REFERAT REGIONSLEDELSESMØDE NR. L1-2014/15 FREDAG DEN 15. AUGUST 2014 KL. 15:00 19:00 Ledelsesmøde Tid: Sted: Referent: L1-2014-15 Fredag den 15. August 2014 kl. 15-19 Diakonhøjskolen Jørgen Kallesen (JK) FORMALIA Punkt Emne / Beslutning 1.1 VELKOMST OG INDLEDNING Vi sang nr. 55: Danmark nu blunder den lyse nat. KHK refererede fra Gurli Vibe Jensens artikel i Kristeligt Dagblad om konsekvens. Han bød velkommen til det første ledelsesmøde og specielt til Birthe Kragh Sørensen og Jens Nielsen. RLME Bent Ryts har meldt fra som RLME på grund af hustrus sygdom. Der var enighed om HA s forslag om, at der i efteråret 2014 holdes ekstraordinært valg af ny RLME for Sektion Øst, således at den der vælges, kan tiltræde som RLME pr. 1. januar 2015 og derefter tiltræde som RLM i regionsledelsen pr. 1.7.2015. I foråret 2015 vælges RLME i sektion Øst efter de almindelige regler, hvorved kontinuiteten i regionsledelsen opretholdes. Det går godt med adressebogen. 1.2 GODKENDELSE AF DAGSORDEN FOR LEDELSESMØDE L1 2014-15 Dagsordenen godkendt. 1.3. GODKENDELSE AF REFERAT FRA LEDELSESMØDET I RANDERS DEN 9. 10. MAJ 2014 Referatet godkendt. 1.4. 1.4.1 GODKENDELSE AF INTERNE FORSKRIFTER FOR LEDELSEN: 1. Forretningsorden for regionsledelsen 201/15 Det fremlagte forslag er bortset fra nogle konsekvensrettelser som følge af et nyt klubår en videreførelse af sidste års forretningsorden. Dog er 1 nu i overensstemmelse med lovene. JK orienterede kort om de få rettelser i forhold til sidste års forretningsorden. Forretningsordenen godkendt. 2. Forretningsgange for regionsledelsen 1
1.4.2 Det fremlagte forslag er i forhold til sidste år tilrettet i pkt. 1, så det svarer til den praksis, der hidtil har været anvendt JK orienterede kort om baggrunden for rettelserne. Forretningsgange godkendt. 1.5. 1.5.1 1.5.2 1.6. 1.6.1 1.6.2 REGIONENS ØKONOMI: 1. Perioderegnskab for perioden 01.04. 07.08.2014 Regionsskatmesteren gennemgår perioderegnskabet, der udviser et underskud på kr. 301.627,- GH bemærkede, at der er trykt 5.000 stk. af Klummehæftet. Det er mange! Hvad skal vi bruge dem til? Rejseforsikringer i Europæiske er lige blevet fornyet for en 3 årig periode. Der er opnået større rabatter bl.a. på grund af lavt skadesniveau. Vedrørende Nyanskaffelser EDB så er der lige sendt regninger ud til alle klubber, der har en hjemmeside. Vedrørende PR materiale så ligger der en kreditnota hos Buch i Randers på kr. 8.900,- Perioderegnskabet godkendt. 2. Parkerede midler pr. 07.08.2014 Regionsskatmesteren gennemgår de parkerede midler, der pr. 7. aug. Udgør kr. 2.460.609,- samt Extensionfonden med saldo kr. 461.872,- og hjælpefonden på kr. 75.000,- GH henviste til opgørelsen. JN nævnte, at opfordringerne på regionskonferencen havde resulteret i mange indbetalinger til skattefradragsprojektet. Opgørelsen over parkerede midler godkendt. ORGANISATIONSPLAN 2014-15: 1. Organisationsplan for Region Danmark 2014-15 RD har sammensat sit hold af tjenesteledere, og udarbejdet aktuel organisationsplan, hvoraf særligt organisationsstrukturen for RSD-funktionerne vil blive belyst, bl.a. ved PowerPoint KHK gennemgik organisationsdiagrammet. SC uddybede formålet med, at RLM får et ansvarsområde. AH oplyste, at der i adressebogen står, at Hans Nørgaard Wedel står for Fundraising. Han har imidlertid meldt fra, og Bjarne Sønderskov har påtaget sig opgaven. Organisationsplanen drøftedes. Organisationsplanen godkendt 2. Organisationsoversigt for Regions Danmark 2014-15 Der er udarbejdet et hæfte, som belyser hele organisationen Organisationsoversigten blev taget til efterretning 1.7. FUNKTIONSBESKRIVELSER OG KOMMISSORIER: 2
1.7.1 1. Funktionsbeskrivelser for tjenesteledere (RSD) 2014-15 RD og RDE har revideret og suppleret de foreliggende funktionsbeskrivelser for tjenestelederne. SC nævnte, at det er en løbende proces med ajourføring af funktionsbeskrivelserne. Så vidt muligt bør der udarbejdes til præsidentmødet en funktionsbeskrivelse for hver enkelt RSD. Funktionsbeskrivelserne godkendt. BESLUTNINGER Punkt 1.8. 1.8.1 1.9. 1.9.1 1.10. 1.10.1 Emne / Beslutning DELTAGELSE AF RSD INT. EXTENSION I LEDELSESMØDER: 1. Forslag om, at RSD International Extension - p.t. Jan Meldgaard Andersen - deltager i ledelsesmøder Med det formål at Ledelsen opnår større føling med klub- og distriktsarbejdet i Østeuropa, og i den hensigt at skabe tættere bånd til disse klubber foreslås det, at RSD Int. Extension deltager i kommende ledelsesmøder uden stemmeret. Forslaget drøftedes. Det blev nævnt, at RSD INT. EXTENSION kunne gøres til RLM, at der ville være meget tomgang, hvis han skulle deltage i hvert ledelsesmøde, at de østeuropæiske distrikter ikke er repræsenteret af en RLM i Ledelsen, at eventuel deltagelse kun skulle være når møderne blev holdt på Diakonhøjskolen, at der er lovmæssig hjemmel til at indkalde en RSD til et ledelsesmøde, at vi skylder at tage Østeuropa alvorligt, at der bør komme en indstilling eller udtalelse fra arbejdsgruppen vedrørende extension. Det besluttedes at invitere RSD INT. EXTENSION til det kommende ledelsesmøde om lørdagen, hvor dagsordenen vil komme til at indeholde relevante emner. UDGIVELSE AF SALMEBOGSTILLÆG: 1. Redaktionsgruppe ønsker støtte til udgivelse af 99 salmer Ole Bjerglund Thomsen søger på redaktionsgruppens vegne om 320.000,- til udgivelse af et salmebogstillæg med 99 nye salmer. Sagen udsættes indtil videre når arbejdsgruppen vender tilbage. UDBYGNING AF HJEMMESIDEN: 1. Nødvendig opdatering af databasen: Med ønsket om faciliteter for øvrige præsidiemedlemmer samt udnyttelse af samarbejdet med Videbæk Bogtrykkeri om adressebogen, har det været nødvendigt med 35 timers programmeringsarbejde m.v. til en samlet pris på kr. 32.900,-. AH orienterede koncentreret om udfordringerne med IT-systemet, om placering af DNS- 3
1.10.2 serveren, adressebogen i elektronisk udgave og sløjfning af mailadresser samt opgradering af kernen, nyt layout og hjemmesiderne. Orienteringen blev taget til efterretning, og det besluttedes, at mailadresserne bortset fra Ledelsens slettes. 2. Online Adressebog fra Videbæk Bogtrykkeri:. Aftalen med Videbæk Bogtrykkeri indebærer både en elektronisk og en hardcopy udgave. Der forventes at foreligge en udgave af den elektroniske, som vil blive gennemgået/vist med henblik på drøftelse og beslutning om dens anvendelse Emnet tages op på næste møde når systemet er klar til brug. 1.10.3 1.10.4 1.11. 1.11.1 1.12..12.1 1.12.2 3. Udbygning/opdatering af hjemmesidens platform: Axel Hansen vil redegøre for behovet for en opgradering af EDB platformen for hjemmesiden Se under pkt. 1.10.1. 4. Udbygning/optimering og nyt layout på hjemmesiden: Axel Hansen vil redegøre for mulighederne og behovet for et andet og nyt layout af hjemmesiden. Se under pkt. 1.10.1. REDIGERING AF CHARTERTALE: 1. Modtaget forslag om redigering af Chartertalen RD har fået henvendelse fra Chr. Bach Iversen, som finder, at den nuværende chartertale bør revideres eller redigeres. Til mødet forelå et revideret udkast udarbejdet af KG.. Udsat til næste møde, da der ønskes et samlet forslag til både charteraftale og medlemsbevis. KG, JB, AH og JK arbejder på sagen til næste gang. KANDIDATFORSLAG TIL KOMMENDE INTERNATIONALE POSTER: Skal Region Danmark bringe en IPE-kandidat i forslag? Forslag til IPE-kandidater fremkommer fra regionsledelserne Emnet drøftedes, og der fremkom forslag til emner, men der var enighed om, at Region Danmark som netop har haft en toppost ikke skal søge en genbesættelse af posten. Regionsledelsen indstiller ingen kandidat til IPE Skal Region Danmark bringe en ICM-kandidat i forslag? Forslag til ICM-kandidater fremkommer fra klubberne i h.t. Int. Love Art. IV sektion 3. Emnet drøftedes, og mulige kandidater blev nævnt. Der er kommet en formular fra IHQ, som søges oversat hos Jørn Hørlyck, og udsendes snarest. Regionsledelsen skal ikke komme med forslag, og heller ikke påvirke de nomineringer, som klubberne måtte have, men RD bør opfordre på hjemmesiden og på præsidentmødet klubberne til at komme med forslag til kandidater. Regionsledelsen tilkendegiver ikke nogen bestemt kandidat. 1.12.3 4
1.12.4 1.13. 1.13.1 1.13.2 1.14. 1.14.1 1.15. 1.15.1 1.16 1.16.1 Der skal vælges en ny IT. Nuværende International Skatmester er Erik Breum fra Sønderborg Y s Men s Club, der er villig til genvalg Vi støtter genvalg af Erik Breum, og KHK følger op på, om der er behov for at indstille Erik Breum til genvalg Danmark bringe en Y s-youth-kandidat i forslag? Kandidaten skal pr. 30/6 2015 være mellem 26 og 37 år. Emnet drøftedes, men Ledelsen mener ikke, at Region Danmark kan indstille en egnet kandidat, der opfylder kriterierne. KURSER I PRÆSENTATIONS- OG HJEMMESIDEPROGRAMMER: 1. Tidl. RSD-Træning foreslår afholdelse af kursus i PowerPoint primært for DG/DGE: Tidl. RSD-Træning Otto Hemming Larsen mener, at DGere m.fl. kan have gavn af et kursus i fremstilling af Power-Point-præsentationer.. Det kan være en udmærket opgave for distriktet. Regionen etablerer ikke et sådant kursus. 2. Kursus for klubbernes Webmaster Med henblik for at sikre informationer til præsidier og klubmedlemmer kan der være behov for træning af Webmaster. Der er kun 91 klubber, som er koblet op på regionens hjemmeside. Der er flere end DG/DGE, som har gavn af/behov for et sådant kursus, f.eks. sekretærerne. De fleste webmaster fungerer udmærket.it-personerne fungerer knap så godt. Vi vil gerne tilbyde et sådant kursus. AH, JB og KG indgår i en hurtigarbejdende arbejdsgruppe med AH som tovholder til planlægning af kursusforløb og indhold. PLAN 2022: 1. Forslag om nedsættelse af et arbejdsudvalg til at bearbejde 2022-plan? I lighed med 2015-planen kan arbejdet med 2022-plan hensigtsmæssigt foregå i et udvalg Et arbejdsudvalg bestående af SC, JN, KHK, JB og KG med SC som tovholder arbejder på et forslag til 2022-plan, og udvalget overvejer, om en ekstern vejleder skal inddrages. PLACERING AF AREA CONVENT I 2017: 1. Skal Region Danmark tilbyde værtsskabet i 2017? Svend Aage Hansen, Alssund Y s Men Club tilkendegiver en positiv indstilling til at afvikle Area Convent sammen med Regionskonferencen. Regionsledelsen foreslår Sønderborg-klubberne, at Area-Convent i 2017 holdes i Danmark. BESTYRELSESPOST I SYDGAARDEN, HADERSLEV: 1. Udpegning af med til Sydgaarden s bestyrelse Y s Men Region Danmark har ifølge Sydgaarden s vedtægter ret til at udpege et medlem til til den selvejende institutions bestyrelse. 5
Godkendt, at speciallæge i almen medicin Anette Nicolaisen, Lægerne Margrethevej 6, 6500 Vojens indtræder i bestyrelsen for Sydgaarden, Haderslev på Y s Men s Regions Danmarks mandat. 1.17 1.17.1 1.18 1.18.1 1.19 1.19.1 MEDLEMSBEVISER: 1. Skal medlemsbeviserne opdateres? Til drøftelse og eventuel hvorledes dette sker Udsat til næste møde, da der ønskes et samlet forslag til både charteraftale og medlemsbevis. KG, JB, AH og JK arbejder på sagen til næste gang. MEDARRANGØR AF KURSUS PÅ SILKEBORG HØJSKOLE: 1. Forespørgsel om Y s Men ønsker at være med til at udbyde et kursus for voksne FDFere Forespørgslen er fremsendt af Poul Erik Didriksen, Balle Y s Men s Club, der ser en extension-mulighed i projektet. God idé. Der optages forhandlinger med forstanderparret på Silkeborg Højskole med henblik på et sådant kursus samt afklaring af den økonomiske ramme. JN og BKS udgør forhandlingsudvalget med JN som tovholder DESIGNMANUAL: 1. Hvorledes skal en designmanual se ud og hvem skal lave den? En vejledning i, hvorledes Y s Men markedsfører og publicerer budskaberne har været drøftet ofte, og senest er en forespørgsel rettet herom til Danmark Kirkelig Mediecenter. Til eventuel inspiration for PR/informationsudvalget fremlægges forslag en designmanual. Grundtanken har været at bygge videre på RD publikation: DET HANDLER OM MENNESKER. Der fremlægges nogle få eksempler. JK redegjorde for tankerne bag udarbejdelse af materialet, og eksemplerne blev kommenteret. JK arbejder videre med projektet. EFTERRETNINGSSAGER Punkt 1.20 1.20.1 Emne / Beslutning AUGUSTRAPPORTEN 1. Augustrapporten er udarbejdet og indsendt til IHQ Klubbernes indberetninger viser en samlet medlemstilbagegang på 19 til nu 3.884 medlemmer inkl. Østeuropa. Taget til efterretning 6
1.21 1.21.1 FOLKEKIRKENS KONFIRMANDCENTER 1. Konfirmandcentret er pr. 1. januar 2014 en integreret del af Folkekirkens Uddannelsesog Videnscenter. Der er reception den 19. september 2014 i Århus FV og SC deltager i receptionen INFORMATIONER Punkt 1.22. 1.22.1 1.22.2 1.22.3 1.22.4 1.22.5 1.22.6 1.22.7 1.22.8 1.22.9 1.22.10 1.23 1.23.1 1.23.2 1.23.3 1.24 1.24.1 1.24.2 1.24.3 1.24.4 1.24.5 1.24.6 1.24.7 Emne / Beslutning RAPPORTER: Rapport fra RLM sektion Nord 1 Rapport fra RLM sektion Nord 2 Rapport fra RLM sektion Midt Rapport fra RLM sektion Syd Rapport fra RLM sektion Øst Rapport fra RDE Rapport fra RDEE Rapport fra PRD Rapport fra RD 10. Arbejdsnotat Int. Extension Udvalg NYT FRA SEKRETARIATET: 1. Nyt fra RT Ikke yderligere 2. Nyt fra RSF AH henviste til bilagene Nyt fra RSA Der er beachflag og roll-up med nyt motiv på lager. JK henviste til bilagene NYT FRA IHQ: 1. RD Memo 1 2014-15 af 28.07.2014 fra ISG Takao Nishimura 2. New Club Announcement F1 af 8.05.2014 3. New Club Announcement G14 af 25.06.2014 4. International_Council_2014-15 5. Club_Participation_13-14 Dues_Payment_Schedule Club Præsident Memo vedr. valg 7
1.25.1 NYE KLUBBER: 1. Lundenæs Y s Men s Club chartres den 13.09.2014 RD Knud Hougaard Klausen deltager på regionens vegne. Opfordring til at så mange som muligt deltager i charterfesten. 1.26.1 REFERAT FRA REGIONSKONFERENSEN I REGION SYD: I konferencen deltog Anne-Marie og Carl Hertz-Jensen samt RD Knud Hougaard Klausen. 1.27.1 VEDTÆGTER FOR SENIORKLUBBER: I sidste ledelsesperiode blev der taget beslutning om at udarbejde nogle standardvedtægter for seniorklubber. Beslutningen blev truffet i lyset af, at en klub så ud til at kunne reddes hvis de fik nogle vedtægter, men lukning skete meget hurtigt. JK orienterede om at Ådalens Y s Men s Club lukkede selvom Arne Nielsen havde haft forhandlinger om en seniorordning. JK arbejder i Silkeborg Y s Men s Club med et par seniorer om nogle anvendelige regler. 1.28.1 BESLUTNINGSKATALOG: I sidste ledelsesperiode blev der taget initiativ til at etablere en beslutningskatalog, som løbende ajourføres. Der er begyndt på opgaven som ikke blot er fremadrettet, men som også søger at opsamle tidligere beslutninger. Der mangler stadig en hel del med det kommer. Beslutningskataloget udvides løbende 1.29.1 FORTEGNELSE OVER REPRÆSENTATIONER I BESTYRELSER M.V.: 1.30.1 STEP: I sidste ledelsesperiode blev der taget beslutning om at udarbejde en samlet fortegnelse over de organisationer, hvori Y s Men har sæde. Dette projekt er kommet lidt videre i overvejelsesfasen men heller ikke længere!. Fortegnelsen udarbejdes i et samarbejde mellem BS og JK Modtaget informationsmateriale fra AP Carl Hertz-Jensen TEMA TIL DRØFTELSE SAMT FREMTIDIGE UDFORDRINGER OG OPGAVER Punkt 1.31. 1.31.1 Emne / Beslutning REGIONSKONFERENCER: 1. Evaluering af den afholdte regionskonference i Grindsted Som bilag fremlægges referat fra generalforsamlingen og skematisk oversigt over klubber, som ikke var repræsenteret ved generalforsamlingen. 8
1.31.2 1.31.3 1.31.4 1.32 1.32.1 1.33 1.33.1 1.34 1.34.1 1.35 1.35.1 Sagen med til egentlig behandling på næste møde, hvor regnskabet gerne skulle være klar. 2. Orientering om regionskonferencen i Horsens i 2015: Der orienteres om den aktuelle status, og der ønskes en drøftelse om workshop på konferencen i Forum KHK oplyste, at der skal være møde i konferenceudvalget den 25. august 2014. JB oplyste, at der snarest skal være møde i udvalget vedrørende work-shop-grupper. 3. Orientering om regionskonferencen i Viborg i 2016: Der orienteres om Viborgklubbernes planer for regionskonferencen JK oplyste, at der er sendt noget materiale til Viborg, og at der om kort tid holdes møde med Tinghallen. 4. Orientering om regionskonferencen i Sønderborg i 2017: Der orienteres om Sønderborgklubbernes planer for regionskonferencen, herunder eventuelt også Area- Convent JK oplyste, at Svend Aage Hansen mente, at der er tilstrækkelig kapacitet i både hal og overnatningsmuligheder til konference og Area-Convent GAMLE ARTIKLER NYHEDSBREVE: 1. Hvor længe skal artikler, nyhedsbreve o.l. være tilgængelige å hjemmesiden? Emnet drøftes på næste møde WEEK4YOU 2015: 1. Hvorledes får vi startet rigtigt på forberedelserne til et godt Week4You 2015? Emnet medtaget på Præsidentmødet i Lunderskov GONGONGEN: 1. Forslag om, at Gongongen overgår til at blive Set & Sket Gongongen, der kun foreligger i elektronisk form, foreslås ændres, således at formidlingen af artikler m.v. sker mere kontinuerligt og mere aktuel ved at fremstå som en webside, hvorfra der kan klikkes videre til de pågældende artikler. Navnet kunne være Set & Sket eller noget andet. Emnet drøftes på næste møde ARTIKLER TIL NYHEDSBREVENE: 1. Forslag om udarbejdelse af en leveringsplan, hvorefter der på tur skal afleveres indlæg til nyhedsbrevene. Det er ikke holdbart, at Webmaster til stadighed skal rykke for indlæg eller selv forfatte disse. En planlægning kan bedre på denne situation, men bør styres. Den fremlagte plan for bidragydere til nyhedsbreve blev godkendt. 9
1.36 1.36.1 1.37 1.37.1 1.38 1.38.1 1.39 1.39.1 1.40 1.40.1 KLF LANDSMØDE: 1. Indbydelse til KLFs landsmøde i Strib den 4.10.2014 Ingen fra Regionsledelsen deltager. AWARDS: 1. Der er i alt 27 awards klar til uddeling på præsidentmødet Til orientering STEMMERET FOR KLUBBER MED UNDER 15 MEDLEMMER: 1. Hvorledes sikrer vi, at Region Danmark afgiver flest mulige stemmer. Der er mulighed for at søge om dispensation fra reglen om, at medlemstallet i en klub skal være på mindst 15 for at kunne deltage i internationale afstemninger Der udsendes meddelelse og vejledning til de pågældende klubber FORSIKRINGSFORHOLD: 1. Er Regionens aktuelle forsikringsdækning tilstrækkelig? Gennem korrespondance mellem assurandør Knud Overgaard og Skjern Y s Men s Club er det opstået tvivl om, omfanget af den aktuelle forsikringsdækning Drøftedes. Der tages kontakt til ISOBRO om emnet. GH er tovholder. REGIONSKALENDEREN: 1. Der er sammenfald med RSD træningen i maj og Regionskonferencen i Finland. Der holdes fast i datoen for RSD-mødet i maj. Ved seneste RSD-træning i Area-regi på Silkeborg Højskole var regionsledelsen ikke repræsenteret. Det bemærkedes, at denne træning kan gøres og navnlig billigere for Regions Danmark på anden måde. Måske kan Regionen på den måde få et andet engagement til træningen. EVENTUELT Punkt Emne Ansvar Bilag 1.41. 1.41.1 1.41.2 1.41.3 NÆSTE MØDER: 1. Præsidentmøde på Lunderskov Efterskole den 30.08.2014 2. Ledelsesmøde i Ringkøbing en 3.-4.10.2014 RLM mødes med DG inden udgangen af august 10
I mødet deltog: Funktion Navn Initialer Funktion Navn Initialer RD Knud Hougaard Klausen KHK RLM NORD 1 Frits Vadsholt FV RDE Steen Christiansen SC RLM NORD 2 Jens Byskov JB RDEE Jens Nielsen JN RLM MIDT Kristen Grysbæk KG RLM SYD Birthe Krag Sørensen BKS RSF Axel Hansen AH RLM ØST Henning Andersen HA RT Gunnar L Hansen GH RSA Jørgen Kallesen JK Mødet sluttede kl 19:00 Jørgen Kallesen 00. Referat L1-2014-15.docx - 22-08-2014 11