Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Transkript

1 Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Enterprise Abonnementsfakturering er et værktøj til fakturering af kunder, som har faste aftaler eller abonnementer. Løsningen er inkluderet i Mamut Enterprise E5 Nu har du mulighed for at fakturere kunder, som har faste aftaler eller abonnementer. Hvis du regelmæssigt fakturerer de samme kunder for de samme produkter og/eller ydelser, kan du let fakturere i en og samme operation, også for kommende perioder. Indtægterne bliver automatisk posteret med korrekte datoer og i de korrekte perioder. Du opretter aftaler i et eget aftaleregister, som kunderne derefter knyttes til. Aftalen kan tilpasses med produkter og ydelser med definerede priser og rabatter, og det kan indstilles hvordan aftalen skal behandles i systemet; frekvens for hvornår og hvor ofte der skal oprettes salgsordrer. Indhold Abonnements-/Aftalefakturering 2 Aftaleregister...3 Fanebladene i Aftale...4 Hvordan oprettes en ny aftale?...5 Kundeaftaler...6 Hvordan oprettes en ny kundeaftale?...7 Guide til oprettelse af salgsordre på grundlag af kundeaftaler...8 Trin 1:2...8 Trin 2:2...9 Fakturering af aftaleordrer...9 Hvordan kan jeg håndtere aftalefaktura med årlig fakturering?

2 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Aftalefakturering er et egen modul, som kan være hensigtsmæssigt at benyttet, hvis du regelmæssigt fakturerer de samme kunder for de samme produkter eller ydelser. I modulet får du fuldt overblik over hvilke aftaler, som skal faktureres til hvilke kunder, og hvor ofte denne fakturering skal finde sted. VIGTIGT! For at aktivere modulet Aftalefakturering må du under Vis Indstillinger Firma Indstillinger pr. modul - Ordre/Faktura og fanebladet Generelt vælge at Virksomheden benytter aftalefaktura. Derefter skal du logge ud og starte programmet på ny, for at modulet skal blive tilgængeligt. Bemærk! Denne funktionalitet er kun tilgængelig som et tillægsprodukt i enkelte versioner af programmet. Modulet består af et Aftaleregister, hvor der oprettes aftaler, som kunder derefter kan tilknyttes. Aftalen kan tilpasses med produkter og ydelser med definerede priser og rabatter, og der kan vælges indstillinger for, hvordan aftalen skal behandles i systemet. Aftalen tilpasses med en frekvens, som styrer hvornår/hvor ofte der kan oprettes salgsordrer på grundlag af kundeaftaler, som er tilknyttet denne aftale. Det er også muligt at redigere eksisterende aftaler i registreret og at gøre aftaler inaktive, hvis det senere skulle blive aktuelt. Når en aftale gøres inaktiv, vises de tilhørende kundeaftaler ikke længere i kundeaftaleregistret, og der vil ikke længere blive oprettet ordrer på grundlag af disse kundeaftaler. Kundeaftaleregistret viser, hvilke aftaler kunder er tilknyttet. I dette vindue kan kunder tilknyttes aftaler, og du kan foretage ændringer i eksisterende kundeaftaler. Du kan sætte/ændre stopdato for aftaler, sætte kundeaftaler på pause, eller du kan afslutte kundeaftaler. Du kan sætte en startdato og evt. en slutdato for hver enkelt kundeaftale. Du kan også tilpasse den frekvens, som styrer hvornår/hvor ofte kundeaftalen kan "køres" og dermed oprettes salgsordrer for. Det er muligt at afslutte en kundeaftale ved at skifte status til "Afsluttet", eller ved at sætte denne på pause, hvis kunden f.eks. ønsker et ophold i leverance/fakturering. Kundeaftaler, som er sat på pause eller afsluttet, kan gøres aktive igen, hvis du ønsker det. Ved hjælp af en guide til oprettelse af salgsordrer for aktive kundeaftaler, kan du vælge hvilke aftaler og kunder, som skal danne grundlag for oprettede salgsordrer. DU kan også vælge hvor langt frem i tid, udvalget skal omfatte. Der åbnes en liste over alle kundeaftaler, der bliver oprettet salgsordrer for, med mulighed for at fjerne kundeaftaler fra listen, hvis de ikke skal være med i den aktuelle kørsel. Aftalerne vil så blive foreslået ved næste kørsel. Det er også muligt at angive en udvalgsdato tilbage i tid, hvis man først ønsker at oprette salgsordrer for kundeaftaler, som skulle have været effektueret tidligere og derefter de kundeaftaler, der som normalt er klare til at blive kørt nu. Hver aftale kan tilknyttes en frekvens, som styrer hvornår/hvor ofte aftalen kan "køres", det vil sige hvor ofte hver kundeaftale kan danne grundlag for oprettelse af salgsordre. Frekvenserne håndteres i Standardregistret, som kan åbnes ved at klikke på knappen Frekvensregister på værktøjslinjen øverst i vinduet Aftaleregister, eller ved at vælge Vis Indstillinger Firma Standardregister. Du kan oprette nye frekvenser for hhv. en fast dato i hver x. måned, eller med x antal dage som interval imellem kørsel af aftalefakturering. Du kan udskrive rapporten Fremtidige aftalefakturaer, som viser hvilke ordrer, du vil kunne generere og fakturere frem i tid på baggrund af kundeaftaler. 2

3 ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Aftaleregister Aftaleregisteret er et register over alle aftaler, som er oprettet. I dette register kan du øverst i højre hjørne vælge, om du kun vil vise aktive aftaler i registret, kun inaktive aftaler, eller om du vil se alle aftaler uafhængigt af deres status. I registret ser du aftalens navn, status, frekvens, frekvenstype og hvornår aftalen kan "køres" næste gang. Kørsel indebærer at man genererer ordrer på baggrund af kundeaftaler, som er tilknyttet aftalen. I Aftaleregisteret kan du oprette nye aftaler, redigere eksisterende og sætte aftaler inaktive ved at klikke på knappen Slet. Vær opmærksom på, at alle kundeaftaler, som er tilknyttet en aftale, ikke længere vil blive i kundeaftaleregistret, og ikke længere danner grundlag for oprettelse af salgsordrer. En aftale er en skabelon, der er fælles for alle kunder, som skal faktureres for den samme aftale eller abonnement. Det indebærer at der tilknyttes flere kundeaftaler til hver aftale. En aftale kan være et abonnement på et blad, avis, alarm, eller f.eks. en lejeaftale, huslejeaftale eller serviceaftale. Du bør oprette en aftale pr. abonnement eller aftale, du skal fakturere på baggrund af. I aftalen tilføjes de produkter og/eller ydelser, som skal indgå i aftalefakturaen. Du vælger også de indstillinger, som skal gælde for ordrer, som genereres på baggrund af aftalen. Ved hjælp af en guide, kan du nemt oprette salgsordrer på baggrund af aftaler. Guiden startes ved at klikke på knappen Ordre/faktura på aftaleregistrets værktøjslinje. I guiden vælger du de aftaler, du vil generere ordrer for, samt om det skal være for en bestemt eller for alle kunder. Ved at klikke på knappen Vis aftale, vil du kunne se detaljer om aftalen, men ikke kunne redigere information i aftalen. Knappen vil kunne give information til brugere, som ønsker mere information om aftalens indhold, men som ikke har adgang til at redigere aftaler. Knappen Frekvensregister fører dig direkte til standardregistret, hvor du kan oprette og vedligeholde frekvenser. Frekvenser bestemmer hvornår/hvor ofte, der kan oprettes salgsordrer på grundlag af kundeaftaler, som er tilknyttet en aftale. Det findes to typer frekvenser: "Antal 3

4 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING dage" og "Fast dato i måneden". Hvis du vælger "Antal dage", vil der gå X antal dage fra du sidst genererede salgsordrer, til du kan generere på ny. Ved brug af "Fast dato i måneden" vil du kunne sætte f.eks. dage = 1 og måneder = 3, hvorefter du vil kunne oprette salgsordrer den 1. hver 3. måned. Ved at klikke på Udskriv vil du kunne udskrive en rapport, som viser Fremtidige aftalefakturaer. Fanebladene i Aftale Produktlinjer På fanebladet Produktlinjer i aftalen tilføjer du de produkter, som skal kunne faktureres på baggrund af aftalen. Produkterne skal være oprettet i Produktregisteret og kan tilføjes til aftalen ved at klikke på Ny eller Vis produktliste. Fragt På fanebladet Fragt kan du bl.a. angive hvilke leveringsbetingelser, som skal gælde for aftalen. Den information, du registrerer på fanebladet, vil blive overført til ordrer, som oprettes på baggrund af aftalen, hvis "Aftaleindstillinger" er valgt for felterne på fanebladet Aftaleindstillinger. Tekst I fanebladet Tekst kan du skrive en tekst, som vil blive vist på ordre- og fakturaudskrifterne. Du kan enten skrive teksten direkte ind i tekstfeltet eller du kan vælge mellem forskellige teksttyper i rullelisten. Det er muligt at have flere forskellige tekster, som vises på forskellige rapporter. Hvis du vælger Fasttekst, kan du klikke på søgeknappen til højre og vælge mellem allerede definerede tekster fra Standardregistret. Fasttekst vil blive vist på ordre- og fakturarapporter. Tekst på plukliste skrives hvis du har en egen tekst, som skal vises på pluklisteudskrifter. Tekst på følgeseddel vil blive vist på følgeseddeludskrifter. Vælger du Tekst servicefaktura kan du i feltet til venstre skrive tekst, som skal vises ved udskrift af arbejdsordrer. Tekst i feltet til højre vil blive vist ved udskrift af servicefaktura. Det er muligt at flytte tekst fra venstre felt til højre ved hjælp af pileknappen. Diverse På fanebladet Diverse i aftalen kan du vælge indstillinger for bl.a. responstype, afrunding, formular, afdeling, projekt, moms og factoring. De indstillinger, du vælger på fanebladet, vil blive overført til ordrer, som oprettes på baggrund af aftalen, hvis "Aftaleindstillinger" er valgt for felterne i fanebladet Aftaleindstillinger. Aftaleindstillinger Indstillingerne på fanebladet Aftaleindstillinger styrer, hvorvidt der er information i felterne på aftalen, som skal overføres til salgsordre, eller om det er indstillinger af samme type, tilpasset andre steder i programmet, som skal gælde. Som standard vil indstillingerne være sat til Aftaleindstillinger, men dette kan overstyres, hvis man ønsker det. 4

5 ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Hvordan oprettes en ny aftale? Sådan gør du for at oprette en ny aftale: 1. Vælg Vis - Ordre/Faktura - Aftalefakturering. 2. Klik Ny. 3. Giv aftalen et navn og gerne en beskrivelse af, hvad aftalen gælder. 4. Sæt indstillinger for Frekvens, Betalingsbetingelser, Vores ref. og Reference. 5. Registrer alle aktuelle oplysninger på fanebladene: Produktlinjer, Fragt, Tekst, Diverse og Aftaleindstillinger. 6. Klik Gem, når du er færdig med at registrere information om aftalen. 7. Klik Afslut for at lukke aftalevinduet. 5

6 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Kundeaftaler I vinduet Kundeaftaler får du et godt overblik over alle aftaler, som er oprettet imellem kunder i dit kunderegister og aftaler i dit Aftaleregister. I kundeaftaleregistret kan du søge efter en bestemt aftale ved at søge på kundenr., eller du kan klikke på søgeknappen og søge efter en kunde i den kundeliste, som åbnes. Ved hjælp af rullelisterne for Aftale og Status er det muligt at foretage et udvalg og kun vise en bestemt aftale eller aftaler med en bestemt status. Hvis du ønsker at ændre sortering for visningen af kundeaftaler, kan du klikke på overskriften for den kolonne, du vil sortere efter. I Kundeaftaler kan du oprette nye aftaler mellem kunder og aftaler og du kan ændre på eksisterende kundeaftaler. Du kan sætte/ændre stopdato for aftaler, sætte kundeaftaler på pause eller du kan afslutte kundeaftaler. For hver enkelt kundeaftale kan du angive en startdato og evt. en slutdato, hvis den findes. Det er muligt at afslutte en kundeaftale "manuelt", og sætte den på pause, hvis kunde f.eks. ønsker et ophold i leverance/fakturering. Kundeaftaler, som er sat på hold/pause eller afsluttet, kan aktiveres igen, hvis du ønsker det. Hvis du har kunder, som skal kunne faktureres for flere aftaler/abonnementer, skal der oprettes en kundeaftale pr. aftale/abonnement. Ved hjælp af en guide, kan du let oprette aftaleordrer på baggrund af aftaler. Guiden startes ved at klikke på knappen Ordre/faktura på aftaleregistrets værktøjslinje. I guiden kan du vælge, hvilke aftaler du vil generere ordrer for samt hvorvidt det skal være for en bestemt kunde eller for alle kunder. Ved at klikke på knappen Vis aftale, vil du kunne se detaljer om aftalen, men du kan ikke redigere informationen i aftalen. Knappen vil kunne give information til brugere, som ønsker mere information om aftalens indhold, men som ikke har adgang til at redigere aftaler. Ved at klikke på Udskriv, vil du kunne udskrive en rapport, som viser Fremtidige aftalefakturaer. 6

7 ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Hvordan oprettes en ny kundeaftale? En Kundeaftale er en aftale, som knyttes mellem kunde og aftale. Alle kunder, som skal kunne faktureres på baggrund af en aftale, skal tilknyttes denne aftale. Sådan gør du for at oprette en ny kundeaftale: 1. Vælg Vis - Ordre/Faktura - Aftalefakturering. 2. Klik på knappen Kundeaftaler. 3. Klik Ny. 4. Marker den aktuelle kunde i kundelisten og klik OK. 5. Vælg Aftale i den relevante rulleliste. 6. Vælg også den aktuelle Status, hvis denne ikke skal være Aktiv fra oprettelse. 7. Angiv den ønskede Startdato, hvis den afviger fra dagens dato og evt. en Slutdato, hvis du allerede kender denne dato ved oprettelse. 8. Klik OK. 7

8 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING Guide til oprettelse af salgsordre på grundlag af kundeaftaler Trin 1:2 Guiden til oprettelse af salgsordrer på grundlag af kundeaftaler kan startes både fra Aftaleregistret og Kundeaftaler. I guidens første trin foretager du et udvalg af de aftaler og kunder, der skal genereres ordrer for. Sådan gør du: 1. Klik på knappen Ordre/Faktura på værktøjslinjen for at starte guiden. 2. Vælg om Alle aftaler skal inkluderes i udvalget, eller om du ønsker at foretage et udvalg på En aftale. Ved valg af En aftale kan du klikke på søgeknappen og vælge den aktuelle aftale i listen. 3. Vælg om Alle kunder skal inkluderes i udvalget eller marker En kunde og klik på søgeknappen for at vælge den aktuelle kunde. 4. Angiv en dato for, hvor langt frem i tid aftalegrundlaget skal sættes. 5. Marker, hvis du ønsker at vise en statusrapport over ordrer, som oprettes via guiden. 6. Klik OK. 8

9 ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Trin 2:2 I guidens 2. trin får du overblik over kundeaftaler, der kan oprettes ordrer for, baseret på det udvalg, du har foretaget. Som standard vil de kundeaftaler, der kan oprettes ordrer for, være markeret. Det er dog muligt at fjerne denne markering, hvis der findes kundeaftaler, du ikke ønsker at generere ordrer for i denne omgang. Når du foretaget eventuelle justeringer i udvalget, klikker du Fuldfør for at oprette ordrerne. Hvis du har valgt at vise en statusrapport over ordrer, som er oprettet via guiden, vil denne rapport blive vist. Ordrerne som oprettes, finder du i det normale modul for Ordre/Faktura, som du åbner ved at vælge Vis - Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Fakturering af aftaleordrer Ordrer som genereres fra Guide til oprettelse af salgsordre på grundlag af aftaler bliver overført til ordremodulet, hvorfra de skal faktureres som normalt. Sådan gør du for at fakturere overførte aftaleordrer: 1. Klik på knappen Fakturer i Ordre/Faktura-modulet for at starte faktureringsprocessen. 2. Vælg Udvalg til venstre i billedet. 3. Vælg den ønskede type udskrift og tilpas indstillinger for udskrift. 9

10 MAMUT ENTERPRISE ABONNEMENTSFAKTURERING 4. Klik OK. 5. Foretag et udvalg på den aftale, du vil fakturere, ved at vælge den aktuelle aftale i rullelisten. 6. Klik OK. 7. Tilpas udvalget ved hjælp af pileknapperne, hvis der er ordrer, du ikke ønsker at fakturere. 8. Klik OK. Rapport: Fremtidige aftalefakturaer Rapporten Fremtidige aftalefakturaer viser, hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på baggrund af kundeaftaler. I udvalgsvinduet kan du selv vælge den tidsperiode, du vil se fremtidige fakturaer for, om det skal være for en udvalgt kunde eller alle, samt om det skal være for en bestemt eller for alle aftaler. Rapporten kan udskrives ved at klikke på Udskriv på værktøjslinjen øverst i vinduet Kundeaftaler eller Aftaleregister, men rapporten kan også udskrives fra Rapportmodulet. Hvordan kan jeg håndtere aftalefaktura med årlig fakturering? For at en aftale skal kunne faktureres årligt, skal den være tilknyttet en frekvens med årlig fakturering. Når du fakturerer årligt vil registreringsdatoen på den aftale, som kundeaftalen er tilknyttet, styre hvornår på året aftalen køres/faktureres. Sådan laver du en frekvens med årlig fakturering 1. Åbn Frekvens i standardregisteret via Vis Indstillinger Firma Standardregister. 2. Klik Ny. 3. Skriv et navn på frekvensen øverst, f.eks. "Årlig fakturering". 4. Vælg Type: "Antal dage" 5. Skriv Gentag hver 365 dag. 6. Klik OK. Frekvensen kan nu vælges i aftaleregistret. 10

11 ABONNEMENTS-/AFTALEFAKTURERING Dette betyder at hvis du laver en aftale med årlig fakturering, vil alle de kundeaftaler, som knyttes til denne, blive inkluderet i faktureringsgrundlaget på samme dato/måned hvert år. Frem til første forfald skal du imidlertid fakturere manuelt i ordre/faktura. Hvis du ønsker at aftalen i stedet skal faktureres fra f.eks. måneden etter at den blev oprettet og et år frem i tid, og derefter til samme tid hvert år, kan du gøre dette ved at oprette 12 aftaler, en for hver måned i året. Siden det er aftalens registreringsdato, som styrer hvornår aftalen første gang inkluderes i faktureringsgrundlaget, skal du manipulere denne ved at ændre systemdato først, før du opretter aftalen. Sådan ændrer du systemdato 1. I hovedvinduet i Mamut vælger du menuen Filer - Systemdato. 2. Når du skal ændre datoen vælger du først korrekt måned og år i rullelisten for dette. 3. Derefter markerer du aktuel dato (ny dato) ved hjælp af musen. 4. Klik OK. Du har nu angivet ny Systemdato. Systemdatoen på din computer påvirker ikke systemdatoen på andre computere i flerbrugerinstallationer. Du kan nu oprette en aftale, som får registreringsdato lig systemdatoen. Hvis du gentager proceduren og tilføjer en aftale for den 1. hver måned, kan du dermed senere, når du opretter kundeaftaler, knytte kundeaftalerne til aftalen for den aktuelle måned. Dermed kan kundeaftalen faktureres til samme måned hvert år, og du kan også undgå at måtte fakturere for de resterende måneder frem til en eventuel fast faktureringsmåned. 11