Indstilling. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. Til Århus Byråd via Magistraten Borgmestere. Den 26. oktober Århus Kommune

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmestere Den 26. oktober Resume Århus Kommune har en vision om at være en moderne, attraktiv og effektiv arbejdsplads. IT- og telefoniløsninger til medarbejderne og den fleksibilitet i arbejdets tilrettelæggelse, der følger heraf, medvirker til at opfylde visionen. Formålet med at justere kommunens PCog telefoniordninger er, at det også fremover skal være muligt for magistratsafdelingerne at tilbyde medarbejderne attraktive IT- og telefoniløsninger. Fra 1. januar 2010 indføres den nye multimedieskat. Multimedieskatten betyder, at kommunens medarbejdere fremover kan blive beskattet af i alt kr. årligt for kommunens mobiltelefonordning, PCordninger og internetforbindelse. Multimedieskatten kan føre til, at nogle medarbejdere vil vælge at aflevere deres nuværende udstyr, med mindre de kan få mere attraktive PC - og mobiltelefonordninger. Det foreslås, at det bliver muligt at stille relevante multimedier til rådighed for medarbejderne til arbejdsmæssige formål. Desuden foreslås, at der kan gives medarbejderne adgang til at benytte udstyret til private formål. Århus Kommune Borgmesterens Afdeling M0/2009/ Sagsnummer M0/2009/01246 Sagsbehandler Sidsel Harder Nybo Telefon Direkte telefon Telefax E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte shn@aarhus.dk Det foreslås, at det skal være op til den enkelte magistratsafdeling at foretage en konkret vurdering ud fra arbejdspladsens behov af, hvilket multimedieudstyr, man ønsker at stille til rådighed for relevante grupper af medarbejdere. 2. Beslutningspunkter At 1) der er mulighed for helt eller delvist at stille relevante multimedier til rådighed for medarbejderne og at give medarbejderne adgang til at anvende udstyret til private formål. At 2) det er op til de enkelte magistratsafdelinger, hvilken multimedieordning, man ønsker at tilbyde de enkelte medarbejdere. Eventuel-

2 le merudgifter til multimedieordninger afholdes inden for de enkelte magistratsafdelingers budget. I forbindelse med magistratsafdelingenes beslutning om hvilke ordninger, der skal tilbydes, skal der ske drøftelse i de enkelte HovedMed-udvalg. 3. Baggrund Nuværende ordninger Byrådet har den 5. oktober 2005 besluttet, at følgende PC - og mobiltelefonordninger kan tilbydes medarbejderne: 1. Egentlige tele- og hjemmearbejdspladser. Kommunen stiller PC og opkobling til Århus Nettet til rådighed for medarbejderen. Ordningen kan suppleres med muligheden for at tilkøbe sig en internetadgang til rådighed for hjemmets private udstyr. Medarbejdere der har denne mulighed afkræves et beløb på kr. 100 pr. måned for at have den private adgang til internettet til ikkearbejdsmæssigt brug. 2. Udlån af EDB udstyr med eller uden opkobling til Århus Kommunes netværk. Kommunen udlåner PC-udstyr og/eller software til medarbejderen til tjenstligt brug. Typisk etableres der også forbindelse til Århus Nettet. Ordningen kan suppleres med muligheden for at tilkøbe sig en internetadgang til rådighed for hjemmets private udstyr. Medarbejdere der har denne mulighed afkræves et beløb på kr. 100 pr. måned for at have den private adgang til internettet til ikke-arbejdsmæssigt brug. 3. Salg af brugt EDB-udstyr til medarbejderne. 4. Adgang til hjemmearbejde via ekstern PC (Tokenløsning) a. Medarbejderen har en privat internetforbindelse i. Kommunen betaler medarbejderens udgift til privat internetforbindelse med op til 140 kr. om måneden ii. Kommunen betaler helt eller delvist etablering af internetforbindelse b. Medarbejderen har ikke en privat internetforbindelse. Kommunen stiller en internetforbindelse til rådighed og betaler fuldt ud omkostningerne hertil. Medarbejderen betaler 100 kr. om måneden for privat anvendelse af internetforbindelsen. 5. Delvis arbejdsgiver-finansieret PC-udstyr med tilbehør. Side 2 af 7

3 6. Mobiltelefoni. Der kan udlånes mobiltelefoner til arbejdsmæssigt brug. Mobiltelefonerne må ikke anvendes til private opkald udover enkeltstående private opkald. Ændring af de nuværende ordninger Skattereformen indfører blandt andet multimedieskatten, som betyder, at en medarbejder som udgangspunkt bliver beskattet, hvis pågældende får stillet multimedier til rådighed som led i et ansættelsesforhold og har mulighed for at bruge multimedierne privat uanset om de rent faktisk bliver brugt privat. Det medfører, at alle de nuværende PC- og mobiltelefoniordninger vil blive beskattet hos medarbejderne fra 1. januar 2010 med undtagelse af en ren tokenløsning. Arbejdsgiverbetalte mobiltelefonordninger kan alene videreføres i to former uden at udløse multimediebeskatning: 1. En ordning hvor mobiltelefonen kun bruges på arbejdspladsen. Der vil fortsat være mulighed for at bruge telefonen til privat brug i begrænset omfang. 2. En ordning hvor mobiltelefonen kan tages med hjem. Telefonen må aldrig anvendes privat, medarbejderen skal underskrive en tro-og-love erklæring herom, og kommunen har pligt til at kontrollere, at telefonen ikke anvendes privat. Byrådet vedtog d. 7. september 2005 den fælles personalepolitik i Århus Kommune. Det fremgår heraf, at den fælles personalepolitiske vision er at synliggøre Århus Kommune som en attraktiv arbejdsplads, og at sikre attraktive og effektive arbejdspladser til gavn for både ansatte og borgere i Århus Kommune. Visionen skal medvirke til, at det også fremover vil være muligt at rekruttere og fastholde kvalificeret arbejdskraft. De nuværende PC- og mobiltelefoniordninger medfører en stor fleksibilitet for Århus Kommune som arbejdsgiver. Muligheden for at arbejde hjemme betyder, at mange medarbejdere i spidsbelastningsperioder yder en særlig indsats, fordi de nuværende ordninger gør det muligt at arbejde fleksibelt. Multimedieskatten kan føre til, at medarbejderne ønsker at få mere attraktive PC- og mobiltelefonordninger, eller at de ønsker ikke at få Side 3 af 7

4 PC- og mobiltelefonordninger for at undgå multimedieskatten. Hvis flere medarbejdere vælger at aflevere deres nuværende PC-udstyr eller mobiltelefon for at undgå at blive multimediebeskattet, vil det påvirke medarbejdernes fleksibilitet, og Århus Kommune som en attraktiv og effektiv arbejdsplads. Det foreslås derfor, at magistratsafdelingerne får størst mulig frihed til at vælge, hvilke ordninger de ønsker at tilbyde deres medarbejdere. Magistratsafdelingerne får hermed mulighed for selv at opveje behovet for, at en medarbejder kan arbejde mobilt overfor udgifterne til en løsning, som er tilstrækkelig attraktiv for medarbejderen. Muligheden for at arbejde mobilt vil blive anvendt hjemmefra, men også på tjenesterejser, i bus og tog til og fra arbejde mv. Det foreslås derfor, at magistratsafdelingerne fremover kan tilbyde helt eller delvist at stille relevante multimedier til rådighed. Det kan f.eks. være IT-udstyr, datakommunikation, telefon, herunder både oprettelse, abonnement og samtaleudgifter. Denne bemyndigelse forventes bl.a. at blive brugt til at tilbyde relevante medarbejdergrupper mobiltelefonabonnementer med ret til at anvende mobiltelefonen privat (fri telefon) og/eller at tilbyde mobilt bredbånd, så det også bliver muligt at arbejde andre steder end, hvor der er en fast internetopkobling. Mobilt bredbånd kan også anvendes til private formål. Erfaringer fra andre kommuner, Region Midtjylland og Staten. Borgmesterens Afdeling har foretaget en rundspørge hos Københavns Kommune, Aalborg Kommune, Odense Kommune og Region Midtjylland for at undersøge, hvordan de forventer at håndtere multimedieskatten. Københavns Kommune: Kommunen ønsker, at medarbejdere med mobiltelefoner og arbejdsgiverbetalte PC'er som udgangspunkt skal betale multimedieskat, så der ikke skal føres kontrol og fleksibiliteten ikke reduceres. Det forventes ikke, at der ændres på de nuværende ordninger således, at medarbejderne tilbydes mere attraktive ordninger eller får lønkompensation. Der forventes ikke en formel behandling af spørgsmålet i Borgerrepræsentationen. I de tilfælde hvor kontrol er nødvendigt, placeres denne decentralt. Aalborg Kommune: Side 4 af 7

5 Kommunen tilpasser generelt ikke de nuværende ordninger vedr. mobiltelefoni, internet og PC er, eller anvender lønkompensation herfor. Medarbejderne må derfor enten aflevere IT-udstyr (eller undlade at tage udstyret med hjem) eller betale multimedieskat. Det forventes dog, at enkelte medarbejdere i forsyningsvirksomhederne vil få kompensation, fordi de skal anvende PC-udstyr i hjemmet til overvågning. Ansvaret for kontrol af brug af mobiltelefon/pc er placeres decentralt. Kommunen forventer, at der kun skal gennemføres begrænset kontrol, men afventer i øvrigt nærmere udmelding fra SKAT. Spørgsmålet er formelt afsluttet ved direktørgruppebeslutning. Odense Kommune: Odense Kommune har endnu ikke afsluttet den administrative afklaring af håndtering af multimedieskatten. Man forventer på nuværende tidspunkt, at medarbejderne vil blive tilbudt fri mobiltelefoni, men det er ikke afklaret, hvilke medarbejdere, der skal have dette tilbud. Ca skolelærere og ca. 500 øvrige medarbejdere forventes at få tilbudt en opgradering af deres nuværende private opkobling, så den fremover ikke kun anvendes til at få adgang til interne netværk, men også kan anvendes som en normal internet forbindelse. Det er forventningen, at der ikke vil blive anvendt lønkompensation. Det er desuden forventningen, at den endelige beslutning om hvordan multimedieskatten håndteres vil være en administrativ beslutning. Region Midtjylland: Der er i Region Midtjylland truffet en direktionsbeslutning om ikke at anvende lønkompensation, idet multimedieskatten skal ses i sammenhæng med den øvrige skattereform. Staten: Personalestyrelses har oplyst, at det efter deres opfattelse ligger uden for de gældende lønsystemer at forhøje/nedsætte lønnen som konsekvens af ændrede skatteregler, og at der således ikke er grundlag for at yde tillæg som kompensation for multimediebeskatningen. 4. Den forventede effekt Muligheden for at kunne tilbyde helt eller delvist at stille relevante multimedier til rådighed for medarbejdere, der har et arbejdsmæssigt behov herfor, vil styrke Århus Kommune som attraktiv og effektiv arbejdsplads. Muligheden vil også medvirke til at kommunen kan rekruttere og fastholde kvalificerede medarbejdere. Side 5 af 7

6 Det forudses, at et vist antal medarbejdere i modsat fald vil fravælge muligheden for at kunne arbejde hjemme for at undgå multimediebeskatningen, hvilket naturligt går ud over fleksibiliteten. Det forventes med denne indstilling, at magistratsafdelingerne efter 1. januar 2010 i højere grad vil kunne tilbyde medarbejderne en attraktiv og mobil ordning, så medarbejderne får mest muligt fleksibilitet i arbejdets tilrettelæggelse. 5. De planlagte ydelser Magistratsafdelingerne får med denne indstilling mulighed for at tilbyde mange forskellige pc og mobiltelefonordninger. Afdelingerne vurderer, hvordan ordningerne bedst kombineres, ud fra en vurdering af medarbejdernes arbejdsmæssige behov og de økonomiske udgifter til ordningerne. 6. Organisering af indsatsen Indstillingen har inden forelæggelse for byrådet været i høring i FællesMED på et møde d. 26. oktober Høringssvar: FællesMED kunne tilslutte sig indstillingen med den anbefaling, at den lokale med behandling fremskyndes mest muligt. Det foreslås, at magistratsafdelingerne selv står for udmøntningen af indstillingen. I forbindelse med magistratsafdelingernes udmøntning af de nye ordninger skal der ske drøftelse i HovedMed-udvalgene. I forlængelse af drøftelsen i MED-systemet sikres de faglige organisationer adgang til drøftelse og forhandling af vilkår i overensstemmelse med normal praksis. Personalestyregruppen har etableret et tværmagistratsligt netværk, der bl.a. har til formål at stå for rådgivning, sparring og koordinering mellem magistratsafdelingerne. 7. Konsekvenser for ressourcer De økonomiske konsekvenser kendes ikke, da de er afhængige af, hvilke multimedieordninger magistratsafdelingerne vælger. Eventuelle merudgifter til multimedieordninger skal afholdes inden for de enkelte magistratsafdelingers budget. Side 6 af 7

7 Nicolai Wammen / Niels Højberg Tidligere beslutninger Byrådets beslutning af 24. september 2008 vedrørende fælles tilbud om personalegoder til medarbejdere i Århus Kommune Byrådets beslutning af 7. september 2005 om ny fællespersonalepolitik for Århus Kommune Byrådets beslutning af 5. oktober 2005 om justering af PC ordninger vedtaget af Byrådet d. 19. december 2001 Side 7 af 7