Mamut Enterprise Status/Analyse Dette er en indføring i brugen af produktet Mamut Enterprise Status/Analyse. Det vil ved hjælp af et fiktivt eksempel, som omhandler virksomheden Kontormøbler AS, blive illustreret hvordan du bruger systemet. Først gennemgås hvad du kan få ud af din virksomhed ved at benytte Mamut Enterprise Status/Analyse og hvad du bør tænke på, inden du tager systemet i brug. Derefter får du oplæring i, hvordan du kan benytte systemet effektivt. Indhold Indledning 2 Fordele...2 Funktionalitet...2 Udbytte af Mamut Enterprise Status/Analyse:...4 Hurtigere at hente nøgletal altid et skridt foran.4 Nemmere at analysere...4 Indbydende præsentationer...4 Styrk virksomhedens konkurrenceevne...4 Eksempler på brugsområder:...5 Anbefalinger 6 Hvad bør du tænke på inden du begynder?...6 Pivot-tabeller...6 Oplæring til brugere...6 Sådan anvender du systemet 7 Trin 1: Eksport af virksomhedsanalyse...7 Systemkrav...8 Standardrapporter...8 Trin 2: Eksport af salgstal til Pivot-tabel...9 Trin 3: Begreber i Pivot-tabeller...9 Trin 4: Valg af tal i Pivot-tabellen...10 Trin 5: Grafisk fremstilling af tallene i Pivottabellen...11 1
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE INDLEDNING Fordele Bedre oversigt og kontrol Enkel adgang til information Reager hurtigere og bedre Alt af nøgletal og analyser Skab indbydende rapporter Nemmere at lave grafiske fremstillinger Fokus på resultatskabende arbejde Funktionalitet Salgsinformation Analyser følgende information: o Produkter o Antal varelinjer o Antal solgte produkter o Omsætning o Kostpriser o DB (omsætning - kostpris) o Produktgrupper o Sælgere o Projekter o År o Kundekategorier o Kundestatusser o Perioder (måneder) o Regioner o Ordreinformation o Kunder Indkøbsinformation Analyser følgende information: 2
INDLEDNING o Produkter o Antal varelinjer o Antal bestilte produkter o Rabatter o Indkøbspriser o Produktgrupper o Vår reference o Projekter o År o Perioder (måneder) o Regioner o Lager o Kundekategorier o Kundestatuser o Bestillinger o Leverandører Regnskabsinformation Analyser følgende information: o Kontoinformation o Bilagstyper o Kontogrupper o Afgiftskoder o Debet o Kredit Saldo o Reskontroinformation o Bilagsdatoer o Perioder o År o Afdelinger o Projekter o Bilagsinformation Medfølgende standardrapporter: o Kunde- og kontaktinformation 3
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE o o o o Faktura- og omsætningsstatistik Produktinformation Kundereskontroinformation Leverandørreskontro information Udbytte af Mamut Enterprise Status/Analyse: Hav den rigtige information let tilgængelig, analyser og lav grafiske fremstillinger, vær i forkant af situationerne og foretag de ændringer, som er nødvendige for at øge lønsomheden! Har du savnet lige netop den ene rapport? Ønsker du det ville være lettere at fremstille tallene på en indbydende måde? Ved hjælp af Mamut Status/Analyse kan du lave grafiske præsentationer og analysere alt fra enkle standardrapporter til komplekse nøgletalsrapporter og salgstal. Hurtigere at hente nøgletal altid et skridt foran Virksomheden er afhængig af kritisk information for at styrke konkurrenceevnen og hjælpe den til at hævde sig i markedet. Mamut Enterprise Status/Analyse giver hurtig adgang til den rigtige information, på tværs af afdelinger, og ledelsen har adgang til alle nødvendige nøgletal for at reagere hurtigt og korrekt. Nemmere at analysere Mamut Status/Analyse kombineret med Microsoft Excel organiserer vigtige oplysninger og gør dig i stand til at finde, sammenstille og analysere information både hurtigere og nemmere. Ved hjælp af Mamut Status/Analyse og tabellerne i Excel kan du se tallene i forskellige perspektiver og forskellige detaljeniveauer samt skabe sammenligninger af valgfrie informationsbærere. Indbydende præsentationer De færdige tabeller med nøgletal og funktionerne i Excel gør det desuden lettere at præsentere tallene mere indbydende og illustrerende. Overbevis ledelsen om rigtige afgørelser og motiver medarbejdere med gode præsentationer! Styrk virksomhedens konkurrenceevne Ved hjælp af Mamut Enterprise Status/Analyse får du et unikt konkurrencefortrin når det gælder evnen til omstilling baseret på korrekte analyser og beslutninger. Mamut Enterprise Status/Analyse sikrer at du både har tid og evne til at motivere medarbejdere, tænke strategisk og udvikle virksomheden. 4
INDLEDNING Eksempler på brugsområder: Ledelse Med Mamut Enterprise Status/Analyse kan ledelsen nemt hente nøgletal som trends, indtægtsog omkostningstal sammenlignet med budgetter og sammenligne salg i forskellige produktgrupper eller kundegrupper. Mamut Enterprise Status/Analyse giver den information man behøver for at tage strategiske beslutninger. Salgsafdeling Din salgsafdeling kan anvende Mamut Enterprise Status/Analyse til analyse og budgettering. Hver enkelt sælger kan følges op på salg mod budgetter, kunder, produkter eller projekter/kampagner. Analyser trends: Er nogle sælgere dygtigere end andre til at sælge forskellige produkter eller til forskellige kundegrupper? Hvilke er bedst på ny salg og hvilke sælger bedst til eksisterende kunder? Med Mamut Enterprise Status/Analyse ser du trends og muligheder og har dermed mulighed for at prædikere salget. Dette vil øge effektiviteten i salgsstaben. Markedsafdeling Fungerer din annoncering og markedsføring? Brug Mamut Enterprise Status/Analyse til at analysere salg på forskellige kampagner og annoncer. Få god oversigt over hvilke aktiviteter, som er mest lønsomme for virksomheden. Regnskabsafdeling Regnskabsmedarbejdere benytter Mamut Enterprise Status/Analyse blandt andet til at analysere indtægtsstrømmen og sammenligne virkelige omkostninger med budgetterede omkostninger. Hvilke dele af virksomheden er mest lønsom og hvilke aktiviteter er ulønsomme? Mamut Enterprise Status/Analyse organiserer disse oplysninger og gør dig i stand til at finde, sammenstille og præsentere denne information på en hurtigere, nemmere og mere indbydende måde. 5
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE ANBEFALINGER Hvad bør du tænke på inden du begynder? En person i virksomheden, gerne den regnskabsansvarlige, bør sætte sig ind i Mamut Enterprise Status/Analyse. Det anbefales at hente nogle rapporter ind i Microsoft Excel og at lære sig, hvordan man anvender Pivot-funktionaliteten; tilføje tal til tabellerne og lave grafiske fremstillinger. Inden virksomheden tager programmet i brug bør han/hun, sammen med ledelsen, diskutere hvilke tal og analyser, som er vigtige for virksomheden, og hvornår disse skal bruges. Pivot-tabeller Mamut Status/Analyse vil generere færdige tabeller i Microsoft Excel. Pivot-tabeller er en funktionalitet, som følger med som standard i Microsoft Excel. Dette er interaktive tabeller, som automatisk organiserer data fra Mamut-systemerne. Hvis du ikke kender til Pivot-tabeller, anbefaler vi at du læser lidt om, hvordan du benytter disse på Microsofts websider. Dette er et godt link: http://office.microsoft.com/en-us/assistance/ha010346321033.aspx Uanset vil du hurtigt klare dig selv ved at træne lidt i at hente tal og benytte den tabel, som fremkommer i Excel. Etter lidt træning er det nemt at beherske funktionerne i Excel! Oplæring til brugere Administrator i virksomheden bør læse denne indføring og hurtigt sætte sig ind i brugen af programmet. Derefter bør han indkalde alle kommende brugere til et oplæringsmøde. 6
SÅDAN ANVENDER DU SYSTEMET SÅDAN ANVENDER DU SYSTEMET Trin 1: Eksport af virksomhedsanalyse Hvilke tal du ønsker at analysere afhænger af, hvad der er vigtigt i din virksomhed. For at illustrere nogle af mulighederne, du får med Mamut Enterprise Status/Analyse, anvendes møbelfabrikken `Kontormøbler AS på de næste sider som et eksempel. Salgschefen i `Kontormøbler AS ønsker at tage en rapport med analyser med til et ledelsesmøde. Til det månedlige ledelsesmøde ønsker salgschefen i `Kontormøbler AS at medbringe en virksomhedsanalyse med rapporter over vigtige tal om virksomheden hidtil i år, samt en analyse af forrige måneds salg. Eksport af virksomhedsanalysen udføres via en guide, hvor du vælger regnskabsår og hvilke standardrapporter, som skal indgå i rapporten. Salgschefen starter guiden fra menuen Vis Status Eksport af virksomhedsanalyse til Microsoft Excel. Derefter vælger han regnskabsår i rullelisten og klikker Næste. Eksporten vil sammenstille tallene fra dette år med det foregående år. 7
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE Der vil blive oprettet selvstændige regneark i én arbejdsbog for hver af rapporterne. En forside bliver automatisk genereret og regnearkene er formateret således at hver rapport er tilpasset en side. Salgschefen kan nemt udskrive of sammenhæfte arkene til et hæfte, som kan uddeles på mødet. Systemkrav Mamut Enterprise Status/Analyse-eksporterne lader dig hente virksomhedskritiske tal fra din database og overføre dem til tabeller i Microsoft Excel klar til analyse (Kræver minimum Microsoft Excel 9.0). Dette giver dig et alternativ til standardrapporterne, således at du kan se sammenhænge, du ikke får fat i, via rapport-modulet. Standardrapporter Kunde- og kontaktinformation: Kontakter og kunder med registrerede ordrer/faktura. Faktura-/omsætningsstatistik: Omsætning/antal pr. måned, kreditnotaer og sum udestående. Produktinformation: Omsætning pr. produktgruppe og 40 mest omsatte produkter. Kundereskontroinformation: Aldersfordelt reskontro pr. periode og aldersfordelt reskontro pr 31.12.XX med status frem i tid. Leverandørreskontroinformation: Aldersfordelt reskontro. 8
SÅDAN ANVENDER DU SYSTEMET Trin 2: Eksport af salgstal til Pivot-tabel For at hente salgstallene for forrige måned klikker salgschefen på Vis Status Eksport af salgstal til Pivot i Microsoft Excel. (Du kan vælge imellem salgstal, regnskabstal og indkøbsdata.) Han vælger så datoer for den periode, han ønsker tal fra, og klikker OK. Trin 3: Begreber i Pivot-tabeller Inden vi viser, hvordan du kan arbejde med informationen, som er blevet eksporteret til en Pivot-tabel, vil vi hurtigt vise dig hvordan Pivot-tabellen ser ud og hvilke felter/begreber, som er vigtige. `Page field (side felt) er et felt fra datakilden, som er blevet lagt til et side-område (eller filter) i en Pivot-tabel rapport. For eksempel er `year i tabellen under et `page field. Du kan benytte `year -feltet til at vise summerede data kun for 2003, kun for 2004, osv. `Data field (data felt) er et felt fra datakilden, som indeholder værdier, som skal summeres. For eksempel i tabellen er `Sum of revenue et datafelt. `Column field (kolonne felt) er et felt fra datakilden, som er dedikeret til en kolonne i Pivottabel rapporten. For eksempel er `Category et kolonne-felt. `Item (objekt) er en underkategori af en linje, kolonne, eller side felt. For eksempel `category -feltet indeholder følgende objekter: Direktesalg, Forhandler og Kunde. `Row field (rad felt) er et felt fra datakilden, som du har dedikeret til et linjeområde i en Pivot-tabel rapport. For eksempel `Product er et linje-felt. `Data area (dataområde) er cellerne i en Pivot-tabel rapport, som indeholder summerede data. For eksempel værdien i celle C28 summerer alt direktesalg i datafeltet. 9
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE Trin 4: Valg af tal i Pivot-tabellen En række tal og bærere vil synes i Pivot-tabellen i Excel. Ved at benytte funktionaliteten i Excel kan du analysere ved at lave tabeller og grafiske fremstillinger, som du selv ønsker, ved at vælge bærere og diagrammer/grafer, som du vil bruge til at illustrere tallene med. Salgschefen ønsker at sammenstille en analyse af salget på de vigtigste produkter, fordelt pr. sælger og på direktesalg, forhandlersalg, kunde og grossist; samt at illustrere dette grafisk. De fleste af tallene ligger allerede synlige i kolonner i Excel-arket, som er blevet oprettet. Han må tilføje bæreren `our_ref som er salg pr. sælger fra `PivotTable Field List. Han gør dette ganske enkelt ved at markere bæreren og klikke på Add To og vælge `Row Area i rullelisten. Alternativt kan han markere `our_ref i `PivotTable Field List og trække den til `linje-området i tabellen i Excel-arket (som er ved siden af `product -linjen). Derefter vil han bruge de fire produkter, som sælger mest, i analysen. Han ser alle salgstallene for alle produkterne i tabellen i Excel-arket. I rullelisten i `product -cellen vælger han de fire produkter, som har solgt mest. 10
SÅDAN ANVENDER DU SYSTEMET Nu er tabellen klar med de tal, som salgschefen ønsker at have med i analysen. Trin 5: Grafisk fremstilling af tallene i Pivot-tabellen Nu vil salgschefen illustrere tallene grafisk med Pivot-tabel funktionerne i Microsoft Excel. Han vil illustrere tallene med et søjlediagram og klikker på ikonet for at oprette diagram. Et nyt Excel-ark med søjlediagram baseret på tallene i tabellen genereres. 11
MAMUT ENTERPRISE STATUS/ANALYSE For at fremstillingen skal blive mest mulig oversigtlig vil han have produkterne alene på y- aksen. Han flytter produktkategorierne `product ved at trække den fra x-aksen nederst til y- aksen på højre side. Derefter flytter han salgskategorierne `category (`direktesalg, `forhandler, `kunde, `grossist og `ingen ) til x-aksen ved at trække den fra højre side til nederst ved siden af `our_ref -cellen. Søjlediagrammet er nu klart til brug, og kan udskrives eller linkes ind i en PowerPointpræsentation. Salgschefen er klar for ledelsesmødet. Dette var en illustration af nogle få af de muligheder, du får med Mamut Enterprise Status/Analyse og Microsoft Excel. Pivot-tabeller kan virke komplicerede, men så snart du behersker teknikken er mulighederne utallige. Tabellerne lader dig sammensætte alle mulige kombinationer af de kategorier, du får fra nøgletallene i Mamut Business Software, således at du hurtigt finder frem til de sammenhænge, du er ude efter i forhold til din virksomhed. Læs gerne lidt om, hvordan du benytter Pivot-tabeller i Excel på Microsofts websider, men etter lidt træning er det nemt at beherske funktionerne. (Her er et godt link: http://office.microsoft.com/en-us/assistance/ha010346321033.aspx) 12