INTERN KONTROL HR Overenskomst og Løn. Løn, arbejdstid og befordring

Transkript

1 INTERN KONTROL HR Overenskomst og Løn Løn, arbejdstid og befordring Besøgsrapport for OUH-Svendborg Intern kontrol udarbejdet af: Simon L. Kristensen, Tina Feldfoss og Gitte R. Sørensen Dato for besøg: 22. august 2012 Redigeringsdato: 27. september 2012 Side 1

2 F: Løn Område Regelsæt Bemærkninger Konklusion Besvarelse fra sygehusets Gennemgang af servicebrev fra revisionen Gennemgang af forretningsgangsbeskrivels e for lønområdet Afventer afklaring med Birthe. Redaktionelle rettelser. Der er ikke fremsendt nyt ser vicebrev i Revisionen har udført kontroller uden bemærkninger, derfor er der ikke fremsendt nyt servicebrev. Side 7 og 13 rate- og kapitalpensioner dokumenters på eksterne revisionslister nu. Kontrol af stamdata afstemmes med ny overordnet forretningsgang lønområdet. Afstemningsoversigt tilrettes med hvem og hvor ofte, der afstemmer efter sammenlægningen af inst.koder i foråret. Afsnit 7 Dagpengerefusion tilrettes, der er f.eks. ikke DP 333 mere. 2

3 Kontrol af lederes løn lønchef Side 13 kontrol af lønchefens løn skal foretages af person på samme eller højere niveau. F.eks. regnskabschefen. Gennemgang af ledelsestilsyn i forhold til lønområdet Er under revidering. Hvem indberetter til lønsystem (Tjenestetid, Personaleweb, lønsystem ) Håndtering og dokumentation Det gør alle i lønafdelingen samt vagtplanlæggere i de enkelte afdelinger. Herudover er der to afdelinger, som decentralt indberetter via Personaleweb. Hvad er indberetningsgrundlaget eks. timesedler, fraværslister, arbejdstidsplan m.v. Fraværsregistreri ng, hvorledes sikrer man korrekt registrering. Arbejdstidsplaner og Min Tid. Revisionen har sagt god for, der ikke gemmes papirmateriale omkring vagtplanlægning, da godkendelse i Tjenestetid er tilstrækkelig dokumentation. Dette er meldt ud til afdelinger. Koncern HR - Overenskomst og Løn har haft møde med revisionen. I den sammenhæng er afklaret, at der skal opbevares arbejdstidsplaner eller lignende med ændringer i (papirudgave) i 5 år. Er der sammenhæng Da der ikke forefindes mellem papirmateriale kan det ikke 3

4 arbejdstidsplanen/timesedl er og det indberettede sammenholdes. Stikprøvekontrol af indberettede lønarter Udtræk fra SD på udvalgte lønarter- laves ved besøget Der er foretaget udtræk på lønart 110 på timelønnede i 2012 pr.uge med dem med flest timer. Ift. vikarafdelinger afventer OUH afgørelse i konkret sag inden de foretager sig yderligere. Tilbagemelding fra lønchef efter besøget: Tj.nr fejlregistering - 4 uger indberettet på en uge Tj.nr har erlagt de 67,75 timer på en uge, - pågældende var ansat som selvplanlæggende projektstuderende. Tj.nr fejlregistrering dobbelt registrering af timer føres retur. Tj.nr timer over 37 ændres til overarbejde Tj.nr timer over 37 ændres til overarbejde Øvrige timelønnede er fra ÆRØ og det viser sig, at vi har nogle personaleadministrative udfordringer her. Vi er gået i dialog med afdelingsledelser omkring timelønsansættelse, hviletids- og fridøgnsbestemmelser. 4

5 Hvem gennemgår og hvor ofte kontrolleres medarbejdere der kan indberette til lønsystemet Foretages der kontroller efter indberetningen (fejl og kontrollister fra SD vedr. Tjenestetid) Ansatte med indberetningsad gang centralt og decentralt Eksempler på fejllister En gang årlig laves gennemgang. Lønafdelingen og ledere med budgetansvar kontrolleres af intern revisor. Med udgangspunkt i model med forventet og faktisk løn med procentafvigelse. Man skal være opmærksom på udgangsmåneden ikke er for høj. Afdelingsledelsen skal underskrive dokumentation for indberettere i afdelingen. Lønkonsulenter gennemgår listerne og kontakter afdelingen, som foretager rettelsen. (Stemmer ikke helt overens med forretningsgangen side 9) Hvordan og hvor lang tid opbevares indberetningsmaterialet (information om det er ændret igen fra 3 år til 5 år) Regnskabsmateriale skal gemmes i 3 år. Al indberetningsma teriale skal gemmes i 5 år De har hele tiden ment, det skulle gemmes i 5 år. 5

6 Hvem giver besked om lukning af brugeradgang til løndelen ved fratrædelse eller skift til andet arbejde Håndteres via PODB. Ansættelsesbevisloven, hvorledes håndteres den Timelønnede må kun arbejde under 8 timer pr. uge i gennemsnit. Det bliver der kigget på. Der er fremsendt konkret sag til regionen for afklaring. Foreligger der dokumentation for løngivende uddannelse, anciennitet på ansatte medarbejdere. Og kontrol af forhandlingsprotokollater er underskrevet. Vi tager udtræk på uddannede nyansatte som skal kontrolleres. Dokumentation for anciennitet og uddannelse skal være på institutionen Der er udtaget 11 personer til gennemgang. De timelønnede findes, der ikke sager på i Acadre, de findes i mapper. Månedslønnede er først tilgængelige i Acadre fra 1. juli Tj.nr lægesekretær uddannelsesbevis mangler. Der er efter besøget fremsendt mail med forklaring omkring manglende udd.bevis. 6

7 Tilbagemelding fra lønchef efter besøget. For så vidt angår honorarbetaling til tj.nr 19760, er aftalen efter pålæg fra direktionen stoppet med udgangen af På børneafdelingen fremgår der ikke, der er indhentet børneattest i Acadre (fremgår ikke af ans.brev eller kvitteringsmail). Det undersøges om de foreligger i afdelingen. Tj.nr (samme person), det undersøges nærmere omkring timelønsansættelsen på samme afdeling. For så vidt angår ambulancekørsel foretaget af tj.nr (samme person) er vi af den overbevisning, at den 7

8 pågældende læge overholder gældende regler for timelønnet, idet han udelukkende får betaling for effektiv arbejder under vagt, jævnfør overenskomstens 19 samt tillæg for delvagt og vagt på tjenestestedet. Præcis som han får på som månedsløn. Straffeattester og børneattester Hvordan tjekkes inden ansættelse at straffeattest/bør neattest er ok? Det afklares med afdelingen omkring børneattester. Ansættelsesbreve. Hvornår laves der tillæg til ansættelsesbreve. Der laves nyt ansættelsesbrev (ikke tillæg) undtagen ved flytning mellem afdelinger, her laves der ikke noget. Befordringsgodtgørelse, tjenesterejse og repræsentation Er der sket udbetaling i henhold til reglerne vedr. Bilag 11 til RØR (Retningslinjer Der er udtaget 12 personer til kontrol. 8

9 befordringsgodtgørelse, tjenesterejse og repræsentation for tjenesterejser og befordringsgodt gørelse samt Repræsentation) Hvordan håndteres indberetningern e (decentralt eller centralt) Løn og Personale laver udtræk på relevante personer Hvem attesterer for rejseafregninger I henhold til direktionsbeslut ning om godkendelseshie rarki Nærmeste overordnede. Er rejseafregningen korrekt udfyldt ift. SKATS krav vedr. udgangspunkt, bestemmelsessted, formål og oplysning om nummerplade. I henhold til bilag 11 til RØR Der laves ingen tjek inden indberetning. Intern Kontrol har følgende bemærkninger: Der mangler reg.nr. på alle. Vagtkørsel: 9

10 En person (tj.nr ) er omfattet af 60 dages regel. Tj.nr , her er bilag ikke brugbar alt mangler. Tj.nr bilag er ikke brugbar og han er omfattet af 60 dages regel. Lønchefen oplyser angående kørsel på tj.nr medgiver vi, at dokumentation ikke overholder SKATs bestemmelser. Vi har orienteret afdelingen om fremtidig procedure. Derudover har vi fundet ud af, at vi har yderligere 3 personer, som ligeledes har indberettet via tjenestetid og hvor dokumentationen heller ikke var ok. Disse er også orienteret om fremtidig procedure. Tj.nr mangelfuld adresse ikke identificerbar (Svendborg). 10

11 Tj.nr mangelfuld adresse på nogle af turene (ikke identificerbar) Tj.nr formål mangler på bilag. Tj.nr formål mangler ikke identificerbar adresse for alle ture. Ser KM-antal fornuftigt ud Der sandsynlighedstj ekkes på udvalgte om det ser rigtigt ud f.eks. i forhold til KRAK. Fri telefon og arbejdstelefon hvorledes foretages kontrollen? De stikprøver vi har taget, har været i orden. På nogen har det ikke været muligt pga. ikke identificerbar adresse. Der foreligger ingen samlet oversigt, det blev oplyst at troog loveerklæringer findes i Acadre. Det er afdelingsledelsen som skal holde øje med store udsving og handle på det. 11