Receptfornyelse og genbestilling af medicin via FMK m.m. MedCom - version 6 Beskrivelse af mulige arbejdsgange ved genbestilling og receptfornyelse af medicin via FMK 18-1-2017
MedCom vil med denne vejledning forsøge at beskrive, hvilke udfordringer kommunerne kan møde i forbindelse med medicinbestilling via FMK. Hvis kommunerne oplever andre udfordringer, vil MedCom gerne have besked herom. Vejledningen er en generel vejledning og ikke systemspecifik. Lægemiddelordination OBS! Nedenstående er bragt ind til den nationale FMK klinikerforumgruppe for afklaring af anbefaling til rette arbejdsgang ved ordinationsændring - endelig anbefaling er ikke vedtaget endnu januar 2017. Ordinationsændring Eksisterende lægemiddelordinationer på FMK skal i videst muligt omfang bevares og ved behov ændres. Hermed bevares historikken på lægemiddelordinationen. - Lægen skal derfor ændre doseringen/styrken på eksisterende lægemiddelordination, når han vurderer, at dosis enten skal øges eller nedtrappes. Fx fra Furix 20 mg, 1 tablet daglig til Furix 40 mg, 1 tablet daglig. o I det lægen ændrer doseringen/styrken på en lægemiddelordination, vil det enkelte lægepraksissystem samtidig støtte lægen i at ændre doseringsstartdato til, hvor ændringen skal træde i kraft. Dvs. det er kun doseringsstartdato, som skal ændres og ikke datoen for behandlingsstart. o Når lægen ændrer i doseringen/styrken, skal han annullere åbne recepter med tidligere dosering/styrke og udstede ny recept med gældende dosering/styrke. o Hvis lægen ikke får annulleret de tidligere recepter, vil apoteket stadig kunne udlevere på disse, og udleveringen vil ikke stemme med ordinationen i EOJ. o Selvom lægen har ændret styrken på ordinationen, så har apoteket ikke mulighed for at se dette. Apoteket har kun recepten at forholde sig til og vil udlevere i forhold til denne. Tag kontakt til den enkelte læge, hvis der er tvivl om behandlingen. - Lægen kan ændre i eksisterende lægemiddelordination, hvis eksisterende behandling/ ordineret lægemiddel skal ændres til et lægemiddel, som ikke er synonymt med eksisterende. Fx Pinex 500 mg til Tramadol 50 mg. Det anbefales dog, at lægen i sådan tilfælde seponerer eksisterende lægemiddelordination og opretter ny lægemiddelordination. o Lægen skal huske at annullere åbne recepter, hvis en lægemiddelordination seponeres. Apoteket vil kunne udlevere på åbne recepter, selvom lægemiddelordinationen er seponeret. o Hvis lægen ikke annullerer åbne recepter på en seponeret lægemiddelordination, vil kommunen ikke kunne se udleveringer fra apoteket på disse. (I løbet af foråret 2017 forventes det, at alle EOJ-systemer med integration til FMK kan vise udløbne og 1
seponerede lægemiddelordinationer og dermed også udleveringerne tilknyttet hertil, da det er et systemkrav). - I nogle tilfælde vil der ske udlevering med anden styrke eller antal tabletter end det som recepten er udskrevet med, trods lægen ikke har lavet en ordinationsændring. Det kan ske i tilfælde, hvor præparatet er i restordre på apoteket eller hvis apoteket ikke har præparatet hjemme i akutsituationer m.m. Apoteket udleverer efter kontakt til lægen andet end det som lægemiddelordination er oprettet med. o Det skal være muligt i alle EOJ-systemer at rette til lokalt, hvis udlevering i disse tilfælde ikke stemmer overens med lægemiddelordinationen. Dette kræver særlig opmærksomhed at håndtere, da det er en manuel arbejdsgang, som håndteres forskelligt i de enkelte EOJsystemer. Kontakt supporten enten i egen organisation eller hos din systemleverandør. Pausering af lægemiddelordination - Lægen har mulighed for at pausere en behandling, hvor det vurderes, at borgeren i en periode ikke skal have behandlingen fx blodfortyndende medicin. Pauseringen kan ikke automatisk ophæves igen, men skal ske manuelt af en læge. Hvis der er tvivl, om pauseringen stadig er gældende, tages kontakt til den enkelte læge og følges op. (Fra FMK version 1.4.0 er det muligt at angive en periode på pause med startdato og pauseslut. Det bliver først sat i drift, når 1.2.6 lukkes og alle systemer er godkendt via minicertificering til at håndtere pausering korrekt. Forventes ibrugtaget ultimo 2017). - Lægen bør kun bruge pausering i de tilfælde, hvor det er meningen, at borgeren inden for en kort periode skal opstarte igen. - Selvom lægen har pauseret en lægemiddelordination, har apoteket ikke mulighed for at se dette. Apoteket har kun recepten at forholde sig til og vil udlevere i forhold til denne, hvis recepten er gyldig. Tag kontakt til den enkelte læge, hvis der er tvivl, om borgeren skal forsætte med behandlingen. 2
Medicinbestilling Genbestilling/receptfornyelsesanmodning Når kommunen anmoder om ny medicin på en gældende lægemiddelordination, vil FMK automatisk se, om der ligger en åben recept under den lægemiddelordination, som kommunen har anmodet om mere medicin ud fra. Såfremt der er en åben recept på receptserveren, vil det resultere i en genbestilling til apoteket. Hvis ikke resulterer det i en receptfornyelsesanmodning til lægen. - Hvis der er tvivl om, hvorvidt lægen har handlet på en receptfornyelsesanmodning, tjek evt. FMKonline (hvis det er muligt for din kommune at tilgå FMK-online.dk). Her kan du se detaljer på den enkelte lægemiddelordination. Under faneblad bestillinger er det muligt at se alle receptfornyelsesanmodninger. Figur 1: Detaljer om status på receptfornyelsesanmodning ses her. Denne anmodning har status Ubehandlet dvs. lægen har ikke gjort noget ved den endnu. o Hvis medicinen ikke er modtaget ude hos borgeren, kan det være, at lægen endnu ikke har behandlet receptfornyelsen, og her skal der ikke sendes endnu en bestilling på medicin. Det kan være nødvendigt at kontakte lægen direkte. 3
- Figur 2: Detaljer om status på receptfornyelsesanmodning ses her. I dette tilfælde har receptfornyelsesanmodning status Gennemført dvs. lægen har udstedt en recept. Recepten vil være at finde under faneblad Recepter. En receptfornyelsesanmodning kan på FMK-online også have status Annulleret, hvis lægen har afvist anmodningen eller kommunen selv har trukket anmodningen tilbage. De forskellige statusser er noget FMK-online selv navngiver og sætter. Det kan være, at andre systemer giver dem et andet navn/begreb. - På FMK-online, under den enkelte lægemiddelordination og under faneblad recepter er det muligt at se alle tilknyttede recepter. Samtidig kan det ses, om det er nyeste recept eller en gammel recept, som apoteket har ekspederet ud fra. Figur 3: Detaljer om recept ses her. 4
- Tidligere var det ikke muligt at se leveringsinfo på recepten før end der var sket en udlevering fra apoteket og der kunne opstå tvivl om, hvilken leveringsinfo som var udfyldt ved medicinbestilling. Med ny funktionalitet på FMK vil leveringsoplysninger på recepter fremover afspejle den aktuelle bestilling og vil kun være udfyldt, hvis der ligger en åben recept, som ikke er behandlet på apoteket. Figur 4: Detaljer om leveringsoplysninger og modtagerapoteket på recept før og efter apotekets ekspedition. Før ekspedition: 5
Efter ekspedition: Bestilling af medicin - receptfornyelse sendes til læge - Ved anmodning om ny recept hos lægen (receptfornyelse) vælger kommunen, hvilket apotek som skal udlevere medicinen, samt tilføjer leveringsoplysninger og evt. bemærkninger (hvis kommunens EOJ-system kan det) til receptfornyelsen. Denne information bliver vist i lægens system, men bliver ikke i alle lægepraksissystemer automatisk overført til recepten. Nogle læger skal dermed huske manuelt at overføre information om leveringsoplysninger. o o Tidligere var der risiko for at lægen ikke fik adresseret en recept til et specifikt apotek og dermed lå recept på receptserver. I dag vil lægen få fejlbesked om, at der skal angives et modtagerapotek, hvis lægen ved receptoprettelse glemmer at vælge apotek, men har udfyldt leveringsoplysning. Hvis lægen adresserer recepten til et bestemt apotek, men glemmer leveringsoplysninger, vil recepten ligge på receptserver med status åben. Apoteket vil først ekspedere recepten, når de får besked herom via genbestilling fra kommunen eller ved personlig henvendelse i skranken. Bestilling af medicin receptfornyelse til sygehusafdeling/ambulatorium - Hvis kommunen sender anmodning om ny recept til sygehusafdeling eller ambulatorium (fordi de er ansvarlige for behandlingen med det enkelte præparat), bliver sygehusafdelingen/ambulatorium ikke automatisk gjort opmærksom på bestillingen via listevisning eller advis, som praksislægen gør. Derfor skal kommunen kontakte afdelingen telefonisk og informere om receptanmodningen på den enkelte borger. 6
Bestilling af medicin genbestilling sendes til apotek (da der er åbne recepter på receptserveren) - Bestilling af medicin, hvor der er en åben recept, vil blive sendt som en genbestilling til apoteket. Genbestillinger direkte til apoteket kan ikke ses på FMK-online under fanen bestillinger. I stedet kan kommunen under fanen recepter se detalje om modtagerapotek på den åbne recept, hvis der ved bestilling er valgt et udleveringsapotek. Indtil apoteket er færdig med at ekspedere recepten, vil detaljen modtagerapotek være udfyldt. Hvis modtagerapotek ikke er udfyldt, betyder det, at der ikke ligger en genbestilling på den åbne recept, som afventer at apoteket handler på den. Forudsætningen for, at medicinen bringes ud til borgeren, er, at genbestillingen er adresseret til et bestemt apotek, og leveringsoplysninger er udfyldt. o Hvis bestillingen er adresseret til et bestemt apotek, men leveringsoplysninger ikke er udfyldt, vil recepten ligge på receptserver med status åben. Apoteket vil først ekspedere recepten, når de får besked herom fx via korrespondance fra kommunen eller ved personlig henvendelse i skranken. o Hvis bestillingen slet ikke er adresseret til et bestemt apotek, vil apoteket ikke se genbestillingen. o Hvis der samtidig med genbestilling til bestemt apotek er sendt en receptfornyelsesanmodning til lægen, kan apoteket ikke se, at der er flere recepter til samme borger på vej. Apoteket vil derfor ekspedere genbestillingerne og evt. bringe dette ud til borgeren. Det kan i sidste ende resultere i flere udbringningsgebyrer for borgeren. Aftal med apoteket, hvordan dette bedst muligt kan undgås. o Leveringsmulighed afhenter selv/afhenter apotek eksisterer ikke, men hvis borgeren eller en pårørende selv skal afhente medicinen på apoteket, kan det angives på følgende måde: Hvis afhentes vælges i forbindelse med genbestilling, afventer apoteket yderligere information fra borger eller andre, om hvilken medicin som ønskes udleveret. Borgeren eller pårørende informeres af kommunen om hvilke præparater, der skal hentes. Alternativt sendes en korrespondance til apoteket med informationen. Det skal aftales med det enkelte apotek, hvilken arbejdsgang der er bedst. Alternativt vælges leveringsform sendes til anden adresse, i adressefelt skrives apotekets adresse. Til sidst skrives i bemærkningsfelt: afhentes af borger. Det skal aftales med det enkelte apotek, hvilken arbejdsgang der er bedst. Manglende udlevering tilknyttet lægemiddelordination - Apotekerne har ikke umiddelbart adgang til lægemiddelordinationerne på FMK. De har kun recepter på FMK-serveren at forholde sig til og udlevere medicin ud fra. Informer apotekerne, når kommunen starter op på implementeringen af FMK. Apotekerne er informeret via info-brev fra Apotekerforeningen (22.6.15) omkring korrekt håndtering af ændringer af recepter i FMK, hvor apoteket ikke kan ekspedere den elektroniske recept, som den er udstedt. Denne information er givet for at tilknytningen mellem det ordinerede og det udleverede lægemiddel, så vidt muligt bevares. 7
MedCom hører fra enkelte kommuner, at der ikke altid er tilknytning mellem lægemiddelordinationen og udleveringen. o Det kan skyldes, at apoteket har udleveret på en løs recept. o Det kan skyldes, at ordinationen først er oprettet, efter der er bedt om oprydning, og der ikke er udleveret medicin efter oprettelse af ordinationen o Det kan skyldes, at der udleveres på en åben recept tilknyttet en seponeret lægemiddelordination. Fx hvor der har været oprettet en dobbeltordination og lægen ved en fejl seponerer den ordination der har åbne recepter tilknyttet. Fejlbeskeder fra FMK om, at recepten er under behandling - Hvis kommunen modtager fejlbeskeder, når der genbestilles medicin, må kommunen enten via eget system eller på FMK-online tjekke, hvilket apotek, som har recepten under behandling og evt., om der er åbne recepter, der kan udleveres ud fra. Kontakt derefter det navngivne apotek. o Hvis recepten står med status under behandling hos et navngivet apotek, men der ønskes udleveret fra et andet apotek, kontaktes apoteket, som der ønskes udlevering fra. o Apoteket kan efterfølgende (elektronisk) bede om at overtage recepten og ekspedere recepten til udlevering, medmindre den er ekspederet på det førstnævnte apotek. - Alternativt kontaktes lægen for at få recepten annulleret, hvis recepten under behandling ikke længere er aktuel. Ved apoteket, hvem der har genbestilt medicin? Apoteket kan ikke se, hvem der har genbestilt medicinen, hvorfor nogle apoteker ikke gør noget, når recepten printes ud. Der kan f.eks. være tale om, at tidsrummet/intervallet mellem godkendte genudleveringer ikke er gået, eller der kan være spørgsmål til bestillingen, som gør, at apoteket ikke foretager sig noget. Apotekerne forventes at få adgang til FMK via deres apotekssystem ultimo april 2017 på version 1.4.6. I denne version bliver der udviklet ny løsning, så det er muligt for apoteket at se, hvem der har sendt genbestillingen. 8
Dosisdispensering - Det er vigtigt, at lægen får oprettet lægemiddelordinationen og dosisrecepten korrekt i forhold til datoer. Slutdato skal ikke sættes på lægemiddelordinationen (medmindre at det er meningen), men slutdato på doseringen og på recepten. Fra FMK version 1.4.4 er det muligt at sætte doseringsslutdato på både struktureret doseringer og fritekstdoseringer. Se eventuelt vejledning om dosisdispensering her http://medcom.dk/projekter/faelles-medicinkort-fmk/vejledninger - Dosisdispenserede lægemiddelordinationer, hvor doseringen er ½ tablet og der pakkes en ½ tablet i dosisposen. Dette registreres på FMK, som at der er udleveret 1 stk. Udleveringer på dosisdispensering kan ikke tælles med decimaltal og vil som minimum tælles som 1 stk. Tryghedskasse OBS! Nedenstående er bragt ind til den nationale FMK klinikerforumgruppe for afklaring af anbefaling til rette arbejdsgang ved ordination af Tryghedskasse - endelig anbefaling er ikke vedtaget endnu januar 2017. - Oprettelse af lægemiddelordinationen Tryghedskasse på FMK og efterfølgende receptudstedelse kræver en særlig arbejdsgang for både apoteket, lægen og kommunen. o Ifølge vejledningen på Sundhed.dk skal recept oprettes med Tryghedskasse som ordination og i dosering skrives Symptomlindring efter ordinationsskema. Se mere om ordination af Tryghedskasse på http://vejledninger.dsam.dk/palliation/?mode=viskapitel&cid=719&gotochapter=722 o Apoteket skal for at ekspedere en recept med ordineret Tryghedskasse modtage den som en magistrel recept. Denne må Iflg. receptbekendtgørelsen ikke sendes elektronisk. - Tryghedskassen er en magistrel vare og er derfor ikke oprettet i medicinpriser. Lægen kan oprette en magistrel lægemiddelordination på FMK med teksten Tryghedskasse og i dosering skrive Symptomlindring efter ordinationsskema. o Lægen ringer derefter recepten ind til apoteket. o Lægen sender en korrespondancemeddelelse med ordination/dosering for hvert præparat i Tryghedskassen til kommunen, som derefter opretter lokale ordinationer i EOJ på det, de giver borgeren. - Alternativt opretter lægen lægemiddelordinationer for hvert præparat, som er pakket i tryghedskassen, samt angiver mængde og hyppighed. Det vil lette kommunens dokumentation og samtidig bidrage til færre indtastningsfejl og evt fejlmedicinering. Der bør ikke udskrives recepter for hvert præparat. Men som ovenfor beskrevet, ringes en telefonisk recept ind med ordination på tryghedskasse. 9
Håndkøbsmedicin og kosttilskud m.m. - Læger skal kun ordinere håndkøbspræparater, når de vurderer, at der er en lægefaglig indikation for dem. Læger har pligt til at indberette lægemiddelordinationer til FMK, når de vurderer, at der er indikation for en lægemiddelbehandling. Det gælder også ikke receptpligtige lægemidler. - Hvis borger ønsker hjælp fra kommunen til at håndtere håndkøbslægemidler og kosttilskud, som ikke er ordineret af læge, skal kommunens personale indhente accept fra egen lægen. Efterfølgende skal personalet oprette de enkelte præparater som lokale ordinationer i EOJ. - Bestilling af håndkøbsmedicin/stærke vitaminer og mineraler skal ikke nødvendigvis igennem en læge, da der ikke kræves en recept herpå (medmindre borgeren har bevilling fra Sundhedsstyrelsen på enkelttilskud eller er terminalpatient). Bestillingen skal sendes direkte til apoteket. Korrekt handelsnavn på håndkøbspræparater/stærke vitaminer og mineraler - Kommunen får oplysning om udleveret handelsnavn, når en recept er ekspederet på apoteket. - Præparater uden recept, som er købt på fx apoteket, Matas eller Brugsen, bliver ikke registreret i EOJ-systemet. Ifølge telefonisk svar fra Embedslægen (29.6.15) skal det aktuelle handelsnavn fremgå af medicinskemaet/-listen, hvis det kommunale personale medvirker ved medicinhåndteringen (doserer, udleverer). Dette vil kræve en manuel oprettelse i EOJ. Printet medicinliste - Hvis der doseres efter printet medicinliste, er det vigtigt at sikre sig, at det er nyeste medicinliste, der fysisk doseres efter. Dette minimerer risikoen for at borger fejldoseres. - Da der ikke er krav om, at der skal ligge en printet medicinliste hos borgeren, kan det anbefales, hvor det er muligt, at dosere efter tablets eller mobildevises i stedet. Håndtering af Adviser/ændringer - Borgerens medicinkort skal hele tiden afspejle aktuel medicin og kommunerne er derfor forpligtiget til ved tvivl om konkrete lægemiddelordinationer hurtigst muligt at rette henvendelse til den ordinerende læge fx sygehuslægen eller praktiserende speciallæge. - Kommunerne skal minimum hente adviser/ændringer ind 1 gang dagligt. Fjernelse af tilknytning til FMK, hvis borger ikke længere skal have medicinadministration i kommunen - Det er vigtigt manuelt at fjerne borgers tilknytning til FMK i en kommune, hvis denne ikke længere får medicinhåndtering. Da det er misvisende i forhold til personale på sygehus, praksislæge eller apotek, som ved en fejl vil tro, at borger stadig får hjælp til medicinhåndtering af kommunen. 10