Bornholms Regionskommune Plan for krisestaben 2013 November 2013
Indledning Formål Plan for krisestaben skal kunne anvendes som et praktisk og funktionelt værktøj til at opretholde den daglige drift og det aftalte serviceniveau over for borgerne i en ekstraordinær situation. Det kan fx være en større ulykke eller katastrofe, som måske berører flere stabe og afdelinger og som kræver ekstra ressourcer. Planen redegør for, hvordan Bornholms Regionskommune kan omstille det daglige beredskab til at håndtere mere omfattende hændelser. Det gælder i situationer, hvor et vist varsel er sandsynligt, fx isvintre, orkaner, epidemier, forstyrrelser af forsyningssikkerheden, fødevaremangel og i værste tilfælde - krigshandlinger. Plan for krisestaben beskriver, hvordan den overordnede krisestyring foregår, og hvordan vi iværksætter det afhjælpende beredskab, når de almindelige ressourcer og rutiner ikke længere slår til. Gyldighedsområde for Plan for krisestaben Planen gælder for hele Bornholms Regionskommune, herunder alle kommunes stabe, afdelinger, virksomheder og decentrale enheder. Planens opbygning Den er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Bornholms Regionskommunes almindelige organisation (basisorganisationen) suppleret med etablering af en krisestab og evt. tilhørende støttefunktioner. Krisestaben er omdrejningspunktet for Bornholms Regionskommunes samlede krisestyring. Krisestaben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise. Afhængigt af den konkrete krise bliver en række opgaver løst i basisorganisationen uanset det etablerede beredskabsniveau. Plan for krisestaben bygger på sektoransvars-princippet. Princippet indebærer, at de stabe eller afdelinger, der har ansvaret for en funktion i det daglige, også har ansvaret i ulykker og krisesituationer. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. Planen bygger endvidere på, at information og kommunikation er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informations- og kommunikationsniveau er krævende - både for afsender og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information og kommunikation udarbejdes og foregår skriftligt, og at krise-stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Det samlede situationsbillede, som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for krisestaben.
Krisestabens aktionsplan Situation/hændelse Håndtering af alle former for krisestyring og krisekommunikation ved store og voldsomme ulykker, katastrofer, vejrsituationer, begivenheder etc. Vi definerer en krise som en alvorlig hændelse, der påvirker borgernes sikkerhed og kommunens miljø, produktion, ydelser og/eller omdømme. Kriser er også karakteriseret ved at forstyrre (dele af) kommunens daglige drift i anselig grad. Krisestaben er Bornholms Regionskommunes øverste aktionsorgan ved den/de første indsatser. Den håndterer således krisestyringen og krisekommunikationen, indtil situationen er kommet under tilpas kontrol, hvorefter et sekundært kriseberedskab overtager, fx i stabseller afdelingsregi. Det er krisestaben, der beslutter, hvem den sender opgaven med den fortsatte håndtering af krisen videre til. Handlinger 1. Alarmering sker til Bornholms Brandvæsen v. beredskabschefen 2. Beredskabschefen alarmerer som udgangspunkt borgmesteren/direktionen. 3. Borgmester/direktion kalder krisestaben til samling i henhold til den interne kriseguide 4. Krisestaben møder hurtigst muligt og senest indenfor 1 time i Bornholms Regionskommunes særlige rum til krisestyring, pt. er det borgmesterens kontor og mødelokale. 5. Krisestaben får overblik over, hvad der er sket - og hvad opgaven er. 6. Krisestaben vurderer, hvad konsekvenserne af hændelsen er - og de mulige løsninger og handlinger. 7. Krisestaben aftaler og koordinerer, hvilke handlinger Bornholms Regionskommune konkret sætter i værk. 8. Krisestaben undersøger, hvordan det forventes, at hændelsen udvikler sig. 9. Krisestaben informerer til og kommunikerer med medarbejderne om, hvad der er sket, hvordan det håndteres, hvordan de skal forholde sig og hvorfor. 10. Krisestaben informerer til og kommunikerer med pressen om løbende krisekommunikation, herunder hvad der er sket - og hvordan det håndteres.
1. Aktivering og drift af krisestaben 1.1. Målet med aktivering og drift af Bornholms Regionskommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Bornholms Regionskommunes krisestab er at sikre en effektiv ramme for løsningen af opgaver i forbindelse med en krise samtidig med at den daglige drift kan opretholdes. 1.2. Krav til krisestaben Bornholms Regionskommunes krisestab skal kunne etableres umiddelbart. Krisestaben (inklusiv eventuelle støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest en time efter, at det er besluttet at aktivere den. Krisestaben skal desuden kunne drives på dette niveau i minimum tre døgn. 1.3. Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages enten af basisorganisationen eller af Bornholms Brandvæsen (uden for normal arbejdstid). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab (LBS) og/eller den nationale operative stab(nost) varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne 1.4. Beslutning om aktivering af krisestab Hvis der opstår en hændelse, som basisorganisationen i Bornholms Regionskommune ikke kan håndtere effektivt, skal én af kommunens beredskabsniveauer iværksættes. Beredskabschefen skal underrettes ved modtagelsen af et varsel, hvorefter beredskabschefen fastsætter beredskabsniveauet, jfr. nedenstående model, og indkalder krisestaben i.h.t. beredskabsniveau. Beredskabschefen indkalder også Politisk & administrativt Sekretariat i forhold til de opgaver der ligger i klargøring af krisestabens lokaler m.m. på rådhuset.
1.5. Sammensætning af krisestaben De normale ledelses- og samarbejdsrelationer bevares i videst mulig omfang. I krisestaben indgår normalt: Borgmesteren (krisestabschef) Direktionen Beredskabschefen Derudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor i deres egne beredskaber planlægge for at kunne indgå i krisestaben. Beredskabschefen fungerer som kriseledelsens koordinator. Krisestaben forbliver etableret indtil borgmester, direktion eller disses stedfortrædere giver meddelelse om at nedlægge krisestaben. Krisestaben etableres også såfremt Beredskabsstyrelsen iværksætter beredskabsforøgelser. Beredskabschefen kan i særlige tilfælde sætte dele af beredskabsplanen i kraft, ligesom stabs- og afdelingschefer m.fl. kan iværksætte egne delplaner. 1.6. Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Politisk & administrativt Sekretariat varetager de praktiske opgaver i forbindelse med
aktivering af krise-staben. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og e-post. Politisk & administrativt Sekretariat eller Bornholms Brandvæsen skal føre en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de møder frem i krisestaben. En indkaldelse til stabsmøde skal indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden. Klargøring af stabsrummet Krisestaben anvender udpeget mødelokale på Ullasvej 23 i Rønne. Orientering af fremmødte/medlemmer i krisestaben Der udarbejdes en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, fx afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den eller de chefer, der har besluttet, at Bornholms Regionskommunes krisestab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og e-post Krisestabens log startes og overvågningen af hovedtelefonnummer 5692 0000 og hoved-epostadresse post@brk.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres af Politisk & administrativt Sekretariat eller Bornholms Brandvæsen, indtil opgaven kan overdrages til krisestabes logfører. Generel orientering af Bornholms Regionskommunes medarbejdere Bornholms Regionskommunes medarbejdere orienteres via e-post og intranet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der er behov for det. 1.7. Gennemførelse af 1. stabsmøde På første stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af borgmesteren, og gennemføres ud fra dagsorden for første stabsmøde. Bilag: Dagsordener for møder i krisestaben Normalt afholdes der krisestabsmøder hver tredje time (F.eks. kl. 9, 12, 15, osv.) medmindre andet aftales. Bidrag til Bornholms Regionskommunes samlede situationsbillede skal afleveres på xxx@brk.dk senest én time inden næste krise-stabsmøde. Bilag: Det samlede situationsbillede 1.8. Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere til efterfølgende stabsmøder fastlægges af kriseledelsen. Mødet ledes normalt af krisestabsschefen (normalt borgmesteren) og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder. Bilag: Dagsordener for møder i krisestaben 1.9. Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Det er Politisk & administrativt Sekretariat, som har det overordnede ansvar for støttefunktionen. Den har ansvaret for den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret også uden for normal arbejdstid.
1.10. Sekretariatsbistand Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til krisestaben, herunder især at medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logførere, sekretærer og referenter. 1.11. Udarbejdelse af kommunes situationsbillede Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for at udarbejde kommunens situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel 2. 1.12. Kommunes krisekommunikation Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for Bornholms Regionskommunes informationer til og kommunikation med borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende kommunens krisekommunikation fremgår af kapitel 4. 1.13. Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for Bornholms Regionskommunes interne logistik til krisestaben (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). 1.14. IT Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for, at krisestabens IT fungerer og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-relaterede problemer. 1.15. GIS Teknik- og Miljø har det overordnede ansvar for at betjene kommunes geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben. 1.16. Betjening af de sikrede kommunikationsmidler Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for at betjene kommunes sikrede kommunikationsmidler og veje, samt at både modtagne og afsendte klassificerede informationer bliver journaliseret efter gældende bestemmelser. 1.17. Udsendelse af forbindelsesmedarbejdere Bornholms Regionskommune er forpligtet til efter anmodning, at udsende forbindelsesmedarbejdere i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Den Lokale Beredskabsstab (LBS) Politiets koordinerende Stab (KST) Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesmedarbejdere, samt at udsendelsen sker i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesmedarbejdere skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem Bornholms Regionskommunes krisestab og den modtagende stab. Bidrage til smidig informationsudveksling og den gensidige forståelse af de valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab.
1.18. Afløsning af krisestabsmedlemmerne Hvis krisestaben 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer gennemføres afløsning af krisestabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen, dvs. Politisk & administrativt Sekretariat, i krisestaben indkalder afløserne og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i krisestaben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et krisestabsmøde. 1.19. Bornholms Regionskommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestaben ikke kan anvende Bornholms Regionskommunes normale lokaler og faciliteter samles krisestaben i mødelokalerne i Landemærket, Rønne Rådhus. 2. Håndtering af information om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at krisestaben til stadighed har et overblik over den samlede situation. Informationerne indgår i grundlaget for at træffe beslutninger og sker for at varetage en effektiv krisekommunikation. 2.2. Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af kommunes situationsbillede skal foreligge inden for en time efter aktiveringen af krisestaben. Kommunes opdaterede situationsbillede bør udarbejdes og fordeles til krisestabens medlemmer senest 15 minutter før planlagte møder i krisestaben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i krisestabens log. 2.3. Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Bornholms Regionskommunes foresatte enhed Bornholms Regionskommunes decentrale enheder Bornholms Regionskommunes basisorganisation Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesmedarbejdere) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Bornholms Regionskommune via: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) E-post (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige e-postadresser) Videokonference Sikrede kommunikationssystemer SINE Fax 2.4. Forstærket overvågning I forbindelse med første stabsmøde træffer krisestaben beslutning om hvilke telefonnumre, e-postadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af.
2.5. Iværksættelse af medieovervågning Politisk & administrativt Sekretariat skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel 4. 2.6. Iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl. Krisestaben kan iværksætte en rapporteringsordning for løbende at have overblik over situationen ved kommunens decentrale enheder m.fl. Når rapporteringsordning er sat i værk, skal de decentrale enheder hver tredje time, og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde, sende krisestaben en ajourført situationsrapport på xxx@brk.dk 2.7. Hastemeldinger fra decentrale enheder m.fl. (SITREP) Bornholms Regionskommunes decentrale enheder, forbindelsesmedarbejdere m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffen begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. 2.8. Videresendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabs-rummet. Det skal ske uanset, hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. E-post videresendes til xxx@brk.dk. Telefoner omstilles til stabsrummets hovednummer. Telefonbeskeder overdrages til krisestabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til krisestabschefen. 2.9. Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er krisestabsschefens ansvar at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. Politisk & administrativt Sekretariat yder sekretariatsbistand til krisestabsschefen. Det indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt krisestabens beslutninger i kommunes log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under krisestabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Krisestabschefen godkender materialet inden fordeling. 2.10. Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag.
Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra kommunes side afleveres direkte til krisestabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder kommunens samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse. 2.11. Opstilling af kommunens samlede situationsbillede Politisk & administrativt Sekretariat har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre kommunens samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Støttefunktionen skal ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Bornholms Regionskommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata) og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for kommunens samlede situationsbillede. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal tydeligt fremgå. Det skal af hensyn til krisekommunikationen tydeligt fremgå hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Kommunens samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte møder i krisestaben (hver 3. time), eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, kommunens basisorganisation, decentrale enheder m.fl. kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på xxx@brk.dk senest en time inden næste planlagte krisestabs-møde. Kommunens samlede situationsbillede fordeles til krisestabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Kommunes samlede situationsbillede fordeles efter krisestabschefens godkendelse både internt og eksternt umiddelbart efter krisestabsmødet. Bilag: Det samlede situationsbillede 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af kommunens kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. 3.2. Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra kommunens decentrale enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet. Det skal ske ved enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Krisestaben skal hurtigst muligt ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse.
3.3. Typiske samarbejdspartnere under kriser Bornholms Regionskommune vil under kriser typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på første stabsmøde. 3.4. Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Kommunens decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil krisestaben beslutter andet. Krisestabschefen har bemyndigelse til at centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. 3.5. Overblik over Bornholms Regionskommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over kommunens disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer. Staben skal også have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Det er Politisk & administrativt Sekretariat, der på vegne af krisestaben varetager opgaven med udgangspunkt i indrapporteringer fra kommunens decentrale enheder. Opgaven opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske, skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. 3.6. Modtagelse af anmodninger om Bornholms Regionskommunes bistand Anmodninger om kommunens bistand kan komme enten fra kommunens decentrale enheder eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til krisestabschefen, som tager stilling til den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. 3.7. Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede, kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksæt nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra kommunens side, afleveres direkte til krisestabschefen. 3.8. Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben skal ved anmodninger om Bornholms Regionskommunes bistand eller ved ændringer i situationen opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Krisestabschefen beslutter, hvilke enheder der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. 3.9. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Bornholms Regionskommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at Bornholms Regionskommune har indhentet politisk godkendelse.
Krisestaben beslutter med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag, hvilke tiltag kommunen skal sætte i værk. Forslagene drøftes som udgangspunkt på krisestabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer krisestabschefen krise-staben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i krisestabens log. Krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til kommunes basisorganisation og de decentrale enheder. 3.10. Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af krisestabens log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ).
4. Krisekommunikation 4.1. Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde. Målet er også at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medierne, Bornholms Regionskommunes ansatte m.fl. Kommunikationsarbejdet skal for at nå disse mål være en integreret del af krise-styringen. 4.2. Krav til krisekommunikationen Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation og være baseret på løbende analyser af mediebilledet, målgrupperne og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både dialog, envejs- og tovejskommunikation, masseinformation og elektroniske selvbetjeningsløsninger. Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal krisestaben kommunikere: åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter rettidigt, let forståeligt og via flere og af hinanden uafhængige kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: Befolkningen og eksterne medier har nem adgang til at komme i dialog med Bornholms Regionskommune Pårørende, befolkningen, medierne, kommunens ansatte m.fl. tidligt og lø-bende bliver orienteret om situationen samt om kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger Fejl i eksterne mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret. 4.3. Foreløbig pressestrategi Medierne vil i forbindelse med kriser traditionen tro hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Bornholms Regionskommune. Der skal derfor hurtigt fastlægges og godkendes en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Det skal ske for at skabe en kontrolleret og ensartet kommunikation. Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Bornholms Regionskommunes vegne? (talsmandshierarki). Fastlæggelse af budskaber. Hvem og hvordan løses de forskellige kommunikationsopgaver? Tidsplan for hhv. intern og ekstern kommunikation. Målrettet medieliste. Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen. 4.4. Første orientering til medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen, kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Orienteringen sendes som en e-post til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Bornholms Regionskommunes involvering i håndteringen. Oplysninger om Bornholms Regionskommunes talsmand, og hvordan pressen kan komme i kontakt med Bornholms Regionskommune.
Tidspunkt for, hvornår Bornholms Regionskommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. 4.5. Første nyhed på hjemmesiden, kriseinfo.dk og intranet Beredskabschefen sørger for at offentliggøre en kort nyhed på Bornholms Regionskommunes hjemmeside og intranet og evt. også på kriseinfo.dk. Det skal hurtigst muligt ske for at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Bornholms Regionskommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af den indtrufne hændelse. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Bornholms Regionskommunes involvering i håndteringen. En foreløbig vurdering af konsekvenserne. Informationer om, hvad Bornholms Regionskommune konkret gør. Hvor der løbende bliver informeret om hændelse og dens udvikling. Faktaark om Bornholms Regionskommunes beredskab. Den godkendes af krisestabschefen inden offentliggørelse.
Bilag 1 Dagsordener for møder i krisestaben Dagsordener for møder i krisestaben Dagsorden for første krisestabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Opgaven 4. Udpegning af krisestabschef (typisk borgmesteren) og presseansvarlig (typisk kommunikationschefen) 5. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af krisestaben eller fuld bemanding af krisestaben) 6. Bemanding af krisestaben (afgivelser og omfordeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 10. Krisekommunikation orientering af borgere, pressen og andre eksterne interessenter 11. Orientering af Bornholms Regionskommunes medarbejdere 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Dagsorden for efterfølgende møder i krisestaben Status og opdatering 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgaven 4. Krisekommunikation Andet 5. Punkter til erfaringsopsamling 6. Eventuelt 7. Opsummering af væsentlige beslutninger 8. Næste møde
Bilag 2 Det samlede situationsbillede Kommunens samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt:..dag den... 20xx kl.. Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse): 2. Hvad er der sket (faktuelle oplysninger om situationen) Omkomne: Tilskadekomne: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/-erne sket 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne) 5. Det generelle beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan) Dagligt beredskab / let forhøjet beredskab / forhøjet beredskab / markant forhøjet beredskab / fuldt etableret beredskab 6. Kommunens beredskabsniveau 7. Kommunens beredskabsforanstaltninger og tiltag 8. Kommunens ressourceanvendelse: Aktuelle ressourcer (personale og materiel) klar til umiddelbar indsættelse: Disponerede ressourcer (personale og materiel) indsat hvor: Reserver (personel og materiel) klargøringstid: 9. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 10. Mediebilledet og krisekommunikation: 11. Kort og illustrationer