Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde den 22. januar 2013, kl. 19.00 i Kagsgårdens Boliger, Stationsalleen 38, 1. sal, 2730 Herlev Til stede: Afbud fra: Fra KAB: Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 1. Godkendelse af referat... 3 2. Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning:... 4 3. Afdelingernes budgetter 2013/14... 4 4. Repræsentantskabsmøde 2013... 5 5. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet... 5 6. Individuelle moderniseringer... 6 Sager til orientering:... 7 7. Vurderingsankenævnet... 7 8. Nørrevang renovering, status... 7 9. Tubberupvænge II - vandtank og badeværelser, status... 7 10. Edison Park Nybyggeri, status... 8 11. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent... 10 12. Orientering om driftssager... 11 13. Investeringsforeningen... 13 14. Kursusoversigt... 14 15. Beboerklagenævnssager... 14 16. Eventuelt... 15 1/15
Bilagsfortegnelse Bilag 3: Afdelingernes budgetter 2013/14... 4 Bilag 5: Indkøbspolitik... 6 Bilag 6: Henvendelse fra Erik Nielsen... 7 Bilag 6.1: Notat om individuelle moderniseringer... 7 Bilag 10: Referat fra byggeudvalgsmøde den 12. december 2012... 10 Bilag 14: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2012 den 30. april 2013... 14 Bilag 15: Oversigt over beboerklagenævnssager 2009-2012... 14 2/15
Selskabet: 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens senest afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 20. november 2012 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet og efterfølgende underskrives det af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. 3/15
Sager til beslutning: 3. Afdelingernes budgetter 2013/14 Budgetter for 2013/2014 for s afdelinger vedlægges som bilag 3. Budgetterne udviser følgende reguleringer for det kommende budgetår: Afdeling: Antal lejemål: Ny m²-leje: Stigning procent: 3901-5 Kilometergården 144 867,21 0,00 3902-2 Herlev Ringgård 42 728,22 1,94 3903-0 Banevænget 411 729,21 2,01 3904-7 Kirkehøj Etagehuse 106 955,68 1,81 3906-1 Kirkehøj Kædehuse 77 791,20 2,33 3907-9 Nørrevang 34 780,58 0,00 3908-6 Kagsgårdens Boliger Familieboliger Familietagboliger Ungdomsboliger 3909-3 Kagsgårdens Børneinstitution Børnehave Vuggestue 210 68 3 781,99 941,64 803,52 1501,57 1559,29 3911-0 Tubberupvænge I 27 892,36 0,00 3912-8 Tubberupvænge II Ungdomsboliger 84 8 1037,98 817,15 3914-2 Lærkegård Center 48 1277,91 0,00 3917-4 Cederbo Familieboliger Medejerbolig Ældreboliger 7 7 4 967,42 873,57 1068,00 3919-9 Enebærstien 36 848,34 3,71 2,54 2,54 2,54 5,58 5,58 2,49 2,49 1,20 0,42 1,16 Ovenstående budgetter er behandlet og godkendt på afdelingsmøderne i november 2012 og januar 2013. Dog afholder Cederbo, Enebærstien og Nørrevang først deres ordinære afdelingsmøder efter dagsordenens udsendelse. Bilag 3: Afdelingernes budgetter 2013/14 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender de fremlagte budgetter. 4/15
4. Repræsentantskabsmøde 2013 Jævnfør beslutning truffet på repræsentantskabsmødet den 28. november 2012 bedes organisationsbestyrelsen beslutte, hvor næste repræsentantskabsmøde den 27. november 2013 skal holdes henne. Indstilling: Organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, hvor repræsentantskabsmødet den 27. november 2013 skal holdes henne. 5. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik som er vedlagt som bilag 5. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s Indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling, vil vi sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser indenfor KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Disse betingelser sikrer blandt andet: ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner, at alle reglerne vedrørende arbejdsmiljø og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. 5/15
Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes og læses på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik, sammen med standardleverandørbetingelserne, styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Bilag 5: Indkøbspolitik Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager KAB s indkøbspolitik til efterretning. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen beslutter, hvorvidt man ønsker at tiltræde KAB s Indkøbspolitik med den konsekvens, at politikken også gælder ved indkøb lokalt. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om standardleverandørbetingelserne til efterretning. 6. Individuelle moderniseringer Selskabets formand Erik Nielsen ønsker en principiel drøftelse af præmisserne for gennemførelse af individuelle moderniseringer i boligorganisationens afdelinger. Baggrunden for dette er, at der er gennemført individuelle moderniseringer i forskellige afdelinger i perioden 2003 frem til i dag. Det har i flere tilfælde vist sig, at sagerne i forhold til beboerne er fuldt afsluttede og implementerede i henhold til de aftaler, der er indgået med beboerne, men en kritisk revision af forbruget på egen trækningsret i Landbyggefonden viser, at de bevilgede tilskud ikke er blevet hjemtaget endnu grundet manglende udarbejdelse af endelige byggeregnskaber. Dette er der rettet op på nu, og Landbyggefonden er ansøgt i overensstemmelse med boligorganisationens tilskudspolitik. Til udarbejdelsen af disse byggeregnskaber knytter der sig en egenbetaling pr. byggesag på 5.000 kr., som erlægges fra afdelingens henlæggelser. Denne egenbetaling har ikke indflydelse på det bevilgede tilskud, der er ansøgt om i Landbyggefonden. Dispositionen har imidlertid ført til spørgsmål fra Erik Nielsen (bilag 6), som ikke kan erindre, hvorledes denne egenbetaling fra afdelingen på 5.000 kr. pr. sag er blevet besluttet. Erik Nielsen ønsker derfor de forskellige spørgsmål belyst, hvilket fremgår af vedlagte notat (bilag 6.1). 6/15
Bilag 6: Henvendelse fra Erik Nielsen Bilag 6.1: Notat om individuelle moderniseringer Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning vedrørende praksis omkring finansieringen af individuelle moderniseringer. Sager til orientering: 7. Vurderingsankenævnet Rafn & Søn har på vegne af anmodet Vurderingsankenævnet om at få genoptaget ejendomsvurderingen af Tubberupvænge I med henblik på at få nedslag i vurderingen som følge manglende fradrag for forbedringer. SKAT har tidligere afslået en genoptagelse af sagen. Vurderingsankenævnet har givet Rafn & Søn på vegne af medhold i klagen og pålagt SKAT at genoptage sagen. 8. Nørrevang renovering, status Landsbyggefonden udmeldte ultimo 2012 endeligt tilsagn til en lang række ansøgte projekter, dog Nørrevang var ikke blandt disse. Der blev derfor taget kontakt til landsbyggefonden, med henblik på at få en status i sagen. Der vil blive givet en orientering om dialogen med Landsbyggefonden på organisationsbetyrelsesmødet. 9. Tubberupvænge II - vandtank og badeværelser, status Ansøgningen til Landsbyggefonden om støtte til renovering af badeværelserne i Tubberupvænge II er delt op i tre sager: renoveringsstøtte, huslejestøtte og kapitaltilførsel. 7/15
Dette har baggrund i, at renoveringen ikke er realistisk, hvis der ikke samtidig opnås støtte til at holde lejen på et acceptabelt niveau. Der er nu modtaget svar på sagen om huslejestøtte, og der er ingen muligheder i denne støtteform. Renoveringssagen er behandlet så langt, som det er muligt på nuværende tidspunkt og afventer nu svar på ansøgningen om kapitaltilførsel. Der vil i starten af marts 2013 komme tilbagemelding på, om sagen vil kunne blive behandlet i 2013. 10. Edison Park Nybyggeri, status Om byggeriernes generelle forhold og byggeriernes stade henvises til referat fra seneste byggeudvalgsmøde (bilag 10). Referatet giver en status over byggerierne og de udfordringer, der har været og stadig er. I referatet er projektleder Ove Boh Larsen skiftevis benævnt OBH og OBL ved forkortelser. Det er den sidste forkortelse der er den rigtige. Af væsentlige forhold siden mødet den 12. december 2012 kan oplyses, at vor advokat har fremsendt refusionsopgørelse til Nordea med påkrav om betaling af udgifter til ekstra fundering og fjernelse af forurening samt rydning af grund. Krav om refusion andrager 8.7 mio. kr. Det er et så stort krav, at Nordea Ejendomme vil imødegå kravet. Advokaten forventer, at der kan opnås aftale om refusion af en pæn størrelse, men vi skal ikke regne med at få hele kravet dækket. En særlig udfordring har vist sig at være lydvæggen mod ringvejen, som skal etableres i ca. 3 meters højde. Det har vist sig svært at overholde kravene til lydreduktion på udearealer og på facaderne mod ringvejen. Der arbejdes med en midlertidig løsning, da det meste af arealet alligevel skal omlægges, når den nye letbane skal anlægges. Men der er nogle særlige udfordringer ved lydvægge ved trappen/tunnelen nord for byggeriet. Der er aftalt åbent-hus-arrangement for offentligheden den 10. marts 2013, et tidspunkt hvor formanden ikke kan deltage. Formanden havde tilpasset sit fravær, men et flertal i Fællesbyggeudvalget kunne ikke den først aftalte dato den 17. marts 2013. 8/15
Vi regner med, at byggerierne kan blive klar til indflytning senest medio august 2013, men Storparcel F hænger lidt på grund af omfattende ekstra fundering, hvilket så også har kostet en del udgifter til ekstrafundering. Her håber vi dog, at nogle af udgifterne kan refunderes jævnfør ovenfor nævnt. Der regnes med en gennemsnitlig husleje på 1.010 kr. pr. m2 efter byggeregnskaberne er udarbejdet og afdelingerne er sammenlagt. Konkret om byggerierne på Storparcel E & F kan oplyses: Storparcel E E1: Nordligste beliggende hus: Huset er lukket tag og facademæssigt Støbning af undergulve samt udlægning af gulvvarmeslanger er afsluttet Gips arbejder pågår Malerarbejdet er i fuld gang Køkkenmontage er opstartet Altaner er monteret E2: Midt: Tagdækning og isolering er næsten udført Facadearbejder pågår og afsluttes inden julen 2012 Stål til altangange er monteret E3: Sydligst: Huset er lukket tag og facademæssigt Støbning af undergulve samt udlægning af gulvvarmeslanger er afsluttet Gips arbejder pågår Generelt Byggeriet skrider planmæssigt frem efter tidsplanen. Alle facader og tage er lukket for vinteren. Fjernvarmen er blevet tilsluttet alle parceller og bruges nu som opvarmning af bygningerne. Man har også åbnet op for, at belægningsarbejder omkring et par af parcellerne kan opstarte tidligere en ellers planlagt. Storparcel F I forlængelse af sidste status har det endnu ikke været muligt, at hente noget af den på daværende tidspunkt, tabte tid i forhold til hovedtidsplanen grundet den omfattende pælefundering, som tidsmæssigt har kostet 5-6 uger. Resterende jord og kloak på blok 1 og 2 færdiggøres efter endt elementmontage grundet tårnkran og skinner. 9/15
Elementmontagen på blok 1 og 2 er stort set færdig og montagen af lette facadeelementer fortsættes på blok 1 i uge 50. Alle lette facadeelementer er produceret og står klar til montage. Letbetonmontage i blok 2 gøres færdig i uge 49 og 50 og der fortsættes i blok 1 i uge 51 og et par uger frem. Jord og kloak arbejdet ved blok 3 og 4 er stort set afsluttet. Her afsluttes som gældende for blok 1 og 2. Elementmontagen på blok 3 og 4 skrider planmæssigt frem, hvor blok 4 stort set er færdig. På blok 3 forcerer vi således, at elementmontagen er færdig inden juleferie. Det ser ud som om det lige akkurat lader sig gøre. Bilag 10: Referat fra byggeudvalgsmøde den 12. december 2012 11. Grundkapitalen nedsat fra 14 til 10 procent Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 % til 10 % for almene boliger. Loven træder i kraft pr. den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden den 1. juli 2012 til og med den 31. december 2016. Kommunerne og regeringen indgik i juni 2012 den årlige aftale. Kommunerne og regeringen blev her enige om, at understøtte kommunernes muligheder for fortsat at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. 10/15
12. Orientering om driftssager Kilometergården Der er udført service på vinduerne. Herlev Ringgård Der er kommet nyt sæbedoseringsanlæg. Der har været en mindre brandskade i et køkken med meget sod. Banevænget Afdelingsbestyrelsen og KAB har afholdt møde om evaluering af det afholdte ekstraordinære afdelingsmøde. Afdelingsbestyrelsen ønsker undersøgt mulighed for tagboliger. Afdelingsbestyrelsen har talt med naboejendommen Toftegården, der er ved at lave tagboliger i forbindelse med tagrenovering. Dette er tidligere undersøgt i, hvor konklusionen var, at maksimalbeløbet pr. m² ikke kunne overholdes. Der planlægges afholdt nyt afdelingsmøde i foråret. Kirkehøj Etagehuse Udbedring af sætningsskader følger forsat tidsplanen og forløber uden de store problemer. Faldstamme udskiftningen forløber også planmæssigt. Begge sager er planlagt afsluttet i februar 2013, hvorefter ejendomskontoret flytter retur til sine nye lokaler. Kirkehøj Kædehuse I afdelingen er der stadigvæk nogle problemer med at skaffe varmt brugsvand ud til alle boligerne. Rensning og nødvendig udskiftning af ventiler er igangsat og pumpen skiftes. Nørrevang Efter sammenlægning af ejendomskontorerne er snerydning foregået med stor tilfredshed fra beboerne. Kagsgårdens Boliger I forbindelse med at Aldi har været lukket for at udbedre rotteproblemer i forretningen, er det opdaget, at der har været åbent mellem Aldi og de tidligere ungdomsboliger. Det blev konstateret, at rotterne uhindret kunne bevæge sig fra butikslokalerne til loftet over lejligheden beliggende Toggangen 47. Aldi har nu lukket åbningen. Beboeren i boligen nærmest Aldi, mener at have hørt rotter på det nedhængte loft. Dette er anmeldt til Herlev Kommune. 11/15
På baggrund af anmeldelsen om en rotte indendørs besøgte Herlev Kommunes rottebekæmper adressen den 7. december 2012. Ved besøget blev det konstateret, at der ikke var spor af rotter i selve lejligheden, og at der ikke var adgang til at inspicere loftsrummet over lejligheden. Det konstateredes endvidere, at loftet var tæt og uden huller. Ved tilsynsbesøget den 7. december 2012 var skillevæggen tilmuret helt op til etageadskillelsen, således at der ikke længere var adgang for rotterne i butikken til loftet over lejligheden. På møde mellem boligselskabet og Herlev Kommune den 18. december 2012 meddelte Naturog Miljøchef Jesper Raad Petersen efter aftale et mundtligt påbud om, at der snarest muligt via lejligheden etableres adgang til at besigtige rummet over loftet. Formålet er at undersøge, om der er rottetilhold. Den 21. december 2012 blev der opsat kamera samt fælder på nedhængt loft. Ved opsætningen af kamera kunne der ikke konstateres spor efter rotter. Beredskabschef Ole Kjær har også besigtiget forholdene og har synet og godkendt den udførte brandsektionering mellem boligerne, som der var tvivl om var udført korrekt. Afdelingen har udskiftet den gamle traktor til ny Egholm 2250. Tubberupvænge I Forslag om fællesvaskeri med Tubberupvænge II er med på ordinært afdelingsmøde den 10. januar 2013. Tubberupvænge II Besigtigelse af have i forbindelse med klage over beboere til Beboerklagenævnet blev udsat grundet snevejr. Beboerklagenævnet berammer en ny dato for besigtigelse af haven. Forslag om fællesvaskeri med Tubberupvænge II er med på ordinært afdelingsmøde den 9. januar 2013. Lærkegaard Center Afdelingen har afholdt ordinært afdelingsmøde den 8. januar 2013. Der fremmødte én beboer, og der blev derfor ikke valgt en afdelingsbestyrelse. s organisationsbestyrelse agerer derfor som afdelingsbestyrelse for afdelingen. Cederbo Oliering af vinduer er udsat til foråret 2013 grundet for høj fugtighed i træet. 12/15
13. Investeringsforeningen Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. Rapporten for fjerde kvartal 2012 foreligger ikke endnu. Værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 blev præsenteret i forbindelse med det seneste organisationsbestyrelsesmøde, men her kommer de en gang til, idet tilsvarende tal for 4. kvartal ikke foreligger endnu. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 3,14 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,00. For hele 2011 udgjorde afkastet 6,89 %. I SEB har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 2,72 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,70. For hele 2011 udgjorde afkastet 8,38 %. I Nykredit Portefølje har værdiudvikling/afkast for de første tre kvartaler 2012 været på 3,39 %. I samme periode 2011 var der en værdiudvikling på 5,40. For hele 2011 udgjorde afkastet 8,12 %. Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 31. dec. 2012 (kurs 100) Indre værdi 31. dec. 2011 fratrukket udlodn. Indre værdi 31. december 2012 Ændring af indre værdi 0 101,17 105,63 4,46 %-point SEB 28.312.100 102,51 106,54 4,03 %-point Nykredit Port. 0 102,55 107,65 5,10 %-point 13/15
Som det fremgår af ovenstående, så har afkastet på SEB (som er den eneste investeringsforening har indskudt i) hidtil i år været en smule lavere end på de andre to. Det er dog værd at bemærke, at SEB i 2011 var den forening, der havde det højeste afkast. Det varierer således fra år til år hvilken investeringsforening, der har det bedste afkast. Man bør dog, som tidligere nævnt, overveje at fordele indskuddet på de 3 foreninger for derved at sprede risikoen/muligheden for afkast. Der opnås på nuværende tidspunkt ikke særlig stor renteindtægt af bankindestående, og der foretages derfor løbende vurdering af, om der skal foretages yderligere indskud i investeringsforeningerne. Dette kan meget vel blive aktuelt for i første halvår 2013. 14. Kursusoversigt Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over kursusforbruget for perioden den 1. maj 2012 - den 30. april 2013 som bilag 14. Bilag 14: Kursusoversigt for perioden den 1. maj 2012 den 30. april 2013 15. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt som bilag 15 over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden 2009-2012. Bilag 15: Oversigt over beboerklagenævnssager 2009-2012 14/15
16. Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2013: Torsdag den 2. maj 2013, kl. 9.00, i KAB Torsdag den 22. august 2013, kl. 19.00, i Herlev Torsdag den 21. november 2013, kl. 9.00, i KAB Repræsentantskabsmøde i 2013: Onsdag den 27. november 2013, kl. 18.00, i Herlev Afdelingsmøder i 2013/2014: 2013: Kilometergården Herlev Ringgård Banevænget Kirkehøj Etagehuse Kirkehøj Kædehuse Nørrevang Kagsgårdens Boliger 2014: Tubberupvænge I Tubberupvænge II Lærkegård Center Cederbo Enebærstien Edison Park mandag den 4. november 2013, kl. 18.30, i Herlev tirsdag den 5. november 2013, kl. 19.00, i Herlev mandag den 11. november 2013, kl. 19.00, i Herlev tirsdag den 12. november 2013, kl. 19.00, i Herlev mandag den 18. november 2013, kl. 19.00, i Herlev tirsdag den 19. november 2013, kl. 19.00, i Herlev mandag den 25. november 2013, kl. 18.30, i Herlev mandag den 6. januar 2014, kl. 18.00, i Herlev tirsdag den 7. januar 2014, kl. 19.00, i Herlev mandag den 13. januar 2014, kl. 16.00, i Herlev tirsdag den 14. januar 2014, kl. 19.00, i Herlev mandag den 20. januar 2014, kl. 19.00, i Herlev tirsdag den 21. januar 2014, kl. 19.00, i Herlev 15/15