Dokumentstyring. ectrl. Dokumentversion 2.0 Deloitte IT Solutions

Transkript

1 Dokumentstyring ectrl Dokumentversion 2.0 Deloitte IT Solutions Side 1 af

2 1. Dokumentstyring Ved hjælp af dokumentstyringen i ectrl, kan man tilknytte en fil, et scannet dokument eller et simpelt notat til en post i ectrl. Fx på en kunde, en vare, eller en leverandør. Desuden er det muligt at lave dokumenter i MS Word og MS Excel (datafletning) med data fra et regnskab i ectrl. 2. Oprettelse af dokument For at oprette et dokumentstyringsdokument, skal man stille sig på den ønskede tabel og post, hvorfra dataene skal hentes til dokumentet. I dette tilfælde står brugeren placeret i debitortabellen på kunden: AVK International A/S. Vi ønsker at placere et dokument på denne kunde. I ikonerne under værktøjslinjen vælges ikonet for Dokumentstyring (dokumentet med skrift på se nedenstående ud for pilen). Hvis ikonet ikke er aktivt (dvs. ikonet er gråt), skal det aktiveres. Dette gøres samme sted som du ændrer dit password, nemlig under: Værktøjer / Indstillinger Side 2 af

3 Under afsnittet Dokumentoversigt skal felterne være aktiverede! Når knappen Dokumentstyring bliver aktiveret på kunden, åbnes et nyt skærmbillede. Fra dette skærmbillede vælges knappen Nyt fra listen, der efterfølgende åbnes, hvor det fx er muligt at vælge punktet fax. Når punktet vælges, åbnes fax-skabelonen i Word og dataene fra den aktuelle debitor indsættes se nedenstående! Side 3 af

4 Alle oprettede dokumenter bliver automatisk gemt i arkivbiblioteket og vil senere kunne hentes frem igen. Dokumentet åbnes ved at stille sig på det ønskede dokument og klikke på knappen Åben herefter vil dokumentet blive åbnet. Side 4 af

5 Det er herved muligt at have alt sin korrespondance med kunden liggende under kunden, således oplysninger hurtigt kan hentes frem af alle brugere (hvis brugeren har en lokal rettighed til arkivbiblioteket). Korrespondance og filer, som ikke er oprettet fra ectrl (eksempelvis gamle Word dokumenter, tegninger og lignende) kan tilknyttes kunden, ved fra ovenstående skærmbillede at vælge Nyt og fra menuen vælge Fil. Herefter kan man pege de enkelte filer ud. På denne måde er det eksempelvis muligt at tilknytte billeder af en vare på sine varenumre. Korte notater kan ligeledes oprettes under alle poster i ectrl (kunder, varer, leverandører, postering, salgsordre, leveringsbetingelse osv.). Notatet oprettes ved at klikke på Nyt og vælge Notat. På linjen skrives en kort beskrivelse af notatet i feltet beskrivelse, således at man hurtigt kan finde det relevante notat frem. Selve notatet skrives i vinduets nederste halvdel se illustrationen nedenfor. Hvis der er oprettet noget under dokumentstyringen på en post, vises dokumentknappen som værende nedsunket se nedenstående: Side 5 af

6 3. Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter Case Virksomheden ønsker, at der kan udskrives en fax-forside på grundlag af kundeoplysninger i ectrl. Opret skabelon i MS Word Første trin er at oprette en skabelon i MS Word. Logo og teksten FAX indsættes i hovedet på skabelonen. I forbindelse med ectrl skal der flettes nogle oplysninger ind i fax-skabelonen, der kan være af forskellige format kunderne imellem. For at sikre, at dataene altid placeres rigtig under hinanden, vælges: Tabel / Indsæt / Tabel. Ud fra de ønskede data oprettes 4 kolonner med 4 rækker (se nedenstående). Side 6 af

7 Indtast de faste oplysninger i tabellen som i nedenstående illustration: Side 7 af

8 Placer efterfølgende markøren i cellen efter Firma og vælg herefter: Indsæt / Bogmærke. Indtast et sigende navn for bogmærket og tryk Tilføj. Opret bogmærker i alle fire celler se nedenstående eksempel. Højreklik på tabellen og vælg Egenskaber for tabel her vælges knappen Kanter og skygge. Side 8 af

9 Kantfarven sættes til hvid. Skabelonen vil efterfølgende se således ud: Side 9 af

10 Find et drev/bibliotek, som alle brugere, der skal benytte skabelonen, har adgang til, og gem skabelonen. Husk at vælge filtype = Dokumentskabelon. Opsætning I ectrl er opsætningen af dokumentstyring placeret under: Basis / Opsætning / Dokumentstyring. Side 10 af

11 Under Parametre opsættes, hvor alle dokumenterne skal arkiveres. Under Aktive dokumenttabeller sættes op, hvilke tabeller der skal bruges i forbindelse med dokumentstyringen. Under Dokumenttype sættes de enkelte dokumenter op, som skal bruges i forbindelse med dokumentstyringen. Side 11 af

12 Der oprettes et dokumenttype kaldet Fax med navnet Fax-vedlæg. Under Jobbetegnelse vælges fra listen Opret Word-dokument via COM. Andre jobbetegnelser kunne være: Opret Excel-regneark via COM (flet data til Excel ark), Vedlæg fil, Simpelt notat eller Scannede bilag. Se senere beskrivelse af disse funktioner. På dokumentet kan vælges mellem forskellige gruppeinddelinger: Dokument, Notat, Fil, Billede, Regneark, Scannet dokument. Side 12 af

13 På Generelt fanebladet er det vigtigt, at feltet Kontroller tabel er markeret. Det er ligeledes muligt at angive en anden arkivplacering af dokumenter for det valgte dokument, end den tidligere opsatte placering under Parametre. Vælg knappen Indstilling for at oprette feltopsætning på dokumentet. Vælg feltet Tabel og tryk på pilen. Efterfølgende åbnes et nye vindue, der viser de tabeller, det er muligt at lave fletning fra (bemærk: det tager lidt tid inden dette vindue åbnes). Tabelnavne vises med original engelsk betegnelse. I denne case skal vi bruge debitortabellen, som hedder CustTable. Andre relevante tabeller, kunne være: Kreditortabel = VendTable Lagertabel = InventTable Salgsordre = SalesTable Indkøbsordre = PurchTable Kontaktperson = ContactPerson Når tabellen er valgt (ved at trykke Enter ), indsættes den danske Tabel-label automatisk. Bemærk: I nedenstående tilfælde, hvor det er debitortabellen som er valgt, er det kun muligt at kalde dette dokument Debitorer. Hvis dokumentet eksempelvis også skal bruges fra ordreskærmbilledet, skal der oprettes endnu en opsætning på SalesTable. Side 13 af

14 I feltet Skabelonfil vælges navnet og placeringen af skabelonen for dokumentet. På fanebladet Felter sættes de enkelte felter op. Det er vigtigt, at felterne kommer i samme rækkefølge, som i Word skabelonen i dette tilfælde: firmanavn, kontaktperson, fax-nr. og telefonnr. I første kolonne vælges datatabel den vil i de fleste tilfælde være den samme, som valgt under opsætningsfanebladet, men eksempelvis kontaktperson ligger i en anden tabel ContactPerson. Alle tabeller, der har relation til debitortabellen, kan hentes. I Datafelt kolonnen indsættes ectrl s betegnelse for feltnavn klik på pilen, for at vælge det korrekte feltnavn. I Bogmærke kolonnen indsættes bogmærkenavnet fra Word. Side 14 af

15 Herefter er opsætningen af dokumentet færdig. Tryk OK for at gemme. Side 15 af