multimedier beskatning og kontrol Multimediebeskatningen trådte i kraft den 1. januar 2010. Det er indskærpet, at arbejdsgiverne skal sikre, at den indeholdte A-skat og AM-bidrag og de indberettede oplysninger til SKAT er korrekte. Har du medarbejdere, som du ikke har indberettet til beskatning, men hvor medarbejderne har rådighed over bærbare multimedier på arbejdspladsen og/eller computer med særligt programmel til hjemlån og/eller en arbejdsmobiltelefon så skal du kontrollere brugen af multimedierne.
For alle ledere i Guldborgsund Kommune betyder det følgende: Lederen har ansvar for, at der foretages korrekt og fuldstændig indberetning til Personaleafdelingen over de medarbejdere, der skal beskattes i henhold til reglerne Lederen skal foretage kontrol med brugen af multimedierne, for at sikre overholdelse af aftalen om, at multimedierne ikke må anvendes privat (der er typisk tale om en en troog love-erklæring) Lederen har ansvar for at overholde persondataloven, når der sker kontrol af medarbejdere. Det indebærer, at der gives forudgående information til de ansatte, (jf. persondataloven), om at deres brug af det pågældende multimedie vil blive kontrolleret Lederen skal ved et kontrolbesøg fra SKAT kunne godtgøre, at reglerne er overholdt, herunder at kontrollen er gennemført 2
brugen af multimedierne kan opdeles i tre grupper: 1 2 Medarbejdere, som kun har rådighed over stationært it-udstyr på arbejdspladsen: Tages udstyret ikke med hjem på bopælen, er der ikke behov for særlige tiltag, da medarbejderen ikke har privat rådighed over multimediet. Medarbejdere, som har privat rådighed over multimedier: Er multimedier stillet til rådighed for privat brug på medarbejderens bopæl, skal du oplyse til Personaleafdelingen, at medarbejderen er omfattet af multimediebeskatning. For disse medarbejdere er der herefter ikke behov for yderligere tiltag. 3 Øvrige medarbejdere, som har rådighed over bærbare multimedier på arbejdspladsen: Lederen skal tage stilling til, om disse medarbejdere hver især har privat rådighed over udstyret. Bærbare multimedier indikerer, at der kan være behov for eller ønske om at anvende medierne et andet sted end på den sædvanlige arbejdsplads - fx til eksterne møder, foredrag og lignende, eller ved at computeren tages med hjem på bopælen. Medarbejdere med en (arbejds)mobiltelefon kan fritages for beskatning, såfremt der foreligger en tro- og love-erklæring og aftalen i øvrigt overholdes. Lederen har samtidig pligt til at føre kontrol. Medarbejdere, som tager en computer med hjem, kan ikke på samme måde fritages for beskatning, idet det er yderst vanskeligt at kontrollere, hvorvidt computeren anvendes privat. 3
Kontrol og dokumentation Bærbare multimedier på arbejdspladsen For at overholde reglerne om kontrol og dokumentation skal du gøre følgende: Udarbejde en oversigt over, hvilke bærbare multimedier, de enkelte medarbejdere har til rådighed på arbejdspladsen, og om der er privat rådighed over disse multimedier Have kendskab til virksomhedens multimediepolitik i forhold til personalet, herunder hvordan multimediepolitikken håndteres og kontrolleres i praksis Gennemføre uanmeldt stikprøvekontrol minimum to gange om året Udfylde et dokumentationsbilag for hvert medie, der er kontrolleret Computer med særligt programmel til hjemlån For at overholde reglerne om kontrol og dokumentation skal du gøre følgende: Oprette en hjemlånsbog til hver enkelt computer, som står til rådighed for hjemlån. Heri noterer den ansatte sit navn, dato for udlån, formål med hjemlån og dato for aflevering Gennemføre uanmeldt stikprøvekontrol minimum to gange om året Udfylde et dokumentationsbilag for hvert medie, der er kontrolleret Arbejdsmobiltelefonerne Har du valgt at aftale med nogle af eller alle dine medarbejdere, at de har arbejdsmobiltelefoner, som de kun bruger erhvervsmæssigt, gælder der særlige krav til dokumentationen om, at arbejdstelefonerne kun bruges erhvervsmæssigt. Udover de ovennævnte krav under Bærbare multimedier på arbejdspladsen skal dette følges: Tro- og love-erklæring underskrevet af medarbejderen Gennemgang af regningen for unaturligt forbrug (beløbsgrænse, udsving, betalinger eller donationer) Udfør konkrete stikprøver af opkaldslisterne Foretag en årlig stikprøve, der omfatter 5% af mobiltelefonerne for en regningsperiode på en måned Udfylde et dokumentationsbilag for hvert medie, der er kontrolleret 4
bestilling af nye multimedier eller ændring af ejerforhold BESTILLING AF NYE På Intranettets forside under Bestilling af ITudstyr i højre side, kan du som leder bestille nye multimedier hos IT-afdelingen. Under bestillingen bliver du bedt om at beslutte, om der skal foretages beskatning eller ej. DOKUMENTATION Print en kopi af enhver bestilling og opbevar den forsvarligt i afdelingen. Aftalerne skal fremvises på SKAT s foranledning. tro- og love- / accepterklæring BESKATNING Når der er afkrydset for beskatning, går meddelelse automatisk videre til personaleafdelingen, som foretager indberetningen på lønsedlen. Samtidig udfyldes erklæringens afsnit 3. OPHØR OG ÆNDRING AF MULTIMEDIERS EJERFORHOLD Ophør og ændringer af aftaler om multimedier bestilles ligeledes på Intranettets forside. Hvis der er tale om ophør af en aftale med multimediebeskatning, går meddelelse automatisk videre til Personaleafdelingen. Leder og medarbejder udfylder og underskriver denne erklæring. Alle erklæringer gemmes i Acadre. (se link på side 10) SKATTEFRITAGELSE Hvis medarbejderen ikke skal beskattes af multimediet, skal leder og medarbejder udfylde erklæringens afsnit 1 eller 2. Aftalen er omfattet af kommunens kontrolforpligtelse. 5
ALLEREDE IGANGVÆRENDE AFTALER Lederen skal sikre sig, at ejerforholdet for alle multimedier er registreret korrekt; d.v.s. Tro- og love-erklæringer på de aftaler, der ikke er omfattet af multimediebeskatningen og registrering af beskatning på lønsedlen for de aftaler, der har mulighed for at anvende multimediet til privat brug. Alle aftaler skal gemmes i Acadre og fremvises på SKAT s foranledning. SPØRGSMÅL VEDR. MULTIMEDIEBESKATNING PÅ LØNSEDLEN Kontakt lønkonsulenten, hvis der er spørgsmål til lønsedlen eller der i det hele taget er tvivl omkring registrering af aftaler om multimediebeskatning. 6
oversigt over multimedier I oversigten kan man se, hvilke medier, der udløser beskatning, hvordan kommunens kontrolforpligtelse skal håndteres og hvilke administrative opgaver, der i øvrigt skal udføres i forbindelse med multimediebeskatningen. MULTIMEDIE / BRUG AF MULTIMEDIE Internetadgang på arbejdstagers bopæl Mobil internetforbindelse BESKATNING / IKKE BESKATNING Altid beskatning den kun benyttes på arbejdspladsen og der IKKE er indgået aftale om, at den må tages med hjem KONTROL OG ADMINISTRATIVE OPGAVER Kontrol: uanmeldt stikprøve 2 gange om året udfyld dokumentationsbilag Bærbar computer Altid beskatning hvis: der er indgået aftale om, at den må tages med hjem, uanset om det rent faktisk sker den mobile internetforbindelse tages med hjem den kun benyttes på arbejdspladsen og der IKKE er indgået aftale om, at den må tages med hjem Altid beskatning hvis: der er indgået aftale om, at den må tages med hjem, uanset om det rent faktisk sker den mobile internetforbindelse tages med hjem Kontrol: uanmeldt stikprøve 2 gange om året udfyld dokumentationsbilag 7
MULTIMEDIE / BRUG AF MULTIMEDIE Computer med særligt programmel til hjemlån BESKATNING / IKKE BESKATNING du har mulighed for at låne en computer med hjem computeren indeholder særligt programmel til brug for arbejdet (almindelige tekstprogrammer og styresystemer m.m. er ikke særligt programmel) der er et begrænset antal computere til rådighed for hjemlån computeren lånes kun med hjem i ny og næ der er typisk tale om skolelærere, pædagoger o.l. KONTROL OG ADMINISTRATIVE OPGAVER Kontrol: uanmeldt stikprøve 2 gange om året hjemlånsbog med navn, formål og dato for udlån og aflevering udfyld dokumentationsbilag Hvis ovenstående er opfyldt, kan man desuden tage en mobil bredbåndsforbin delse med hjem, hvis den følger med com puter en og er nødvendig for at kunne udføre arbejdsopgaven. Altid beskatning hvis: computeren rent faktisk benyttes til private formål hjemmefra Stationær computer på arbejdstagers bopæl Stationær telefon på arbejdstagers bopæl Altid beskatning Altid beskatning: Beskatningen omfatter både selve telefonen, oprettelses-, abonnements- og forbrugsudgifter samt telefonserviceydelser 8
MULTIMEDIE / BRUG AF MULTIMEDIE Mobiltelefon / Arbejdsmobiltelefon BESKATNING / IKKE BESKATNING den ikke tages med hjem Ingen beskatning, selvom den tages med hjem, hvis: brugen af telefonen er nødvendig for at kunne udføre arbejdet (fx tilkaldevagt) der er indgået en Tro- og love-erklæring mellem arbejdsgiver og arbejdstager om, at telefonen udelukkende må anvendes erhvervsmæssigt telefonen anvendes rent faktisk udelukkende erhvervsmæssigt arbejdsgiveren fører kontrol med, at telefonen kun anvendes erhvervsmæssigt Enkeltstående private opkald udløser beskatning. Modtagelse af private opkald udløser ikke beskatning. Altid beskatning hvis: mobiltelefonen anvendes privat KONTROL OG ADMINISTRATIVE OPGAVER Kontrol: tro- og love-erklæring overordnet gennemgang af telefonregningen for unaturligt forbrug (check for beløbsgrænse, udsving, betalinger eller donationer) konkrete stikprøver af opkaldslisterne årlig stikprøve, der omfatter 5% af mobiltelefonerne for en regningsperiode på en måned ved mistanke indhent opkaldslister ved tvivl herefter, anmod medarbejder om forklaring udfyld dokumentationsbilag Token, G-On e.l. (kodesystem til arb.givers netværk) Ingen beskatning Er ikke omfattet af multimediebeskatning 9
MULTIMEDIE / BRUG AF MULTIMEDIE Multimedier med på tjenesterejse BESKATNING / IKKE BESKATNING der er et arbejdsbetinget behov for at få stillet multimedier til rådighed på tjenesterejsen multimedierne må kun anvendes arbejdsmæssigt (og bliver faktisk kun anvendt arbejdsmæssigt). medarbejderen har ikke mulighed for uden unødig besvær at hente eller aflevere multimedierne på arbejdspladsen før eller efter tjenesterejsen KONTROL OG ADMINISTRATIVE OPGAVER Det skal over for medarbejderen indskærpes, at mediet / medierne alene må bruges arbejdsmæssigt, og det skal sikres, at det / de afleveres umiddelbart efter tjenesterejsen. Bærbar computer til brug for arbejdsgiverbetalt uddannelse For arbejdsmobiltelefoner henvises desuden til de beskrevne krav ovenfor. arbejdsgiveren betaler en uddannelse, som opfylder betingelserne for skattefrihed efter ligningslovens 31 arbejdsgiveren stiller en computer til rådighed på linje med bøger og andet materiale til brug for forberedelsen hjemmefra den er relevant for uddannelsen den ikke anvendes privat den afleveres ved uddannelsens ophør Kontrol: tro- og love-erklæring overholde aftalen spørgsmål til kontrolopgaven kan rettes til Niels ferdinand på mail: nf@guldborgsund.dk klik på links herunder for at hente bilag eller blanketter! - Dokumentationsbilag - Tro- og love- / Accepterklæring - Liste over afdelingens multimedier - Oprettelse af sag i Acadre - vejledning 10