ordregiver og fremsendelse af ny dokumenteret kostpris og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Rammeaftalehaveren er forpligtet til at fremsende opdateret prisliste til Ordregiver. Varsel om prisreguleringer samt dokumentation skal sendes til nedenstående kontaktperson hos Ordregiver senest kl. 12 på dagen for prisstigningen. Varsel om prisreguleringer skal sendes til: Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Indkøbsfunktionen Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til Indkøbsfunktionen inden ændringens ikrafttræden. Parterne kan forlange ændringer i den berørte vares pris, når nye lovkrav eller ændret offentlig regulering bevirker en fordyrelse eller billiggørelse heraf. Sådanne ændringer får virkning fra det tidspunkt, hvor de nye lovkrav eller den ændrede offentlige regulering konkret fordyrer eller billiggør leveringen af varen. Prisregulering betinges af fremsendt dokumentation herfor. 15. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 5 af 11
16. Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 17. Statistik Efter Ordregivers anmodning skal Rammeaftalehaver hvert kvartal fremsende statistik over solgte enheder. Statistik skal fremsendes elektronisk i excel-kompatibelt format. 18. Underleverandører Såfremt Rammeaftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Rammeaftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Rammeaftalehaver selv havde udført leverancen. 19. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Rammeaftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. 20. Tredjemandsrettigheder Rammeaftalehaver indestår for, at Rammeaftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Rammeaftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Rammeaftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Rammeaftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 21. Misligholdelse Er produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen 6 af 11
stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. 22. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning. Det samme gælder for Ordregivers ret til at kræve bod, jf. punkt 27. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. 23. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Rammeaftalehaver uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Rammeaftalehaveren ret til at foretage dette. Rammeaftalehaveren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Rammeaftalehaveren ønsker at udøve denne ret. 24. Forholdsmæssigt afslag I det omfang produkter omfattet af rammeaftalen ikke er rammeaftalemæssige, jf. rammeaftalegrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 23, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 25. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. En aftalt bod er ikke til hinder for, at ordregiveren kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Dette gælder dog ikke, såfremt bodens funktion er at træde i stedet for erstatning. 7 af 11
Rammeaftalehaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde de i udbudsmaterialet nævnte forsikringer med en minimumsdækning som anført. Rammeaftalehaver skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 26. Garanti Forhold herom følger af Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. 27. Bod Leverer Rammeaftalehaveren ikke produkterne i overensstemmelse med rammeaftalen, kan Ordregiver pålægge Rammeaftalehaveren bod i overensstemmelse med det i rammeaftalegrundlaget fastsatte. Undtaget herfor er tilfælde som beskrevet i punkt 30. Således kan Ordregiver, såfremt de bestilte produkter ikke leveres inden 30 kalenderdage fra bestillingsdagen, uagtet årsagen, pålægge Rammeaftalehaver et bodsbeløb svarende til 0,25 % af den pågældende (forsinkede) ordres værdi de første 5 dage ordren er forsinket. Herefter kan ordregiver pålægge yderligere 5 % af den pågældende (forsinkede) ordres værdi pr. dag. Bodsstørrelsen kan maksimalt andrage 10 % af ordrens samlede beløb. Tilsvarende kan Ordregiver ved fejlleverancer, herunder men ikke begrænset til fejlleverede produkter og produkter, der ikke efterlever kravspecifikationen, kræve dagbod på 5 %, såfremt der efter skriftlig reklamation ikke inden 2 arbejdsdage er sket udbedring ved levering af korrekt produkt. Ved fejlleverancer svarende til DKK 10.000 ex. moms kan Ordregiver således ved udbedring den 3. dag regnet fra dagen for reklamation pålægge bod pålydende (DKK 10.000*0,05)*1 = DKK 500. Bodsstørrelsen kan maksimalt anløbe fejlleverancernes samlede beløb. Ordregiver kan endvidere opkræve bod, såfremt Rammeaftalehaver ikke overholder kravet vedrørende maksimalt 5 arbejdsdage i forhold til produkter med tilhørende collect and return-garanti jf. Rammeaftalebilag A Kravspecifikation. De 5 arbejdsdage er at regne fra Rammeaftalehavers modtagelse af enheden til et fejlfrit produkt er medarbejderen i hænde igen. Beregningsformlen herfor er tilsvarende ovenstående. Såfremt Rammeaftalehaver i mere end 5 arbejdsdage har et produkt til service, kan Ordregiver pålægge Rammeaftalehaver et bodsbeløb svarende til 5 % af det pågældende produkts værdi for hver dag produktet ikke er til rådighed. Ved et produkt til værdi af DKK 4.000 som undværes i 6 arbejdsdage, kan Ordregiver således pålægge bod pålydende (DKK 4.000*0,05)*1 = DKK 200. Bodsstørrelsen kan maksimalt anløbe produktets samlede værdi. 28. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiveren, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Rammeaftalehaverens side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Rammeaftalehaveren samt omstændighederne i øvrigt. 8 af 11
Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for Rammeaftalehavers regning. Rammeaftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 29. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Rammeaftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 30. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Rammeaftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure-situationen Forventet varighed af force majeure-situationen Indsats fra Rammeaftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 31. Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Rammeaftalehaver pligtig til omgående at informere Ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Rammeaftalehaver introducerer ny generation af det tilbudte produkt fra samme producent i samme produktlinje skal dette produkt erstatte det tilbudte og skal kunne senest bestilles af ordregiver 30 kalenderdage efter markedsintroduktionen på det danske marked. Hvert produkt kan således udelukkende udskiftes med et produkt fra samme producent, som oprindeligt tilbudt. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. Tilbudsgiver skal ved introduktion af nye produkter informere Ordregiver senest på dagen for den officielle markedsintroduktion på det danske marked. 9 af 11
32. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftaleshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 33. Rammeaftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Rammeaftalehaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 34. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 35. Offentlige påbud Rammeaftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 10 af 11
36. Miljø Rammeaftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 37. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Rammeaftalehaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Rammeaftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 38. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Ordregiver Dato: Rammeaftalehaver 11 af 11