Min virksomhed - Vareekspedition

Transkript

1 Indhold Vareekspedition... 1 Pakkelister på afsendte varer... 8 Returvarer til leverandører... 9 Vareekspedition Under vareekspedition foretages den "fysiske" Vareekspedition af varer. Varer kan kun ekspederes, hvis de er på lager. Vælg punktet [Vareekspedition]. Vælg bestillingsdato: Som der står nævnt, så har denne dato kun betydning ved tilbud, som gælder for en bestemt periode. Hvis kunden har bestilt indenfor tilbudsfristen, men du f.eks. først ekspederer sagen 3 dage efter tilbuddet sluttede, så er bestillingsdatoen vigtig. Ellers henter systemet normalprisen, når perioden er uden for tilbuddet. Kunder: Kunden hentes i Vælg firma, hvis du har haft dem som kunde tidligere. Hvis det er en ny kunde, skal kunden først oprettes under punktet Kunder, i menuen til højre. Du kan også vælge punktet [Gå til opret ny kunde], som er et link til kundekartoteket (se separat vejledning om oprettelse af kunder). 1

2 Kunden kan godt findes flere gange, med forskellige prisgrupper. Varer kan sælges til forskellige priser, til forskellige kunder. Til dette anvendes prisgrupper. Prisgruppen standard B2B er den faste prisgruppe (se evt. vejledning om prisgrupper). Klik på knappen Øverst vises nu de oplysninger du allerede har. Det er pakkeliste nummer, og oplysninger fra kundekartoteket med evt. kontaktperson, prisgruppe og rabat. Kontaktperson er den person, som skal modtage regningen. Dette felt kan f.eks. anvendes ved oprettelse af kundekonti for personalekøb. Nederst kan påføres referencer til denne ordre. De vises alle på pakkeliste og faktura hos modtager. Deres referenceperson: Den person, der har bestilt varerne. Deres rekvisitions/ordrenr. : Dette nummer er meget vigtigt for kunden, så de kan genkende sagen, når de modtager varerne. Kundens rekvisitionsnummer fremgår af deres rekvisition/ordre. Vores referenceperson: Her indtaster du dit eget navn, eller den person der har modtaget ordren hos jer. Vores ordrebekræftelse: Hvis I har sendt en ordrebekræftelse til kunden, kan nummer tastes her. Klik på knappen 2

3 Øverst vises de oplysninger, der nu er indtastet vedr. ordren. Hvis nogle af tingene ikke er korrekte, kan du vende tilbage ved at klikke på knappen. Hvis alle oplysninger er korrekte, kan du fortsætte med at tilføje varerne. De enkelte varer på kundens bestilling hentes. Det kan gøres på 2 måder. Tast en del af varenummeret, eller hele varenummeret. De varer, som opfylder det indtastede vises i en ny ramme. Med tab tasten eller med musen går du til antal feltet ud for den ønskede vare. Det kan være en fordel at taste hele varenummeret, så vises kun den aktuelle varer, og du kan med 2 gange tryk på tab tasten komme til antal feltet. Tast det ønskede antal. Tryk på tab tasten for at komme til. Tryk enter, og varen bliver tilføjet. Du kan også vælge at taste en del af varenavnet i feltet og på den måde få en liste frem på de varer som matcher. Herefter skriver du antal ud for den bestilte vare, og klikker på tilføj. 3

4 Vi har nu tilføjet 3 stk. af varenummer Det er muligt at rette antal eller tilføje en linje rabat, ved at klikke på knappen. Et nyt vindue Rediger varelinie åbnes. Her retter vi antal til 2, og vi tilføjer en linje rabat på 5 %. Hvis man vil slette linjen rettes antal til 0. Klik på OK for at opdatere rettelsen. Der kan tilføjes Gebyr, Forsendelse og Kunderabat. Dette gøres ved at klikke på [Ret] ud for linjen. Kunderabat kan enten være en % sats eller et beløb. Gebyr og forsendelse kan kun være et beløb. 4

5 Når ordren er færdig indtastet skal den godkendes. Klik på knappen. Nu vises dette lille billede i forbindelse med godkendelsen. I drop down boksen med Fremdater kan du vælge leveringsdato, hvis den ligger senere end d.d. Tast dit brugernavn og password, og klik på knappen I nogle SIMU-virksomheder har man muligheden for at udlevere varen direkte til kunden. Hvis dette er muligt, ser billedet i forbindelse med godkendelse ud som nedenfor. Du har her mulighed for at sætte flueben i Varer er uleveret til kunden, skal ikke sendes. 5

6 Det betyder, at varen ikke lægges til forsendelse, da kunden allerede har fået varen udleveret. Efter godkendelsen fremkommer der en pakkeliste, som kan udskrives som dokumentation, og pakken er klar til forsendelse. Ved klik på [Historik] kan du se hvad du har foretaget af rettelser på denne vareekspedition. Pakkelisten anvendes til forsendelse af de fysiske varer. Her erstatter den følgesedlen. Pakkelisten vedhæftes automatisk ved forsendelse med egen bil, fragtfirma eller SIMU- Post. Herefter ligger vareekspeditionen/pakkelisten under vareekspeditioner godkendt til forsendelse. Nu kan pakken sendes pr. post, fragt eller egen bil. Hvis du ikke har afsendt pakken, har du mulighed for at klikke på [anuller godkendelse], hvis du har brug for at foretage rettelser. 6

7 "Pakker klar til afhentning, fragtbrev udfyldt/afsendt", indtil varen er afhentet af fragtfirmaet. Pakken skal nu sendes med Egen bil, SIMU-Fragt eller SIMU-Post. Pakkelisten vises her, indtil pakken er afhentet af fragtfirmaet. 7

8 Pakkelister på afsendte varer Under punktet "Vareekspedition" i "Min virksomhed", kan pakkelister på alle afsendte varer følges. Det kan ses, hvordan varerne er sendt. Vælg punktet [Vis pakkelister på afsendte varer]. Under [Vis] kan den enkelte pakkeliste genudskrives. Desuden kan det følges, hvorledes og hvornår pakken er afsendt. Er der sendt med egen bil, så er det jeres eget firmanavn, som står under fragtmand (her Vejledning). Klik på [Vis] for at få pakkelisten vist. Øverst kan du vælge [udskriv], [Luk] og [Historik]. Under Historik vises de bevægelser, der har været på pakkelisten. Det kan være ændring af antal eller sletning af varelinjer. 8

9 Returvarer til leverandører Under Vareekspedition i Min virksomhed vælges punktet [Returvarer til leverandører]. Det er meget vigtigt, at du vælger dette punkt ved returvarer, for at hele ekspeditionen behandles korrekt. Dette menupunkt anvender du, hvis du har en aftale med din leverandør (som også kan være en anden SIMU-virksomhed), om at sende nogle varer retur, som du har fejlbestilt eller fået fejlleveret. Når det drejer sig om returvarer skal indkøbsprisen anvendes og ikke salgsprisen. Det sker automatisk når du anvender dette punkt til returvarer. Her vælger du leverandøren i drop down boksen vælg firma. Her kan du kun vælge dine leverandører. Leverandøren kan også være en af de andre SIMU-Virksomheder, hvor du har købt ikke katalogvarer. Klik på knappen 9

10 Oplysninger fra kartoteket over kunder/leverandører hentes. Du kan her tilføje Deres referenceperson: Det kan eksempelvis være den person, du har en aftale med, om at du kan sende varerne retur til leverandøren. Vores referenceperson: Det er enten dig selv, eller den person der har talt med leverandøren. Når du har udfyldt felterne, klik på knappen Herefter foregår resten af forløbet, på samme måde som ved vareekspedition til kunder. Bemærk dog, at det vil være kostprisen på varen der hentes. 10